" }
-

Как рассчитать KPI — примеры, формулы, таблицы, методики ключевых показателей эффективности - блог компании Клеверенс

Чтобы повысить коэффициент работы сотрудников, на предприятиях вводится специальная система Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности). Она позволяет определять текущие задачи, и при помощи различных бонусных программ стимулировать деятельность работников в этом направлении. Такой подход делает людей максимально заинтересованными в реализации поставленных целей, что повышает доходность организации. Что такое KPI-показатели и как их рассчитать с образцами формул и примерами, плюсами и минусами внедрения — опишем по порядку.


Что это такое

Это особый способ выяснить, насколько организованность группы лиц соответствует требованиям компании. Так владельцы бизнеса могут определить результативность того или иного рабочего процесса и корректировать посредством выплаты премий. При этом данные работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим значениям всей команды.

При этом важно сделать так, чтобы разные службы организации не противоречили и не останавливали развитие, а действовали в едином направлении. С помощью активной мотивации персонала и сопоставимых показателей можно добиться улучшение в любых сферах: продажи, привлечение новых клиентов качество отгрузок и прочее.


Как решить проблему нехватки персонала с помощью автоматизации?

  • KPI склада: ключевые показатели эффективности кладовщика
  • Показатели эффективности склада: какие метрики выбрать для оценки автоматизации
  • Линейный персонал: что это значит, где искать таких сотрудников
  • Складские операции: что это, системы управления процессами на складе и как вести учет
  • Клиентский сервис на складе: цели, стандарты, примеры и метрики
  • Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его веcти и для чего это нужно - правила, способы и методы
  • Суммируемый учет рабочего времени: особенности и порядок ведения учетного периода

  • Виды KPI

    У системы Key Performance Indicators нет каких-либо ограничений в выборе приоритетов или применяемых формулах. Поэтому в различных компаниях могут как совпадать способы расчета результативности деятельности, так и разительно отличаться. Чаще всего владельцев интересуют следующие статьи:

    В зависимости от того, какие показатели хочет определить владелец, формула, как считать KPI, будет отличаться.

    Нужно ли внедрять вычисления в бизнес

    Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:

    1. Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
    2. Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
    3. Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.

    Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.

    Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators. Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб. А третьи хотят и того и другого.

    Формулы

    Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:

    Рассчитывается так:

    Пояснения:

    1. Ключевые показатели — то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
    2. Веса — указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
    3. База — самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
    4. Норма — то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
    5. Цель — необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
    6. Факт — сколько по итогу заданного периода.
    7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.


    Образец

    Пример методов расчета показателей KPI по формулам можно рассмотреть на примере маркетолога интернет-магазина. Для этого требуется выбрать не менее трех и не более пяти основных коэффициентов, на которые будут опираться руководители и работники:

    Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице. Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:


    Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:

    Key Performance Indicators

    Исходное значение (в среднем за 30 дней)

    Плановое обозначение, больше на 20%

    1

    Прирост клиентов

    160

    всего 192 новичка

    2

    Доля человек, повторно приобретших товар

    30

    42 раза купили снова

    3

    Сколько лиц, воспользовавшихся услугой, оставили положительный отзыв или рекомендацию на ресурсах предприятия

    35

    47 оценок

    Введем показатели, пример расчета КПЭ ниже:

    Ключевые показатели

    Вес

    Цель

    Факт

    Индекс

    KPI 1

    0.45

    20

    22

    0.550

    2

    0.30

    20

    18

    0.213

    3

    0.25

    20

    30

    0.376

    1

    Коэффициент результативности

    1.137

    Расчет: Вес*Факт/Цель

    113,7%

    Так и получается, что владелец поставил задание, к которому сотрудник стремился, а фактические цифры — дают понимание того, чего действительно добился сам специалист-маркетолог. По приведенной выше таблице сразу становится понятно, что работник перевыполнил задачу, что считается отличным результатом, а потому поощряется премиальной надбавкой к основной заработной плате.

    Как рассчитать формулы КиПиАй:

    1. Общая сумма вознаграждения 56000 рублей.
    2. Размер фиксированной ставки 39700 руб.
    3. То есть, премиальная часть составляет 16300 (при 100%).

    В этом примере человек даже превысил по требованиям, поэтому его нужно выплатить полную зарплату и выписать премию:

    1. 16300/100*13,7=2233,1 (столько будет надбавка);
    2. Итого: 56000+2233,1=58233,1.

    Но вот если индекс ключевых показателей эффективности получился в результате меньше 99%, то сотрудник не только лишается прибавки, но и доли заработной платы пропорционально.


    Как рассчитать KPI для магазина

    Для того чтобы нормализовать работу в розничной продаже, было изобретено бесчисленное количество расчетов, измеряющих их деятельность. Для начала — это объем проданного товара. На втором месте — оценка приоритетов покупателей в ассортименте, далее соотношение цены. Отсюда же рассчитывается зарплата работника: за основу берутся реализованные продукты и услуги.

    Отношение реальных потребителей (тех, кто воспользовался сервисом компании) к потенциальным клиентам (те, кто не решился ничего взять по любой причине) называется конверсией. Она помогает рассчитывать заинтересованность и вовлеченность менеджеров. Например, в зал зашло 300 лиц, из них 80 купили что-либо. Далее следует такой расчет: (80:300)*100 = 26,666%.

    Кроме этого, рентабельность работающих в настоящее время в организации людей можно оценить по среднему чеку. Объем всей выручки за день нужно поделить на пробитые чековые ленты, цифра в углу листа. Так можно определить лояльных клиентов, готовых прикупить что-то помимо списка, а также рассчитать, сколько потребуется человек на их обслуживание. Остальных сократить или перевести в другое подразделение.

    Количество единиц, проданных одному покупателю, характеризуют правильность выкладки товара и определяют процент влияния маркетинговых мероприятий, направленных на увеличение продаж.

    Легко отслеживать и регистрировать все операции поможет ПО от «Клеверенс» Магазин 15. С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы: к примеру, проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале. Подробнее >>

    Как рассчитать показатели KPI для склада

    Для эффективной работы в соответствии с поставленными владельцами предприятий приоритетами нужно установить некоторые стандарты. Рассмотрим подходы к организации КиПиАй совокупности клиентского сервиса:

    Измеряемое значение

    Заявлено к отгрузке

    Фактически выполнено

    Расхождение

    Key Performance Indicators, %

    Площадь

    К

    I

    K-I

    100-(K-I)*100/К

    Количество строк в заказе

    L

    J

    L-J

    100-(L-J)*100/L

    Число единиц продукции

    Q1

    A2

    Q-A

    100-(Q-А)*100/Q

    Сумма/стоимость в деньгах

    S

    C

    S-C

    100-(S-С)*100/S

    Комплексный = 100% при плановых суточных и сезонных отгрузках при наличии ресурсов и технологий

    (K-I)*100/K+(L-J)*100/L+(Q-A)*100/Q+(S-C)*100/S

    Далее полученную сумму разделить на 4.

    ПО для автоматизации Склад 15, позволяет ускорить проведение операций на складе в 5 раз, что улучшает показатели KPI. Подробнее >>

    Подсчет в Excel: примеры и формулы

    Вообще владельцам уже давно ничего считать и отслеживать вручную каждую цифру не надо, ведь уже созданы программы, помогающие делать расчеты почти в автоматическом режиме. Однако для некрупного бизнеса или на первоначальном этапе внедрения может ощутимо ударить по бюджету. Как посчитать KPI с меньшими затратами? В таком случае лучше всего сделать математические спекуляции в специализированном приложении или табличных редакторах, которые есть в любом офисе.

    Все организации определяют Key Performance Indicators и вес каждого индивидуально. Статистика зависят от потребностей компании. Например:

    1. Цель — чтобы было продано продуктов на сумму 500 000 рублей каждый месяц. Тогда за основу берется план продаж. Система измерения: фактическое/плановое сложение проданного.
    2. Задача- необходимо увеличить цену отправки в период, например, месяц, на 20%. Тогда это будет средняя цена отгрузки. Способ подсчета: реальная/запланированная усредненная величина поставки.
    3. Приоритет — повысить число покупателей на 15% в назначенном регионе. В расчет берутся — количество клиентов в базе данных организации. Как посчитать: подлинное/предполагаемое увеличение потребителей продукта.

    Выставление коэффициентов, или ранее называемых весов, бизнесмены выставляют самостоятельно. Например:


    Таблица KPI:

    Пояснения:

    1. Оклад — это то, сколько человек получает по факту отработанных часов без входящих в это время обязанностей по консультированию и прочему. Чтобы считать было удобно, фиксированная и переменная часть в примере сделаны равными.
    2. Процент выполнения плана продаж и работ берется из уже полученных в течение дня или месяца итогов.
    3. Чтобы вывести цифру премии, берутся коэффициенты. Вот так выглядит формула в Excel индивидуально по любому сотруднику: =(50%*(ЕСЛИ (D3<80%;0;ЕСЛИ (D3<90%;0,5;ЕСЛИ (D3<100%;1;1,5))))). Так как были взяты одинаковые цифры дополнительной и основной оплаты, то и расчеты для этого подойдут такие же, меняются только ссылки на ячейки.
    1. =C3*(F3+G3) — так рассчитывается начисляемая дополнительная оплата. Далее производится умножение доплаты на число показателя 1 и 2 по каждому работающему человеку.
    2. В итоге зарплата — оклад + вознаграждение.

    Это всего лишь простой пример, на который можно опираться. Но разрабатывать и внедрять систему каждая компания должна самостоятельно, учитывая собственные потребности.

    Образец таблицы

    Методика расчета ключевых показателей эффективности KPI:

    Процессный

    Функциональный

    Процесс «Продажи».

    Цели:

    • повысить число привлеченных клиентов;

    • простимулировать на повторные приобретения

    Как вывести организацию на поставленный уровень — план, стратегическая модель развития. Примеры:

    • доход, рентабельность;

    • увеличение чистых активов.

    «Запасы»:

    • организовать прибавку оборотов, оборачиваемости складируемого сырья и готовой продукции, превышающих взятые за другой временной поток данные.

    Уровень отдела — положения о структурной единице, регламенты. Например:

    • степень удовлетворения клиентов;

    • объемы реализации.

    «Удовлетворенность»:

    • сокращение возвращаемой товарной единицы;

    • снижение промежутка времени на консультацию и отпуск людей.

    Профессионализм специалистов — должностные инструкции. Примеры:

    • количественный числитель вновь привлеченных лиц;

    • длительность завершения сделки с одним человеком.

    «Кадры»:

    • повышение подбора соискателей по качеству (процентный показатель по закрытым вакансиям).

    Плюсы и минусы


    Применение системы при оценке работы розничного магазина позволяет каждому руководителю контролировать процесс. Расчет данных помогает отслеживать следующие факторы:

    К минусам таких систем можно отнести:

    Ошибки внедрения

    На одном и том же предприятии применять одинаковые формулы и мотивацию для персонала с разными функциями нельзя. Если для примера брать магазин, то продавцы-консультанты заинтересованы в продажах (чем больше общая покупка, средний чек и приоритетные товары, тем лучше), а кассиры будут думать о скорости пробивания единиц (чтобы между позициями было примерно 3 секунды).

    Также следует помнить, что потребители — важная цепочка во всей системе купли-продажи. Компания выигрывает временную прибыль, избавляясь от залежавшегося или наиболее дорогого продукта. А вот клиенты в буквальном смысле покупают продукцию, которая была им не нужна.

    Продавцы выполняют приоритеты, консультируя исключительно то, что требуется продать. Организация получает выручку. А человек, приобретший продукцию, в следующий раз не придет, если поймет, что ему все время что-то навязывают и он тратит больше, чем планировали изначально ничего такого приобретать не собирался. То есть, в долгосрочной перспективе владелец теряет прибыль. Если не знаете, как рассчитать KPI грамотно, чтобы клиент возвращался, обращайтесь к профессионалам.

    См. также: