Электронная подпись: что это такое и как используется в СБИС

Электронная подпись (ЭП), или ЭЦП — это цифровой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий юридическую значимость электронного документа. Она используется для подтверждения личности отправителя, неизменности информации и подлинности документа.

В системе СБИС электронная подпись применяется на всех этапах цифрового документооборота: при передаче отчетности, оформлении договоров, актов, счетов-фактур, взаимодействии с контрагентами и госорганами.

СБИС — одна из наиболее популярных площадок для обмена электронными документами в России. Подробнее о системе можно прочитать в обзоре на сайте Cleverence.

Юридическая сила электронной подписи

Электронная подпись, оформленная в соответствии с требованиями законодательства, обладает юридической силой, равной обычной подписи на бумажном документе. В 2025 году в России действуют три типа электронной подписи:

• Простая электронная подпись — подтверждает факт авторизации пользователя, но не является юридически значимой для всех видов документов.
• Усиленная неквалифицированная — используется в рамках внутренних бизнес-процессов или в системах, согласованных сторонами.
• Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — обладает полным юридическим статусом и признается всеми государственными и коммерческими учреждениями. Именно она используется в СБИС для подписания официальных документов.

Для подтверждения подлинности электронной подписи можно воспользоваться функцией проверка электронной подписи — она встроена в большинство ЭДО-систем, включая СБИС.

ЭЦП в системе СБИС: особенности использования

Электронная подпись в СБИС обеспечивает подписание, шифрование, отправку и хранение документов в защищённом цифровом формате. Платформа полностью интегрирована с государственными и коммерческими контрагентами, что делает работу с бумагами предельно эффективной.

Главные преимущества использования ЭЦП в СБИС в 2025 году:

1. Быстрая и безопасная отправка документов между организациями и ведомствами.
2. Автоматическая проверка подлинности подписи и целостности файлов.
3. Возможность подписания документов онлайн, находясь в любой точке мира.
4. Экономия времени и ресурсов за счёт отказа от бумажного документооборота.

СБИС хранит подписанные документы в зашифрованном виде и предоставляет к ним доступ только авторизованным лицам. Это удобный и безопасный способ ведения бизнеса в цифровую эпоху.

Как работает электронная подпись

Чтобы понять, зачем нужна электронная подпись, важно разобраться в принципе её работы. ЭП представляет собой зашифрованную комбинацию символов, которая создаётся при помощи криптографического алгоритма. Чтобы ей воспользоваться, необходимы:

• Специальное программное обеспечение или модуль в системах типа СБИС;
• Сертификат подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром;
• Ключевая флешка или USB-токен;
• Пароль доступа к использованию ключа.

При подписании документа в СБИС система автоматически прикрепляет к нему уникальный хеш (отпечаток), связанный с подписью. Получатель легко может проверить, был ли изменён документ после подписания — если да, подпись станет недействительной.

Оформление электронной подписи в СБИС

Чтобы начать использовать цифровую подпись в СБИС, необходимо пройти процедуру оформления ЭЦП. В 2025 году этот процесс упрощён максимально:

1. Подготовка документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, доверенность (если от имени организации).
2. Запись в удостоверяющий центр, сотрудничающий со СБИС.
3. Генерация ключей и выпуск квалифицированного сертификата.
4. Подключение ключа к СБИС и тестирование подписи.

Всё это можно сделать не только в офисе, но и удалённо, если позволяют условия безопасности. Некоторые удостоверяющие центры предоставляют услугу выезда специалиста для оформления электронной подписи.

Подписание документов онлайн в СБИС

Одно из главных достоинств платформы — возможность подписания электронных документов онлайн. Это особенно актуально для компаний с удалёнными офисами, логистическими операциями и партнёрами в других регионах.

Процесс подписание документов онлайн в СБИС интуитивно понятен:

• Пользователь загружает документ или формирует его внутри платформы;
• Выбирает получателя и уровень доступа к файлу;
• Нажимает кнопку "Подписать" и вводит пароль к своей ЭП;
• Документ автоматически помещается во "исходящие" и доступен для получателя с отметкой о подписи.

В случае множественной подписи (например, договор должен быть подписан обеими сторонами), система фиксирует каждого подписанта и сохраняет хронологию процесса.

Часто задаваемые вопросы

Электронная подпись — это не просто цифровой реквизит, это важный инструмент современной деловой среды. Используя ЭЦП в СБИС, компании существенно упрощают документооборот, повышают скорость обработки информации и соответствуют требованиям цифровой трансформации, актуальным в 2025 году.