Каждый сотрудник в каждый отдельный момент производит свою частичную инвентаризацию, которая никогда не дает полной картины, пока мы все полученные данные не сведем воедино.
Правила сведения результатов инвентаризации:
- Кто последний посчитал, тот и прав (например, пока шла инвентаризация, часть имущества успела переехать и его посчитали два раза два разных человека);
- Уникальные штрихкоды (даже на материалах) позволяют убрать задвоенные строки;
- Состояния (типа «сломано», «к отправке на объект» и пр.) должны иметь четкие приоритеты одно над другим (создавать новые состояния и устанавливать приоритеты можно самостоятельно).
По результатам инвентаризации можно создать отчет и посмотреть какое имущество инвентаризировано, в каком оно состоянии, у кого и в каком помещении оно находится. Для этого воспользуйтесь вкладкой «Отчеты».
Перед формированием отчета можно воспользоваться настройками отбора по различным параметрам, в зависимости от которых будут отображаться те или иные позиции имущества. Если не использовать отбор, то будут выведены все результаты. Чтобы получить отчет, нажмите кнопку «Сформировать».
В полученном отчете будут представлены результаты инвентаризации.
Что делать если мы что-то не нашли, нашли не в том количестве, не в том помещении или не у того сотрудника?
Для этого необходимо создать документы, отражающие фактическое состояние дел.
Создавая документы на основании отчета, в них автоматически попадут все позиции имущества из сформировавшегося отчета (для формирования в отчете конкретных позиций используется фильтрация).
Что отображает «Маркер инвентаризации»:
- ОК — имущество найдено в нужном количестве, находится в нужном помещении и у него держатель по учету соответствует держателю по факту.
- Не найдено — имущество, которое необходимо было инвентаризировать не нашли. Возможно имущество находится в других помещениях, в которых еще не проводилась инвентаризация, или оно было утеряно или украдено.
Что делать, если мы не нашли имущество?
Сформируем отчет с маркером инвентаризации «Не найдено», задав отбор.
На основании этого отбора создадим документ изменения маркера.
Если имущество найдется, то можно будет вернуть обратно значение маркера.
Подробнее можно посмотреть в соответствующей статье Документ изменения маркера.
- Найдено не в том количестве — имущество найдено, но не в том количестве (количество по учету и количество по факту не совпадают).
Если найдено не все, то сформируем отчет с маркером инвентаризации «Найдено не в том количестве», задав отбор.
На основании этого отбора создадим документ изменения маркера. В документе нужно будет изменить количество (необходимо указать разницу между количеством по учету и по факту).
Подробнее можно посмотреть в соответствующей статье Документ изменения маркера.
- Найдено не у того держателя — имущество найдено, но находится не у того держателя (числится по учету у одного, но по факту находится у другого).
Если найдено не у того сотрудника, то сформируем отчет с маркером инвентаризации «Найдено не у того держателя», задав отбор.
На основании этого отбора создадим документ перемещения, в колонке «кому» укажем фактического держателя имущества (у которого на момент инвентаризации находилось имущество).
Подробнее можно посмотреть в соответствующей статье Перемещение.
- Найдено не в том месте — имущество найдено, но находится не в том помещении (числится по учету в одном помещении, но по факту находится в другом).
Если имущество найдено не в том месте, то его необходимо переместить (документально зафиксировать фактическое место, а не перемещать физически).
Сформируем отчет с маркером инвентаризации «Найдено не в том месте», задав отбор.
На основании этого отбора создадим документ перемещения, в котором укажем, в колонке «куда» фактическое положение имущества (помещение, в котором на момент инвентаризации находилось имущество).
Подробнее можно посмотреть в соответствующей статье Перемещение.
Отчет можно распечатать на принтере или сохранить в файл. При сохранении отчета в файл потребуется выбрать формат, в котором он будет сохранен.
