Автоматизация и интеграция с бухгалтерией учета движения товаров на складе

• Введение в учет движения товаров на складе
• Автоматизация учета движения товаров
• Документы учета движения товара
• Интеграция учета с другими системами
• Вопросы и ответы

Введение в учет движения товаров на складе

Зачем нужен учет движения товаров

Учет движения товаров на складе — это основа эффективной логистики и контроля за бизнесом. Без прозрачного понимания, какие товары поступают, какие отгружаются, сколько остатков на складе и где они находятся, даже небольшой склад быстро превращается в зону хаоса. А для компаний с динамичным товарооборотом ошибки учета почти всегда приводят к финансовым потерям.

Учет позволяет:

• Отслеживать реальное наличие товаров в режиме реального времени.
• Контролировать соответствие складских остатков бухгалтерским данным.
• Автоматизировать отгрузки, приемки и пересортицы.
• Анализировать движение по номенклатуре, поставщикам и клиентам.

Более того, при правильно налаженном учете можно заранее выявлять дефицит или избыток товаров и оперативно реагировать. Один из ключевых моментов — своевременное внесение данных, желательно уже с мобильных терминалов при загрузке или выгрузке.

Основные ошибки при учете

Несмотря на доступность цифровых решений, на практике очень часто можно столкнуться с простыми, но критичными ошибками. Они могут иметь вполне реальные последствия — от потери товара до искажения финансовых результатов.

Вот самые распространенные проблемы:

Особое внимание следует уделить работе с весовым товаром — учет здесь требует точности и функции интеграции с оборудованием. Более подробно об этом – в статье о правильном учете весового товара в 1С.

Влияние правильного учета на финансовую отчетность

Отражение складских операций в учете напрямую влияет на финансовую отчетность. При наличии ошибок в базе товаров бизнес может столкнуться с недостоверным учетом себестоимости, завышением или занижением показателей прибыли, а также с нарушениями при сдаче налоговой отчетности.

Правильный учет позволяет:

• Сформировать точную себестоимость товаров для дальнейшего анализа прибыли по каждому SKU.
• Обеспечить соблюдение сроков отчетности благодаря полной связке склада и бухгалтерии.
• Автоматизировать закрытие месяца по складу и отслеживать отклонения.

В 2025 году многие компании уже переходят на интеграционные решения между WMS и бухгалтерскими системами, чтобы минимизировать ручной труд и риски ошибок.

Как выбрать формат учета

Выбор формата учета зависит от специфики вашего бизнеса. Основные факторы — объем операций, количество SKU, модель работы склада и требования по контролю.

Есть несколько подходов:

1. Простая модель учета в Excel или 1С без подключенных ТСД — подойдет для малого бизнеса, где все движение можно проконтролировать вручную.

2. Полноценная автоматизация с интеграцией WMS и ERP — оптимально для средних и крупных компаний. Такой подход снижает потери, ускоряет процессы и исключает двойной ввод информации.

Важно учитывать, что внедрение единой системы учета — это не "покупка софта", а постановка бизнес-процесса: от внедрения штрихкодирования до обучения сотрудников. Но именно это в итоге помогает компании быстрее расти и адаптироваться к новым требованиям рынка.

Автоматизация учета движения товаров

Преимущества автоматизированных решений

Автоматизация учета движения товаров на складе — это неизбежный шаг для любого бизнеса, который стремится к эффективному управлению и снижению операционных расходов. Автоматизированные системы заменяют ручной труд, минимизируют ошибки и ускоряют обработку информации.

Основные преимущества таких решений:

• Снижение ошибок: Исключается человеческий фактор при вводе данных, пересортице и инвентаризации.
• Прозрачная аналитика: Руководитель получает доступ ко всей информации — остатки, движение, актуальные заказы — в режиме реального времени.
• Интеграция с другими блоками: Автоматизация учета тесно связана с бухгалтерией, закупками, продажами и логистикой.
• Контроль сроков годности и партий: Особенно важно в торговле продуктами и фармацевтикой.
• Соответствие требованиям закона: Например, обязательной маркировке и объемно-сортовому учету в 1С и Честном Знаке.

Обзор популярных программ: 1С, УНФ, ERP

На российском рынке наиболее широко используются решения линейки 1С, благодаря широкому кругу задач, которые они решают, и возможности гибкой настройки под конкретные бизнес-процессы.

Выбор зависит от масштабов компании, количества SKU и необходимости в индивидуальных настройках. Например, для розничного магазина часто достаточно УНФ, а для дистрибьютора нужен полноценный ERP-модуль.

Как внедрить автоматизированную систему

Внедрение автоматизации должно проходить поэтапно. Важно не только приобрести ПО и технику, но и организовать процессы, чтобы сотрудники действительно стали пользоваться системой, а не дублировали учет "на бумажках".

Этапы внедрения:

1. Анализ процессов: понять текущее состояние и выявить узкие места.
2. Выбор программного обеспечения, подходящего масштабу бизнеса.
3. Закупка оборудования — терминалы сбора данных, сканеры, серверы (при необходимости).
4. Интеграция с учетной системой бухгалтерии.
5. Настройка прав доступа, ролей, обменов между системами.
6. Обучение персонала.
7. Запуск в эксплуатацию и сопровождение.

Важно сразу планировать будущее масштабирование. Даже если вы начинаете с простого учета, система должна поддерживать развитие: работу с маркировкой, сбором заказов, онлайновыми интеграциями.

Ошибки и их предотвращение

Несмотря на очевидную пользу, автоматизация не всегда проходит гладко. Ниже список типичных ошибок, которых можно избежать:

• Неполное описание бизнес-процессов перед внедрением. Без понимания всей цепочки учета результат будет фрагментарный.
• Отсутствие вовлеченности руководства. Успешный переход невозможен, если владельцы и управленцы не разделяют ценность автоматизации.
• Необученный персонал. Системы сложны только если ими не умеют пользоваться.
• Параллельное ведение учета в старых формах. Это дублирует труд и мешает оперативной аналитике.

Эти риски можно минимизировать, если работать совместно с интегратором, который понимает не только техническую сторону вопроса, но и специфику логистики, торговли или производства.

Документы учета движения товара

Обязательная документация в складском учете

Любой этап движения товара на складе должен сопровождаться оформленной первичной документацией. Это требование закона и основа корректного бухгалтерского учета. Без этих документов невозможно подтвердить наличие, перемещение или расход товара, а значит – вся автоматизация теряет смысл.

На складах используются разные типы документов: приходные накладные, расходные, акты приёмки, пересортицы, возвраты, перемещения между ячейками. Каждый из них выполняет свою функцию и должен соответствовать установленным формам и стандартам. Особенно важно соблюдать точность при фиксации движения, чтобы не возникали разночтения в данных между складом и бухгалтерией.

Например, если от поставщика пришёл товар по цене, отличающейся от указанной в договоре, это должно быть зафиксировано в акте расхождений – иначе бухгалтер учтёт поставку неправильно, а склад при пересчёте не сойдётся.

Журнал учета движения товаров: структура и примеры

Журнал учета движения товаров — важный инструмент для отслеживания всех операций с товаром. Это не просто архив документов, это динамичная база данных, в которой отображаются все действия по поступлению, отпуску, внутрискладскому перемещению.

Обычно структура журнала включает следующие графы:

Автоматические системы позволяют вести такой журнал в реальном времени, синхронизируя его с программой бухгалтерского учета. Это минимизирует ошибки и упрощает контроль.

Электронные формы первичных документов

С переходом на цифровые технологии всё большую популярность получают электронные формы первичных документов. Закон позволяет использовать их при условии соблюдения требований ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и использования электронной подписи.

Преимущества таких форм очевидны:

• Скорость оформления и обмена между подразделениями
• Снижение рисков потери документов
• Автоматическое архивирование и легкость поиска

Кроме того, использование электронных документов ускоряет процесс сверки остатков и устранения расхождений. Например, если кладовщик оформил движение через мобильное приложение, то сразу же бухгалтерия получает информацию об этом, и документы доступны для проверки и утверждения.

Хранение и учет сопроводительных документов

Даже при цифровой трансформации складского учета, правильное хранение сопроводительных документов по-прежнему важно. Это не только юридический аспект, но и гарантия прозрачности операций. Вся документация должна храниться в течение 5 лет, а для налоговых нужд — возможно, и дольше.

Сюда относятся как приходные и расходные накладные, так и товарно-транспортные накладные, сертификация, акты по браку и уценке. При учете потерь, например, в случае усушки, порчи, потерь от боя, также необходимо оформить соответствующие документы — подробнее об этом рассказано в отдельной статье.

Автоматизированные решения позволяют вести архив не только в папках на сервере, но и в системах, где каждый документ привязан к конкретной товарной позиции или операции, что делает аудит максимально быстрым и прозрачным.

Интеграция учета с другими системами

Связь с бухгалтерским учетом

Грамотная интеграция учета движения товаров на складе с бухгалтерией — это базис управляемого бизнеса. Ошибки на этом этапе могут привести не только к искажению финансовой отчетности, но и к проблемам с налоговыми органами.

Современные ERP-системы, например, позволяют автоматически синхронизировать данные между товарным и бухгалтерским учетом: приход товара, перемещения, возвраты и списания сразу попадают в бухгалтерскую систему, отражаясь в нужных счетах учета. Это значительно снижает нагрузку на бухгалтерию и исключает дублирование операций.

Типичный пример: поступление партии товара на склад фиксируется в WMS-системе, и сразу же документ «Поступление товаров и услуг» создается в бухгалтерии, с учетом выбранного склада, поставщика и условий сделки. Таким образом, данные в финансовом учете всегда актуальны.

Интеграция с системой маркировки Честный Знак

В 2025 году обязательная маркировка охватывает практически все ключевые товарные группы, и игнорировать ее невозможно: штрафы, блокировка операций, риски изъятия товара — это реальность для нарушителей. Поэтому интеграция системы учета с Честным Знаком — не просто удобство, а уже необходимость.

Товароучетные системы должны поддерживать работу с кодами маркировки на всех этапах: от приемки по УПД до печати этикеток и отгрузки. Особенно важно, чтобы система учета могла автоматически взаимодействовать с API Честного Знака, исключая ручной ввод информации.

Например, при приемке продукции система сканирует коды маркировки, проверяет их в Честном Знаке и тут же регистрирует переход прав собственности. Уходящий товар сопровождается кодами маркировки, что фиксируется в отгрузочном документе.

Склад — магазин: сквозной учет в ритейле

В современной рознице границы между складом и торговым залом стираются. Ассортимент должен быть точно рассчитан, как на складе, так и в магазине. Интеграция учета по принципу «единый товарный остаток» позволяет отслеживать всю цепочку движения товара — от поставщика до кассы — в одном окне.

Благодаря сквозному учету руководитель может:

• видеть остатки каждого SKU в онлайн-режиме;
• отслеживать продажи и перемещения между точками;
• оптимизировать пополнение — как розничного зала, так и склада.

Если магазин продаёт со склада, то важно, чтобы система учета поддерживала формат «резервирования». Покупатель оформляет заказ — товар блокируется на складе, и данные обновляются во всех участках цепочки.

Контроль остатков и планирование

Полнофункциональный учет невозможен без точного контроля остатков. В противном случае либо происходит недопродажа, либо замораживаются деньги в товарных излишках. Интеграция склада с модулями планирования и аналитики дает все необходимые инструменты для оперативного управления запасами.

Типовая система контролирует остатки с учетом:

• прогноза продаж (по истории);
• сезонности;
• сроков поставок;
• минимального/максимального остатка на полке и складе.

Результатом становится сбалансированный закупочный план, который формируется автоматически и отправляется поставщику. Если интеграция развернута глубоко, то подтверждение поставки также автоматически заводится в систему как предварительный приход.

Типовая таблица соответствия остатков и плана закупок может выглядеть так:

Такая система позволяет не только следить за остатками, но и активно управлять закупками, исходя из реальных продаж. Это снижает издержки и делает весь товарооборот более прозрачным.

Вопросы и ответы