Как правильно вести учет весового товара в 1С

• Специфика работы с весовым товаром
• Настройка весового учета в 1С
• Продажа и возврат весовых товаров
• Аналитика и учет остатков
• Вопросы и ответы

Специфика работы с весовым товаром

Что такое весовой товар

Весовой товар — это продукция, которую невозможно учитывать поштучно из-за её индивидуальных характеристик: массы, объема или формы. К таким товарам относятся, например, мясо, рыба, сыры, сыпучие продукты, фрукты и овощи, реализуемые на развес.

В отличие от штучных позиций, весовой товар не имеет фиксированной упаковки, что требует особого подхода к его учету, продаже и маркировке. Продавать и учитывать такие товары можно только с точным указанием массы, что напрямую влияет и на ценообразование, и на контроль остатков.

Если вести учет неправильно, велика вероятность недостач и ошибок при реализации. Поэтому важно изначально выстроить систему так, чтобы она поддерживала необходимую точность и автоматизацию.

Штрихкодирование весового товара

Для автоматизации учета и снижения ошибок при продаже весовой товар, как правило, маркируется специальными штрихкодами, которые содержат в себе информацию не только о наименовании, но и о весе и цене.

Такие штрихкоды формируются прямо на весах-терминалах, которыми оснащаются торговые точки. В штрихкоде зашивается следующая информация:

• Код товара (обычно 5 цифр);
• Вес товара или сумма (в зависимости от настроек);
• Контрольная цифра для проверки корректности считывания.

Автоматизация этого процесса позволяет синхронизировать вес и цену с учетной системой, в том числе с 1С, исключая необходимость вручного ввода и снижая риск человеческого фактора.

Более подробно об автоматизации движения товаров в специфических видах бизнеса, например, в аптеках, читайте в этой статье.

Отличие весового учета от штучного

Главное отличие — в способе фиксации количества. Если в штучном формате мы оперируем целыми единицами (1 коробка, 2 пачки), то в весовом — дробными (0,245 кг, 1,310 кг).

Это требует поддержки деления в учетной системе и точного оборудования, например, электронных весов с возможностью интеграции с 1С. Ошибка даже в пару граммов может исказить данные по остаткам и влиять на финансовый результат.

Вот краткая таблица основных отличий:

Ошибки при приеме весового товара

Одна из самых частых ошибок при приемке — несовпадение фактического веса с сопроводительными документами. Это может происходить как из-за человеческого фактора, так и из-за погрешностей оборудования.

К основным ошибкам относятся:

1. Некорректная фиксация веса в накладной (например, указано 50 кг, а по факту 49,2 кг);
2. Повторная маркировка этикеток при пересортице без обновления в 1С;
3. Несоответствие единиц измерения (например, в документе — кг, а в системе ведется учет в граммах);
4. Отсутствие контроля за тарой — вес упаковки может не быть вычтен из общего веса товара.

Для минимизации таких ошибок необходимо использовать интеграцию складских терминалов с 1С, регулярную поверку весов и грамотную настройку видов учета. Также рекомендуем использовать систему фото-фиксации или сканирования при приемке, чтобы потом легче было выявлять расхождения.

Настройка весового учета в 1С

1С Розница 3.0: пошаговая инструкция

Для корректного учета весового товара в «1С:Розница 3.0» необходимо правильно настроить справочники, подключить весы и убедиться, что система распознаёт штрихкоды с весом. Все начинается с карточки товара: в ней обязательно нужно установить флаг «Весовой товар». Это ключевой параметр, от которого зависит работа всей схемы учета и продаж.

Далее, при оформлении номенклатуры, необходимо указать вид штрихкода EAN-13 и выбрать настройки, согласно которым программа будет извлекать вес из штрихкода. Обычно используется структура с префиксом (например, 22), кодом товара (5 знаков) и весом в граммах или килограммах (4-5 знаков после кода).

Интеграция с подключаемыми весами выполняется через драйвера оборудования. В 1С предусмотрен удобный мастер подключения, через который можно выбрать модель весов, задать COM-порт, либо использовать интерфейс USB. На этапе тестирования важно удостовериться, что масса из весов корректно передается в документ продажи.

Если вы работаете с маркировкой, обратите внимание на инструкцию по учету и маркировке не фасованной продукции — в ней разобраны нюансы работы с DataMatrix и весовыми товарами, особенно актуальными в розничной торговле.

Работа с весами и ТСД

Промышленные весы — это не просто приборы для взвешивания, а ключевой элемент торговой и учетной инфраструктуры. Они интегрируются в систему 1С и передают в неё точный вес, снижая риск ошибок при продаже. Для автоматизации процесса погрузки, упаковки и отгрузки часто используются терминалы сбора данных (ТСД), которые могут считывать штрихкоды с весом.

Практика показывает, что чаще всего используют два сценария:

• Весы установлены на рабочем месте кассира. Товар сначала взвешивается, затем пробивается через сканер, и система автоматически рассчитывает количество и сумму.
• Весы работают автономно и печатают этикетку со штрихкодом. Кассир сканирует эту этикетку, а 1С извлекает из неё массу и рассчитывает стоимость.

ТСД особенно удобны на складах и в процессе приёмки: сотрудник сканирует коробку или наклейку и сразу видит, сколько товара поступило. Дополнительно терминалы позволяют сверять остатки, формировать отчёты и точнее контролировать перемещения весовой продукции.

Учет весового товара в 1С:УТ и УНФ

Если вы используете «1С:Управление торговлей» или «1С:УНФ», учёт весового товара будет отличаться от Розницы в части бизнес-процессов. Здесь важно правильно задать единицы измерения: базовая может быть указана в килограммах, а дополнительная — в граммах, если требуется более точный учет.

При оформлении документов поступления и реализации пользователям доступны множественные поля для ввода количества, массы и цены за единицу. В документах перемещения и списания массовая характеристика товара позволяет предотвращать недостачи и ошибки при инвентаризации.

Для работы с системой маркировки требуется синхронизация с государственными системами. При работе с весовым товаром и DataMatrix обращайте внимание на то, как штрихкод считывается и как весовая часть передаётся в систему. УНФ и УТ поддерживают парсинг префиксов, при этом вес может быть преобразован в отдельное поле документа.

Префиксы и коды для весовых товаров

Структура штрихкодов для весового товара играет ключевую роль в его учете. В большинстве отраслей используется схема, при которой первые 2 цифры обозначают префикс, далее идет код товара, затем — вес товара в определенной единице измерения.

Префиксы настраиваются либо в оборудовании (например, весах с печатью), либо при генерации этикетки. При этом важно, чтобы 1С была «научена» правильно интерпретировать структуру штрихкода — для этого в конфигурации задаются шаблоны разбора. Когда штрихкод сканируется, система по шаблону автоматически определяет код товара и вес, и больше никаких ручных вводов не требуется.

Продажа и возврат весовых товаров

Пробивка на кассе

Продажа весового товара на кассе требует четкой настройки оборудования и программного обеспечения. Обычно используются электронные весы, интегрированные с кассой, которые автоматически передают вес продукта в систему. Это снижает количество ошибок и ускоряет обслуживание покупателей.

В 1С управление расчетами с весовыми товарами зависит от корректной настройки справочников номенклатуры. Обратите внимание: у каждого весового товара должен быть установлен тип "Весовой". Также важно указать единицу измерения (чаще всего — килограмм) и не забыть про округление, если оно предусмотрено правилами продажи.

Пример: в магазине продаётся сыр по 850 руб./кг. Покупатель берет кусок весом 320 г. При считывании веса весы передают на кассу 0,32 кг, и 1С рассчитывает стоимость автоматически — 272 руб. (с учетом округления по правилам организации).

Самообслуживание и контроль веса

С распространением форматов магазинов самообслуживания, контроль веса приобрел особое значение. Когда покупатель сам взвешивает товар и печатает этикетку, ошибки могут возникать чаще. Например, если этикетка налеплена нечаянно на другой товар или считывается неверный штрихкод.

Для минимизации ошибок важно:

• использовать современные весы с автоматическим определением товара по картинке или шаблонам;
• настроить контроль веса на кассе — если вес товара сильно отличается от ожидаемого, система подаст сигнал кассиру;
• обучить персонал проверке несоответствий, особенно при подозрении на повторную наклейку штрихкода или несоответствие веса упаковки.

Также стоит почитать о том, как автоматизирован учет движения товаров на складе, включая весовой, в этой статье.

Маркировка и Честный знак

Некоторые весовые товары также подлежат обязательной маркировке — например, сыр, мороженое или кофе. В этом случае возникает двойная задача: сохранить верную информацию о весе, и при этом передать корректный код маркировки в систему «Честный знак».

1С умеет работать с маркировкой весовых товаров. Для этого под каждый товар создаётся отдельная единица номенклатуры с использованием двухмерного кода DataMatrix. Кассовое ПО должно поддерживать считывание и проверку кода непосредственно при продаже.

Важно отслеживать сроки действия кодов и следить, чтобы при возвратах этикетка не терялась — без неё возврат может быть невозможен или потребует ручной обработки.

Возврат и корректировки

Весовой товар вернуть сложнее, чем штучный. Причины — невозможность идентификации (особенно если продукт уже частично использован), отсутствие упаковки с этикеткой или нарушение условий хранения.

Тем не менее, в 1С можно зафиксировать возврат даже частичного объема весового товара. Если предусмотрен возврат через кассу, кассир вводит вручную возвращаемую массу — например, 0.4 кг продукции из купленного 1 кг. Система автоматически рассчитывает сумму возврата.

Для корректной работы возвратов система должна:

• хранить историю продаж с детализацией по весу;
• уметь распознавать возвращаемые позиции через сканирование этикетки;
• поддерживать интеграцию с системой маркировки, если товар подлежит обязательной регистрации.

В случае неверной пробивки — например, ошибочный вес — корректировка проводится через "отрицательную продажу", когда происходит возврат с одновременной реализацией с правильными параметрами.

Нюансы учета операций с весовым товаром в 1С зависят от формата магазина, используемой техники и правил внутреннего контроля. Именно поэтому так важно грамотно настраивать учет с самого начала.

Аналитика и учет остатков

Отчеты по продажам весовых товаров

Ведение отчетности по продажам весовых товаров в 1С требует внимания к деталям. Такие товары, как правило, реализуются нештучно, что отражается на точности отчетов. Поэтому стоит использовать специализированные отчеты, интегрированные с торговым оборудованием, чтобы данные о весе и количестве передавались в систему автоматически.

В 1С можно сформировать оперативные отчеты, учитывающие:

• продажи по видам весовых товаров с разбивкой по дням и кассирам;
• отклонения между фактически реализованным весом и списанным по документам;
• среднюю цену реализации на 1 кг по каждому товару;

Такой уровень аналитики позволяет быстро выявлять ошибки в отпуске товара, а также оценить эффективность отдельных товарных групп.

Корректный учет остатков

Весовой товар чаще других сталкивается с расхождениями между фактическим и учетным остатком. Чтобы избежать дефицита или излишков, важно правильно настроить учетную систему. Первое — это точное соответствие единиц измерения между товаром, документом и складом: если списание идет в килограммах, и поступление, и реализация также должны вестись в килограммах.

Особое внимание стоит обратить на конфигурацию 1С: при автоматическом пересчете штучных остатков в килограммы (или наоборот), возможны округления, из-за которых остатки могут "уходить в минус". Поэтому рекомендуется:

• использовать одну базовую единицу измерения — килограммы;
• выключить автозамену единиц в документах;
• контролировать остатки с помощью отчета "Остатки товаров на складах", фильтруя весовые позиции.

Инвентаризация весовых остатков

Проведение инвентаризации весового товара — это не только проверка остатков, но и важный элемент контроля внутренней дисциплины. Организация инвентаризации в 1С удобна тем, что название товара, расчетная цена и учетный остаток уже автоматически подставляются в форму инвентаризационной описи.

Для точной сверки необходимо использование электронных весов, интегрированных с системой. При вводе фактического веса по каждой позиции легче заметить расхождение даже на несколько граммов.

Пример таблицы результатов инвентаризации:

Результаты инвентаризации можно сразу оформить документом "Инвентаризация товаров" в 1С, где программа сама рассчитает сумму недостачи или излишка по учетной цене.

Бухгалтерские проводки для весовых товаров

С точки зрения бухгалтерии, весовые товары не отличаются от других по видам проводок, но есть особенности в учете себестоимости. Если товар закупается по весу, а реализуется с точностью до 10 грамм, то списание должно идти по фактическому весу реализации, а не по округленному значению. Только в этом случае формируются корректные проводки по списанию и прибыли.

Пример проводок при реализации товара:

Если списание идет неточно и округляется условно до 1 кг, то это искажает как доходность, так и реальный уровень остатков. В случае возвратов, особенно в торговле по образцам, важно указать возврат в том же весе, в котором была реализация, чтобы не накапливались "виртуальные остатки".

Корректная настройка всех этих процессов в 1С позволяет не просто контролировать склад, но и точно планировать закупки, минимизируя потери и издержки.

Вопросы и ответы