Сводный регламент (руководство) по внедрению и ведению поштучного (поэкземплярного) учета парфюмерной продукции в розничных и сетевых магазинах
Статус документа: Официальное операционное руководство для директоров магазинов, управляющих розничными сетями и ИТ-отделов ритейла. Сфера применения: Приемка, инвентаризация, переоценка, перемещение, выбытие и продажа духов, туалетной воды, одеколонов и душистой воды (Код ОКПД 2 20.42.11, Код ТН ВЭД 3303 00). Ключевая задача: Организация сквозного поэкземплярного контроля парфюмерии на уровне торговой точки, исключающая кассовые блокировки и штрафы в условиях разрешительного режима.
по внедрению и ведению поштучного (поэкземплярного) учета парфюмерной продукции в розничных и сетевых магазинах")
1. Законодательные основы и принципы розничного контура
Поштучный учет парфюмерии в розничной торговле жестко регламентирован Постановлением Правительства РФ № 1957. Весь оборот немаркированных остатков парфюмерии полностью запрещен. Движение товара между поставщиками и магазинами осуществляется исключительно в цифровом виде по каналам ЭДО с использованием Универсальных передаточных документов (УПД)..
Главным элементом контроля является код Data Matrix ECC 200 (ISO/IEC 16022-2008), нанесенный на потребительскую упаковку или этикетку товара. Код состоит из кода товара GTIN, уникального серийного номера единицы товара и криптографического ключа с кодом проверки.
Требование разрешительного режима (с 1 ноября 2024 года): Онлайн-касса при сканировании Data Matrix обязана мгновенно отправить запрос в систему «Честный ЗНАК». Если код заблокирован, числится выбывшим или дублируется, кассовая программа накладывает физический запрет на пробитие чека. Вся ответственность за продажу невалидного кода лежит на магазине, что делает процедуру поштучной проверки при приемке критически важной.
2. Мобильная автоматизация торгового зала (ТСД + ПО «Магазин 15»)
Для исключения человеческого фактора, ускорения приемки и ведения безошибочного учета на складе магазина и в торговом зале применяются Терминалы сбора данных (ТСД) со встроенными 2D-сканерами.
Стандартом автоматизации розничных процессов для работы с маркированной продукцией выступает специализированное программное обеспечение «Магазин 15» от компании Клеверенс. Программа бесшовно интегрируется со всеми конфигурациями 1С/ERP розничной точки, напрямую взаимодействует с ГИС МТ «Честный ЗНАК» через API, расшифровывает структуру Data Matrix и ведет оператора по строгим регламентным шагам без возможности совершить ошибку.
3. Поэтапный регламент розничных операций в «Магазин 15»
Операция 1: Доверительная или тотальная поэкземплярная приемка
При поступлении парфюмерии в магазин от дистрибьютора, в систему ЭДО поступает входящий электронный УПД. Документ автоматически перенаправляется на ТСД в приложение «Магазин 15».
Товаровед на ТСД открывает задачу «Приемка маркированного товара».
При агрегированной поставке: Оператор сканирует линейный штрихкод гофрокороба поставщика (SSCC). ПО «Магазин 15» сверяет код коробки с данными УПД. Если поставщик надежный, оформляется «доверительная приемка» короба целиком.
При поэкземплярной приемке (или вскрытии короба): Оператор последовательно сканирует Data Matrix каждого флакона.
Алгоритм защиты Клеверенс: Если сканируется код флакона, который отсутствует во входящем УПД (пересортица), ТСД мгновенно блокирует экран, подает звуковой сигнал и пишет: «Код отсутствует в документе!». Принять такой товар невозможно, что страхует магазин от затоваривания чужими кодами.
После завершения на ТСД данные уходят в 1С. Магазин подписывает УПД своей УКЭП в течение 3 рабочих дней, но не позднее дня продажи. Товар встает на баланс розничной точки.
Операция 2: Сплошная инвентаризация и проверка кодов на «Выбивание»
Главная розничная проблема — коды, которые числятся в 1С, но в «Честном ЗНАКе» имеют статус «Выбыл» или «Брак». При попытке продать их на кассе сработает блокировка разрешительного режима. Для предотвращения этого проводится инвентаризация.
В «Магазин 15» запускается процесс «Инвентаризация парфюмерии».
Сотрудник сканирует парфюм на полках торгового зала и на складе магазина.
Программа не просто считает штуки, она выполняет онлайн-проверку статуса каждого кода в ГИС МТ.
Если ТСД обнаруживает флакон, код которого в системе имеет статус «Выбыл» (например, ошибочно списан или дублирован на другом складе), ПО Клеверенс выводит сообщение: «Внимание! Код невалиден для продажи!». Флакон убирается из торгового зала, предотвращая конфликт с покупателем на кассе.
Операция 3: Розничная продажа «отливантов» и распив духов
Продажа парфюмерии на разлив требует частичного списания объема флакона. Алгоритм фискализации кассового ПО и ТСД строго регламентирован инструкциями ФНС:
При продаже «отливанта» сканируется Data Matrix основного флакона-донора.
В фискальном чеке кассовое ПО заполняет Тег 2000 (значение полного кода маркировки).
Тег 2108 (мера количества) принимает значение 0 (штуки). Тег 1023 (количество) равен 1.
Заполняется Тег 1292 (дробное количество): в Тег 1293 (числитель) заносится объем проданных миллилитров, а в Тег 1294 (знаменатель) — общий фабричный объем флакона в литрах/миллилитрах. Флакон-донор остается в статусе «В обороте» до полного исчерпания знаменателя.
Операция 4: Расформирование наборов и Перемаркировка
Если магазин принимает решение разукомплектовать подарочный набор духов, коробка которого была промаркирована единым кодом набора, а флаконы внутри кодов не имели (согласно правилам Постановления № 1985), свободная продажа таких флаконов запрещена.
В приложении «Магазин 15» выбирается операция «Расформирование набора».
Сканируется код набора, документ отправляется в ГИС МТ, набор аннулируется.
Для извлеченных флаконов через ТСД создается задача «Перемаркировка». Магазин заказывает в Честном ЗНАКе новые коды с причиной «Перемаркировка / Расформирование набора».
Новые этикетки Data Matrix распечатываются на мобильном принтере и наклеиваются на флаконы с помощью ТСД. Только после этого товар можно выставлять на витрину.
Операция 5: Оформление возвратов от покупателей
При возврате духов покупателем розничная точка действует по двум сценариям в зависимости от сохранности штрихкода:
Код не поврежден: Оператор сканирует Data Matrix через ТСД в документ «Возврат от покупателя». В Честный ЗНАК уходят ИНН магазина и код флакона, товар возвращается в статус «В обороте» без перемаркировки.
Код уничтожен/сорван: Флакон невозможно идентифицировать. Оператор на ТСД запускает процедуру перемаркировки, наносит новый сгенерированный код Data Matrix и связывает его в ГИС МТ с реквизитами чека возврата.
4. Регламент кассового выбытия и контроля данных
При финальной розничной продаже сканирование Data Matrix выполняется 2D-сканером, подключенным к ККТ с поддержкой формата фискальных данных ФФД 1.2. Данные через ОФД автоматически передаются в ГИС МТ в режиме реального времени. Обязанность магазина по передаче сведений считается исполненной в момент фиксации чека оператором ОФД.
| Критическая ситуация на кассе | Причина блокировки ФТС / ГИС МТ | Как защищает ПО «Магазин 15» |
|---|---|---|
| Ошибка разрешительного режима (Касса не бьет чек) | Поставщик прислал «зеркальные» (продублированные) коды, либо код маркировки числится списанным. | Предварительная онлайн-проверка статусов КМ во время инвентаризации или приемки товара. Невалидный флакон изымается из оборота до попадания на кассу. |
| Штрафы Роспотребнадзора за пересортицу | Магазин принял накладную по ЭДО не глядя, на полках физически стоят флаконы с другими кодами маркировки. | Поштучный жесткий контроль сканирования при приемке. ТСД не позволит закрыть документ, если физический код не совпадает с кодом в УПД. |
Резюме: Использование ТСД под управлением специализированного программного обеспечения «Магазин 15» от Клеверенс превращает требования обязательной маркировки из регуляторного бремени в инструмент тотального контроля остатков. Поштучная валидация УПД при приемке, интеллектуальная инвентаризация с автоматическим выявлением невалидных статусов и простой алгоритм частичного списания миллилитров полностью страхуют розничный магазин и крупные торговые сети от штрафов, кассовых блокировок и лояльности покупателей.
