Прослеживаемость товаров в 2025 году: что нужно знать бизнесу

• Что такое прослеживаемость товаров
• Перечень товаров подлежащих прослеживаемости
• Отчетность по прослеживаемости
• Инструменты и решения для учета в 1С
• Вопросы и ответы

Что такое прослеживаемость товаров

Понятие и цели системы

Прослеживаемость товаров — это механизм, позволяющий государству и бизнесу отслеживать путь товара от ввоза на территорию России или его производства до конечного потребителя. Цель — обеспечить прозрачность товарооборота, выявлять нелегальные поставки, минимизировать налоговые риски и повысить безопасность потребителей.

Система работает через фиксирование цепочки перемещений товара между участниками оптово-розничного звена с помощью электронных документов. Это позволяет видеть не только факт наличия продукции, но и всю её "биографию" — кто, когда и кому передал товар.

Основные задачи прослеживаемости:

• Поддержка налогового контроля через прозрачный оборот товаров.
• Противодействие теневому рынку и контрафакту.
• Анализ товарной логистики и оптимизация поставок.

Такая система полезна в первую очередь крупному и среднему бизнесу, особенно тем компаниям, которые участвуют в импорте или являются производителями продукции, подлежащей прослеживаемости. Малому бизнесу также стоит понимать принципы этой системы, особенно если он работает с товарами, попадающими под контроль.

Законодательное основание

Законодательно механизм прослеживаемости регулируется Налоговым кодексом РФ и Постановлением Правительства, устанавливающим перечень подлежащих прослеживаемости товаров. Напомним, что в эту группу входят холодильники, стиральные машины, мебель из определённых категорий, а также компьютеры, телефоны и другая техника.

В рамках этой системы каждый товар получает уникальный идентификатор — регистрационный номер партии товара (РНПТ), который сопровождает его на протяжении всей цепочки поставки. Подробнее о том, как использовать РНПТ, можно прочитать в отдельной статье.

Изменения с 2021 по 2025 год

С момента запуска системы было несколько ключевых этапов внедрения. До наступления 2025 года система прошла стадию экспериментов, обязательного сегментного внедрения и налаживания ИТ-инфраструктуры. Сейчас мы подошли к моменту, когда прослеживаемость становится неотъемлемой частью работы с товаром для многих бизнесов.

В 2025 году система охватывает уже не только импортеров, но и всех участников оборота соответствующих товарных групп, включая оптовые базы, интернет-магазины и офлайн-ритейл. Если раньше прослеживаемость касалась только первой сделки после ввоза, то теперь всё движение товара фиксируется до момента реализации конечному покупателю.

По состоянию на 2025 год:

Отличие от маркировки

Часто путают системы прослеживаемости и маркировки, что неудивительно — обе они направлены на прозрачность товарных потоков. Но между ними принципиальные отличия.

Основное различие — в детализации и составе контроля. Прослеживаемость ориентирована на партию товара и её передвижение между участниками цепи поставки, в то время как маркировка действует на уровне каждой единицы товара, и чаще всего осуществляется через DataMatrix-коды.

• Прослеживаемость — это налоговый и логистический инструмент, исключающий махинации на уровне партий.
• Маркировка — защита от контрафакта, которая позволяет идентифицировать каждый конкретный товар и его подлинность.

Таким образом, если ваш бизнес работает с товарами, входящими обе категории, вам необходимо соблюдать оба подхода одновременно: регистрировать РНПТ и считывать маркировку при приёмке и продаже.

Перечень товаров подлежащих прослеживаемости

Текущий список и изменения 2025 года

Система прослеживаемости в 2025 году охватывает всё большее количество товарных групп. Основной список включает товары, ввозимые на территорию России, упомянутые в Постановлении Правительства РФ №807. Однако бизнесу важно учитывать, что Федеральная налоговая служба и ФТС продолжают расширять перечень, закрывая "серые зоны" в поставках и обороте.

На данный момент обязательной прослеживаемости подлежат, в первую очередь:

• Бытовая техника: холодильники, стиральные машины, телевизоры;
• Медицинские товары: кресла-каталки, диагностическое оборудование;
• Детские товары: коляски, автокресла;
• Запчасти и узлы для автомобилей;
• Компьютерная техника и компоненты.

Важно: изменяющийся статус товаров должен регулярно проверяться в обновлённых реестрах и справочниках. Уже были случаи, когда бизнес не заметил включения позиции в перечень, что приводило к штрафам или приостановке сделок.

Как определить, подлежит ли товар прослеживаемости

Первый шаг — проверка по коду ТН ВЭД. Система прослеживаемости "привязана" именно к этим кодам. Поэтому даже незначительные отличия в цифрах могут означать, попадает ли товар в систему или нет.

Для российских компаний наиболее удобный способ — использовать электронные справочники и подсказки у провайдеров ЭДО или встроенные системы в WMS, ERP. Если вы уже работаете в Cleverence, обратите внимание: при загрузке УПД или СФ система подскажет, нужно ли указание номера РНПТ (регистрационного номера партии).

Если товар подлежит прослеживаемости, то в УПД обязательно указывается РНПТ и заполняются специальные реквизиты. Подробно об этом можно узнать в отдельной статье про оформление УПД с прослеживаемыми товарами.

Особенности для импорта и ЕАЭС

Для импортеров ключевым моментом остаётся корректное отображение данных по номеру таможенной декларации и получению РНПТ. Товары, ввозимые из стран ЕАЭС, также подлежат прослеживаемости, но механизм немного отличается. В этих случаях систему интересует дата первой реализации, а не факт импорта.

Поставки из Беларуси, Казахстана и других стран ЕАЭС требуют от компаний особенно строгого соответствия учётным требованиям: товар поступает без таможенного оформления, но с обязательной регистрацией партии в налоговой.

Что делать, если товар не в списке, но отразился в системе

Такая ситуация может возникнуть, если классификаторы были обновлены, но вы работаете по старой версии учётной системы. Бывает также, что поставщик указал код ТН ВЭД, попадающий под прослеживаемость, даже если фактически товар не должен быть в системе.

В этом случае:

1. Проверьте актуальность кодов ТН ВЭД в вашем учёте и сверяйтесь с ФНС;
2. Свяжитесь с поставщиком, чтобы уточнить код в первичных документах — ошибка может быть на его стороне;
3. Если идентификатор РНПТ был необоснованно присвоен — направьте разъяснение в ФНС через личный кабинет или через оператора ЭДО;

Не стоит просто игнорировать появление товара в списке прослеживаемости. Даже если ошибка объективна, отсутствие корректной реакции может быть расценено как нарушение порядка документооборота.

Отчетность по прослеживаемости

Форматы, сроки и регламент

С 2025 года бизнесу, работающему с прослеживаемыми товарами, нужно регулярно сдавать отчетность в налоговые органы через систему ЭДО. Основной формой становится представление информации о движении товаров с использованием универсального передаточного документа (УПД) с реквизитами прослеживаемости.

Отчеты подаются в составе декларации по НДС или отдельно через операторов ЭДО. Срок сдачи зависит от конкретной операции — при реализации данных товаров УПД должен быть оформлен в течение 5 рабочих дней.

Для импортеров и иных участников товарооборота предусмотрены следующие формы:

• Уведомление об остатках прослеживаемых товаров
• Уведомление о перемещении товаров
• Отчет о реализации товаров с кодами прослеживаемости

Каждое уведомление требует указания регистрационного номера партии (РНПТ), кода ТН ВЭД и количества. Подробнее о перечне прослеживаемых позиций читайте в этой статье.

Ответственность за ошибки и несвоевременное представление

Нарушения в отчетности влекут за собой налоговую и административную ответственность. Ошибки в кодах ТН ВЭД, РНПТ или объеме товара приводят к расхождениям в контролирующих системах ФНС.

Если отчет не сдан в срок, могут быть применены штрафы на основании статьи 126.1 НК РФ. При этом не имеет значения, был ли факт реализации — важен сам факт владения партии товара на дату.

Чтобы исключить возможные ошибки, важно обеспечить корректную интеграцию учетной системы с ЭДО, а также обучение сотрудников. Большая часть нарушений возникает из-за недостатка практического опыта учета прослеживаемости.

Нужно ли сдавать «нулевой» отчет

Если в отчетный период организация не производила действия с товарами, подлежащими прослеживаемости (нет ни поступления, ни реализации, ни перемещения), то «нулевую» отчетность можно не подавать. Однако если товары числятся на остатках — подать отчетность все же придется.

Допустим, компания импортировала планшеты с кодом ТН ВЭД, включенным в перечень, еще в предыдущем квартале. Даже если продажи не было, отчет об остатке на складе требуется. Это особенно важно для логистических и торговых компаний, которые закупают товар партиями заранее.

Как формируются УПД и счет-фактура при прослеживаемости

Универсальный передаточный документ (УПД) при работе с прослеживаемыми товарами должен содержать особые реквизиты:

• РНПТ — регистрационный номер партии товара
• Количество в единицах измерения, определенных для соответствующего кода ТН ВЭД

Пример: при продаже компьютеров необходимо указать РНПТ, присвоенный на момент ввоза или отгрузки, и количество в штуках (по искомому коду ТН ВЭД). Эти данные будут использоваться ФНС для отслеживания дальнейшего движения партии товара до конечного потребителя.

Счет-фактура в этом случае обязательно должен дублировать реквизиты прослеживаемости из УПД. Несовпадение — это основание для запроса от налоговой по уточнению документации.

Важно помнить, что корректировку следует проводить только в рамках установленной формы, с полной детализацией как старой, так и новой информации.

Инструменты и решения для учета в 1С

Настройка прослеживаемости в 1С 8.3

Внедрение требований прослеживаемости потребовало адаптации учетных систем — и в первую очередь, конечно же, 1С, как наиболее распространенной в России платформы для учета. Версия 8.3 поддерживает механизмы прослеживаемости, но требуется корректная настройка путей обмена, карточек номенклатуры и форматов первичных документов.

Первое, что важно проверить — включена ли в конфигурации поддержка прослеживаемости. В типовых решениях 1С (например, «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей») эта опция активируется через настройки учета товаров.

Для корректного учета в рамках прослеживаемости нужно:

• Обновить конфигурацию до последней версии с поддержкой прослеживаемых товаров.
• Активировать использование характеристик прослеживания для соответствующих видов номенклатуры.
• Указать регистрационные номера и коды единиц измерения в карточках товаров.
• Убедиться, что все документы движения товаров содержат обязательные реквизиты (РНПТ, количество, единица, страна происхождения).

Настройка может занимать время, особенно в разветвленных компаниях с большим справочником. Однако правильная настройка на старте избавит от проблем с отчетностью в дальнейшем.

Работа с регистрационными номерами (РНПТ)

РНПТ — это уникальный номер партии импортного товара, который получает импортер от ФНС после ввоза. Именно его система прослеживаемости использует как идентификатор товара в обороте.

В 1С каждый товар, подлежащий прослеживаемости, должен быть связан с соответствующим РНПТ. Это делается через документ поступления — при импорте пользователь вручную или автоматически указывает номер в табличной части, и дальше он будет "путешествовать" по всем документам движения.

Автоматизация обработки РНПТ особенно актуальна, если у компании большие объемы операций. В этом случае можно настроить загрузку РНПТ из внешних источников (например, от таможенного брокера) или интегрировать процесс получения номера в общую рабочую схему бизнес-процессов.

Контроль остатков и партия товаров

Контролировать остатки теперь гораздо сложнее — просто знать общее число товара на складе недостаточно. Важно понимать, какие именно партии с какими РНПТ есть в наличии. Это особенно критично при возвратах, инвентаризациях или перемещениях между складами.

1С позволяет вести складской учет с детализацией по партиям. Для этого используются следующие механизмы:

• Складской учет по сериям (партиям).
• Использование регистра накопления по прослеживаемым товарам.
• Контроль доступности РНПТ перед реализацией или перемещением товаров.

Небольшой список ситуаций, в которых важно соблюдать партионный учет:

Обмен данными через СБИС и Диадок

Передача информации о прослеживаемых товарах в ФНС осуществляется через электронные документы — УПД, в которых указаны все реквизиты, включая РНПТ. Основные каналы документооборота — СБИС, Диадок и другие операторы ЭДО.

1С интегрируется с этими сервисами с помощью стандартных механизмов. Настройка ЭДО позволяет автоматически подгружать необходимые данные в документы и выгружать отчетные формы в налоговую.

Что важно учитывать при организации электронного обмена:

• Необходимо обеспечить двустороннюю связь — отправку и прием корректных УПД с РНПТ.
• Документы с ошибочными реквизитами отклоняются ФНС или оператором.
• При возвратах или исправлениях все изменения также проходят через ЭДО.

Если в цепочке поставки участвует несколько компаний, важно согласовать формат предоставляемой информации по РНПТ заранее — это исключит расхождения и сбои в сдаче отчетности.

В целом 1С в связке с сервисами СБИС и Диадок дает все необходимые возможности для автоматизированного и корректного учета прослеживаемой продукции. Главное — уделить внимание знаниям и настройкам с самого начала: прослеживаемость не терпит мелких ошибок.

Вопросы и ответы