Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны

В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная. Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.

Для чего используют

Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.

Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.

Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.

Кто должен оформлять документ

Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.

Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.

Образец заполнения расходной накладной

Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.

Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.

Затем по тексту;

1. Инфосправка о грузополучателе и грузоотправителе.
2. Прописывается основание для отпуска.
3. Вставляется табличка с: № п/п, наименование ТМЦ, ед.изм, кол-во, цена и обобщенная сумма (ее можно сделать в Word или Excel).
4. Сведения из таблицы подытоживаются: сколько и на какой суммарный итог было отпущено товара.
5. Затем идут подписи тех, кто одобрил операцию (директор), фактически совершил выдачу (кладовщик), принял имущество на время (водитель).

Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.

Скачать образец Бланка расходной накладной (.xlsx)

Оформление документа

Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.

Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:

1. Номер документа и дата его составления. Название организации-отправителя и компании-получателя (в том случае, если один из них является физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, указывается его Ф. И. О.). Если если между взаимодействующими сторонами существует какая-либо доверенность, то она также прописывается в этой части.
2. Эта часть, как правило, формируется в табличном виде и содержит подробную информацию об отпускаемых ТМЦ: наименование, количество штук, стоимость и т. д. Размер таблицы зависит от того, как много параметров в ней указано. Дополнительно можно прописать условия хранения, упаковку и иные сведения.
3. Заключительная глава бланка включает в себя общую стоимость и количество товарных единиц. Все эти данные берутся из таблицы предыдущей части.

Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.

Для чего она нужна расходная накладная

При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.

Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.

Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.

Нормативная база

Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п. 2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п. 2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п. 2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.

Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:

• документация для оформления передачи товара от поставщика к потребителю либо при возникновении претензий;
• для подтверждения перехода ТМЦ в распоряжение клиента, наделяемого при этом правом их последующей перепродажи;
• для отражения процесса выдачи со склада ценностей в рамках предприятия и для продолжения его стабильной работы.

Порядок формирования

В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.

Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:

1. Открываем главное меню и отмечаем раздел «продажа».
2. Выбираем пункт «Реализация товаров и услуг».
3. Дальше отмечаем тип операции и вписываем оставшиеся данные: информация о получателе, месте отгрузки и договоре поставок.
4. Следующая после этого табличка пополняется информацией о реализуемых имущественных ценностях (с количеством) и номенклатуре. Расчет будет произведен автоматом.
5. Указываем дополнительные сведения при необходимости.
6. Далее кликаем по кнопке «записать».
7. Остается воспользоваться опцией распечатки.

Сохранение отражается в соответствующем журнале.

Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте. Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д. Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.

Унифицированный образец бланка расходной накладной

Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.

Проследите, чтобы здесь имелось:

• полные сведения о продавце и покупателе;
• виды товара с указанием важнейших сведений;
• итоговый результат сделки;
• перечисление ответственных лиц по ней;
• печати организаций (рекомендация).

Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.

ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.

Как заполнить документ: алгоритм

Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.

Стоит учесть:

1. Делается в двух экземплярах для обоих фигурантов.
2. Подписание представителями сопровождается расшифровкой.
3. При осуществлении по РН выдачи ТМЦ нужно указывать основание.

Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.

Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание. При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком. Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.

Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.

Хранение и принятие к учету

Оформлять и сохранять бумаги можно в двух вариантах: электронном и физическом. В первом случае это архивирование документов. Причем архив может быть по текущим операциям или проведенным несколько лет назад. Для удобства последний складируется отдельно, а первый находится под рукой.

Срок хранения бухгалтера начинают отсчитывать по окончании отчетного промежутка времени. Для его определения стоит обратиться к ст. 17 ФЗ 402. При инициировании судебных разбирательств по поводу начисления налогов и штрафов по обязательствам с двух сторон документация сохраняется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Оформление оприходования накладных, полученных покупателями, происходит с помощью проставления штампа и перенесения данных в бухгалтерские журналы, книги. Поступающие товары приходуются в завершающий день их приемки по таким признакам, как количество и качество.

Как осуществлять хранение распечатанных оригиналов это проблематика для частного решения. Зачастую применяют технику раскладки в хронологическом формате по месяцам. Прошедший период можно прошить (например, годовой). Необходимости повышенных мер безопасности здесь нет. То есть использование сейфов нецелесообразно.

Разница форм расходной и товарной накладной

Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции. Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.

Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны. РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями). А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.

Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность. Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные. Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.

Количество показов: 47649