Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны

Расходная накладная — внутренний первичный документ, фиксирующий отпуск товарно‑материальных ценностей внутри компании и при мелкой торговле. В статье раскрыты отличия от товарной накладной (ТН/ТОРГ‑12), требования законодательства 2026 г., порядок заполнения и образцы форм.

Что такое расходная накладная и как она отличается от товарной (ТН)

Определение и статус документов

Расходная накладная (РН) – внутренний первичный документ, фиксирующий факт отпуска материально‑технических ценностей (ТМЦ) внутри организации. Его статус — внутренний, т.е. он не требуется для внешних налоговых и бухгалтерских органов.

Товарная накладная (ТН, ТОРГ‑12) – официальный первичный документ бухгалтерского учёта, оформляемый при передаче права собственности покупателю. Статус — внешний: ТН обязана быть представлена в налоговые органы и используется в расчётах НДС и налога на прибыль.

Форма и обязательные реквизиты

• Форма РН свободна. Компания может разработать собственный бланк, включающий только те реквизиты, которые нужны для внутреннего контроля.
• Форма ТН строго регламентирована. Для большинства операций используется унифицированный бланк ТОРГ‑12 или УПД, где предписаны конкретные позиции (наименование, количество, цена, ставки НДС и т.д.).

В ТН обязательны налоговые реквизиты: ставка и сумма НДС, коды ОКПО, БИК банка, ИНН/КПП контрагентов. В РН такие реквизиты не требуются.

Назначение и сфера применения

• Расходная накладная применяется для:

  • списания товара со склада;
  • выдачи ТМЦ сотруднику (например, служебный инвентарь);
  • перемещения между складами одной компании;
  • детализации розничных продаж в рамках управленческого учёта (1С, МойСклад и пр.).

• Товарная накладная необходима при:

  • оптовых и B2B‑сделках, когда происходит передача права собственности покупателю;
  • расчёте НДС и налога на прибыль, так как ТН служит документом‑основанием для налоговой отчётности;
  • формировании отчётности в Федеральную налоговую службу (ФНС) и последующем зачёте НДС.

Ключевые различия

Таким образом, расходная накладная — это гибкий инструмент внутреннего контроля, а товарная накладная — строго регламентированный документ, необходимый для внешних бухгалтерских и налоговых целей. Выбор между ними зависит от характера операции и требований законодательства.

Нормативная база и обязательные реквизиты расходной накладной

Нормативные акты, регулирующие оформление расходной накладной

Основные документы, определяющие порядок составления и использования расходных накладных, включают:

Эти акты образуют правовую основу: закон 402‑ФЗ задаёт минимальный набор реквизитов, а ФСБУ 27/2021 уточняет технические требования к их оформлению, а ФСБУ 28/2023 — их роль в инвентарных процедурах.

Обязательные реквизиты по ст. 9 закона № 402‑ФЗ

Согласно статье 9 закона 402‑ФЗ, в любой расходной накладной должны присутствовать следующие семь реквизитов:

1. Наименование документа – например, «Расходная накладная».
2. Дата составления – дата подписи документа.
3. Наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя).
4. Содержание операции – основание перемещения, например: «Перемещение товаров со склада № 1 на склад № 2».
5. Единицы измерения и количество – натуральные показатели (штуки, килограммы) и/или денежные эквиваленты.
6. Должности лиц, ответственных за выдачу и получение – указываются должностные наименования, а не только ФИО.
7. Подписи с расшифровкой ФИО – подписи ответственных лиц, выполненные в соответствии с требованиями ФСБУ 27/2021 (в том числе с использованием ЭЦП в электронных документах).

Эти реквизиты обеспечивают однозначную идентификацию операции, позволяют отследить её юридическую и бухгалтерскую сторону и служат основанием для последующего контроля.

Локальные нормативные документы и их роль

Помимо федеральных актов, каждая организация должна утвердить собственные внутренние документы, которые придают расходной накладной юридическую силу внутри компании:

• Учетная политика предприятия – определяет порядок применения бухгалтерского учета, в том числе правила оформления первичных документов.
• Приказ о праве подписи – фиксирует, какие должностные лица уполномочены подписывать расходные накладные.
• Договор о материальной ответственности – связывает сотрудников, получающих имущество, с обязательством возврата или возмещения стоимости.

Отсутствие этих локальных актов может привести к спорным ситуациям при внутреннем аудите или проверке налоговыми органами.

Сроки хранения и требования к электронному документообороту

Согласно статье 17 закона 402‑ФЗ, все первичные бухгалтерские документы, включая расходные накладные, должны сохраняться не менее пяти лет после окончания отчётного года. Требования одинаковы для бумажных и электронных форм:

• Бумажные версии – хранятся в архиве организации в условиях, обеспечивающих сохранность оригиналов.
• Электронные версии – должны быть подписаны электронной подписью, защищены от несанкционированного изменения и иметь возможность восстановления в оригинальном виде.

Соблюдение этих сроков гарантирует возможность предоставить документ в случае налоговой проверки, аудита или судебного разбирательства.

Практика оформления и процесс работы с расходной накладной

Инициирующее основание и ответственные лица

Оформление расходной накладной начинается с документального подтверждения необходимости отгрузки. В качестве основания могут выступать:

• заказ покупателя;
• служебная записка;
• распоряжение руководителя;
• лимит‑карта.

Кто именно заполняет накладную, зависит от масштаба и структуры компании:

• Менеджер по продажам – при внешних отгрузках;
• Кладовщик – при внутренних перемещениях товаров;
• Бухгалтер – в небольших фирмах, где функции продаж и склада совмещаются;
• Собственник/руководитель – в микробизнесе, где нет отдельного персонала.

Пошаговый процесс оформления в системе

1. Инициация – в 1С, «МойСклад», Excel или аналогичной системе выбирается команда «Создать на базе». Система автоматически подставляет реквизиты контрагента, склада‑отправителя и склада‑получателя.
2. Заполнение шапки – указываются номер, дата, полное название организации‑отправителя, склад‑отправитель, склад‑получатель (контрагент) и основание операции (например, «Заказ №12345»).
3. Табличная часть – формируются строки с:
   • порядковым номером;
   • артикулом или наименованием товара;
   • единицей измерения (по ОКЕИ);
   • количеством;
   • ценой (может быть себестоимостью или розничной);
   • суммой, рассчитываемой автоматически системой.

Сборка, контроль качества и подпись

4. Сборка на складе – кладовщик использует терминал сбора данных (ТСД). ТСД резервирует требуемый товар, после чего кладовщик формирует комплект. При обнаружении брака количество корректируется в документе, что фиксируется в системе.
5. Подписание и проведение – после сборки накладка подписывается двумя сторонами:
   • «Отпустил» – кладовщик или менеджер;
   • «Получил» – представитель получателя. Внутренний электронный документооборот (ЭДО) допускает простую электронную подпись, а для более строгих требований используется усиленная ЭЦП.

Архивирование и форматы хранения

6. Передача в бухгалтерию и архивирование – готовый документ передаётся в бухгалтерию и сохраняется в электронном архиве (КЭДО) либо в бумажном виде. Хранение обязано соответствовать пяти‑летнему сроку, установленному законодательством.

Форматы расходных накладных могут быть разными, но должны обеспечивать возможность подписи и последующего контроля:

• свободный бланк в Excel с встроенными формулами;
• бумажный вариант формата А4 или А5;
• электронный документ (PDF, XML) в системе, подпись через мобильное приложение.

Такой последовательный подход позволяет минимизировать ошибки при отгрузке, обеспечить прозрачность движения товаров и соответствовать требованиям бухгалтерского и налогового учёта.

Изменения 2026‑2027 годов: цифровизация и новые требования к накладным

1. Отмена ТОРГ‑12 и переход на УПД 5.03

С 1 января 2026 г. Федеральная налоговая служба официально отменила электронный формат ТОРГ‑12. Вместо него в качестве легитимного документа признан универсальный передаточный документ УПД 5.03, который объединяет транспортную накладную (ТН) и счёт‑фактуру.

• Что изменилось:

  • Электронные ТОРГ‑12 более не принимаются в рамках электронного документооборота (ЭДО).
  • Бумажные ТОРГ‑12 допускаются только в случаях, когда документ не проходит через ЭДО.

• Практический пример: компания, отгружающая товары партнёру, должна сформировать УПД 5.03 в своей системе учёта и передать его контрагенту через выбранного оператора ЭДО. ТОРГ‑12 в электронном виде будет отклонён налоговой проверкой.

2. Регистрация экспедиторов и обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН)

С 1 марта 2026 г. все экспедиторы обязаны пройти регистрацию в едином реестре «ГосЛог». Далее, с 1 сентября 2026 г., вводятся обязательные электронные транспортные накладные ЭТрН, что делает бумажные варианты почти полностью недействительными.

ЭТрН передаются в режиме реального времени через операторов ЭДО и автоматически фиксируются в государственных информационных системах.

3. Ужесточение требований к расходным накладным (ФСБУ 28/2023)

С 1 апреля 2026 г. вступает в силу Федеральный стандарт бухгалтерского учёта 28/2023 «Инвентаризация». Согласно новому стандарту расходные накладные становятся главным документом при проверке остатков, а перечень обязательных реквизитов существенно расширяется.

• Ключевые изменения:
  • Обязательное указание точных измерительных средств (например, серийных номеров, кода маркировки).
  • Требование подписи ответственного лица в электронном виде (ПЭП).
  • Обязательное указание даты и времени формирования накладной.

Неполные или некорректные накладные могут стать основанием для наложения штрафов и отказа в признании расходов.

4. План действий для 2026‑2027 гг.: чек‑лист и технологическая подготовка

Чтобы избежать сбоев в работе и штрафных санкций, предприятиям рекомендуется выполнить следующие шаги:

• Перенастройка учетных систем.
  • Обновить 1С, МойСклад и другие ERP‑решения для формирования и отправки УПД 5.03 вместо ТОРГ‑12.
• Подключение оператора ЭДО.
  • Выбрать провайдера, поддерживающего как ЭТрН, так и интеграцию с ГИС ЭПД, и завершить подключение до 1 сентября 2026 г.
• Актуализация форм расходных накладных.
  • Внести изменения в шаблоны в соответствии с ФСБУ 28/2023 (дата, подписи, точные измерители).
• Внедрение терминалов сбора данных.
  • Установить сканеры RFID/штрих‑кода и терминалы ТСД, что позволит автоматически формировать расходные накладные без ручного ввода.
• Настройка внутреннего ЭДО с электронными подписями (ПЭП).
  • Обеспечить совместимость всех учетных программ с новыми форматами УПД и ЭТрН, а также с инфраструктурой ПЭП.

Перспектива 2027 г.: с 1 января 2027 г. вводится полный запрет на бумажный документооборот в B2B‑сегменте. Все отгрузки должны осуществляться исключительно через цифровой УПД, а автоматическое списание товаров будет происходить на основе сканирования RFID/штрих‑кода и мгновенного формирования расходных накладных системой искусственного интеллекта.

Своевременная подготовка к этим изменениям позволит компаниям сохранить операционную эффективность и избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Чем расходная накладная отличается от товарной накладной (ТОРГ‑12/УПД)?

Расходная накладная — внутренний документ, фиксирует перемещение ТМЦ внутри компании (перемещение между складами, выдача сотруднику). Форма свободна, обязательны лишь 7 реквизитов ФЗ 402‑ФЗ. Товарная накладная (ТОРГ‑12) — официальный первичный документ бухгалтерского учёта, используется при передаче права собственности между юридическими лицами; её форма унифицирована, содержит коды ОКПО, БИК, НДС и обязательна для налоговой отчётности. С 2026 г. электронный ТОРГ‑12 заменён УПД 5.03.

Когда необходимо использовать расходную накладную, а когда товарную?

• Расходная накладная применяется при внутреннем учёте: перемещение между складами, выдача материалов сотрудникам, мелкая розничная продажа с детализацией к чеку.
• Товарная накладная (УПД) обязательна при оптовой продаже, B2B‑операциях, когда покупатель должен уменьшить налог на прибыль или зачесть НДС. Без неё налоговая не признаёт расход.

Какие реквизиты обязаны быть в расходной накладной согласно ФЗ 402‑ФЗ и ФСБУ 27/2021, 28/2023?

1. Наименование документа (например, «Расходная накладная»).
2. Дата составления (дата подписи).
3. Наименование организации (или ФИО ИП).
4. Основание операции (договор, заказ, служебная записка).
5. Наименование и количество ТМЦ (единицы измерения).
6. Должности и ФИО лиц, отвечающих за выдачу и получение.
7. Подписи сторон («Отпустил», «Получил»).

С 1 апреля 2026 г. ФСБУ 28/2023 ужесточает требования к точности указанных данных и к их хранению при инвентаризации.

Кто обязан подписывать расходную накладную и какие подписи требуются?

Подпись ставит лицо, выдающее товар (кладовщик, менеджер — графа «Отпустил»/«Сдал») и получатель (сотрудник, водитель, покупатель — графа «Получил»/«Принял»). Оба подписи должны включать расшифровку ФИО и должность. При электронном документообороте допускаются усиленные электронные подписи (ЭЦП) через терминалы или мобильные приложения.

Как правильно хранить расходные накладные и какой срок их хранения?

Документы могут храниться в бумажном виде или в электронном (КЭДО). Срок хранения — не менее 5 лет после окончания отчётного периода (ст. 17 ФЗ 402). Электронные версии должны быть подписаны ЭЦП и помещены в архив с метаданными, позволяющими восстановить оригинал. При бумажном хранении рекомендуется хронологическое размещение в папках и прошивание по годам.