ЭСФ: что такое электронный счет-фактура и как правильно его оформить

• Цифровая трансформация документооборота
• Оформление и передача электронных счетов-фактур
• Новая система прослеживаемости и контроль над товарооборотом
• Преимущества, ограничения и будущее ЭСФ

Цифровая трансформация документооборота

Тенденции 2025 года и прогноз на 2026

Цифровизация бухгалтерского и налогового документооборота в России перестала быть трендом — теперь это обязательное условие для стабильной работы бизнеса в большинстве отраслей. В 2025 году векторы развития сфокусированы не только на расширении охвата электронного документооборота (ЭДО), но и на углублении автоматизации процессов благодаря использованию ИИ, облачных сервисов и аналитических инструментов.

Компании уже не просто «переходят на цифру», а интегрируют цифровые каналы в свои бизнес-цепочки: система электронных счетов-фактур (ЭСФ), сверка остатков по API, автоматическое заполнение документации на основе шаблонов, контроль статусов в режиме реального времени. Все это позволяет минимизировать контакт с бумагами и ускорить оборот.

Прогнозы на 2026 год свидетельствуют о дальнейшем законодательном усилении электронной отчетности, в том числе обязательной интеграции с ГИС МТ и углублении системы прослеживаемости. Больше внимания будет уделено качеству данных и унификации форматов.

Общие принципы перехода на ЭСФ

Переход на электронные счета-фактуры требует соблюдения определенного алгоритма. Начать следует с оценки технической готовности и вовлеченности контрагентов. Практика показывает: быстрота перехода зависит не столько от размера компании, сколько от ИТ-обеспеченности и организационной зрелости.

Стандартный порядок запуска ЭСФ включает:

• Проверку совместимости с контрагентами по каналам ЭДО;
• Оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП) – без нее невозможно подписывать документы юридически значимым образом;
• Выбор и подключение к оператору ЭДО, а также регистрация в информационной системе ФНС;

После этого можно выставлять и принимать ЭСФ согласно действующим форматам. Важно: несмотря на то, что ЭСФ активно используется при взаимодействии с НДС-плательщиками, допустимо оформлять их даже в отношении покупателей без НДС.

Роль технологий в автоматизации бухгалтерии

Технологии стали неотъемлемой частью повседневной работы бухгалтерии и налогового учета. В 2025 году практически невозможно представить процесс выставления и учета ЭСФ вручную. Здесь на первый план выходят специализированные программные платформы, которые автоматически подгружают сведения, проверяют корректность заполнения и отправляют документы через ЭДО.

Причем это касается не только крупных ERP-систем. Даже у малого бизнеса появилась возможность интеграции с ЭДО на уровне бухгалтерских сервисов: от подготовки первичных документов до сверки с counterparties в онлайне. Роботизация позволяет предупреждать ошибки при работе с прослеживаемыми товарами или импортными партиями, особенно в заполнении новых строк и разделов ЭСФ.

В числе приоритетных задач — внедрение предиктивной аналитики: системы могут заранее подсказать бухгалтеру, какие данные необходимо обновить, на какой код ТНВЭД обратить внимание и где есть расхождения с предыдущими поставками.

Преимущества цифрового обмена для бизнеса

Электронные счета-фактуры и автоматизированный документооборот дают компаниям очевидные преимущества — они касаются как внутренних процессов, так и взаимодействия с внешними партнерами:

• Экономия времени: оформление ЭСФ и их отправка занимают считанные минуты, без необходимости печати или курьерской доставки;
• Снижение риска ошибок: система сама сигнализирует о несоответствии формата, отсутствии обязательных данных и прослеживаемости;
• Целостность и юридическая значимость: КЭП обеспечивает подлинность, а ЭДО сохраняет всю цепочку взаимодействия;
• Прозрачность: все операции фиксируются и могут быть проверены в любое время — как в рамках внутреннего контроля, так и по запросу налоговых органов;
• Снижение затрат: исключается необходимость в бумажных архивах, логистике бумажных экземпляров и физическом хранении.

При этом внедрение электронных счетов-фактур выгодно как поставщикам, так и получателям: процессы сверки, возвратов, рекламаций и отчетности унифицируются и происходят быстрее.

Оформление и передача электронных счетов-фактур

Этапы подключения к ЭДО и оформление ЭЦП

В современной практике весь документооборот между бизнесом и налоговыми органами переходит в электронный формат. Чтобы начать работать с ЭСФ, необходима регистрация в системе электронного документооборота (ЭДО), а также наличие квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).

Подключение осуществляется через оператора ТКС. Продавец предоставляет следующие сведения:

• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• Адрес регистрации и ИНН;
• Данные действующей ЭЦП;
• Контактные координаты;

Также требуется согласие на информационный обмен с контрагентами. После одобрения выдается уникальный идентификатор участника ЭДО и доступ к платформе. Все изменения в реквизитах необходимо отражать в течение трёх рабочих дней.

Требования к структуре и реквизитам ЭСФ

Электронный счет-фактура должен быть сформирован по утвержденному формату. Особое внимание уделяется полям, связанным с прослеживаемостью товаров — с 1 июля 2021 года они обязательны для заполнения.

В ЭСФ обязательно должны присутствовать:

• Регистрационные номера деклараций и партий товаров;
• Единицы измерения (в формате, согласованном с ФНС);
• Общее количество прослеживаемой продукции для каждой товарной строки;

Дополнительно учитываются стандартные реквизиты: данные о поставщике и покупателе, стоимость, ставки НДС, подпись и дата. Использование автоматизированных бухгалтерских систем минимизирует риски ошибок и ускоряет оформление первичных документов.

Особенности работы с корректировочными ЭСФ

Корректировочные ЭСФ оформляются в тех случаях, когда необходимо изменить стоимость, количество или характеристики товара после выставления первоначального счета-фактуры. Они имеют ту же юридическую силу, что и основной документ, и обязательны для всех участников ЭДО.

Ключевое отличие — наличие связи с исходным документом: корректировочная форма должна содержать его номер и дату. Важно соблюдать сроки выставления таких ЭСФ, особенно при возвратах и переоценках, чтобы избежать налоговых претензий.

Процедура отправки, получения и подписания документов

Процесс прохождения ЭСФ по цепочке от продавца к покупателю берет на себя оператор ЭДО. Алгоритм такой:

• Выставление счета-фактуры в системе учета;
• Подписание ЭЦП и передача документу статуса юридической силы;
• Отправка оператору ЭДО, который проверяет подлинность и целостность данных;
• Доставка документа покупателю, который подтверждает его получение;

Важно, что покупатель получает уведомление только после технической и форматной проверки. В случае выявления несоответствий документ возвращается на доработку.

Согласно текущим требованиям на 2025 год, система прослеживаемости товаров и цифровизация документооборота позволяют сделать контроль за налогообложением более прозрачным. Ожидается, что в 2026 году перечень прослеживаемых категорий продукции и обязательных сведений в ЭСФ будет расширен, а участие в ЭДО станет обязательным для еще большего числа компаний.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Новая система прослеживаемости и контроль над товарооборотом

Категории прослеживаемых товаров в 2025 году

К середине 2025 года список прослеживаемых товаров расширился и охватывает всё больше категорий, критичных для государственного контроля. В перечень входят:

• Бытовая техника с серийными номерами: холодильники, стиральные машины, пылесосы.
• Медицинские изделия, включая диагностическое оборудование и инструменты.
• Шины и покрышки для автотранспорта.
• Офисная техника — принтеры, сканеры, копировальные аппараты.

Работа с такими товарами требует строгого соблюдения требований по подаче электронной счет-фактуры (ЭСФ), точного указания всех реквизитов и наличия прослеживаемого номера партии при необходимости.

Дополнительные поля и обязательные реквизиты ЭСФ

Электронная счет-фактура в 2025 году содержит больше обязательных полей. Это объясняется необходимостью точной идентификации товаров и контроля легальности поставок. Среди обязательных реквизитов:

Любые нестыковки или отсутствие обязательных полей может привести к отказу оператора ЭДО принять документ для проверки.

Обязанности продавца и покупателя

Роль каждой стороны в документообороте чётко определена. Продавец обязан своевременно оформить, подписать и отослать ЭСФ через оператора. Покупатель, в свою очередь, должен сверить данные документа с фактом отгрузки:

• Если данные совпадают — подписать ЭСФ и подтвердить приём.
• Если есть расхождения — сообщить продавцу и инициировать корректировочный документ.

Наиболее эффективно процесс проходит при подключении обеих сторон к одному оператору ЭДО — меньше технических разрывов, быстрее подтверждение.

Промежуточная проверка со стороны оператора ЭДО

Оператор ЭДО в 2025 году выполняет не только функции курьера между участниками сделки, но и автоматически проверяет корректность оформления. Это снижает вероятность технических ошибок:

• Проверка целостности ЭСФ и наличии ЭЦП.
• Контроль соответствия дату и номер контрагентских реквизитов.
• Сопоставление кодов прослеживаемых товаров с ФНС.

Если обнаружена ошибка — файл завершается с пометкой об отказе, возврат отправителю обязателен. Таким образом, оператор стал полноценным звеном в цепочке юридической значимости сделки.

Принятие электронной счет-фактуры

После поступления ЭСФ покупатель сверяет сведения с заявкой и фактическим поступлением товара. Когда всё совпадает, он подтверждает документ своей электронной подписью. При любом несовпадении оформляется корректировка. Здесь важно:

• Подписывать только после полноценной проверки.
• Контролировать расхождения на раннем этапе, чтобы не затягивать оформление встречных документов.

В случае, если обе компании подключены к одному оператору ЭДО, обмен документами занимает считанные минуты.

Решения возможных проблем

На практике встречаются различные нюансы. Регламент предусматривает несколько универсальных решений:

• Если один из участников не получил подтверждение вовремя, он обязан уведомить другую сторону удобным способом — по почте, телефону, через ЭДО.
• Если в течение пяти рабочих дней с момента отгрузки нет ЭСФ, покупатель связывается с продавцом, а тот — со своим оператором для выяснения причин.

Электронный документооборот строится на доверии и добросовестности обеих сторон. Главная задача — избегать ситуаций, когда ответственность за действия лежит только на одной стороне.

Если подтвердить ЭСФ невозможно по техническим или организационным причинам — допускается оформление бумажного варианта, но исключительно для непрослеживаемых товаров. Повторное выставление по одному случаю категорически запрещено — это риск двойного документооборота и штрафов.

Особенности работы с электронными счетами-фактурами (СЧФ)

Система ЭСФ подразумевает участие трёх сторон: отправителя, получателя и оператора электронного документооборота. Все участники должны иметь настроенные технические решения, квалифицированную электронную подпись и доступ к интернету. Юридическое основание — приказ Минфина № 174н.

Схема работы следующая: продавец формирует и подписывает ЭСФ, затем отправляет её покупателю через ЭДО. Оператор проверяет корректность, доставляет документ и регистрирует его в своей системе. Покупатель подтверждает получение и делает отметку через ту же платформу.

ИП и юридические лица оформляют один экземпляр ЭСФ. Документ подписывает уполномоченное лицо с квалифицированной электронной подписью. Это обеспечивает юридическую значимость и возможность защиты в случае споров.

Таким образом, электронная счет-фактура в 2025 году — не просто документ, а ключевой инструмент прозрачного и контролируемого делового оборота.

Преимущества, ограничения и будущее ЭСФ

Плюсы электронного документооборота для бизнеса

Переход на электронные счета-фактуры (ЭСФ) — это не просто следование законодательству, а реальный шаг к оптимизации процессов. При правильной организации ЭДО позволяет существенно экономить ресурсы — как временные, так и финансовые.

Компании избавляются от необходимости печатать, сканировать и пересылать документы по почте или курьером. Кроме того, ЭСФ автоматически попадают в бухгалтерские системы, тем самым ускоряя подготовку отчетности и снижая нагрузку на сотрудников.

Немаловажный аспект — прозрачность взаимодействия с налоговыми органами. Электронные документы фиксируются в момент выставления и обрабатываются ФНС автоматически без участия третьих лиц.

• Экономия на материальных носителях и курьерских услугах.
• Ускоренная сверка с контрагентами по НДС.
• Снижение ошибок за счет автоматической загрузки данных и проверки.

Минусы и возможные технические сложности

Несмотря на очевидные преимущества, использование ЭСФ невозможно назвать абсолютно бесшовным процессом. В первую очередь, речь идет о технической зависимости: от работоспособности программного обеспечения, квалификации персонала и устойчивости интернет-соединения.

Ошибки в подписании, сбои в работе оператора ЭДО или несовместимость форматов между программами контрагентов — всё это может привести к возврату документа или срыву сроков отчетности.

К тому же, в случае непредвиденных технических проблем (например, отключения электричества) может потребоваться оперативный перевод части документооборота в бумажный формат, что требует поддержания двойного процесса.

Типовые ошибки и способы их устранения

На практике чаще всего встречаются следующие ошибки:

• Неверное указание даты и номера счета-фактуры (например, задним числом — что запрещено в ЭСФ).
• Ошибки ИНН/КПП поставщика или покупателя.
• Расхождение в суммах или кодах товаров с сопроводительными документами.

Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется:

• Настроить контрольные точки внутри учетной системы (например, автопроверку ИНН или даты).
• Регулярно обновлять версию программного обеспечения, чтобы гарантировать совместимость с требованиями ФНС.
• Обучать сотрудников работе с интерфейсом и логикой ЭСФ конкретного провайдера.

Стандартизация и развитие законодательства к 2026 году

На 2025 год структура ЭСФ уже чётко стандартизирована и регламентируется статьёй 169 Налогового кодекса РФ. Все реквизиты совпадают с бумажной версией, включая наименования и формат полей. Расширение полей документа не предполагается.

Однако в ближайший год ожидаются уточнения в правоприменительной практике: начата активная работа над снижением количества корректировочных ЭСФ, а также усилением контроля над выставлением счетов при поставках прослеживаемых товаров. При этом, единый шаблон «как правильно заполнить ЭСФ» невозможен, так как визуальный интерфейс зависит от конкретной учетной системы.

То есть, даже при полной стандартизации формата ЭСФ, пользовательский путь остаётся уникальным для каждой компании. Поэтому лучше ориентироваться не на шаблоны, а на методические рекомендации вашего оператора ЭДО или разработчика бухгалтерского ПО.

В целом, развитие законодательства движется в сторону максимальной интеграции налогового мониторинга в ЭДО. Уже сейчас внедряется информация по дополнительным идентификаторам товаров, а в ближайшем будущем может появиться возможность автоматического сопоставления ЭСФ с кассовыми чеками и товарными накладными.

Вопросы и ответы