Рекомендации как составить правильный коммерческий инвойс

• Кто и когда должен выставлять инвойс
• Обязательные элементы инвойса
• Образцы инвойсов: шаблоны и форматы
• Корректировка и исправление инвойса
• Вопросы и ответы

Кто и когда должен выставлять инвойс

Юридическое и физическое лицо

Инвойс — это основной документ в международной торговле, подтверждающий договорённости между продавцом и покупателем. Его может выставлять как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель или даже физическое лицо при определённых условиях.

Юридические лица обычно выступают в роли поставщиков товаров и услуг за границу. Выставление инвойса в этом случае — стандартная процедура: документ формируется сразу после подтверждения заказа или передачи товара.

Физические лица могут столкнуться с необходимостью выставить инвойс, если, например, участвуют в международных маркетплейсах или фриланс-биржах. Но стоит понимать, что в таком случае инвойс — больше удобный формальный документ для международного клиента, а не юридическая отчетность.

Важно: в различных странах могут быть требования к оформлению инвойса, особенно если между сторонами подписан контракт с указанием строгих условий по документообороту.

Импорт из Китая, Японии, Кореи

Импорт товаров из стран Азии требует особого внимания к инвойсам. Именно они ложатся в основу таможенного оформления. Без корректного инвойса груз могут задержать или неправильно классифицировать при декларировании.

Обычно инвойс выставляется продавцом (экспортером) сразу после подтверждения условий поставки. В нем указываются ключевые данные: наименование товара, количество, цена за единицу, общая сумма, условия поставки (например, FOB Шанхай или DDP Владивосток), данные отправителя и получателя.

Если вы занимаетесь регулярными поставками, рекомендуем выработать шаблон, соответствующий как требованиям таможни России, так и требованиям контрагентов. Обратите внимание, что у поставщиков из Японии и Кореи стиль и логика инвойса может заметно отличаться — не стесняйтесь запрашивать изменения, если какие-либо поля не соответствуют требованиям вашего бухучета или логистов.

Когда нужен предварительный инвойс

Предварительный инвойс (Proforma Invoice) — это документ, который готовится до отправки товара и даже до начала его упаковки. Он нужен в случае, если покупатель должен:

• Оплатить заказ заранее — как в случае с банковским переводом;
• Подготовить импортную лицензию или таможенные разрешения;
• Обосновать бюджет внутри компании (обычно в B2B-сделках);
• Открыть валютный контракт или аккредитив.

По сути, это предложение с полной детализацией, превращающееся в финальный инвойс после отгрузки товара. Часто идентичное содержанию финального инвойса, оно при этом не используется в бухгалтерии.

Proforma помогает финансовому планированию и зачастую становится обязательным этапом в сделках с новыми партнерами.

Что делает инвойс официальным документом

Чтобы коммерческий инвойс приобрёл юридическую силу и стал основанием для бухучета, оплаты, таможенного оформления, он должен соответствовать определённым критериям. В первую очередь — быть оформленным на имя конечного покупателя с обязательными координатами сторон сделки.

Признаки официального инвойса:

Требование	Комментарий
Номер и дата инвойса	Позволяет идентифицировать документ, особенно при проверках и сверках
Подпись и печать (если применимо)	В некоторых странах без этого документ считается недействительным
Наименование и описание товаров	С указанием количества, единиц измерения и стоимости
Сумма к оплате и валюта	Должны совпадать с суммой в договоре и платёжном поручении
Условия поставки (например, Incoterms)	FOB, DDP, CIF — эти термины имеют значение при логистике и налогообложении

Если инвойс будет использоваться для перевода средств через банк, особенно в валюте, он должен соответствовать требованиям финансового учреждения. Об этом подробнее рассказывается в материале "Банки и инвойс: где и как бизнесу безопасно оплачивать международные поставки".

В 2025 году бизнес всё чаще пользуется цифровыми инвойсами — в виде PDF с электронными подписями, которые принимаются как формальные документы. Однако в кросс-граничных сделках по-прежнему важно присылать печатные копии с грузом.

Обязательные элементы инвойса

Номер и дата

Каждый коммерческий инвойс должен иметь уникальный номер и дату выпуска. Это не просто формальность – номер инвойса используется в бухгалтерском учете, при оформлении таможенных документов и для сверки платежей. Отсутствие номера может вызвать задержки при таможенном оформлении или даже отказ в принятии документа.

Дата на инвойсе, как правило, совпадает с датой выписки документа, но может соответствовать дате отгрузки – главное, чтобы участники сделки знали, какой логике вы следуете. В случае возврата товара или исправлений легко ссылаться на конкретный документ, если номера и даты соблюдены корректно.

Детализация товаров или услуг

Инвойс должен содержать точное описание того, что вы продаёте. Недостаточно указывать “оборудование” или “товар” — нужно описать каждую номенклатурную позицию. Это важно и для получателя, и для таможни, которая может потребовать разъяснений, если позиция будет нечёткой.

Типичная детализация включает:

• Наименование товара или услуги
• Артикул или код (если есть)
• Краткое техническое описание (по необходимости)
• Единица измерения (шт., кг, м и т.д.)

Не стоит копировать информацию из маркетинговых материалов — описания должны быть точными, лаконичными и понятными проверяющим.

Цена, количество, валюта

Один из ключевых элементов инвойса — это стоимость. Здесь важно указать цену за единицу, общее количество и валюту сделки. Ошибки в этих данных могут привести к неверному расчёту таможенных пошлин или налогов.

Товар	Количество	Цена за единицу	Валюта	Итого
Сканер штрих-кодов X-Scan 210	20 шт.	120	USD	2400
Принтер этикеток Zebra 220Xi4	5 шт.	650	USD	3250

Никогда не забудьте указать общую сумму, итоговую оценку всей партии и, при необходимости, валютный курс, если расчёты ведутся в разных валютах.

Контракт, условия поставки и оплаты

Инвойс должен ссылаться на контракт или согласование, в рамках которого осуществляется поставка. Это особенно важно при международной торговле — надзорные и таможенные органы должны понимать, на каких условиях осуществляется сделка.

Также важно включать условия доставки (например, FCA Москва, Incoterms 2020) и сроки или формы оплаты. Это влияет на риски сторон, порядок оформления грузов и даже на право собственности на момент отгрузки.

Пример:

• По контракту № 015/25 от 01.02.2025 г.
• Условия поставки: DAP Казань, Incoterms 2020
• Оплата: 50% аванс, 50% в течение 10 рабочих дней после поставки

Если вы оформляете инвойс для внешнеэкономической сделки, рекомендуем также ознакомиться с материалом об инвойсе при таможенном оформлении. В нём подробно рассказывается, какие требования существуют к такому типу документа в 2025 году и какие ошибки могут привести к блокировке груза.

Образцы инвойсов: шаблоны и форматы

Инвойс на английском и русском

Коммерческий инвойс может составляться как на русском, так и на английском языке — в зависимости от того, с каким деловым партнёром вы работаете. Если покупатель — иностранная компания, то предпочтительно использовать английский язык. Для операций внутри России все реквизиты могут быть на русском.

Однако для трансграничной торговли часто используют двуязычные формы инвойсов. Это упрощает работу бухгалтерам, таможенным органам и контрагентам. Вот пример реквизитов, которые должны быть в любом инвойсе независимо от языка:

• Номер и дата инвойса
• Наименование продавца и покупателя с контактной информацией
• Описание товара или услуги
• Количество, цена за единицу и итоговая сумма
• Условия оплаты и поставки
• Банковские реквизиты

Советы по составлению инвойса на английском языке вы также найдёте в этой статье — она полезна тем, кто работает с зарубежными клиентами.

Шаблон Excel, Word и PDF

Формат самого файла с инвойсом зависит от ваших бизнес-процессов и системы документооборота. Обычно используют следующие форматы:

Формат	Преимущества	Недостатки
Excel	Удобно для расчётов и автоматизации формул	Возможны проблемы с отображением на других устройствах
Word	Максимальная гибкость в оформлении	Не предназначен для сложной арифметики
PDF	Подходит для отправки и печати, нельзя случайно изменить	Нельзя редактировать без специальных программ

Часто компании хранят шаблоны инвойсов в Excel, заполняют их вручную или автоматически, а затем конвертируют в PDF для отправки клиенту.

Онлайн-сервисы для генерации инвойсов

Если вы хотите упростить процесс выставления счетов, стоит обратить внимание на специализированные онлайн-сервисы. Они позволяют экономить время и избегать ошибок. Обычно такие сервисы предоставляют:

• Готовые шаблоны с адаптивными полями
• Автоматическое заполнение на основе данных из CRM
• Мгновенное формирование PDF-документа
• Возможность отправки клиенту сразу из сервиса

Некоторые решения предлагают выгрузку в формате УПД (универсальный передаточный документ), что также удобно для бухучёта.

Пример инвойса на автомобиль

Отдельного внимания заслуживает инвойс, оформляемый при продаже автомобиля. Он может понадобиться как юрлицам, так и частным автосалонам при трансграничных сделках или передаче техники между компаниями. В таком инвойсе дополнительно указываются:

• VIN-номер авто
• Марка, модель, год выпуска
• Пробег (если машина с пробегом)
• Номер договора купли-продажи

Важно не путать инвойс с договором или актом — это самостоятельный документ, который фиксирует условия оплаты и часто используется при оформлении таможенных документов, особенно при импорте. Правильное оформление инвойса на автомобиль сокращает риски задержек при регистрации и перевозке.

Корректировка и исправление инвойса

Можно ли менять инвойс после отправки

Да, инвойс можно изменить даже после отправки покупателю, особенно если речь идёт об ошибке или изменении условий поставки. Основное правило — изменения должны быть согласованы обеими сторонами: поставщиком и покупателем. Без согласия стороны, получившей инвойс, исправления могут быть признаны недействительными.

Чаще всего потребность в изменении возникает по следующим причинам:

• Ошибки в реквизитах поставщика или покупателя;
• Неточности в наименовании товара или его количестве;
• Пересмотр условий оплаты — например, добавление скидки или перерасчёт стоимости доставки;
• Изменение валюты расчётов.

Однако, если инвойс уже использован для бухгалтерского учёта или подан в государственные органы (например, в таможенные), корректировка потребует более формального подхода.

Как оформить исправленный инвойс

На практике применяются два варианта: оформление нового инвойса с корректной информацией или выставление корректировочного документа (часто называемого «исправленный инвойс»).

При оформлении нового инвойса рекомендуется:

• Указать, что документ является исправленным — например, «Invoice #458-корректировка» или «Revised Invoice #458»;
• Сохранить оригинальную дату поставки, но указать дату корректировки отдельно;
• Чётко прописать, какие именно данные были изменены по сравнению с начальным вариантом.

Также разумно приложить сопроводительное письмо с разъяснением причин изменений и подтверждением согласия обеих сторон.

Нюансы при изменении суммы

Если исправления касаются суммы инвойса, важно учитывать следующие моменты:

Тип изменения	Что делать	К чему быть готовым
Уменьшение суммы	Выставить кредит-нот (Credit Note)	Может повлиять на НДС и налоговую отчётность
Увеличение суммы	Новый инвойс или дебет-нот (Debit Note)	Требуется согласование с покупателем
Изменение валютного курса	Указывать фиксированный курс расчёта	Избежать риска курсовых разниц

Важно: при изменении суммы после оплаты может потребоваться перерасчёт банковских комиссий или возврат части средств.

Документы-сопровождение при правках

Когда вы вносите изменения в инвойс, рекомендуется подготовить дополнительный набор документов, чтобы избежать вопросов со стороны контрагентов и контролирующих органов. В зависимости от ситуации, это могут быть:

• Письмо-согласование от второй стороны;
• Акт согласования расхождений (если инвойс уже учтён в бухгалтерии);
• Копия первичного (исходного) инвойса;
• При необходимости — внутренний служебный документ о причине корректировки.

Это особенно важно для поставок за рубеж, где инвойс используется для валютного контроля и таможенного оформления. Даже незначительные изменения без соответствующего оформления могут вызвать задержки на границе или вопросы у налоговых органов.

Чтобы упростить процесс, заранее оговаривайте процедуру изменения инвойсов в контракте с партнёром. Это сэкономит вам время и нервы в случае необходимости правок.

Вопросы и ответы

Количество показов: 214