Как провести корректировочный счет-фактуру: инструкция для бухгалтерии
- Корректировочный счет-фактура: что это
- Оформление КСФ в 1С
- Типовые ошибки и исправление КСФ
- Разница между УКД и КСФ
- Вопросы и ответы
Корректировочный счет-фактура: что это
Когда нужен корректировочный счет-фактура
Корректировочный счет-фактура (КСФ) нужен, когда меняется стоимость товаров или услуг после того, как была оформлена первоначальная сделка и выставлен счет-фактура. Это может происходить, например, при возврате товара, обнаружении ошибки в цене или изменении условий договора.
Ситуации, когда требуется оформление КСФ, четко прописаны в Налоговом кодексе. Основное условие – уже был выставлен оригинальный счет-фактура, и нужно скорректировать цифры, которые напрямую влияют на расчет НДС.
Вот примеры, когда оформляется корректировочный счет-фактура:
- Поставщик уменьшает стоимость отгруженного товара по согласованию с покупателем;
- Происходит возврат части товара, и необходимо пересчитать налоговую базу;
- Обнаружена техническая ошибка в суммах или описании товара;
- Была частичная отгрузка, и стоимость поставляемого объема отличается от изначально заявленной суммы.
Если вы работаете с возвратами товаров, особенно в розничной торговле, вам также стоит ознакомиться с инструкцией по оформлению УКД при возврате.
Правовая база корректировки
Корректировку счета-фактуры регулирует статья 168 и 169 Налогового кодекса РФ. Главная идея: при изменении стоимости нужно отразить это в налоговой отчетности, чтобы корректно рассчитать НДС. Особенно это важно для поставщиков, так как они именно выдают КСФ покупателю.
При этом, корректировки возможны только при наличии следующих условий:
| Условие | Комментарий |
|---|---|
| Изначальный счет-фактура был выписан | Без этого оформлять КСФ нельзя |
| Есть подтверждение изменения условий | Допсоглашение, акт или переписка с клиентом |
| Изменяется сумма сделки | Причем в сторону увеличения или уменьшения |
Как выглядит корректировочный счет-фактура
КСФ внешне очень похож на обычный счет-фактуру. Но в нем обязательно указываются:
- Номер и дата первоначального счета-фактуры;
- Измененная стоимость и разница (в случае увеличения или уменьшения);
- Суммы НДС по разнице;
- Причина корректировки (в свободной форме);
Кроме того, следует сопроводить КСФ корректировочным универсальным передаточным документом (КУПД), если вы используете «единый» документ для целей учета и налогообложения.
Общие правила оформления
Корректировочный счет-фактура подписывается лицом, ответственным за оформление первичных документов, и должен быть зарегистрирован в книге продаж (если увеличивается стоимость) или в книге покупок (если стоимость уменьшается).
При этом важен срок оформления: не позднее 5 календарных дней с момента, когда был оформлен корректирующий первичный документ. Нарушение сроков может привести к проблемам с вычетом НДС.
Оформление КСФ в 1С
Как начать оформление корректировочного счета-фактуры
Для начала работы с корректировочным счетом-фактурой (КСФ) в 1С важно понимать, какие действия повлекли появление такой необходимости — изменение стоимости товаров, возврат, исправление ошибок в первичных документах. В зависимости от этого выбирается подходящий сценарий в 1С — «корректировка реализации», «возврат от покупателя» или иной.
Если ваша организация применяет типовую конфигурацию, например, «1С:Бухгалтерия предприятия», то создать КСФ можно из документа «Корректировка реализации». После заполнения изменений программа предложит автоматически сформировать корректировочный счет-фактуру. Все реквизиты по первичному счету-фактуре подставятся автоматически, что минимизирует вероятность ошибок.
Реквизиты корректировочного счета-фактуры
Корректировочный счет-фактура должен содержать не только новые данные, но и ссылки на первоначальный документ. В 1С этот момент проработан в соответствии с требованиями приказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Вот основные поля, на которые нужно обратить внимание:
- Номер и дата исходного счета-фактуры;
- Количество, стоимость и сумма с НДС до и после корректировки;
- Основание для корректировки (например, изменение стоимости, возврат, скидка);
- Подпись уполномоченного лица (обычно формируется автоматически через ЭДО).
Процесс будет отличаться в зависимости от используемой конфигурации. В «1С:Управление торговлей» КСФ формируется через блок корректировок, который также «привязан» к первоначчной реализации. При этом обязательно следите за правильной привязкой корректировочного документа к действительной реализации.
Автоматизация и контроль ошибок
Одно из главных преимуществ работы с КСФ в 1С — минимизация ручного ввода. При корректной настройке документооборота и связей между продажами, счетами-фактурами и корректировками, человеческий фактор практически исключается.
Тем не менее, часто встречаются ошибки:
- Отсутствует ссылка на оригинал счета-фактуры;
- Некорректно отражена сумма корректировки (например, указана без НДС);
- Не выбрано основание корректировки.
Проверка всех полей перед проведением документа позволяет избежать проблем с контролирующими органами и искажений в отчетности по НДС. Особенно это важно при формировании книги покупок и книги продаж, где корректировки учитываются отдельно.
Проведение КСФ и отражение в отчетности
После проведения КСФ в 1С документ отразится в регистре НДС и будет доступен для выгрузки в файл для сдачи в налоговую. В конфигурациях с поддержкой обмена через операторов ЭДО, КСФ можно отправить покупателю напрямую через систему документооборота.
В таблице ниже приведено сравнение действий при оформлении КСФ вручную и через 1С
| Этап | Вручную | В 1С |
|---|---|---|
| Заполнение реквизитов | Ввод вручную, высокий риск ошибки | Автоматическая подстановка из исходного документа |
| Подготовка печатной формы | Требуется шаблон и ручное заполнение | Генерация одним кликом |
| Учет в регистре НДС | Ручной перенос данных | Автоматическое отражение при проведении |
Экономия времени и снижение рисков очевидны. Но важно понимать, что 1С — это инструмент, который требует правильной настройки и дисциплины пользователей. Рекомендуется регулярно проводить сверки и не забывать об изменениях в законодательстве. Например, при исправлениях УКД действуют другие правила, и их нужно учитывать отдельно.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Типовые ошибки и исправление КСФ
Ошибки в заполнении табличной части
Одна из самых распространённых ситуаций – ошибки в табличной части корректировочного счёта-фактуры. Часто бухгалтеры путают наименование товаров, единицы измерения или указывают старые данные из первичных документов.
Например, при возврате части товара по причине брака, корректировочный счёт-фактура должен содержать точные сведения об уменьшенной стоимости и количестве товара. Если вместо этого остаются прежние показатели или данные не согласованы с покупателем, контролирующие органы могут признать документ некорректным.
Проверка всех полей табличной части должна производиться до отправки документа через ЭДО, а при обнаружении ошибки после отправки – потребуется либо исправление, либо аннулирование документа. Подробнее о соглашении об аннулировании в ЭДО читайте в нашей статье.
Неправильные реквизиты участников сделки
Неверное указание ИНН, КПП или наименования сторон сделки — ещё одна популярная ошибка. Часто это случается при копировании с предыдущих КСФ или при работе с несколькими компаниями-партнёрами одновременно.
Такая неточность делает документ юридически недействительным. Особенно важно проверять ИНН и наименование при корректировках на уменьшение — если покупатель откажется подписывать документ спустя время, внести изменения в налоговую отчётность будет проблематично.
Ниже приведены примеры часто встречающихся ошибок и возможных вариантов корректного заполнения:
| Ошибка | Объяснение | Решение |
|---|---|---|
| Неверный ИНН покупателя | Влияет на идентификацию получателя и юридическую силу КСФ | Создать новый документ с корректными реквизитами после отвязки предыдущего через протокол разногласий или аннулирование |
| Указана неверная дата КСФ | Дата влияет на период вычетов по НДС | Если КСФ не принят, исправить; если принят – учётное исправление и уведомление контрагента |
| Сумма корректировки расходится с дополнительным соглашением | Документ не будет соответствовать основанию | Пересмотреть документ и привести в соответствие с договорённостями сторон |
Неправильно оформленная причина корректировки
В графе 2 корректировочного счёта-фактуры необходимо указывать корректную причину изменения стоимости — например, «снижение объема поставки», «возврат товара», «скидка после поставки» и т. д. Часто на практике оставляют общие формулировки, вроде «по соглашению сторон», без документального подтверждения. Это затрудняет проведение документа в учёте и вызывает вопросы у ФНС.
Лучше всего ссылаться на конкретное дополнительное соглашение к договору или акт, подтверждающий основание корректировки.
Ошибки при повторной отправке КСФ
Технические ошибки тоже не редкость: неправильная отправка через ЭДО, когда отправляется неподписанный или неутверждённый файл, либо дублирование уже ранее отправленного корректировочного счёта-фактуры.
Если КСФ уже принят покупателем, но содержит ошибку, исправить его через редакцию невозможно. Придётся оформлять новый документ, а текущий аннулировать. На этом этапе важно понимать разницу между аннулированием и отзывом документа.
Как минимизировать риск ошибок
Лучше не тратить время и силы на корректировки, а выстроить механизм внутренней проверки документов до их отправки. Вот базовые шаги, которые помогут существенно сократить количество исправлений:
- Проверка табличной части и реквизитов перед подписанием — как минимум двумя сотрудниками;
- Автоматическое сравнение КСФ с исходной счёт-фактурой и основанием (договором, актом);
- Использование шаблонов и типовых причин корректировки в учётной системе;
- Фиксация всех этапов утверждения КСФ во внутреннем документообороте;
- Обучение сотрудников по стандартам оформления первичных и корректировочных документов.
Ведение чёткого архива КСФ, включая аннулированные экземпляры, также поможет в случае разногласий с контрагентом или при налоговой проверке.
Разница между УКД и КСФ
Что такое УКД и КСФ
Корректировка отгрузки может быть оформлена двумя способами — через корректировочный счет-фактуру (КСФ) или через универсальный корректировочный документ (УКД). На первый взгляд, оба документа служат похожей цели — отразить изменения в ранее совершенной сделке. Однако между ними есть принципиальные отличия, которые влияют на процесс документооборота и принятие НДС к вычету.
Корректировочный счет-фактура (КСФ) — это документ, который составляется продавцом, если изменилась стоимость или количество отгруженного товара или оказанных услуг. Корректировка всегда отражается в книге продаж и книге покупок, поэтому требует внимательной регистрации.
Универсальный корректировочный документ (УКД) — это форма, объединяющая КСФ и корректировочный акт выполненных работ (или изменение отгрузки). Часто используется в электронном документообороте, так как позволяет сократить количество бумаг и упростить согласование.
Ключевые отличия между УКД и КСФ
Чтобы выбрать правильный документ, важно понимать, какие цели он преследует и кто должен его составлять. Вот основные различия:
| Критерий | КСФ | УКД |
|---|---|---|
| Кто составляет | Только продавец | Продавец или покупатель |
| Обязательная часть | Только счет-фактура | Счет-фактура + корректировочный акт |
| Значение для учета НДС | Основание для изменения НДС | Равнозначно КСФ при правильном оформлении |
| Форма утверждена | Да | Реквизиты установлены, форма универсальная |
| Применение в ЭДО | Обычно отдельно от актов | Чаще используется в ЭДО, заменяет два документа |
Таким образом, если вы работаете через электронный документооборот и стремитесь сократить документооборот, УКД может быть предпочтительнее. Однако для некоторых учетных систем или по привычке компаний до сих пор используется именно КСФ.
Когда использовать КСФ, а когда УКД
Есть ситуации, в которых выбор документа очевиден и зависит от характера корректировки или договоренностей между сторонами.
- Если уменьшилась стоимость товара — КСФ должен оформить продавец, так как он уменьшает налоговую базу по НДС.
- Если была допущена ошибка в количестве — чаще используется КСФ, особенно если речь идёт о товарной накладной.
- Если есть уточнения по качеству или услуги — УКД позволяет включить пояснения и акт.
- Если используется ЭДО — многие операторы рекомендуют применять УКД, как более универсальную форму.
Пример: компания отгрузила 100 единиц товара, но по факту клиент получил только 90. В этом случае составляется КСФ на уменьшение количества. А если клиент возвращает часть продукции по качественным характеристикам — проще оформить УКД, который сразу включает причины и корректировку стоимости.
На практике лучше ориентироваться на особенности сделки и предпочтения контрагентов. Некоторые компании в принципе не используют УКД, ограничиваясь классическими КСФ и накладной.
Как правильно оформить
Оформление КСФ требует строгого соблюдения порядка, установленного Налоговым кодексом. НДС принимается к вычету только при наличии корректно оформленного документа — с правильной датой, номером и обоснованием. УКД требует меньше формальных шагов при подаче в ЭДО, но ошибки в нем также могут привести к отказу в вычете.
В целом, оба документа решают задачу корректного отражения изменений в сделке. Главное — правильно выбрать инструмент и оформить его без нарушений.
Вопросы и ответы
Когда оформляется корректировочный счет-фактура?
Какие документы необходимы для оформления КСФ?
Как оформить корректировочный счет-фактуру в 1С?
Что делать, если КСФ содержит ошибку?
Чем отличается УКД от КСФ?
В какие сроки необходимо оформить КСФ?
Что указывается в причине корректировки в КСФ?
Как избежать ошибок при оформлении КСФ?
Можно ли использовать КСФ при использовании ЭДО?
Может ли покупатель оформить КСФ?
Количество показов: 725
