Как правильно заполнить УПД в системе Диадок: пошаговое руководство

Подробное пошаговое руководство по заполнению УПД в Диадок: подготовка данных, выбор кода операции, заполнение строк 5‑5б‑10, контроль, подпись и отправка в ЭДО.

Подготовка данных перед заполнением УПД

Сбор сведений о товаре и отгрузке

Прежде чем открыть форму УПД в Диадоке, соберите полную информацию о товаре и условиях отгрузки. Это включает:

• Наименование и артикул продукта;
• Количество (единицы измерения, вес, объём);
• Серийные/партиевые номера, если они требуются по законодательству;
• Сроки и условия поставки (EXW, FOB, DAP и пр.);
• Сведения о транспортировке: поставщик, перевозчик, номер транспортного документа.

Все данные фиксируются в системе ERP и экспортируются в виде CSV‑файла, что позволяет быстро подгрузить их в шаблон УПД, минимизируя ручной ввод.

Определение вида операции в УПД

В УПД указывается тип операции – продажа, возврат, передача безвозмездно, корректировка и т.д. Выбор правильного вида важен, потому что от него зависят налоговые ставки, обязательства по НДС и особенности учета.

Кратко рассмотри́м типичные сценарии:

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Выбор кода операции и его значение

Код операции – это короткий числовой идентификатор, который в Диадоке указывает, к какому типу сделки относится документ. Коды стандартизированы в соответствии с Положением о формах УПД и позволяют автоматическим системам быстро классифицировать операции.

Примеры наиболее часто используемых кодов:

1. 101 – обычная продажа (товар, работа, услуга).
2. 102 – продажа с обратным выкупом (реверс‑логистика).
3. 201 – возврат товаров покупателя.
4. 301 – безвозмездная передача (дарение, субсидия).
5. 401 – корректировка ранее выставленного УПД.

При выборе кода учитывайте не только тип сделки, но и особенности налогообложения. Например, код 301 требует наличие подтверждающих документов, иначе система отклонит УПД при проверке по закону о бухгалтерском учёте.

Заполнение основных полей УПД в Диадок

Как правильно ввести содержание операции в УПД

Содержание операции – это краткое, но ёмкое описание того, что именно происходит с товаром. Оно должно соответствовать выбору кода операции, указанному в справочнике Диадока, и быть понятным как для контрагента, так и для контролирующих органов. При вводе старайтесь использовать стандартные формулировки, избегая излишних аббревиатур.

Пример хорошего описания: «Отгрузка товаров со склада в рамках договора поставки № 125 от 01.04», «Передача товаров в сервисный центр для ремонта», «Возврат некачественной продукции покупателю». Такие формулировки позволяют быстро понять суть сделки без необходимости перечитывать весь документ.

• Указывайте конкретный тип операции (отгрузка, возврат, передача в сервис и т.д.).
• Добавляйте номер договора или соглашения, если он имеется.
• Указывайте дату или период, относящийся к операции, в формате дд.мм.

Заполнение полей «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»

Эти поля формируют юридический контекст сделки, поэтому их заполнение должно быть точным. Важно использовать официальные наименования организаций, как они указаны в учётных документах, и указывать ИНН/КПП, а также адрес регистрации.

Если в договоре указаны филиалы или представительства, следует указывать их в поле «Отдел/подразделение», чтобы у получателя не возникло вопросов о пункте получения.

Указание основания отгрузки товаров

Основание отгрузки – это юридический повод, на котором базируется передача товаров. В Диадоке есть набор типовых оснований, каждый из которых имеет свой код. Выбор правильного основания важен для корректного расчёта НДС и последующего документооборота.

К типичным основаниям относятся:

• Договор поставки (основное основание для большинства коммерческих операций).
• Договор подряда (если товар является результатом выполнения работ).
• Служебная необходимость (например, перемещение товаров внутри компании).
• Возврат продукции (основание для обратных поставок).

При вводе указывайте не только название основания, но и номер соответствующего договора или акта, чтобы контрагент мог быстро сверить документ с внутренними реестрами.

Работа со строками 5, 5б и 10 в УПД

Обязательно ли заполнять строку 5б?

Строка 5б предназначена для указания кода вида операции в случае, если в строке 5 (характеристика поставки) требуется уточнение. Заполнять её необязательно, если характер поставки однозначно определён в строке 5. Тем не менее, при работе с контрагентами, использующими строгие правила сверки, рекомендуется указывать 5б – это ускоряет автоматическую проверку и снижает риск отклонения электронного документа.

Ключевые моменты:

• Если в строке 5 указано «товар», код 5б не нужен.
• Для услуг, работ и иных специфических операций рекомендуется добавить код в 5б (например, «услуга по техническому обслуживанию» – код 01).
• Отсутствие кода в 5б не делает документ недействительным, но может потребовать дополнительное подтверждение от получателя.

Как оформить строку 10 при услугах

Строка 10 отражает способ расчёта (условия поставки) и обязательна для всех позиций. При оказании услуг важен правильный выбор кода ОКЕИ и указание единицы измерения, даже если она условна (например, «час», «услуга»).

Для типовых сервисов часто используют следующие варианты:

Обязательно указывать количество, цену за единицу и итоговую сумму. При отсутствии фактической единицы измерения допускается использовать «шт» (штука) – главное, чтобы расчёт соответствовал договору.

Примеры корректного заполнения строки 5а

Строка 5а – «Код вида поставки». В ней указывается один из кодов, принятых в справочнике ФНС (например, 101 – обычная поставка, 102 – поставка с правом последующего выкупа и т.д.). Ниже представлены два типовых примера:

При заполнении УПД убедитесь, что выбранный код соответствует условиям договора и отражает реальный характер поставки – это исключит недоразумения при проверке бухгалтерией контрагента.

Контроль и отправка УПД через Диадок

Проверка заполнения перед подписью

Перед тем как отправлять УПД в подпись, необходимо убедиться, что все обязательные поля заполнены корректно. Ошибки на этом этапе приводят к отклонению документов в ЭДО и задержкам в оплате.

Ключевые элементы, которые следует проверить:

• Сведения о покупателе и поставщике (ИНН, КПП, юридический адрес).
• Номер и дата счета‑факитуры, а также ссылка на соответствующий договор.
• Перечень товаров/услуг: наименование, количество, единица измерения, цена без НДС, итоговая сумма.
• Подразделения, ответственные за оплату и получение товара, указаны правильно.

Диадок автоматически подсвечивает пустые или конфликтующие поля. При возникновении предупреждений система предлагает перейти к нужному элементу для быстрого исправления.

Подписание УПД главным бухгалтером

После успешной проверки документ переходит в режим подписи. В Диадок подпись главного бухгалтера может быть выполнена двумя способами: электронная подпись (ЭЦП) или квалифицированный сертификат, привязанный к учетной записи.

Процесс подписи выглядит так:

1. Главный бухгалтер открывает УПД в своем рабочем кабинете Диадок.
2. Система проверяет наличие актуального сертификата и его срок действия.
3. После подтверждения идентификации (пароль, СМС‑код или биометрия) бухгалтер ставит подпись «Подписать».
4. Диадок фиксирует дату и время подписи, а также хеш‑контроль документа.

Важно помнить, что подпись главного бухгалтера считается юридически значимой, поэтому доступ к сертификату должен быть ограничен согласно внутренним политикам безопасности компании.

Отправка в ЭДО и подтверждение получения

Подписанный УПД автоматически попадает в очередь отправки в электронный документооборот контрагента. Диадок предоставляет детальную историю статусов, что упрощает контроль над процессом.

После получения подтверждения от получателя система формирует отчет «Подтверждение получения», который можно выгрузить для бухгалтерии и архива. При отсутствии подтверждения в течение установленного срока рекомендуется инициировать запрос в Диадок‑поддержку или связаться с контрагентом напрямую.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный знак»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Вопросы и ответы

Какие данные необходимо собрать перед заполнением УПД?

Необходимо собрать наименование и артикул продукта, количество (единицы измерения, вес, объём), серийные/партиевые номера, сроки и условия поставки (EXW, FOB, DAP и пр.), а также сведения о транспортировке (поставщик, перевозчик, номер транспортного документа). Все данные фиксируются в ERP и экспортируются в CSV‑файл для быстрой загрузки в шаблон УПД.

Как выбрать правильный вид операции в УПД?

Выбирают тип операции (продажа, возврат, безвозмездная передача, коррекция) в зависимости от юридической сути сделки. От выбранного вида зависят налоговые ставки, обязательства по НДС и порядок бухгалтерского учета.

Что означают коды операций 101, 102, 201, 301, 401?

101 – обычная продажа; 102 – продажа с обратным выкупом; 201 – возврат товаров; 301 – безвозмездная передача (дарение, субсидия); 401 – корректировка ранее выставленного УПД. Каждый код определяет налоговый режим и требуемую документацию.

Как правильно оформить содержание операции в УПД?

В описании указывают тип операции (отгрузка, возврат, передача в сервис и т.д.), номер договора или соглашения и дату/период в формате дд.мм. Пример: «Отгрузка товаров со склада в рамках договора поставки № 125 от 01.04».

Нужно ли заполнять строку 5б в каждом УПД?

Строка 5б заполняется только при необходимости уточнения кода вида операции, когда строка 5 не однозначна. Для простых товарных поставок её можно опустить; для услуг, работ и специальных операций рекомендуется указывать код в 5б.

Как заполнять строку 10 при оказании услуг?

В строке 10 указывают код ОКЕИ (обычно 791) и единицу измерения (час, услуга, мес и пр.). Обязательно прописывают количество, цену за единицу и итоговую сумму. При отсутствии реальной единицы допускается использовать «шт», главное – согласовать расчёт с договором.

Какие поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» обязательны?

Обязательны полные юридические наименования, ИНН/КПП, юридический адрес и контактное лицо. При наличии филиалов указывают подразделение/отдел, чтобы у получателя не возникало вопросов о пункте получения.

Как происходит подпись УПД главным бухгалтером в Диадоке?

Бухгалтер открывает документ в личном кабинете, система проверяет наличие актуального сертификата, после подтверждения личности (пароль, СМС‑код, биометрия) ставит электронную подпись. Диадок фиксирует дату, время и хеш‑контроль документа, после чего УПД попадает в очередь отправки.