Инвойс для бизнеса: что это такое простыми словами и как с ним работать

• Понятие инвойса и его роль в бизнесе
• Какие данные включает инвойс
• Как оформить и отправить инвойс
• Ошибки и риски при работе с инвойсами
• Вопросы и ответы

Понятие инвойса и его роль в бизнесе

Определение инвойса

Инвойс — это коммерческий документ, выдаваемый продавцом покупателю, который содержит информацию о товаре или услуге, их стоимости, условиях поставки и оплате. Проще говоря, это счет, который используется как форма подтверждения сделки между сторонами.

Инвойс часто используется при международной торговле, но может применяться и внутри страны. Он играет не только роль финансового документа, но и служит основой для оформления других сопроводительных бумаг — транспортных накладных, таможенных деклараций и прочего.

Чем отличается инвойс от счета-фактуры

Часто инвойс путают со счетом-фактурой, но между ними есть принципиальные различия.

Таким образом, инвойс — это международный коммерческий документ, а счет-фактура — бухгалтерский отчетный документ, связанный с налогообложением.

Зачем нужен инвойс при международной торговле

При экспортно-импортных операциях инвойс — один из ключевых документов для прохождения таможенных процедур. Без него невозможно корректно рассчитать таможенные платежи, оформить декларацию и подтвердить стоимость груза.

Также инвойс нужен:

• для подтверждения условий сделки для банка при валютных операциях,
• как основание для международной перевозки,
• для урегулирования спорных ситуаций между поставщиком и покупателем.

В инвойсе обязательно указываются: реквизиты сторон, наименование и количество товара, цена, валюта, условия поставки (например, Incoterms), дата и номер документа.

Подробнее о требованиях к инвойсу при таможенном оформлении читайте в отдельной статье.

Инвойс как договор

Хотя инвойс — это не полноценный договор, в некоторых случаях он может выполнять его функцию, особенно в международной практике. Например, если две стороны ранее не подписывали отдельный контракт, но согласовали все условия — инвойс с подписью покупателя или подтвержденной оплатой может стать фактическим подтверждением заключения сделки.

На практике это часто происходит при регулярных поставках между компаниями, когда инвойсы выставляются на каждую партию товара без подписания отдельного договора.

Но важно понимать, что в случае спора суд в первую очередь будет учитывать именно договор, если он существует. Поэтому использовать инвойс как единственный юридический документ — рискованно, особенно если речь о крупной сумме или нестандартных условиях сделки.

Какие данные включает инвойс

Обязательные реквизиты

Инвойс — это ключевой бухгалтерский документ, особенно важный в международной торговле. Он используется для фиксации условий сделки между поставщиком и покупателем и может быть необходим для таможни, бухгалтерии и банков.

Вот список обязательных реквизитов, которые должен содержать коммерческий инвойс:

• Номер и дата инвойса
• Полные наименования и контактные данные сторон (продавец и покупатель)
• Адреса отгрузки и доставки
• Подробное описание товара: наименование, количество, единица измерения, стоимость за единицу и итоговая сумма
• Валюта сделки
• Условия поставки (например, в формате Incoterms)
• Условия оплаты
• Общая сумма к оплате
• Подпись и печать (в странах, где это требуется)

Не стоит путать инвойс с счетом на оплату. Более подробно об этом — в нашей статье о новых изменениях в оплате инвойса в 2025 году.

Как выглядит коммерческий инвойс

Форма инвойса может различаться в зависимости от страны, специфики бизнеса и требований контрагента. Тем не менее, структура документа, как правило, остаётся похожей. Вот пример того, как может выглядеть типичный инвойс:

Оформление может включать логотип компании, банковские реквизиты, а также штрихкод или QR-код для быстрой проверки статуса.

Дополнительные элементы: packing list, hs code

Часто к инвойсу прикладываются дополнительные документы. Они не всегда обязательны, но в зависимости от таможенных и логистических требований могут оказаться критичными.

• Packing list — упаковочный лист, который содержит точные данные о содержимом каждой коробки: количество единиц, вес, объём. Это помогает при приёмке и идентификации товаров на складе.
• HS Code (Harmonized System Code) — товарная позиция, определяющая классификацию товаров в международной торговле. Указание кода облегчает прохождение таможни и корректное начисление пошлин.

Наличие этих элементов не только упрощает экспортно-импортные процедуры, но и демонстрирует вашему партнёру высокий уровень документационного порядка.

Форматы и образцы на русском и английском

На практике инвойсы чаще всего составляются на английском языке — это международный стандарт. Однако при торговле с русскоязычными партнёрами или при внутреннем документообороте возможно дублирование информации на русском.

Формальный перевод инвойса обычно не требуется, если английская версия устроит обе стороны. Тем не менее, стоит уделить внимание корректности терминов, чтобы избежать недоразумений. Вот несколько типичных соответствий:

Унифицированного шаблона инвойса не существует — важно, чтобы он соответствовал сути сделки, был понятен обеим сторонам и принимался в банках и на таможне.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Как оформить и отправить инвойс

Создание инвойса в 1С, Excel и онлайн

Выбор способа создания инвойса зависит от размера бизнеса, внутренних процессов и регулярности выставления счетов. Малому бизнесу бывает достаточно Excel-шаблона. Крупные компании используют специализированный софт — например, 1С. Также всё чаще предприниматели выбирают онлайн-сервисы с автоматической генерацией инвойсов.

1С: В популярных конфигурациях 1С — таких как «Бухгалтерия предприятия» или «Управление торговлей» — предусмотрены встроенные формы инвойсов. Они основаны на данных организаций, клиентов и договоров, поэтому формирование документа занимает буквально пару минут.

Excel: Это универсальный вариант. Вручную оформленный инвойс позволяет полноценно указать все необходимые реквизиты: сведения об отправителе и получателе, описание товаров или услуг, сумму с разбивкой по позициям, сроки оплаты. Не забудьте сохранить файл в PDF перед отправкой клиенту.

Онлайн-сервисы: Удобны для фрилансеров и небольших студий. Платформы автоматически генерируют инвойс по введённым данным и хранят копии документов в облаке. Часто есть возможность выставления счета в нужной валюте с последующим контролем оплаты.

Перевод инвойса для иностранного клиента

Если ваш клиент находится за рубежом, инвойс должен быть составлен на понятном ему языке — как правило, на английском. Особенно это важно при трансграничных поставках и расчётах в иностранной валюте. Неверно оформленный инвойс может быть отклонён банком при валютных операциях или вызвать юридические недоразумения.

Необязательно использовать специализированные бюро переводов — многие предприниматели делают переводы самостоятельно или с помощью проверенных шаблонов. Главное — соблюдение структуры и использование корректных названий товаров, валютных сокращений и банковских терминов.

Пример типичных элементов перевода:

Важно помнить, что для некоторых стран, помимо перевода, может понадобиться указание ИНН, сведений об экспортной лицензии либо номера таможенной декларации.

Электронный и бумажный инвойс

Сегодня электронная форма инвойса становится стандартом. Она быстрее в передаче, удобна в хранении и легко интегрируется в бухгалтерские системы. Тем не менее, в некоторых случаях бумажный аналог всё ещё используется — например, при экспортных поставках или когда клиент настаивает на физической копии с подписью.

По закону правильно оформленный электронный инвойс юридически равен бумажному, если подписан электронной подписью. Но для международных контрактов уточняйте требования партнёра: в некоторых странах оригинал инвойса на бумаге обязателен, особенно при применении систем типа Letter of Credit.

В теме международных перевозок полезно изучить, какие формы коносаментов используются, чтобы выбрать нужные требования к документам при отгрузке.

Подписание и печать — когда требуются

В России инвойс как документ не требует обязательной печати или подписи — он может служить информационным документом для оплаты. Но если он приравнивается к счёту-договору или используется при внешнеэкономических расчетах, подпись и печать могут понадобиться.

Когда следует подписывать инвойс:

• Для участия в международных расчётах (в некоторых странах без подписи инвойс недействителен)
• Когда клиент требует печатный экземпляр с подписью для бухгалтерии или отчётности
• Если инвойс является частью договора и подтверждает согласованную стоимость

При отправке бумажного экземпляра по почте убедитесь, что указали дату, подпись уполномоченного лица, печать компании (если применяется) и корректные реквизиты.

Ошибки и риски при работе с инвойсами

Неверные данные при оформлении

Одной из самых частых проблем при работе с инвойсами являются ошибки в оформлении. Даже небольшая опечатка в реквизитах компании, ИНН или номере договора может стать причиной задержки платежа или отказа от отгрузки. Особенно критичны ошибки в международных инвойсах, где важна высокая точность для прохождения таможни.

Пример: компания оформила инвойс на экспорт продукции, указав неправильный код ТН ВЭД. В результате груз был задержан на таможне, а покупатель понёс убытки из-за срыва сроков. Стороны попали в спорную ситуацию, и вся ошибка свелась к одной цифре.

Вот частые типы ошибок, которых лучше избегать:

• Неправильный номер счёта получателя
• Некорректное наименование товара (не совпадает с контрактом)
• Ошибки в валюте платежа (например, указана евро вместо долларов)
• Неверное количество или цена товара

Несовпадение инвойса и договора

Инвойс должен точно соответствовать условиям договора: по цене, объему, условиям поставки. Иначе у покупателя или контролирующих органов может возникнуть вопрос – на каком основании выставлен счёт.

Если, например, в договоре зафиксирована цена 1000 единиц за штуку, а в инвойсе — 950, то формально это отклонение, даже если обе стороны устно согласились. В случае налоговой или валютной проверки это может рассматриваться как нарушение.

Совет: перед выставлением инвойса лучше согласовать его копию с клиентом или сверить все данные с договором. Важно, чтобы инвойс не стал документом самостоятельного значения, “оторванным” от контрактных обязательств.

Последствия заниженного инвойса

Некоторые компании сознательно занижают сумму инвойса с целью оптимизировать налоги или пройти таможню по более низким ставкам. Однако это несёт серьёзные риски. Контролирующие органы всё чаще используют автоматическую сверку данных по внешнеэкономической деятельности.

Пример: компания экспортировала партию товара с реальной стоимостью $50,000, но оформила инвойс на $30,000. Таможня провела проверку, запрашивая банковские документы и входящие платежи. В итоге — штраф, корректировка стоимости и возможная блокировка внешнеэкономической деятельности компании.

Вот возможные последствия занижения инвойса:

Таможенные споры и отказ в поставке

Если инвойс оформлен с ошибками или расходится с контрактом, это может быть причиной задержек на границе или даже отказа в выпуске товара. Особенно это важно при торговле с компаниями из стран, где действует строгий валютный контроль или проверка происхождения товара.

Например, при ввозе оборудования в Россию, если в инвойсе не указано наименование страны происхождения, таможня может потребовать дополнительную документацию, а в случае отказа — вернуть груз отправителю. В некоторых случаях таможенные органы считают инвойс ключевым документом для определения классификационного кода товара — и любая ошибка может изменить ставку таможенных платежей.

Чтобы избежать споров, важно:

• Согласовывать структуру и содержание инвойса с таможенным представителем или логистом
• Перепроверять наименование товара и его характеристики
• Не сокращать и не упрощать описание, если это может вызвать сомнение

В случае отказа в поставке из-за некорректного инвойса продавцу могут предъявить неустойку согласно контракту, а убытки клиента по логистике и хранению ложатся на инициатора ошибки.

Вопросы и ответы