Приемка товаров в 1С по количеству и качеству: правила и порядок приема продукции на склад

• Приемка товаров по количеству и качеству: ключевые аспекты процесса
• Документальный учет при приеме товаров: как работать в 1С и на бумаге
• Этапы и технологии приемки: от инспекции до складирования
• Решение спорных ситуаций и автоматизация документооборота

Приемка товаров по количеству и качеству: ключевые аспекты процесса

Что включает приемка и зачем она нужна

Процедура приемки — это больше, чем просто сверка накладных. Она служит фильтром между логистикой и складом, обеспечивая, что в систему попадут только те товары, которые соответствуют предварительным условиям. По сути, это первый барьер, позволяющий избежать дальнейших убытков от брака, недостачи или пересортицы.

Уже на этой стадии важно выявить все отклонения — как количественные, так и качественные. Если нарушены условия транспортации, повреждена упаковка или выявлена недостача — это фиксируется сразу. Процедура основана не просто на логике деловой практики, а на конкретных правовых обязательствах. В частности, она регламентирована положениями статьи 513 и другими нормами главы 30 Гражданского кодекса РФ.

Для компаний, запускающих производство или масштабирующих свои процессы, четкий регламент приемки — это не бюрократия, а инструмент контроля качества поставок. Один незаконспектированный недосмотр на входе может обернуться целой цепочкой сбоев — от простой производства до споров с клиентами.

Распределение обязанностей между поставщиком и заказчиком

Взаимные обязательства сторон должны быть зафиксированы на уровне как юридических договоренностей, так и производственных инструкций. Каждый шаг по приемке — от разгрузки до подписания акта — строго распределён.

Когда речь заходит о продуктах с высокой оборачиваемостью, важно действовать быстро: при возникновении претензий к поставке у заказчика есть всего 5 рабочих дней для официального уведомления. Поэтому система приемки должна быть автоматизированной, а персонал — обученным и юридически защищенным.

Основные положения договора поставки

Договор поставки — это не только базис логистики, но и юридическая "опора" приемки. Именно в нем фиксируются рамки качества и количества, а также критерии приемлемости для клиента. Если договор не конкретизирует эти параметры, велика вероятность возникновения спорных ситуаций при приемке.

Типовой договор должен включать:

• наименование и объем продукции;
• адрес и условия доставки;
• конкретные сроки поставки;
• права и обязательства сторон;
• условия оплаты и отгрузки;
• механизмы разрешения споров, включая порядок оформления актов о разногласиях.

На практике чаще всего используется унифицированная форма ТОРГ-1, а для минимизации ошибок дополнительно может применяться внутренняя памятка по приемке. Она упрощает работу кладовщикам и уменьшает риски.

Каковы требования законодательства к приемке продукции

Правовая база приемки товаров является довольно четкой, что снижает вероятность спорных ситуаций. Согласно Гражданскому кодексу РФ, любая операция по приемке требует соблюдения установленного порядка. Это обязательный элемент для защиты интересов обеих сторон.

• Кладовщик обязан быть материально ответственным лицом.
• Тара проверяется выборочно, включая контроль целостности упаковки.
• Фиксируются недостача, излишки и внешние дефекты.
• При необходимости составляется акт о расхождении с подписями всех сторон.
• Все данные вносятся в реестр приемки в учетной системе (например, 1С).
• Срок доставки контролируется по графику, зафиксированному в договоре.

Эти действия не просто опция — они обязательны с юридической точки зрения. Нарушение порядка влечет за собой отказ в удовлетворении претензии.

Кто может принимать ТМЦ

Полноценную юридическую силу получит только та приемка, которую проводит уполномоченное лицо. В большинстве случаев это кладовщик — сотрудник, на которого официально возложена материальная ответственность.

Он должен иметь действующую доверенность, заверенную руководителем или нотариусом компании. Без этого документа подписание акта приемки не имеет силы. Даже опытный специалист без официальных полномочий юридически не может удостоверить факт приемки.

Это особенно важно, если партия товара впоследствии станет объектом претензий. Правильно оформленные документы и соблюдение всех процедур позволяют минимизировать споры и упростить документооборот.

Документальный учет при приеме товаров: как работать в 1С и на бумаге

Какие документы использовать: ТОРГ, ТН, ТТН и УПД

Один из ключевых этапов в приемке товара — это корректное оформление документов. Ошибки на этом этапе могут повлечь проблемы с учетом, налогами или возвратами. Чтобы избежать лишней головной боли, при работе на складе применяются как бумажные формы, так и цифровые системы, такие как 1С с интеграцией ТСД (терминалов сбора данных).

Наиболее часто используются формы:

• ТОРГ-1 — акт о приемке товара по количеству и качеству;
• ТОРГ-14 — акт о расхождении при приемке;
• ТН (товарная накладная) — документ, подтверждающий передачу товара без учета перевозки;
• ТТН (товарно-транспортная накладная) — необходима, если товар перевозится с участием специализированного транспорта.

Стоит учитывать, что ТН оформляется продавцом и покупателем, если не применяется УПД. А вот ТТН добавляет логистическую часть оформления, особенно при перемещении между складами.

Если же вы стремитесь к оптимизации документооборота, то разумнее использовать УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет функции счета-фактуры и товарной накладной, позволяя проводить операции быстрее и уменьшить трудозатраты на бумажную работу.

Настройка и использование ТСД в 1С: пошаговое руководство

Чтобы автоматизировать процесс приемки, в 1С можно подключить ТСД. Это позволяет минимизировать человеческий фактор и ускорить проверку поступивших позиций.

Инструкция по работе с ТСД в системе 1С:

1. Установить необходимое программное обеспечение и драйвера учетных устройств.
2. В интерфейсе 1С открыть документ поступления товара.
3. Отметить нужные позиции номенклатуры и передать данные на терминал сбора.
4. Сканировать штрихкоды упаковок и провести проверку количеств.
5. При необходимости — сформировать акты расхождений (ТОРГ-14).

После завершения сканирования информация возвращается в 1С автоматически. При возникновении несоответствий — система предложит три варианта — принять, частично принять или отразить возврат.

Счет-фактура: оформление и корректировки при браке

Если ведется учет по НДС — счет-фактура обязателен. Этот документ позволяет принять вычет НДС, а без него возврат добавленной стоимости невозможен. Бухгалтерия особенно строго следит за его оформлением, особенно если по товару есть споры по качеству или количеству.

Если после приемки обнаружен брак или недостача, необходимо оформить корректировочный счет-фактуру. Это важно не только для внутреннего учета, но и для корректной работы с налоговыми органами. В 1С такие корректировки делаются в разделе «Поступления» — выбирается исходный документ, на его основании создается новый корректировочный.

Универсальный передаточный документ и его преимущества

УПД — это одновременно и накладная, и счет-фактура. Он позволяет упростить бумажный и электронный документооборот. Возможно как бумажное, так и электронное оформление.

Преимущества УПД:

• Уменьшение количества документов в обороте;
• Снижение времени на обработку;
• Унифицированный подход к учету;
• Простота настройки в 1С — достаточно один раз задать параметры шаблона.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Алгоритмы и технологии приемки товаров по количеству и качеству — кратко

Процесс приемки — это не только формальность, но и важный этап контроля качества. Он влияет как на внутренние остатки, так и на отношения с поставщиком. Без понимания технологических этапов легко пропустить просрочку, повреждение или брак. Поэтому действовать стоит по определенной последовательности.

Подготовка склада

• Проверка наличия свободного пространства под новую партию.
• Разметка мест хранения — особенно важна при приеме по нескольким документам.
• Инструктаж персонала по правилам приемки, особенно при работе с ТСД или чувствительной продукцией.

Первичный осмотр

До разгрузки проводится внешний осмотр транспортного средства: оценка целостности пломб, упаковки, чистоты кузова и соблюдения температурного режима (если требуется).

Сверка поступления товара по количеству

• Проверка внешнего состояния коробок, маркировки и соответствия партионных кодов.
• Сравнение данных из накладных с фактическим количеством — вручную или с помощью ТСД.
• Дополнительно — осмотр качества: нет ли повреждений, дефектов упаковки или промокания.

Если продукция маркируется, как, например, алкоголь, все должно быть незамедлительно зафиксировано в ЕГАИС. Акт приемки подписывается только при отсутствии расхождений. При их наличии — документируется отклонение и информируется поставщик.

Этапы и технологии приемки: от инспекции до складирования

Подготовка склада и персонала к приему товара

Организация эффективного процесса приемки начинается задолго до прибытия поставки. Важно не только выделить отдельную зону разгрузки и осмотра продукции, но и обеспечить достаточную подготовку сотрудников. Персонал должен быть обучен — уметь работать с документами, определять дефекты, пользоваться оборудованием для учета.

Простая мера — размещение цветной схемы зон хранения и маркировки груза — ускоряет приём в два раза и снижает вероятность ошибок при раскладке. А если речь о крупном складе — необходим контроль со стороны заведующего или логиста, курирующего разгрузку и сверку поставки.

Первичный осмотр и проверка условий доставки

На этом этапе важно зафиксировать состояние транспортной тары: наличие загрязнений, целостность упаковки, уровень влажности. Особенно важно при приемке продуктов и медикаментов, для которых критичны температурные условия. Если груз доставлен в нарушенной упаковке или с признаками подтеков, он сразу направляется на углубленную проверку качества.

Желательно, чтобы фиксация происходила не только в журнале, но и с помощью фотографий — они могут стать аргументом в спорах с поставщиком.

Контроль количества и проверка качества продукции

После осмотра начинается основная часть — приём по количеству и качеству. Первичная сверка идет по сопроводительным документам: накладным, спецификациям. Затем проверяется физическое наличие и состояние продукции.

Проверка качества может включать сразу несколько этапов:

• анализ паспортов, сертификатов качества и соответствия,
• визуальный осмотр упаковки и содержимого,
• оценку органолептических характеристик — если речь идет о пищевых продуктах, парфюмерии, текстиле.

Здесь компания сама выбирает формат: либо сплошной контроль, либо выборочная проверка по определенным партиям. При приеме массовых недорогих товаров часто используется второй вариант с повышенным вниманием к первой поставке нового поставщика.

Оформление приходных документов и распределение на хранение

После проверки грузу присваивается внутренний номер, и формируется приходная накладная на основании товарной. Документ отражает количество, цену, наименование и ответственное лицо, включающее учетную информацию — в дальнейшем эти данные участвуют в списаниях и перемещениях внутри склада.

Небольшие компании используют стандартные формы или Excel, а крупные переходят на автоматические инструменты: WMS-системы, модули складского учета в 1С, специализированные приложения. После оформления документов продукция поступает в зону хранения, где размещается с учетом группы риска и условий хранения (температурный режим, наличие вентиляции, изоляция от химикатов и т.д.).

Сверка по качеству и комплектности

Приемка не заканчивается простым осмотром — этап сверки обязателен для уточнения соответствия заявленному ассортименту. Специалисты проверяют:

• всю документацию — сертификаты, инструкции, гарантийные талоны,
• целостность упаковки, маркировку, наличие пломб,
• комплектацию, особенно если продукция состоит из отдельных элементов, требующих сборки или включения в набор.

Проверка проводится по выборочной или сплошной схеме — зависит от типа продукции и внутренних стандартов контроля. Например, техника, драгоценности, оптика и стройматериалы требуют полного осмотра и пересчета, в то время как канцелярия и расходники могут проверяться частично.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

Если приемка прошла успешно — подписывается стандартный акт приема. В нем фиксируются дата, место, участники проверки, данные о товаре. Если же найдены расхождения по количеству или качеству, закон дает компании 5 календарных дней на оформление акта о несоответствии.

• Акт содержит: дату, наименование ТМЦ, точное описание разницы, сумму отклонений и подписи ответственных лиц с обеих сторон.

Этот акт становится ключевым документом при последующих рекламациях или претензиях к поставщику.

Транспортировка на склад

После окончания всех процедур и подписания документов продукция передается в распоряжение кладовщика. Очень важно разделять новые поступления и существующие остатки, особенно если они похожи по внешнему виду или назначению. На этом этапе товар маркируется и направляется в нужную зону хранения — в зависимости от веса, объема, условий содержания.

Для точной идентификации используются ярлыки, штрихкоды, RFID-метки, внутренние артикулы.

Оформление приходной накладной

Приходная накладная (ПН) — это внутренний учетный документ, фиксирующий поступление товаров. Она оформляется на основе внешней товарной накладной и создается либо вручную в Excel, либо через систему складского или бухгалтерского программного обеспечения.

В 1С ПН также влияет на движение остатков и формирует базу для отгрузки и дальнейшей инвентаризации. В крупных сетях это автоматизировано: после загрузки накладной система сама формирует приход по остаткам.

Оборудование и ПО для автоматизации

Для ускорения приемки и избежания ошибок используются средства автоматизации:

• ТСД (терминалы сбора данных),
• штрихкод-сканеры,
• принтеры самоклеящихся этикеток,
• программное обеспечение для учета: 1С, Склад 15 и аналогичные решения.

Это позволяет минимизировать ручной труд, снизить зависимость от человеческого фактора и быстро обнаруживать проблемы в поставке. Особенно на складах со смешанной логистикой или с большой номенклатурой.

В какие сроки и как осуществляется приемка товаров по качеству и количеству

Процедура приемки регламентируется инструкциями П-6 и П-7, которые описывают алгоритмы, сроки и формы оформления документов. Несмотря на возраст нормативов, многие их положения до сих пор обязательны к соблюдению.

По количеству

Если при поставке обнаружено нарушение тары — проверка проводится незамедлительно, до подписания документов. При целой, но закрытой упаковке — на проверку дается максимум 10 дней. Для скоропортящихся товаров допускается приемка не позже 24 часов после разгрузки, иначе позиция может быть признана непригодной к продаже без права предъявления претензий поставщику.

По качественным характеристикам и комплектности

Периоды различаются в зависимости от категории продукции и региона:

Вне зависимости от категории, важно фиксировать сроки начала приемки в служебных документах — это поможет избежать юридических споров и сделает внутренний контроль прозрачнее для ревизий и аудита.

Решение спорных ситуаций и автоматизация документооборота

Фиксация расхождений: акты, письма, корректировки

Когда речь идет о приемке товаров, важно помнить: всё, что не зафиксировано документально — практически не существует в юридической плоскости. Любое расхождение по количеству или качеству товара должно быть официально зафиксировано. Это не только защита интересов покупателя, но и элемент прозрачности в работе с поставщиком.

Основные документы для фиксации:

Акт

Самый распространённый способ зафиксировать разницу между ожидаемым и фактическим. Это может быть акт по образцам ТОРГ-2 или ТОРГ-3, либо по внутреннему шаблону компании. Оформляется в момент приемки, подписывается как представителями получателя, так и поставщика, если он присутствует. При отсутствии — делается отметка об этом.

Претензионное письмо

Используется, если акт уже составлен, а вопрос не урегулирован. В письме указывается, на какую сумму может быть предъявлена неустойка, и прикладываются документы, подтверждающие основание претензий. Отправка осуществляется официальным каналом: через ЭДО, почтой или вручную под подпись.

Исправления в ТН

Если товарная накладная содержит неточности, допустима корректировка: отмечаются фактические данные, документ визируется кладовщиком. После этого обновляется и счет-фактура. Такие изменения должны быть согласованы в момент приемки, иначе в последующем будет сложно доказать правоту сторон.

Правила урегулирования претензий к поставщику

Многое зависит от того, как оформлен договор. Но, в целом, существует общий алгоритм действий при обнаружении расхождений или пересортицы. Учитывать нужно не только вид отклонения, но и последствия для логистики, сроков и финансов.

Ошибки при приемке и основания для расторжения договора

Ошибки в приемке — не просто организационная небрежность, а фактор, который может привести к юридическим последствиям. По статье 450 Гражданского кодекса РФ, договор может быть расторгнут, если нарушения являются существенными.

Примеры существенных нарушений:

• невозможность устранить недостатки поставленного товара;
• повторяющиеся случаи брака;
• поставщик отказывается от оплаты штрафов или замены;
• регулярные ошибки кладовщика или несоблюдение графиков поставки.

Одностороннее расторжение договора

Если нарушения не устраняются, заказчик может принять решение о расторжении договора в одностороннем порядке. Важно соблюдать установленный порядок:

1. В течение 3 рабочих дней нужно уведомить партнёра о причинах принятия решения.
2. У поставщика есть 10 дней на предоставление объяснений и устранение нарушений.
3. Если проблема решена — претензия снимается. Если нет — договор расторгается.

Автоматизация процессов: оборудование и преимущества

Оформление актов, корректировок и претензий можно сильно ускорить за счет внедрения цифровых решений. Электронный документооборот, интеграция с 1С, наличие шаблонов для актов и регламентированных писем позволяют не терять время и действовать в правовом русле с первого дня.

Основные преимущества автоматизации:

• Сокращение сроков подготовки документов — акты и письма формируются по шаблонам;
• Хранение документации в цифровом архиве — доступность в любой момент;
• Подписание ЭП — юридическая значимость на уровне бумажных соглашений;
• Интеграция с поставщиками — обмен первичкой без ожидания.

Комплексы автоматизации полезны не только для складов, но и для торговых точек — на практике это инструменты контроля, а не только бухгалтерии.

Вопросы и ответы