Доверенность на получение товара: как правильно составить бланк — образец документа

• Общие положения и назначение доверенности
• Типы доверенностей и особенности их применения
• Порядок оформления доверенности
• Учет и хранение доверенностей

Общие положения и назначение доверенности

Что такое доверенность на получение ТМЦ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это документ, предоставляющий право представителю организации или другому уполномоченному лицу получать товары от поставщика от имени компании. Без правильно оформленного документа логист, водитель или другое третье лицо не может юридически обоснованно принять груз.

Каждое предприятие, занимающееся покупкой и поставкой товаров, регулярно сталкивается с тем, что товары нужно получать не тем, кто подписывал договор, а, например, складскими сотрудниками или экспедиторами. Именно для этих целей и оформляют доверенность. Она фиксирует полномочия конкретного сотрудника на получение определённого объема или категории продукции.

В цепочке товароснабжения участвуют как минимум три стороны: поставщик, перевозчик и покупатель. Если между ними не создана правовая связка, груз может остаться непринятым, особенно если получатель — не уполномоченное лицо. Чтобы избежать простоев или споров, компании заранее оформляют доверенность.

Когда необходима доверенность

Доверенность нужна в любом случае, когда товар или иные ценности получает лицо, не являющееся директором предприятия или индивидуальным предпринимателем. Без неё поставщик имеет право отказать в передаче груза.

Типичные случаи, когда требуется доверенность:

• Отгрузка товара передаётся через транспортную компанию или экспедитора.
• За продукцией едут сотрудники логистического отдела или водители.
• Получатель груза работает в филиале или удалённом подразделении.

Хотя доверенность может быть оформлена в свободной форме, во избежание споров и претензий рекомендуется использовать утверждённые шаблоны, особенно при крупных и регулярных поставках.

Законодательная база и форма М-2

Порядок оформления данного документа регулируется Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71. Именно оно утвердило форму бланка М-2, которая применяется по сей день большинством предприятий. Это унифицированная форма, содержащая все необходимые поля — от реквизитов компании до сведений о грузе и сроке действия документа.

Согласно действующему законодательству, если доверенность оформлена от имени организации, заверять её у нотариуса не требуется. Достаточно подписи руководителя и печати (если предприятие её использует). Форма М-2 удобна тем, что уже содержит стандартную структуру и легко принимается подавляющим большинством контрагентов.

Участники сделки и их роли

Для корректного оформления доверенности важно понимать, какие стороны задействованы в сделке:

Сторона	Функция
Поставщик	Отгружает товар, проверяет наличие доверенности у получателя.
Получатель (покупатель)	Заказывает и оплачивает товар, оформляет доверенность на сотрудника.
Уполномоченное лицо	По доверенности получает ТМЦ, подписывает накладные, отвечает за сохранность груза в пути.

Если доверенность не оформлена или в ней указаны неверные данные, поставщик имеет право не передавать товар. Также возможна дополнительная проверка личности получателя, особенно при получении дорогостоящей продукции.

Типы доверенностей и особенности их применения

Краткосрочная доверенность

Краткосрочная доверенность — это документ, оформляемый для разового или ограниченного по сроку получения материальных ценностей. Она подходит, когда необходимо получить конкретную партию товара единожды — например, при личной передаче ТМЦ от продавца к покупателю.

Обычно такой документ действителен от нескольких дней до одного месяца. Его не требуется заверять нотариально, если отношения происходят между физическими лицами, но важно точно указать срок действия, перечень передаваемых товаров и их наименование.

Регулярная доверенность

Регулярная доверенность составляется в случае периодических поставок или систематического получения продукции. Это удобно для компаний, регулярно направляющих одного и того же сотрудника за ТМЦ, или для частных лиц, работающих по договору.

Срок действия регулярной доверенности ограничен тремя годами. Чтобы документ оставался действительным до завершения указанного срока, он должен быть правильно оформлен и включать все необходимые реквизиты:

• ФИО и паспортные данные обеих сторон;
• полный перечень действий, которые уполномоченное лицо может выполнять;
• описание условий получения и адреса поставки ТМЦ.

Генеральная доверенность

Генеральная доверенность охватывает широкий круг полномочий. Это не только получение товара, но и подписание сопроводительных документов, завершение расчетов, взаимодействие с третьими лицами от имени доверителя. Такие доверенности чаще всего оформляются у нотариуса.

С точки зрения работы с ТМЦ, генеральная доверенность может использоваться в корпоративном секторе, когда доверенное лицо действует сразу в нескольких направлениях (отгрузка, приемка, логистика).

Свободная и унифицированная формы

Физические лица вправе составлять доверенности в свободной форме, особенно при разовых сделках. Однако профессионалы рекомендуют использовать форму М-2, так как она содержит все необходимые элементы для соблюдения требований бухгалтерского и юридического учета.

Свободная форма подходит в неформальных условиях или между хорошо знакомыми сторонами. Но важно не упускать детали, чтобы избежать недоразумений. В то же время форма М-2 — это официальный шаблон, разработанный Госкомстатом, в котором предусмотрены поля для:

Раздел	Содержит
Вводная часть	Дата, место, данные доверителя и срок действия
Основная информация	Сведения о поставщике и получателе
Таблица ТМЦ	Перечень и наименование ценностей, единицы измерения, количество

Доверенность на товар между физическими лицами

Современное законодательство позволяет физическим лицам составлять доверенности без использования унифицированных форм. Однако специалисты рекомендуют обращаться к шаблону М-2. При составлении вручную следует соблюдать следующие правила:

• указать дату и место составления, наименование документа;
• внести паспортные данные доверителя и доверенного лица;
• описать ТМЦ и адрес поставки;
• указать срок действия (до 3 лет);
• включить подписи обеих сторон.

Оформление доверенности на получение ТМЦ

Доверенность на получение ТМЦ составляется в одном экземпляре, включающем две части — отрывной и основной. Основной экземпляр выдается доверенному лицу, отрывной остается в бухгалтерии. Документ подписывается в момент отгрузки товара и прикладывается к договору, накладной и прочим сопроводительным бумагам, обеспечивая юридическую защиту каждой из сторон.

Образец заполнения бланка доверенности на получение материальных ценностей: форма М-2

Если партнеры решили использовать официальный шаблон, они обращаются к Постановлению Госкомстата № 71. Форма М-2 содержит три раздела: основную информацию о дате, поставщике, сроках действия; данные о потребителях и доверителях; и таблицу с перечнем ТМЦ. При заполнении таблицы необходимо быть особенно внимательными.

Правила учета бланков

Доверенности формы М-2 следует хранить не менее пяти лет, так как они могут быть использованы в качестве доказательства при разборе спорных ситуаций. Это особенно важно при поставках продукции ненадлежащего качества, пересортице и иных проблемах. Правильный учет и архивирование помогут избежать серьезных юридических последствий.

Порядок оформления доверенности

Кто вправе выписывать доверенность

В небольших фирмах доверенность может оформлять лично директор или специалист на аутсорсе — например, бухгалтер. В компаниях покрупнее это зачастую работа офис-менеджера, юриста или специалиста отдела кадров. Независимо от должности составителя, конечное подписание документа — задача руководителя организации.

С 2016 года обязательность печати отменена, и наличие штампа больше не является требованием при оформлении доверенности. Однако подпись руководителя по-прежнему обязательна для действительности документа.

Процесс оформления можно упростить с помощью шаблонов и специализированных программ. Многие бухгалтерские и управленческие платформы сегодня включают встроенные формы доверенностей, что позволяет автоматизировать подготовку и учет этих документов.

Как выбрать доверенное лицо

Доверенность чаще всего оформляется на конкретного сотрудника, который будет представлять организацию при получении товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Это может быть:

• логист или экспедитор, отвечающий за доставку;
• товаровед или кладовщик, контролирующий приемку;
• менеджер по закупкам или снабженец, сопровождающий сделки.

Рекомендовано не включать право передоверия — такую возможность лучше ограничить. Если возникает необходимость сменить доверенное лицо, достаточно оформить новую доверенность и аннулировать прежнюю.

Правила заполнения документа

Хотя допускается оформление в свободной форме, рекомендуется опираться на требования, закреплённые в Постановлении Госкомстата № 71. Это особенно актуально при получении товаров со склада или у контрагентов. Документ должен содержать:

Раздел	Что указывается
Данные сторон	ФИО, должность, паспортные данные доверенного лица; полное наименование и юридический адрес организации
Предмет доверенности	Что именно доверенное лицо вправе делать — например, забирать товар, подписывать сопроводительные документы
Перечень ТМЦ	Табличная часть с точным наименованием, количеством, единицами измерения
Срок действия	Указывается дата начала и окончания действия доверенности, но не более трёх лет
Реквизиты и подписи	Подпись руководителя организации, при необходимости — расшифровка. Печать необязательна

Ошибки в одном из разделов могут повлечь отказ со стороны поставщика или логистической компании в выдаче груза. Поэтому заполнение доверенности требует внимательности даже при использовании шаблонов.

Использование шаблонов и программ

Шаблоны — удобный и быстрый инструмент для регулярного составления доверенностей. Их легко адаптировать под разные задачи: будь то разовая выдача товара или систематическое получение грузов.

Многие предприятия уже внедрили цифровой документооборот, где оформление доверенности — это пара кликов мышкой. Такие программы, как правило, автоматически заполняют ННН, паспортные данные, переносят табличную часть из поступивших заказов и сохраняют историю выданных доверенностей.

Это особенно удобно для бухгалтерии и руководства — минимизируются ошибки, экономится время на сверку и учет.

Учет и хранение доверенностей

Срок действия и аннулирование

Доверенность на получение товаров (ТМЦ) всегда ограничена по времени. Это может быть конкретная дата или период, после которого документ утратит свою силу. Важно указать срок действия прямо внутри текста доверенности — это защищает как компанию, так и лицо, которое действует от её имени.

Ситуации, когда необходимо аннулировать доверенность до её истечения, встречаются довольно часто: увольнение сотрудника, смена ответственного лица или изменение условий поставки. Для аннулирования оформляется письменное уведомление, при этом юридически правильным шагом будет изъятие оригинала доверенности у доверенного лица.

В случае аннулирования в обязательном порядке фиксируется дата прекращения действия, а также направляется соответствующее уведомление в отдел бухгалтерии и другим заинтересованным лицам.

Архивирование и юридическая защита

По нормам документооборота оформленные доверенности подлежат обязательному хранению. Срок — не менее 5 лет. Это установленная практика, действующая в рамках требований к бухгалтерскому и юридическому учету. Причина столь длительного хранения — необходимость подтверждения полномочий в случае проверок, конфликтов или судебных процессов.

Именно поэтому организации должны обеспечить централизованное хранение доверенностей в бумажном или электронном архиве. Даже если товар получен давно и вся отчетность закрыта, юридическое основание операций должно быть доступно.

Образец формы М-2

Форма М-2 — это типовой бланк доверенности, утверждённый Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71. Он используется во всех случаях передачи полномочий сотруднику на получение товарно-материальных ценностей от имени организации.

Правильное оформление формы предполагает заполнение ряда обязательных пунктов:

• Полное название юридического лица;
• Данные получателя ТМЦ (ФИО, должность, паспортные данные);
• Перечень передаваемых полномочий;
• Точные реквизиты товаров или контрагента;
• Указание срока действия и даты составления бланка;
• Подписи уполномоченных лиц и печать (при наличии).

Заполняется форма обычно печатным способом и в двух экземплярах. Один остается у доверенного лица, второй — в бухгалтерии или архиве компании.

Итоги и рекомендации

Грамотное оформление, учет и своевременное аннулирование доверенностей делают процесс получения товара предсказуемым и безопасным. Это не просто деталь документооборота — это защита компании от финансовых и юридических рисков.

Несколько практических советов:

1. Всегда устанавливайте четкий срок действия доверенности — без "открытых дат".
2. Контролируйте возврат оригиналов аннулированных документов.
3. Используйте электронные базы и шаблоны для учета выданных доверенностей.
4. Периодически проводите аудит архивов доверенностей — особенно при смене руководства или персонала.

Простые меры вроде единых форм, цифрового учета и соблюдения регламентов позволят минимизировать потери и упростить проверки, в том числе налоговые и внутренние.

Вопросы и ответы

Количество показов: 13289