Аутсорсинг: что это такое простыми словами — понятие и виды аутсорса, что означает outsourcing персонала
Содержание
- Аутсорсинг: определение и что это значит простыми словами
- Отличие от других форм сотрудничества
- Зачем бизнесу нужен аутсорсинг
- Ключевые функции
- Виды аутсорсинга: классификация аутсорсинговых услуг
- Форматы оплаты: как рассчитывается стоимость
- Преимущества аутсорсинга для компаний
- Недостатки и возможные риски
- Пошаговая инструкция: как внедрить аутсорс в компанию
- Заключение
- Вопросы – ответы
В этой публикации простыми словами разберем, что значит аутсорс, кто такой аутсорсер, кому и зачем может понадобиться передача задач на сторону. Также расскажем о видах аутсорсинга, его плюсах и минусах, как выбрать надежного подрядчика и с чего начать внедрение внешнего ресурса в своей компании.
Вести бизнес с разросшимся штатом сотрудников — не всегда разумно, особенно если речь идёт о специалистах, чьи услуги нужны нерегулярно. В условиях ограниченного бюджета, особенно в небольших организациях, это может оказаться экономически нецелесообразно. Гораздо выгоднее делегировать часть функций сторонним исполнителям. Именно этим и занимаются аутсорсинговые компании — их популярность стремительно растёт.
Аутсорсинг: определение и что это значит простыми словами
Термин «outer-source-using» переводится как «использование внешних ресурсов». Иными словами, это привлечение сторонних специалистов для выполнения задач, не связанных с основной деятельностью организации. Такой подход помогает сосредоточиться на ключевой деятельности, оптимизируя кадровые ресурсы и сокращая затраты на содержание постоянного штата.
Передача выполнения определённых функций осуществляется на основании соглашения с компанией, оказывающей услуги в той или иной профессиональной сфере. При заключении контракта заказчик формулирует задачи и предъявляет требования к специалистам. Аутсорсер, в свою очередь, оценивает запрос и берёт на себя выполнение обозначенных обязанностей в установленные сроки. Как правило, аутсорсинг предполагает долгосрочное сотрудничество — не менее одного года.
Современный бизнес всё чаще прибегает к делегированию рабочих процессов и отдельных функций сторонним подрядчикам. Такой подход позволяет существенно сократить затраты на содержание и обучение штатных сотрудников, а также получить доступ к опыту и компетенциям высококвалифицированных специалистов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Отличие от других форм сотрудничества
Между заказчиком и поставщиком кадровых ресурсов могут складываться разные форматы взаимодействия, которые нередко ошибочно принимают за аутсорсинг. Разберёмся, что на самом деле означают наиболее распространённые термины, часто используемые в деловой среде.
| Аутсорсеры | Фрилансеры | |
| Исполнители заказов | Сторонние агентства или компании | Физические лица или самозанятые |
| Объем выполняемых работ | Большие проекты или объемные бизнес-процессы | Небольшие заказы (могут быть разовыми) |
| Договор | Долгосрочный, не менее года | Краткосрочные или проектные договоренности |
| Кто контролирует качество услуги | Сам исполнитель | Заказчик |
| Стоимость | Дороже. Составляет фиксированную плату | Дешевле. Оплата за проект или почасовая |
| Кому перечисляются выплаты | ООО или ИП | Физическому лицу или самозанятому |
| Гибкость | Требует соблюдение корпоративных стандартов | Быстрая адаптация под решение задач |
| Возможные риски | Минимальные. Все нюансы партнерства регулируются договором | Высокие, так как многие договоренности могут быть устными и зависят от одного человека. Если самозанятый не платит налоги, то компании за него будут начислять налоги. |
Зачем бизнесу нужен аутсорсинг
Аутсорсинговые компании решают задачи следующего характера:
- заменяют штатных сотрудников заказчика, чья квалификация не всегда соответствует требованиям;
- освобождают персонал от рутинных обязанностей, не связанных с их профессиональной деятельностью;
- помогают сосредоточиться на ключевых бизнес-задачах;
- организуют переговоры с новыми потенциальными клиентами;
- повышают качество продукции и уровень сервиса и др.
Ключевые функции
Использование внешнего ресурса позволяет осуществлять:
- Ведение непрофильных процессов. Передает на сторону функции, не связанные напрямую с основной деятельностью — например, бухгалтерию, IT-сопровождение, кадровый учет, логистику.
- Подбор и привлечение квалифицированных специалистов. Обеспечивает выполнение работ силами профессионалов без необходимости найма сотрудников в штат.
- Гибкое распределение ресурсов. Позволяет подключать подрядчика в нужный момент (например, во время подготовки отчетности) и отключать его при снижении потребности в услуге.
- Решение технических и организационных вопросов. Берёт на себя ответственность за устранение сбоев и поддержание стабильной работы систем, в том числе информационных.
- Сопровождение вспомогательных бизнес-процессов. Обрабатывает заявки, ведет документооборот, занимается коммуникацией с клиентами или поставщиками — в зависимости от задач, прописанных в договоре.
Виды аутсорсинга: классификация аутсорсинговых услуг
Рассмотрим наиболее распространённые формы в зависимости от сферы деятельности. Деление по направлениям помогает бизнесу точно понимать, в каких зонах возможна экономия без ущерба для качества и производственной стабильности.
Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования (например, терминалы сбора данных) и ПО, например, по автоматизации склада от нашей компании «Клеверенс». Что позволяет ускорить рутинные операции на складе и исключить ошибки человеческого фактора. Подробнее >>
IT-сфера
Держать в штате квалифицированного программиста не всегда рентабельно — особенно если объем задач не позволяет загружать его на полный рабочий день. Кроме того, найти нужного специалиста и удержать его в команде становится всё сложнее на фоне растущего спроса. Сотрудничество с компанией-аутсорсером — это удобный способ организовать обслуживание информационных систем, наладить работу компьютерного оборудования, обеспечить разработку, установку и обновление программ, а также контролировать стабильное функционирование сайтов и других веб-ресурсов предприятия.
Бухгалтерские услуги
К ним чаще всего прибегают организации с небольшим объемом операций, которым не требуется постоянное ведение сложного бухучета. Передавая сопровождение бухгалтерии удаленному специалисту, компания снижает расходы на содержание штатного отдела и освобождает ресурсы для других бизнес-задач.
Полный аутсорсинг деятельности
Это означает, что компания на аутсорсе берёт на себя весь комплекс задач в рамках определенной профессиональной области. Например, это могут быть клининговые, маркетинговые, бухгалтерские и другие сервисы. Такой формат особенно удобен для стартапов и узкоспециализированных фирм, которые концентрируются на основном бизнес-процессе, делегируя остальные функции внешнему исполнителю.
Охрана труда
В соответствии с законодательными нормами на любом предприятии, в штате которого трудится более 50 сотрудников, должна быть служба, отвечающая за создание безопасных условий работы и контролирующая выполнение трудового законодательства. Такие задачи также можно делегировать сторонним специалистам.
Юридическое сопровождение
Во многих организациях нет смысла содержать в штате юриста, если его помощь требуется лишь несколько раз в году. Подписав соглашение с внешним подрядчиком, компания избавляется от необходимости ежемесячно выплачивать оклад. Оплата осуществляется по факту выполненных работ, что позволяет существенно сократить расходы.
Аутсорсинг персонала: что это такое
Этот сервис предполагает полное ведение кадрового делопроизводства, включая подбор работников, оценку эффективности сотрудников, адаптацию новых специалистов, а также управление системой компенсаций и корпоративных льгот. Передача HR-функций на аутсорс позволяет снизить административную нагрузку, оптимизировать внутренние процессы и сосредоточиться на развитии персонала и повышении его вовлеченности в работу.
Стороннее взаимодействие с отделами компании
В этом случае сотрудничество ограничивается выполнением отдельных задач или обязанностей, тогда как остальные процессы сотрудники подразделения продолжают вести самостоятельно.
Аутсорсинг в продажах
Передача функций на внешнее управление в этой сфере может быть частичной или полной. Так, для организаций с небольшим штатом маркетингового подразделения выгоднее передать часть полномочий сторонней фирме, как, например, делегирование холодных обзвонов, продвижение через соцсети, привлечение потенциальных клиентов, разработка презентации и др. При полной передаче полномочий аутсорсер принимает на себя все функции отдела продаж начиная с составления клиентских списков до организации переговоров и оформления заказов.
Управление рабочими процессами
К этому направлению относится делегирование видов деятельности, не связанных с ключевой специализацией бизнеса. Передача бизнес-процессов на аутсорсинг означает, что часть операционных задач уходит под внешнее управление. Такой подход особенно актуален для организаций, не имеющих собственных юридических, бухгалтерских и других вспомогательных отделов — их функции выполняют сторонние специалисты.
В последние годы растет спрос на логистику третьего поколения (3PL). В этом случае подрядчик берет на себя задачи по хранению, упаковке, маркировке и перевозке товаров. Все процессы максимально автоматизированы, что снижает издержки и повышает скорость выполнения операций. Компания Клеверенс разрабатывает специализированное программное обеспечение для автоматизации складской логистики, позволяющее 3PL-операторам эффективно управлять рутинной деятельностью и повышать производительность.
Производственный аутсорсинг
Предприятия могут передавать внешним подрядчикам изготовление отдельных компонентов либо полный цикл технологического процесса по выпуску деталей или готовых изделий под собственным брендом. Такой подход особенно актуален, когда самостоятельное производство оказывается экономически нецелесообразным, а имеющиеся ресурсы выгоднее направить на ключевые направления бизнеса.
Форматы оплаты: как рассчитывается стоимость
Партнерство с аутсорсинговой компанией предполагает три варианта расчетов:
- За выполненный объем работ. В этом случае оплата производится после их приемки. При такой форме расчетов комплекс заданий и желаемый результат прописываются в договоре.
- Почасовая оплата. Этот вариант расчетов осуществляется за фактически отработанное время, которое оговаривается предварительно. Данный метод чаще всего используется в сфере кадрового обслуживания.
- Расчет за фактически отработанные часы. Этот вариант применяется в том случае, когда невозможно заранее выяснить, сколько времени уйдет на выполнение задания.
Преимущества аутсорсинга для компаний
Применение такой модели деловых взаимоотношений дает бизнесу целый ряд ощутимых плюсов:
- экономия расходов на сотрудников, их обучение, эксплуатацию оборудования;
- получение качественного результата услуги благодаря ее выполнению высококвалифицированными работниками подрядчика;
- перспектива увеличения производства в короткие сроки без дополнительного привлечения в штат новых сотрудников и их обучения;
- возможность концентрироваться на основном виде деятельности, не отвлекаясь на осуществление непрофильных задач;
- гарантия получения результатов в соответствии с требованиями и выдерживанием сроков;
- снижение налоговых отчислений;
- прозрачность системы оплаты с предоставлением отчетности.
Недостатки и возможные риски
Аутсорсинг имеет как плюсы для предприятия, так и минусы, которые важно учитывать при принятии решения:
- риск утечки информации, особенно в сферах, в которых задействуются персональные данные;
- могут возникать сложности с вовлеченностью, лояльностью и мотивацией внештатных сотрудников;
- невозможность корректировки условий договора, так как подрядчик работает в его рамках;
- трудности с оценкой потенциально привлекаемого профессионала;
- сложности с контролем над качеством работы и временем ее выполнения;
- зависимость от компании-аутсорсера и риск ее банкротства в процессе исполнения возложенных на него задач.
Чтобы избежать вышеописанных и других возможных сложностей, важно ответственно подойти к выбору подрядчика и подробно зафиксировать в договоре ключевые показатели эффективности (KPI). В документе следует указать санкции за задержку выполнения заказа, нарушение требований информационной безопасности, наличие брака и другие условия, которые помогут минимизировать риски.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Пошаговая инструкция: как внедрить аутсорс в компанию
Переход на такой формат работы не так прост, как может показаться на первый взгляд. Существует целый ряд факторов, связанных с аутсорсингом, которые необходимо учитывать перед тем, как передать часть функций внешнему подрядчику. Рассмотрим ключевые этапы внедрения и дадим рекомендации, как организовать процесс максимально эффективно.
Анализируем процессы, которые можно передать
Прежде чем подписывать договор с агентством или компанией-аутсорсером, необходимо тщательно проанализировать целесообразность такого шага. Для начала следует рассчитать текущие затраты на содержание сотрудников или подразделения, выполняющих потенциально передаваемые функции. Затем — оценить предполагаемые расходы на аналогичные задачи при работе с внешним исполнителем. Принимать решение стоит только после сопоставления данных и понимания, какой вариант будет экономически и организационно выгоднее.
Выбираем надежного подрядчика
Это один из ключевых этапов, к которому стоит подойти особенно тщательно. Важно сформировать базу потенциальных партнёров, способных взять на себя выполнение нужных задач. Из общего списка следует выделить наиболее подходящие кандидатуры и проанализировать по каждой из них следующие параметры:
- опыт, репутация, отзывы клиентов;
- наличие лицензий и страхования ответственности;
- квалификация профильных специалистов;
- порядок взаимодействия при возникновении форс-мажоров;
- наличие собственной системы информационной безопасности;
- доступность портфолио, кейсов и примеров выполненных проектов.
После предварительного отбора необходимо провести очные или онлайн-переговоры. На встрече следует обсудить условия сотрудничества, доступные ресурсы подрядчика, механизм контроля качества выполнения работы и принципы формирования стоимости услуг.
Изучаем условия договора
Поскольку законодательством не установлена единая форма соглашения на оказание аутсорсинговых услуг, каждая организация составляет его по собственному усмотрению. Чтобы избежать недоразумений в процессе сотрудничества, важно внимательно ознакомиться с условиями документа ещё до его подписания. В контракте рекомендуется предусмотреть следующие ключевые пункты:
- корректное наименование обеих сторон с указанием всех необходимых реквизитов;
- четкий список функций, которые принимает на себя аутсорсер;
- объём передаваемых задач;
- численность и квалификация сотрудников;
- срок оказания услуг;
- стоимость проекта, тарифы и порядок расчётов;
- штрафные санкции и другие меры ответственности за невыполнение условий;
- положения о защите конфиденциальной информации и персональных данных;
- срок действия договора, условия его продления и порядок расторжения.
Заключаем контракт
Убедившись, что все необходимые пункты включены, заказчик оформляет подписание соглашения. На этапе заключения сделки желательно присутствие юриста, чтобы проверить юридическую корректность условий. Далее подрядчику необходимо предоставить всю необходимую информацию — это позволит оперативно приступить к подбору профильных специалистов и выполнению взятых на себя обязательств.
Стартуем: запускаем новый формат работы
Начать сотрудничество рекомендуется с составления технического задания, в котором будет подробно описан бизнес-процесс, какие критерии должны быть соблюдены при реализации проекта, а также какие отклонения допускаются. Чем подробнее будет описан алгоритм операций, тем больше ясности получат партнеры для быстрого достижения результатов.
Настраиваем сотрудничество с аутсорсером
Перед подписанием договора необходимо согласовать, в каком формате подрядчик будет отчитываться за выполненный заказ. Для контроля, анализа эффективности и сравнения фактических результатов со сроками и запланированными показателями заказчику следует назначить ответственного сотрудника или выделить отдельное подразделение. Регулярный мониторинг отчётности позволяет оперативно выявлять организационные проблемы, определять их причины и своевременно устранять недостатки в процессе взаимодействия.
Заключение
В этой статье простыми словами объяснили, что такое аутсорсинг, как работает аутсорсинговая компания, привели понятные примеры и показали, как устроена такая форма организации работы. Подобный формат рабочих взаимоотношений позволяет предприятиям передавать внешним специалистам задачи, не связанные с их основной деятельностью, при этом получая качественное выполнение заказа от профессионалов. Аутсорсеры, в свою очередь, получают стабильную загрузку и гарантированный доход на весь срок действия контракта. Однако прежде чем переходить на такую модель, важно тщательно проанализировать эффективность привлечения внешних ресурсов — с учетом всех затрат, возможных рисков и специфики бизнеса.
Вопросы – ответы
Что нельзя считать аутсорсингом, несмотря на схожесть?
К этому понятию не относятся услуги фрилансеров, несмотря на схожесть в сути. Индивидуальная деятельность свободных специалистов, как правило, не предполагает системного подхода, четко выстроенных бизнес-процессов и долгосрочных обязательств между сторонами.
Кто имеет право оказывать аутсорсинговый сервис — ИП, самозанятые или только организации?
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, при наличии соответствующей регистрации и, при необходимости, лицензии на определенный вид деятельности. Самозанятые также могут выполнять отдельные работы, однако их деятельность чаще относится к формату фриланса, поскольку она не предполагает комплексного подхода и долгосрочных обязательств, характерных для полноценного аутсорсинга.
Можно ли перейти на аутсорс частично, не передавая все функции?
Это допустимая форма делегирования бизнес-процессов подрядчику, при которой ему передается выполнение конкретных задач. Например, в рамках бухгалтерского учёта это может быть исключительно ведение расчетно-кассовых операций.
Количество показов: 379056
