Аутсорсинг: что это такое простыми словами — понятие и виды аутсорса, что означает outsourcing персонала

• Что такое аутсорсинг
• Виды аутсорсинга
• Плюсы, минусы и организация процесса
• Дополнительные аспекты и рекомендации

Что такое аутсорсинг

Определение и суть

Сегодня всё больше компаний отказываются от содержания обширного штата и акцентируются на ключевых задачах. Это не только стратегически разумно, но и выгодно с точки зрения управления ресурсами. Именно поэтому в бизнесе широко применяется аутсорсинг — передача определённых функций на исполнение сторонним организациям.

Если говорить простыми словами, аутсорсинг — это привлечение внешних подрядчиков для выполнения непрофильных или вспомогательных задач. Это может быть как ведение бухгалтерии, так и создание веб-сайта, техническая поддержка, подбор персонала и многое другое.

Термин «аутсорсинг» происходит от английского выражения «outer source using», что в дословном переводе означает «использование внешнего источника». Смысл в том, чтобы не тратить силы и ресурсы на то, что можно поручить экспертам со стороны.

Чем отличается от других форм сотрудничества

Аутсорсинг может выглядеть похоже на аутстаффинг или фриланс, но имеет ряд отличий:

• Долгосрочные отношения: компании, как правило, заключают контракты на месяцы и даже годы.
• Речь идет о непрофильных задачах: бизнес не передаёт заказы на основную продукцию или услуги, а делегирует деятельность, не связанную напрямую с ключевой миссией — например, бухгалтерию, клининг, обслуживание техники.
• Фокус на поддержке бизнеса: вспомогательные процессы, такие как кадровый поиск или налогообложение, частично или полностью переходят к подрядчику.

Таким образом, аутсорсинг становится не просто экономией, а инструментом повышения управляемости и гибкости компании.

Зачем компании используют аутсорсинг

Причин для перехода на аутсорсинг может быть много, и они отличаются в зависимости от размера и специфики бизнеса:

• Малый бизнес чаще всего прибегает к услугам подрядчиков из-за нехватки ресурсов или в случаях, когда выполнение определённых задач требуется нерегулярно.
• Средние и крупные компании оптимизируют расходы и избавляются от неприбыльных внутренних подразделений, особенно если задача не влияет напрямую на продукт — например, обслуживание офиса или логистика.
• Если внутри компании наблюдается кадровый дефицит, а нагрузка на команду растет, делегирование функционала позволяет не снижать качество работы и не терять наёмных сотрудников.
• Аутсорсинг помогает сократить фонд оплаты труда и отказаться от содержания в штате людей, занятых вспомогательными направлениями — водитель, повар, техник и т.д.

Основные функции, передаваемые на аутсорс

На практике чаще всего передают следующие виды задач:

Передача таких функций позволяет компаниям сосредоточиться на своей основной деятельности — производстве, продажах, развитии продукта.

Виды аутсорсинга

IT-аутсорсинг

Один из наиболее востребованных и гибких видов. Компания передаёт функции, связанные с IT-инфраструктурой, внешним специалистам: поддержка рабочих станций, настройка серверов, кибербезопасность, разработка сайтов и приложений. Это позволяет получить доступ к высококвалифицированным специалистам без необходимости нанимать их в штат.

Типичный пример — привлечение внешней команды для поддержки интернет-магазина: от автоматизации заказов до резервного копирования информации и аналитики.

Бухгалтерский и юридический аутсорсинг

Наиболее популярное решение среди малого бизнеса и ИП — передача бухгалтерии на аутсорс. Такие услуги включают расчёт налогов, составление отчетности, работу с контролирующими органами. Аутсорсинговая компания берёт на себя и ответственность и сроки сдачи документов, а заказчик избавляется от необходимости содержать бухгалтера.

Что касается юридического аутсорсинга — юрист в штате зачастую не нужен на постоянной основе. Гораздо экономичнее обратиться к юридической фирме или частнопрактикующему специалисту, когда возникает задача: консультации, разработка договоров, представительство в суде. Это позволяет получить профессиональную помощь без переплат.

Аутсорсинг персонала и производственный

Аутсорсинг персонала особенно актуален в проектах со сроками. Например, на стройке вводится объект, и нужен десяток специалистов на 3 месяца. Они числятся в штате аутсорсера, который отвечает за оформление, налоги и выплаты — а вы получаете готовых к работе сотрудников в нужные сроки.

Юридически у таких работников нет прямого трудового договора с заказчиком, но фактически они исполняют задачи под его управлением и в составе его команды. Это даёт гибкость при расширении или сокращении проекта.

Производственный аутсорс — это передача участков или целых этапов промышленного цикла подрядчику. В современной промышленности он может достигать 65 % процессов. Особенно это видно в автопроме и авиастроении: компании разрабатывают продукт, а изготовление деталей, сборка и даже упаковка — на стороне.

Передача бизнес-процессов и продаж

Когда речь идёт о непрофильных функциях вроде логистики, юридической поддержки, подбора персонала, стоит рассмотреть передачу бизнес-процессов (BPO). Наиболее типичный пример — 3PL-логистика. Компания не имеет собственных складов и транспорта, а полностью пользуется услугами внешнего партнёра, включая упаковку, отгрузку и отслеживание поставок.

Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования и ПО, что позволяет ускорить рутинные операции и исключить ошибки.

Аутсорсинг в продажах также получил распространение. Сторонние компании берут на себя все функции от приёма заявок до ведения CRM и работы с жалобами. Особенно ценен такой подход при запуске нового продукта или масштабировании отдела продаж.

Важно различать внутренний и внешний аутсорсинг. Первый подразумевает работу внутри региона, когда партнёр физически близко. Внешний — межрегиональный или международный: например, колл-центр работает из другого города или даже страны.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Оплата аутсорсинга

В аутсорсе развиты разные модели расчётов — от проектных до гибких почасовых. Это удобно для обеих сторон, ведь можно выбрать оптимальный подход к задаче.

За выполненный объем

Фиксированная модель: заказчик оговаривает объём или набор задач, а подрядчик выставляет конечную цену. Такая схема — стандарт в бухгалтерии, обслуживании техники, ремонте оборудования.

Ниже — шаблонная структура тарифов по бухгалтерскому обслуживанию:

Почасовая оплата

Подходит для персонального или временного аутсорса. Например, при замене отпускного сотрудника. Расчёт ведётся за каждый час работы — особенно удобно при неполной занятости.

Типовые ставки на примере северных регионов:

Оплата за реально отработанные часы

Когда невозможно точно оценить объем работы — например, юридические процессы, обращения в суд, аудиты — используют пост-оплату. Клиент оплачивает фактическое количество часов по ставке.

Такой подход по сути сочетает гибкость и контроль. Вы платите только за результат и за фактически использованное время.

Преимущества

Аутсорсинг выгоден большинству компаний не только с финансовой стороны. Это стратегический инструмент управления задачами и временем бизнеса.

• Сосредоточение на основном бизнесе без отвлечения на второстепенные дела.
• Высокий профессионализм подрядчиков.
• Гарантии соблюдения сроков и стандартов.
• Снижение затрат на зарплаты.
• Уменьшение регуляторных рисков.

Плюсы, минусы и организация процесса

Преимущества аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет бизнесу сосредоточиться на ключевых функциях, передав непрофильные задачи внешним специалистам. Это удобно, когда нет смысла держать собственный IT-отдел, бухгалтерию или службу уборки, если рынок предлагает качественные и недорогие сторонние решения.

Рынок аутсорсинга сегодня предоставляет доступ не только к отдельным специалистам, но и к целым командам с узкой экспертизой. Например, при разработке мобильного приложения для бизнеса выгоднее подключить внешнюю студию, чем собирать инхаус-команду. Это экономит ресурсы, время и избавляет от найма.

Также аутсорсеры гибче реагируют на изменения. При росте объёма задач достаточно расширить контракт — без сложностей с наймом, увольнением или переобучением.

Основные недостатки

Но передача функций за пределы компании — не всегда идеальный сценарий. Есть несколько критичных моментов, которые важно учитывать ещё на старте:

• Ограниченность действий подрядчика только условиями договора — если что-то не прописано, команда не обязана это делать.
• Затруднённая интеграция во внутренние процессы компании. Внешней команде сложно «погрузиться» в корпоративную культуру на уровне штатного персонала.
• Невозможность полной оценки профессионалов вне компании. Даже при учёте отзывов и тестовых заданий главный критерий — реальная работа, а не презентация портфолио.
• Риски отсутствия взаимопонимания между сотрудниками штата и контрагентами. Недостаток коммуникации может привести к ошибкам и задержкам.
• Потенциальные задержки — особенно на старте, когда подрядчик только вникает. Например, техсопровождение от своей службы часто быстрее.

Пошаговая инструкция для начинающих

Если вы рассматриваете аутсорсинг впервые — не стоит начинать с импровизации. Грамотный подход убережёт от ошибок и потерь. Ниже — базовая пошаговая инструкция, которую можно адаптировать под свой бизнес.

Первый этап — анализ деятельности

На этом этапе важно определить: выгоден ли вообще аутсорсинг в вашей ситуации. Для этого:

• Рассчитайте текущие расходы на содержание собственного отдела (зарплаты, налоги, обучение, аренда).
• Оцените стоимость аналогичных услуг у подрядчиков. Не берите «с потолка» — запросите 2–3 коммерческих предложения.
• Сравните и сделайте выводы. Иногда аутсорсинг дороже, но даёт скорость и масштабируемость.

Второй этап — отбор аутсорсера

Рынок перегрет предложениями, особенно в IT, HR и бухгалтерии. Чтобы отделить профи от случайных подрядчиков:

Оцените реальный опыт, наличие профильных лицензий (если требуется), страховку ответственности, кейсы. Обратите внимание на формулировку в портфолио — банальные перепосты чужих работ настораживают. Соберите отзывы, желательно грузить подрядчика запросами из реальных бизнес-сценариев уже на стадии переговоров.

Третий этап — детальный анализ договора

Любой устный договор — потенциальная проблема. В контракте обязаны быть чётко прописаны:

• Описание задач, зон ответственности и объёма работ.
• Количество выделенных специалистов, их квалификация.
• Сроки выполнения и формат сдачи (еженедельный отчёт, приёмка с чеками, поэтапная реализация и т. д.).
• Схема оплаты и штрафы за срыв сроков или снижение качества.

Чем детальнее документ, тем проще отстаивать свои интересы в спорной ситуации.

Четвёртый этап — подписание соглашения

Финальный вариант договора согласовывается с юристом. Обязательно наличие пунктов о неразглашении (NDA) и условиях расторжения контракта: за сколько дней, на каких основаниях, с компенсацией или без. Эти разделы часто недооценивают, но именно они защищают бизнес при реальных конфликтах.

Пятый этап — переход на внешнюю модель

Когда выбор сделан и договор подписан — начинается самое главное: ввод подрядчика в процессы. Нужно описать внутренние правила работы, предоставить инструктаж по корпоративному ПО, наладить каналы и регламенты коммуникации. Чем эффективнее пройдёт этот этап, тем быстрее начнётся реальная выгода от аутсорса.

Шестой этап — контроль

Аутсорсинг не означает отказ от контроля. Напротив: у каждого проекта должен быть человек, который будет получать отчётность, отслеживать качество, давать обратную связь.

На практике удобно использовать дашборды, регулярные статусы по задачам и систему мотивационных KPI, о которых договорились заранее. Это помогает быстро выявлять сбои, допускать корректировки и не доводить до «точки невозврата». В случае системных сбоев — контракт можно расторгнуть, и перейти к другому подрядчику.

Дополнительные аспекты и рекомендации

Что не считается аутсорсингом

Важно понимать, что не все формы удалённой работы или стороннего участия в бизнесе квалифицируются как аутсорсинг. Например, следующие популярные модели к аутсорсу не относятся.

• Фриланс — это способ работы физического лица, чаще без регистрации и обременений. Его цель — выполнить конкретную задачу (написать текст, создать сайт и т.д.), но не взять на себя функцию компании. Такая модель особенно распространена среди дизайнеров, программистов и копирайтеров.
• Дропшиппинг — это торговая схема, при которой продавец не хранит товар и не занимается логистикой. Он просто принимает заказ, передаёт его поставщику и получает прибыль с наценки. Аутсорсингом это не является, поскольку отсутствует передача функции компании.

Настоящий аутсорсинг — это передача конкретной, повторяемой бизнес-функции на внешнее исполнение с чётко оформленными договорённостями и SLA. Это принципиальное отличие от разовой проектной работы или торговли чужим товаром.

Кто может предоставлять услуги

Рынок аутсорсинга достаточно гибкий. Услуги могут предоставлять как частные специалисты, так и целые компании, в том числе крупные аутсорсинговые операторы. Всё зависит от специфики задачи. Например:

• Бухгалтерию или кадровое делопроизводство могут взять на себя ИП с нужной квалификацией.
• Обработка клиентских обращений, IT-поддержка или логистика — чаще делегируются специализированным компаниям.

Форма собственности здесь играет вторичную роль. Главное — качество исполнения, навыки, опыт и способность решать задачи в срок. При выборе партнёра важно обращать внимание на прозрачность схемы работы, наличие ответственности и репутационные гарантии.

Часто задаваемые вопросы

Аутсорсинг — решение масштабное, поэтому у клиентов возникает немало практических вопросов. Вот с чем чаще всего сталкиваются при первом взаимодействии:

Все детали, в том числе формат договора, ставки и зоны ответственности — всегда можно уточнить напрямую у поставщика услуг. Хороший партнёр отвечает чётко и без расплывчатых формулировок.

Как избежать ошибок при переходе

Передача бизнес-процессов — стратегическое решение, и если подойти к нему неподготовленно, есть риск потерять контроль над задачами или даже пострадать финансово. Чтобы этого не произошло, используйте проверенные рекомендации:

1. Действуйте поэтапно. Не стоит сразу закрывать свой отдел, особенно если процесс критичен. Совмещённая работа — лучший формат для периода адаптации.
2. Держите под контролем сроки. Даже выгодный договор не будет эффективным, если подрядчик нарушает дедлайны. Устанавливайте контрольные точки.
3. Предварительно оцените риски. Не все функции стоит выносить на сторону. Например, ключевые компетенции или уникальные технологии лучше оставить внутри.

Также стоит заранее продумать, как будет построено взаимодействие и контроль качества — вплоть до таблиц SLA и регулярного аудита.

Вопросы и ответы