Методы контроля работы сотрудников

• Зачем и как контролировать работу персонала
• Ключевые показатели эффективности для контроля работы
• Инструменты и технологии для автоматизации контроля
• Контроль в удаленной работе: вызовы и решения
• Вопросы и ответы

Зачем и как контролировать работу персонала

Контроль за работой персонала — это не просто инструмент наблюдения, а важная часть операционного управления бизнесом. Без него сложно понять, насколько эффективно сотрудники выполняют свои задачи, где теряется продуктивность и как можно повысить результаты без дополнительных расходов. Грамотно выстроенный контроль позволяет бизнесу быть гибким и предсказуемым.

Зачем вообще нужен контроль? Основные причины:

• Понимание текущего уровня продуктивности и дисциплины
• Выявление скрытых проблем в процессах
• Обоснование решений по внедрению изменений
• Четкое сопоставление работы сотрудников с бизнес-целями

Но важно соблюдать баланс: перегиб в сторону тотального контроля может привести к потере мотивации и выгоранию.

Формы контроля: прямой и непрямой

Контроль бывает прямым и непрямым — подход зависит от структуры компании, отрасли и степени самостоятельности сотрудников.

Прямой контроль — это наблюдение за работой в реальном времени или регулярные проверки. Примеры:

• Наблюдение управляющего за работой продавцов
• Проверка чек-листов выполнения задач на производстве
• Прослушка звонков в колл-центре

Непрямой контроль реализуется через автоматические системы и отчетность:

• Аналитика из CRM и ERP-систем
• Мониторинг времени через трекеры задач
• Оценка клиентского удовлетворения (NPS, CSAT)

Чем выше степень зрелости процессов в компании, тем чаще выбираются гибкие и технически подкованные формы непрямого контроля.

Влияние контроля на KPI сотрудников

Хорошо настроенные методы контроля помогают улучшать показатели эффективности сотрудников, особенно если есть прямая связь с их KPI. Сотрудники четко понимают, какой результат от них ожидается, и что будет учитываться при оценке.

Важно, чтобы KPI были прозрачными, измеримыми и актуальными. Например, для менеджеров по продажам — это количество сделок, средний чек, цикл сделки. Для логиста — точность соблюдения сроков доставки и сокращение простоев.

Виды контроля по уровню управления

Контроль можно условно разделить по уровням управления: стратегический, тактический и операционный. Каждый из них имеет свою специфику и цели.

Стратегический контроль фокусируется на глобальных целях: соответствие работы подразделений общей стратегии бизнеса и культуре. Руководство смотрит на KPI в разрезе квартала, полугодия, года.

Тактический контроль — это ответственность среднего менеджмента. Работа с командами происходит в горизонте недель и месяцев. Основная цель — выявление узких мест и улучшение процессов.

Операционный контроль касается повседневных задач: соблюдение регламентов, сроков и стандартов. Здесь важна скорость реакции и точность в деталях.

Частота и гибкость контроля

Периодичность проверок напрямую влияет на восприятие контроля сотрудниками. Слишком частый контроль выглядит как недоверие и вызывает отторжение. Редкий — теряет эффективность.

Выбирать частоту стоит, исходя из специфики работы:

• В продажах — ежедневные отчеты могут быть оправданы, особенно при высокой динамике
• В проектной работе — еженедельные встречи и контроль вех проекта
• Для рабочих смен — фиксация начала и конца рабочей смены через терминалы

Современный подход — гибкий контроль. Когда система «подсказывает», где что-то «не так», и позволяет менеджеру сфокусироваться на этих зонах. Такой контроль не мешает, а помогает.

Важно помнить: контроль не должен демотивировать. Честная обратная связь, грамотная интерпретация данных и вовлеченность менеджеров в развитие команды — вот что действительно повышает эффективность персонала.

Ключевые показатели эффективности для контроля работы

Производительность труда как KPI

Один из самых понятных и популярных KPI — это производительность труда. Он показывает, сколько задач человек выполняет за определённый период. Это могут быть звонки, обработанные заявки, количество написанного кода или закрытые инциденты — в зависимости от специфики работы. Главное — правильно сформировать систему измерения и понимать, что именно считать результатом.

Например, для склада можно отслеживать количество заказов, собранных за смену. Для разработчика – число задач, успешно закрытых в системе управления проектами. Но важно помнить, что слепое увеличение количества не всегда означает рост эффективности — качество никто не отменял.

Соблюдение сроков и SLA

Если деятельность подлежит жёсткому учету времени, как, например, техническая поддержка или исполнение контрактных обязательств, то важнейшим показателем становятся сроки. В таких случаях применяются SLA (Service Level Agreement) — уровни обслуживания, согласованные с заказчиком или внутри компании. Например, ответ техподдержки должен быть дан не позже чем через 30 минут, а вся заявка обработана в течение 4 часов.

Контроль сроков помогает определить слабые места в процессах, выявить перегруженные или нестабильные участки и, при необходимости, перераспределить ресурсы.

Ошибки и качество работы

Не менее важным, чем количество и скорость, является качество. Здесь в игру вступают показатели ошибок, количество возвратов, количество доработок и уровень удовлетворенности клиентов или внутренних заказчиков.

Например:

• В службе контроля качества можно фиксировать процент производственного брака;
• В отделе продаж — количество отменённых заказов из-за ошибки при оформлении;
• В IT―подразделении — число багов, обнаруженных после релиза.

Современные системы позволяют сочетать данные о качестве и производительности, создавая сбалансированную картину эффективности. Особенно это актуально в сферах, где точность критична — например, в IT- и финансовом секторах.

Командная эффективность: групповое KPI

Индивидуальные KPI не всегда отражают общую картину. Иногда эффективный отдельный сотрудник всё же оказывается частью неэффективной команды. Поэтому всё чаще внедряются командные KPI.

Командная эффективность особенно актуальна для проектов, где результат зависит не от усилий одного, а от слаженной работы группы: разработки ПО, логистики, маркетинга. Например, можно отслеживать:

Этот подход стимулирует взаимопомощь, обмен знаниями и общее стремление к результату. В особенности это применимо к командам в IT-сфере, где слаженность важна не меньше, чем компетенции каждого специалиста. Подробнее о ролях в цифровых проектах читайте в материале «Профессии айтишников: какие есть специальности и направления в IT-сфере».

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Инструменты и технологии для автоматизации контроля

CRM и ERP-системы

Современные CRM (Customer Relationship Management) и ERP (Enterprise Resource Planning) системы стали неотъемлемым элементом структурированного контроля над бизнес-процессами. CRM-системы позволяют отслеживать активность продаж, обработку заявок и эффективность работы менеджеров по клиентам. Например, по числу касаний с клиентом, выполненным задачам, закрытым сделкам можно оценить продуктивность сотрудника без постоянного ручного контроля.

ERP-системы затрагивают более широкий спектр: они интегрируют данные из бухгалтерии, складов, закупок, производства и, конечно, отдела кадров. Это предоставляет руководству полную картину происходящего в компании в режиме реального времени. Интеграция CRM и ERP между собой позволяет исключить разрывы в коммуникации и минимизировать человеческий фактор при сборе информации.

HRM-системы и тайм-трекинг

HRM-системы сфокусированы на управлении персоналом: графиками сотрудников, отпусками, больничными, производительностью и целями. Такие платформы как BambooHR, PeopleForce или отечественные альтернативы помогают отслеживать KPI и общую вовлечённость персонала — от линейных сотрудников до руководителей направлений.

Отдельное внимание заслуживают инструменты тайм-трекинга: они позволяют понимать, на что реально уходит рабочее время сотрудников. К примеру, если специалист, занятый поддержкой клиентов, тратит 70% времени на внутренние собрания, а не на обращения, руководству стоит задуматься о перераспределении задач. Автоматизированный сбор таймингов снижает субъективность и даёт фактические цифры для анализа.

• Time Doctor — мониторинг активности, скриншоты, отчёты по времени.
• Toggl Track — удобен для сотрудников с гибким графиком.
• ManicTime — автоматически фиксирует действия на компьютере без постоянного участия пользователя.

Google Workspace, Trello, Asana

Платформы для совместной работы становятся всё более популярными для контроля исполнения задач в распределённых и гибких командах. Google Workspace помогает отслеживать вовлечённость сотрудников через активность в Google Документах, Календаре, Meet, что полезно при удалённом формате работы.

Trello и Asana отлично подходят для визуального управления процессами и делегирования. Они помогают наглядно контролировать рабочие процессы: видно, кто чем занят, на каком этапе находится задача, какие дедлайны нарушены и где узкие места.

Важно не перегружать планировщики: слишком строгий контроль через доски может вызвать сопротивление у сотрудников. Eсли ключевые задачи оформлены правильно и регулярно обновляются, инструмент работает и без излишней регламентации как прозрачный канал контроля.

BI-панели и визуализация данных

Информацию из разных систем контроля — будь то ERP, CRM, HRM или трекеры времени — сложно воспринимать в изолированном виде. BI-инструменты (например, Power BI, Tableau, Qlik) позволяют объединить эти данные в наглядные дашборды, где можно в реальном времени получать ключевые метрики.

Такая визуализация особенно полезна для топ-менеджмента. В одной панели может отображаться эффективность сотрудников по подразделениям, загруженность, отставания по целям и даже эффективность маркетинговых каналов. Кстати, про то, как точно измерять эффективность рекламных кампаний, можно прочитать в этой статье.

Выбор подходящих инструментов должен быть основан на масштабе компании, типе деятельности и внутренней культуре. Однако любые решения должны отвечать главной цели — упростить контроль, а не усложнить работу.

Контроль в удаленной работе: вызовы и решения

Как обеспечить контроль на удалёнке

Удалённый формат работы требует переосмысления традиционного подхода к контролю. Если раньше руководитель мог буквально наблюдать за тем, как сотрудник работает за компьютером в офисе, то теперь важно выстроить систему, при которой контроль не основан на недоверии, а становится частью эффективных рабочих процессов.

Основная задача — не отслеживать каждое действие, а получать объективные данные о ходе выполнения задач, вовлечённости и соответствии результатов запланированным целям. Особенно важно выстроить прозрачную структуру отчётности — регулярные стендапы, недельные отчёты и открытые трекеры задач помогают держать руку на пульсе без тотального контроля.

Мониторинг KPI дистанционно: практика

Мониторинг KPI позволяет сохранять фокус на результате, а не на процессе. Это особенно важно в распределённых командах, где основной акцент смещается с «контроля рабочего времени» на «контроль достижения целей».

Вот как компании выстраивают эффективную систему KPI в удалёнке:

• Привязка KPI к конкретным результатам, а не к присутствию в системе.
• Регулярная визуализация прогресса по каждому показателю в CRM или дашборде проекта.
• Самоотчётность сотрудников по ключевым метрикам: ежедневно или еженедельно.

Важно, чтобы KPI были понятны и достижимы для сотрудника, а сами данные поступали без лишней ручной работы — максимально автоматизировано.

Цифровая культура и доверие

Контроль работает тогда, когда он встроен в культуру компании. Одной лишь цифровой системой учёта времени и задач недостаточно — без доверия и ответственности эти инструменты превращаются в «надзор».

Успешные удалённые команды опираются на цифровую прозрачность — это когда все участники знают, кто над чем работает, какие задачи в приоритете и какие ожидания по срокам. Это снижает нагрузку на руководителей и способствует большей самостоятельности сотрудников.

Базовые принципы цифровой культуры:

1. Прозрачное взаимодействие: использование общих каналов связи, открытых трекеров задач, регулярные синки.
2. Ответственность сотрудника за результат без микроменеджмента.
3. Обратная связь — регулярная, конкретная и работающая в обе стороны.

Примеры трекеров и их настройка

Трекеры задач и времени — основа контроля в распределённых командах. Существует множество решений, адаптированных под разные команды и задачи:

Важно, чтобы использование трекера было простым и не превращалось в дополнительную нагрузку. Лучше внедрить один-два инструмента, где можно настроить уведомления, доступ к аналитике и интеграции с рабочими чатами или корпоративной почтой.

Интеграция системы контроля и доверительной культуры внутри команды помогает резко повысить вовлечённость и прозрачность. Хороший контроль всегда работает в паре с автономией и уважением к времени сотрудника.

Вопросы и ответы