Сквозной учёт: 3 выгоды от внедрения на предприятии

Учет состояния и движения материальных ценностей — как товаров, так и собственных материальных запасов, оборудования и инструментов — всегда был большой головной болью любого предприятия. И речь не только о недостачах и воровстве, огромное количество дополнительных проблем и издержек приносят ошибки: пересортица, путаница при размещении и перевозке, поставки не того оборудования, повторные закупки вместо потерянных инструментов или товара, простой работников в ожидании поставленного не так или не туда оборудования или необходимых для производства материалов, которые не отследили или забыли закупить. И не будем забывать про излишние транспортные расходы.

В общем, вариантов огромное количество, и роднит эти ошибки одно — их можно сразу отловить и быстро исправить при правильно организованном текущем учете, когда система зачастую даже сама подскажет, что чего-то не хватает или груз пытаются отправить не туда. Но для этого нужно такую систему построить и наладить. Проблема в том, что большинство предприятий даже не осознает их как отдельную категорию издержек и не понимает, как с ней бороться.


При этом в необходимости, например, складского учета сомнений не возникает. Во-первых, потому что понятна цель, а цена ошибки — пропавший товар и прямые убытки. А во-вторых, там можно относительно легко организовать и формализовать входящий и исходящий учет, а «вход» и «выход» товаров происходят в фиксированных местах и относительно легко отслеживаются.

Впрочем, даже в такой простой ситуации регулярно случаются проблемы. Например, купленное оборудование поставили не туда, и теперь без ревизии всего склада вряд ли его удастся отыскать. Или выдали оборудование не полностью, а расписались при этом как за выдачу полностью всего набора. А уж если ситуация усложняется, и контролировать приходится не только склад, но и вообще перемещение и передачу оборудования, материалов или товаров на предприятии в целом, то такой контроль и вовсе оказывается бессильным, и количество ошибок идет вверх.

Учётная система есть, но проблемы остаются

Возьмем для примера современный супермаркет. Входящий учет осуществляется при приемке, исходящий — на кассах. Однако при этом не учитываются процессы, происходящие внутри склада и торгового зала: воровство в торговых залах, случайная порча товара, неправильная раскладка, когда выложенный не туда товар (или поставленный не туда на складе) просто теряется для учета, а потом случайно находится, при этом согласно учетным данным товар вроде бы есть, а по факту в торговом зале его нет и он не продается, наконец, просто движение между торговым залом и складом — все это не учитывается в ИТ-системах и, соотвественно, остается в отчетности «серой зоной», способной принести немало сюрпризов.

То же происходит и в складских комплексах: оборудование банально поставили не туда, отвалился ярлычок и пр. — найти его очень сложно и трудозатратно, а значит — опять простой, закупки еще одного лишнего комплекта и т. д. А уж если оборудование уникальное…



А что если речь идет о работе крупного предприятия со сложными логистическими процессами и большим количеством объектов, рассредоточенных по разным местам или даже разным регионам? Появляется много дополнительных вещей, подлежащих учету: например, выдача и возврат рабочего инструмента с контролем исправности, использование расходников и пр.; организация транспортировок оборудования на объекты и с них, причем зачастую оборудование представляет собой набор мест, и если забыть одну из частей, невозможно использовать все; логистика запчастей и расходников и т. д.

Это отдельная большая и сложная задача, но даже если создать выделенный отдел и попытаться все упорядочить, во весь рост встает вторая проблема: данные для учета не всегда составляются адекватно (т.к. создавать их на ходу неудобно, нужно отвлекаться от работы) и чаще всего вводятся в информационные системы не сразу, а по прошествии некоторого времени, и вводит их не тот, кто выполнял действие, а другой человек — начальник участка, специально выделенный менеджер, секретарь или кто-то еще. В результате:

  • Отчетность отражает ситуацию не в реальном времени, а с существенной задержкой.
  • Если совершена ошибка, и ее сразу не заметили, отчетность будет скорее отражать «как должно быть», а не «как на самом деле».
  • Добавляется возможность ошибки при вводе.
  • Невозможно понять, кто и что делал в реальности, на каком этапе внесена ошибка, соответственно, невозможно исправить силами исполнителя.

Как навести порядок?

Все это не дает принимать адекватные управленческие решения, вносит ошибки и сумятицу, приводит к непроизводительным издержкам. Для решения проблем с контролем и учетом товаров и оборудования, которые могут обходиться предприятию очень дорого, необходимо следующее:

Во-первых, необходим сквозной учет, когда товары и оборудование (особенно уникальное и ценное) не просто отмечаются при поступлении на склад, территорию предприятия, объект и выходе с него, но и отслеживаются внутри, т. е. каждое изменение местоположения или операция с товаром и оборудованием должна отражаться в системе с указанием имени исполнителя, с которого можно затем спросить.

Во-вторых, информация должна вводиться в систему сразу после выполнения действия самим исполнителем, и лучше — в автоматизированном режиме, максимально исключающим возможность человеческой ошибки. Это позволяет не только отслеживать, какие действия, где, когда и кем производились, но и получать точную картину происходящего в реальном времени.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Первый шаг к цифровизации

В теории, такие проблемы способна решать пресловутая цифровизация, о которой сейчас столько говорят. Но для того, чтобы система заработала, нужно решить целый ряд задач.

  1. Для нормального учета необходимо полностью «оцифровать» абсолютно все рабочие процессы, а подавляющее большинство предприятий сейчас находятся на промежуточных этапах, когда часть рабочих процессов уже «оцифрована» и ведется с помощью информационных систем, а часть продолжает осуществляться в ручном режиме. Такие процессы представляются для системы «черным ящиком», где автоматический учет и контроль невозможен, а ручной может быть неточным.
  2. Для такого учета недостаточно традиционного рабочего места, т. е. стационарного компьютера, пусть и оснащенного сканером. Операции учета проводятся в самых разных местах, в т. ч. «на ногах», это может быть контейнерная площадка, порт, кузов грузовика или трюм судна, удаленный объект, необорудованная строительная площадка и т. д. Поэтому необходимы устройства нового поколения, которые всегда находятся у работника. Это может быть как мобильный сканер или иное специализированное устройство, так и смартфон со специальным ПО, позволяющим сканировать товары или оборудование, заносить информацию о них и проделанных операциях в систему.


Например, при сборке рейса на объект нужно проверить все места груза перед отправкой со склада, при погрузке в грузовик (причем иногда еще нужно соблюдать очередность загрузки, чтобы легче было выгружать на разных объектах), при перегрузка из грузовика на корабль и т. д. — вариантов много.

Причем на каждом из этих этапов ошибка приводит к тому, что машина/корабль/самолет не увозят нужное оборудование, и ко всему еще могут увезти что-то лишнее, то есть, цена ошибки очень высока. Во всех случаях сотруднику необходимо перемещаться со сканером в руках и сразу обмениваться данными с информационной системой чтобы понимать, что ему делать дальше.

Очевидно, что ручное сканирование заняло бы слишком много времени, необходимы автоматизированные средства учета. Самый простой и дешевый способ учета — штрихкоды, но у них есть свои минусы — код можно повредить, можно подделать и т. д. А вот, например, RFID-метки подделать невозможно, т.к. каждый чип имеет уникальный код, и для ценного оборудования или товаров такой учет подходит больше.


То есть, речь идет о создании полноценных мобильных рабочих мест, позволяющих контролировать место нахождения и движение товара в любом месте внутри предприятия, подразделения или на объекте. А раз так — требуется и инфраструктура для подключения мобильных рабочих мест к сети предприятия и информационным базам.

Необходимые для этого технологии на сегодняшний день уже доступны и хорошо изучены, а нужное оборудование широко представлено на рынке. Если раньше сквозной учет казался недостижимой мечтой, то сейчас это пусть и комплексная, но знакомая и отработанная техническая задача.

Да, ее реализация потребует усилий и финансовых вложений, т.к. необходимо будет развернуть инфраструктуру, закупить нужное оборудование и личные мобильные устройства, разработать новые схемы и адаптировать существующие бизнес-процессы. Однако после запуска и настройки предприятие получит большое количество выгод.

Самая очевидная — это упрощение работы для персонала, т.к. сотрудники будут четко видеть задания и легко контролировать их выполнение, и существенное сокращение дополнительных издержек вследствие ошибок при учете и перемещении оборудования и товаров. Но это не единственный плюс. Компания также сможет воспользоваться целым рядом стратегических выгод.


3 выгоды от сквозного учёта

Во-первых, сразу видно, где и у кого находятся конкретные материальные ценности. Повышается эффективность использования, нужно меньше оборудования и инструментов. В значительной степени решается проблема воровства и порчи на рабочем месте, т.к. можно проследить маршрут и нахождение товара или инструментов и найти исполнителя на каждом этапе.

Во-вторых, видно актуальное состояние: что принято на склад, что отпущено со склада, что где находится и как используется, каких расходных материалов еще достаточно, а какие уже следует закупать и т. д. Фактически, идет непрерывная инвентаризация, позволяющая лучше учитывать запасы и избегать простоя из-за того, что что-то неожиданно закончилось.

В-третьих, начальство, не находящееся на объекте, видит полную и объективную картину состояния и движения материальных ценностей в реальном времени, что позволяет быстрее и четче планировать дальнейшие действия.

Наконец, сквозной учет позволяет создавать адекватную и полноценную статистику нахождения, движения и использования материальных ценностей, лучше просчитывать потребности и планировать работу в долгосрочном плане, тем самым повышая эффективность работы предприятия в целом.

«Первоисточник — номер журнала «Склад и техника» к выставке СеМАТ Russia 2022: https://sitmag.ru/article/27680-semat-russia-2022-v-fokuse-alternativa-i-zameshchenie»


Количество показов: 1878

Статьи по схожей тематике