Правила создание схем бизнес-процессов по BPMN

• BPMN: зачем и когда использовать
• Как построить схему процесса по BPMN
• Оптимизация процессов на основе схем BPMN
• Инструменты для построения BPMN-схем
• Вопросы и ответы

BPMN: зачем и когда использовать

Что такое BPMN-схема

BPMN (Business Process Model and Notation) — это графический язык моделирования бизнес-процессов, который был разработан для того, чтобы сотрудники бизнеса, аналитики и программисты одинаково понимали процесс и могли работать на основе одной унифицированной модели. Главное преимущество BPMN — его стандартность и однозначность: каждый элемент схемы имеет чёткое значение и не допускает двойного толкования.

С помощью BPMN можно моделировать как простые процессы — согласование заявки или отправку уведомления, так и сложные, включающие параллельные потоки, условия и взаимодействие между разными подразделениями. Это особенно полезно, когда бизнес хочет перейти к автоматизации своих процессов.

Ключевые элементы: пулы, задачи, шлюзы

Для создания жизнеспособной и понятной BPMN-схемы важно правильно использовать основные элементы нотации. Рассмотрим несколько ключевых блоков:

• Пул (Pool): представляет отдельного участника процесса, например, компанию или подразделение. Если модель описывает взаимодействие с клиентами или подрядчиками, каждый из них может быть выделен в отдельный пул.
• Задача (Task): конкретное действие, которое выполняется на каком-то шаге процесса. Например: "Обработать заказ", "Согласовать документ", "Выписать счёт".
• Шлюз (Gateway): элемент логики, позволяющий разветвлять или объединять потоки. Используется для реализации условий (например, если заказ больше 100 000, требуется одобрение руководства).

Комбинируя эти элементы, вы легко визуализируете даже сложные сценарии работы компании. Главное — не перегружать схему дополнительными деталями, которые не несут смысла для анализа или автоматизации.

Различие между блок-схемой и BPMN

На первый взгляд может показаться, что BPMN — это та же блок-схема, только с другими значками. Но разница куда глубже. Блок-схема — это инструмент визуализации, который чаще всего используют для описания логики алгоритма или общей последовательности действий. Она не имеет строго стандартизированных элементов и легко интерпретируется по-разному.

BPMN же разработан как формальный язык. Если вы видите шлюз, это всегда логика ветвления, а задача — это всегда конкретное действие, за которое можно назначить ответственного. Именно поэтому BPMN — основной формат в BPMS-системах, и для перехода к автоматизации через блок-схемы рекомендуется в дальнейшем перейти на BPMN.

Сравним основные различия:

Критерий	Блок-схема	BPMN
Стандартизация	Отсутствует, разные стили	Жёсткий международный стандарт
Поддержка автоматизации	Нет	Да, интеграция с BPMS
Понимание со стороны IT	Может потребовать пояснений	Является рабочим форматом для программистов

BPMN и автоматизация через BPMS

Главная сила BPMN раскрывается, когда компания планирует автоматизировать процессы через BPMS (Business Process Management System). Именно BPMN-схемы становятся основой для исполнения в системе: она «читает» эту схему и на её основе запускает задачи, отправляет уведомления, двигает статусы и подключает внешние сервисы (например, CRM или 1С).

Вы начинаете с визуализации процесса, затем дорабатываете схему с участием ИТ-специалистов, и она превращается в часть цифровой логики вашей компании. При этом, если всё сделано правильно, ее понимает руководство, исполнители и технические специалисты — каждая группа видит нужный для себя уровень детализации.

Кроме того, при внесении изменений в бизнес-процесс достаточно изменить BPMN-модель, и новая версия процесса будет внедрена в систему автоматически. Это снижает риски, уменьшает количество коммуникаций и делает управление изменениями проще.

Использование BPMN — это шаг в сторону зрелости управления процессами. Если вы планируете масштабировать бизнес, запускать цифровую трансформацию или просто навести порядок в рутинных операциях — начать стоит именно с построения грамотных BPMN-схем.

Как построить схему процесса по BPMN

Идентификация участников и зон ответственности

Первый шаг при построении схемы в нотации BPMN — это определение всех участников процесса и распределение зон ответственности. Здесь важно понимать не только, кто выполняет действие, но и на каком уровне бизнес-структуры это происходит.

В BPMN такие зоны разделяются с помощью «пулов» (pool) и «дорожек» (lane). Пул, как правило, представляет собой организацию или отдел, а дорожка — конкретного сотрудника или роль. Очевидное преимущество такого подхода — прозрачное отображение взаимодействий между подразделениями: кто инициирует процесс, кто принимает решение, а кто просто получает уведомление.

Например, если вы описываете процесс обработки заказа в интернет-магазине, стоит выделить минимум три дорожки: клиент, отдел продаж и склад. Это поможет сразу увидеть, где возможны задержки или недопонимания.

Нотация BPMN 2.0: правила

BPMN 2.0 — международный стандарт, разработанный для того, чтобы процессы выглядели понятно как бизнес-аналитикам, так и техническим специалистам. Главное — помнить, что каждый тип элемента на схеме должен выполнять определённую функцию:

• События (events): отображают начало, завершение процесса или реагирование на внешние условия — например, поступление письма или истечение срока.
• Действия (tasks): описывают однотипные операции — «отправить письмо», «проверить наличие товара», «сформировать документ».
• Решения (gateways): позволяют разветвить поток в зависимости от условий — появилась ли оплата, одобрена ли заявка и т.п.

При этом важно сохранять логику: всегда должно быть понятно, откуда начинается процесс и чем он завершается. Если на схеме отсутствует завершающее событие или поток уходит «в никуда» — это сигнал к доработке.

Логика построения: события – действия – результат

Любая схема по BPMN строится по простой, но строгой логике: событие → действие → результат. Начать лучше всего с ключевого события — например, «Получение заявки от клиента». Далее — цепочка действий: «Проверка наличия», «Создание счёта», «Уведомление клиента», и наконец «Завершение процесса» или «Переход к доставке».

В основе должна быть бизнес-цель. Именно она определяет, какие действия стоит включать, а какие — оставить за границами схемы. Нагромождение деталей затрудняет чтение и мешает выявить узкие места.

В процессе удобно использовать вспомогательные таблицы, чтобы заранее определить ключевые шаги:

Шаг	Участник	Описание действия
1. Получение запроса	Отдел продаж	Приём заявки от клиента через сайт
2. Проверка наличия	Склад	Уточнение остатков по позиции
3. Выставление счёта	Бухгалтерия	Формирование и отправка коммерческого предложения

Ошибки при построении процессов

Даже при наличии стандарта BPMN нередко встречаются ошибки, особенно в схемах, которые создаются в спешке или без предварительного анализа.

Наиболее частые проблемы:

• Использование элементов не по назначению — например, когда событие заменяет задачу.
• Отсутствие логики завершения — процесс заканчивается без финального события.
• Слишком сложные условные переходы — когда один шлюз обрабатывает сразу пять условий.
• Неправильное распределение ролей — действия от имени нескольких участников находятся в одной дорожке.

Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуется не просто соблюдать нотацию, но и провести предварительное моделирование на уровне блок-схем. Хорошая практика — использовать простой черновик (даже на бумаге), прежде чем переходить в BPMN-редактор.

Кстати, если вы только начинаете разбираться в процессном управлении, будет полезно прочитать статью о блок-схемах и контроле качества в бизнесе. Это поможет лучше понять границы между уровнями процессов и их визуализацией.

Оптимизация процессов на основе схем BPMN

Анализ “узких мест” и дублирования

Одним из главных преимуществ использования BPMN-схем является возможность выявить “узкие места” и дублирующиеся этапы в процессе работы. Это те элементы, где замедляется выполнение задачи или происходит лишняя, часто незаметная нагрузка на ресурсы компании.

Рассматривая схему, сразу видно, где из-за неопределённых ролей возникает задержка, сколько времени требуется на принятие решения, или почему один и тот же шаг выполняют разные сотрудники на разных участках.

Простой пример: схема оформления заказа может показывать, что проверка информации дублируется и в отделе продаж, и на складе. Удаляя или перераспределяя эти действия, вы сокращаете до 20% затраченного времени на весь процесс.

Устранение неэффективных последовательностей

Нередко сама логика выполнения задач в процессе оказывается устаревшей — этапы идут в нелогичном порядке или повторяются. BPMN помогает это визуализировать и предложить альтернативу. Правильно оптимизированная последовательность — это такая, где исключён ручной перенос задачи, минимизировано ожидание и каждый элемент логически завершает предыдущий.

Например, если подтверждение заказа идёт до проверки наличия товара, вы рискуете тратить ресурсы на отказ в дальнейшем. В оптимальной конструкции BPMN действия проверяются до утверждения, что исключает лишние итерации.

Основные сигналы неэффективных последовательностей:

• частая необходимость возврата к предыдущим шагам;
• неопределенные решения «по ходу», без фиксированной логики;
• неконтролируемые точки входа и выхода из процесса.

Создание модели “как должно быть”

После проведения анализа наступает важный этап — моделирование процесса в целевом виде («as to be»). Здесь используется весь потенциал BPMN: выстраивается идеальная логика, упрощаются маршруты, распределяются роли, обозначаются автоматизированные действия.

Важно, чтобы эта модель была не только описанием, но и руководством к действию. Она может быть интегрирована с цифровыми системами, использоваться при обучении новых сотрудников или для аудита внутренней эффективности.

Рекомендуется заложить в структуру схемы:

1. Обязательные точки контроля и времени отклика;
2. Роли, отвечающие за конкретные задачи, без дублирования;
3. Возможности автоматизации.

Связь с Lean и Kaizen

Методологии Lean и Kaizen органично дополняют BPMN, обеспечивая философию непрерывного улучшения и отказа от всего лишнего. Используя BPMN в контексте Lean, компания системно избавляется от потерь: лишние движения, ожидание, перепроизводство, неинформативность процессов — всё это видно на схеме.

Kaizen поддерживает разработку моделей «как должно быть» не как одноразовый акт оптимизации, а как регулярную практику. Это особенно важно в динамичных условиях 2025 года, когда даже внутри одного квартала может потребоваться адаптация бизнес-цепочек.

Связь BPMN-моделирования и бережливых подходов подробно раскрыта в статье о цифровом моделировании процессов в бизнесе, где показано, как переход от бумаги к визуальным картам формирует новую дисциплину управления.

Применяя BPMN совместно с Lean и Kaizen, компания получает мощный инструмент для регулярной реконструкции процессов, задействуя горизонтальные связи и устраняя «серые зоны» даже в привычных, казалось бы, операциях.

Инструменты для построения BPMN-схем

Camunda Modeler и его интерфейс

Camunda Modeler — один из самых известных и активно применяемых инструментов для моделирования процессов в нотации BPMN. Он предлагает интуитивно понятный drag-and-drop интерфейс, благодаря чему даже начинающий аналитик сможет быстро нарисовать простую схему.

Интерфейс Camunda Modeler условно делится на три зоны: панель элементов BPMN слева, рабочая область по центру и контекстное меню справа, где можно задавать свойства элементов. Например, при выборе пользовательской задачи (User Task) можно указать исполнителя, роли и форму, которая будет открываться для ввода данных.

Также сильно упрощает работу функция автозаполнения и «умное» соединение элементов. Это особенно актуально при моделировании длинных процессов с множеством ветвлений.

Camunda Modeler поддерживает не только BPMN, но и DMN (решения) и CMMN (кейсы), что позволяет создавать более комплексные модели процессов со связанными правилами принятия решений.

BPMN.io, Bizagi, ARIS и другие

Кроме Camunda, на рынке также широко используются и другие инструменты. Каждый из них имеет свою специфику и преимущества:

• BPMN.io — легковесный online-редактор, на базе которого, кстати, построен Camunda Modeler. Подходит для быстрой визуализации и обмена схемами без установки ПО.
• Bizagi — мощное корпоративное решение с большим количеством встроенных шаблонов, валидаторов и возможностью моделировать не только процессы, но и организационную структуру.
• ARIS — больше ориентирован на архитектуру предприятия и документооборот. Подходит для крупных организаций, где важна формализация всей операционной модели.
• Draw.io (или теперь Diagrams.net) — универсальный инструмент с широким набором шаблонов. Подойдет для команд, которым важна гибкость и работа в облаке.

Выбор конкретного инструмента зависит от целей моделирования, зрелости процесса и требований к интеграции. Но важно помнить: независимо от выбранного ПО, сама методология BPMN остается неизменной, а значит — навыки работы переносятся между платформами.

Интеграция с формализацией процессов

Правильно построенная BPMN-схема — это не только визуализация, но и инструмент формализации. Именно на этом этапе аналитик переходит от словесного описания процесса к его однозначной трактовке.

Инструменты моделирования часто интегрируются с системами управления документацией, корпоративными реестрами процессов или платформами электронного согласования. Так, для каждого процесса можно автоматизировано присваивать версию, владельца, статус утверждения и метод публикации.

Таким образом, BPMN-схемы становятся частью базы знаний компании. Особенно это актуально в рамках внедрения систем менеджмента качества — когда требуется строгое соответствие регламентам и возможность проведения аудитов. Интеграция с формализованными хранилищами позволяет обеспечить актуальность, непротиворечивость и прозрачность всех процессов.

Документирование и экспорт в BPM-системы

После моделирования процессов возникает задача передачи схем в продуктивную среду. Современные редакторы BPMN, включая Camunda и Bizagi, позволяют экспортировать схемы в форматах XML (BPMN 2.0), SVG или PDF для последующего использования.

Использование формата BPMN 2.0 XML особенно важно для передачи модели в исполняемую BPM-среду. Например, если бизнес-процесс моделируется для дальнейшей автоматизации в Camunda Engine или другой workflow-системе, то соблюдение сквозной поддержки формата критично.

Важно также выделить роль документирования. Даже если схема не будет исполняться в автоматическом режиме, она может быть включена в методические материалы, инструкции и внутренние регламенты.

Формат	Назначение
BPMN 2.0 XML	Передача в BPM-систему для автоматизации процесса
PDF	Публикация, согласование и рассылка схем
SVG/PNG	Визуализация на порталах и в документации

Эффективный экспорт и документация схем помогают не только в ИТ-интеграции, но и в более глубоком понимании процесса ключевыми заинтересованными сторонами — от исполнителей до руководства.

Вопросы и ответы

Количество показов: 89