Бизнес-процессы и блок-схемы: как выстроить и визуализировать эффективную модель

• Понимание бизнес-процесса через схему
• Блок-схема бизнес-процесса: правила и подходы
• Создание схемы бизнес-процесса: этапы и методики
• Пример внедрения схем в системе управления
• Вопросы и ответы

Понимание бизнес-процесса через схему

Виды процессов: производственный, административный и другие

Любая компания — это комплекс различных процессов, каждый из которых решает свою задачу и влияет на результат в целом. Чтобы выстроить эффективную модель управления, нужно уметь различать эти типы и понимать их роль.

Вот основные виды процессов:

• Производственные — связаны с выпуском продукции или оказанием услуг. Пример: цикл изготовления мебели от закупки материалов до доставки клиенту.
• Административные — обеспечивают функционирование внутренней инфраструктуры. Это, к примеру, кадровый учет, юридическое сопровождение или планирование бюджета.
• Поддерживающие процессы — не приносят прибыли напрямую, но без них основной бизнес невозможен. Сюда можно отнести IT-поддержку, складскую логистику и т. д.
• Инновационные процессы — разработки новых продуктов, внедрение технологий, улучшения текущих рабочих схем.

Каждый из них требует своего подхода к визуализации и регламентации.

Схема бизнес-процесса: как это работает

Схема — это не просто картинка. Это инструмент, с помощью которого можно увидеть узкие места, дублирующие действия и неоптимальные этапы. Именно на основании диаграммы принимаются решения о реорганизации и автоматизации процессов.

В основе построения лежат четыре фундаментальных вопроса:

1. Где начинается процесс и какие входные данные он использует?
2. Кто и на каком этапе в нем участвует?
3. Что на выходе у процесса?
4. Как он связан с другими процессами компании?

Для визуализации чаще используют BPMN или простые блок-схемы в формате «начало — действие — результат». И хотя методы могут различаться, главное — чтобы схема отражала реальность, а не идеальную модель.

Структура блок-схемы по процессам (вход, выход, результат)

Каждый процесс условно делится на три части: вход, исполнение и выход. Это ключевая структура блок-схемы, которая помогает выделить полезные действия от избыточных.

Элемент	Описание	Пример
Вход	Что запускает процесс, какие ресурсы или данные требуются	Заявка от клиента на сайте
Исполнение	Последовательность действий, шаги внутри процесса	Обработка заявки, согласование сроков, оформление заказа
Выход	Конечный результат, который формируется по завершению	Доставленный товар или выполненная услуга

Важно: каждый блок на схеме должен быть подчинен логике простого вопроса — зачем он нужен и что произойдёт, если его не будет.

Визуализация работы отдела или компании

Когда нужно показать, как работает конкретный отдел, например, отдел продаж или клиентской поддержки, лучше использовать функционально-матричные схемы. Они отображают, кто что делает и как передаются задачи между сотрудниками или подразделениями.

Визуализация всей компании требует уже подхода на уровне крупного бизнес-архитектурного планирования. В таких случаях удобно использовать уровневые диаграммы, где отдельно выделены ключевые процессы, регулирующие процессы и поддерживающие.

Посмотрите пример готовой блок-схемы, которая охватывает процесс от получения запроса до отгрузки клиенту:

Такой подход помогает упростить внедрение системы электронного документооборота, повысить планируемость и даже выявить бизнес-риски. Если вы хотите глубже разобраться, как делается цифровое моделирование процессов, рекомендую материал о принципах цифрового моделирования процессов.

Блок-схема бизнес-процесса: правила и подходы

Какие блоки должны быть в схеме бизнес-процесса

При построении схемы бизнес-процесса важно использовать структурный подход: схема должна быть понятной, логичной и отображать все ключевые этапы работы. В классическом виде структура бизнес-схемы включает следующие типовые блоки:

• Начало и завершение процесса — события, определяющие старт и конец действий. Обычно обозначаются кругами.
• Действия или задачи — рабочие шаги, выполняемые участниками процесса. Представляются прямоугольниками с закруглёнными углами.
• Условия (решения) — точки, где нужно принять решение; отображаются ромбами.
• Потоки — стрелки, соединяющие элементы в логической последовательности выполнения.

Пример: в процессе обработки заказа блоки отображают получение заявки, проверку наличия товара, оформление отгрузки и уведомление клиента. Решения включают проверку доступности, одобрение от финансового отдела и пр.

Нотация BPMN: основные символы и правила

Сегодня наиболее распространённой является нотация BPMN (Business Process Model and Notation). Она помогает стандартизировать бизнес-схемы и сделать их интерпретируемыми для всех участников: менеджеров, разработчиков, исполнителей и аудиторов. Более подробно о BPMN можно прочитать в этой статье.

BPMN содержит порядка 50 элементов, но на практике применяются около 10 из них. Вот краткий справочник по ключевым символам:

Элемент	Символ	Описание
Start Event	○	Начало процесса
Task	⬯	Конкретное действие или задача
Exclusive Gateway	◇	Условие/ветвление по одному варианту
End Event	◎	Завершение процесса

Хорошая практика — комбинировать графическую нотацию с поясняющими подписями. Не стоит перегружать схему "декоративными" стрелками — их смысл должен быть исключительно логическим.

Регламентация и унификация схем

Даже самая красивая и подробная блок-схема теряет свою ценность, если она не используется в ежедневной работе или трактуется неоднозначно. Поэтому важно не только построить схему, но и зафиксировать её в регламентах компании.

Лучшие практики включают:

• Стандарты именования для задач и участников — это избавляет от путаницы и упрощает масштабирование процесса.
• Индексация версий схем — позволяет отслеживать, какие изменения когда и кем были внесены.
• Хранение схем в централизованной системе — например, в корпоративной базе знаний или системе управления процессами.

Кроме того, схемы должны быть согласованы с отделами, затронутыми в процессе, чтобы избежать разночтений и формального согласования «для галочки».

Ошибки в построении бизнес-схем

На практике схемы нередко создаются в спешке или без достаточного понимания логики бизнес-процесса. Вот самые распространённые ошибки, которых стоит избегать:

Ошибка	Почему это критично
Нечёткое начало или конец процесса	Приводит к неопределённости в точках входа и выхода
Пропущенные шаги	Создают ощущение «магии» — как результат необоснованно появился
Одинаковое обозначение для разных действий	Сбивает с толку исполнителей, затрудняет автоматизацию
Слишком большой объём схемы без декомпозиции	Понижает читаемость и усложняет анализ

Самая частая рекомендация — использовать принцип "одна схема — один процесс". А если он громоздкий, разбить его на три — общий, и дочерние подпроцессы. Это позволит и технической, и управленческой аудитории быстро ориентироваться в логике работы.

Хорошо нарисованная блок-схема — это рабочий инструмент, а не презентационная "визитка". Поэтому на этапе создания стоит потратить немного больше времени, чтобы потом сэкономить часы на объяснении коллегам, где у нас начинается поставка, а где — заканчивается ответственность логиста.

Создание схемы бизнес-процесса: этапы и методики

Сбор данных от сотрудников

Первый и самый важный этап при создании схемы бизнес-процесса — это сбор информации изнутри компании. Иначе говоря, нужно выяснить, как процессы функционируют на практике, а не на бумаге. И кто лучше понимает реальные процессы, чем сотрудники, ежедневно с ними работающие?

Организуйте интервью с ключевыми участниками процессов, наблюдайте за действиями на местах и собирайте обратную связь. Используйте методы картирования на доске, короткие опросы или диаграммы. Этот этап особенно актуален в тех отраслях, где процессы зависят от ручного труда и постоянных решений “в моменте”.

Важно избегать ошибок, при которых собирается информация только с уровня менеджмента. Часто реальная картина, "как оно есть", значительно отличается от представлений руководства.

Моделирование “как есть” и “как должно быть”

После сбора данных переходим к моделированию. Начинаем с построения схемы «as is» — текущей версии бизнес-процессов. Это честный взгляд на структуру: где задержки, дублирование функций, устаревшие шаги. Такая схема нужна не только для понимания, но и как точка отсчета для изменений.

Следом разрабатываем схему «to be» — целевую модель процесса. Здесь мы уже проектируем, как должно быть: сокращаем ненужные этапы, автоматизируем повторяющиеся задачи, перераспределяем роли, чтобы процесс стал более предсказуемым и масштабируемым.

Если на этапе «as is» кажется, что всё плохо — это нормально. Главное — увидеть, как может быть лучше.

Использование программных решений для описания

Чтобы описывать и визуализировать сложные процессы, одних стикеров и маркеров недостаточно. Современные программы для моделирования позволяют создать читаемые, масштабируемые и легко редактируемые диаграммы, а главное — адаптировать их под изменения в реальном времени.

Наиболее популярные инструменты — BPMN-редакторы, такие как Bizagi, Signavio или отечественные решения с импортозамещённым подходом. С их помощью можно выстроить архитектуру процессов не просто в виде блоков, а с точной логикой: условиями, ролями, вовлеченными системами.

Функциональные требования к инструментам:

• Визуальный редактор с поддержкой BPMN 2.0
• Возможность экспорта схем в форматы PDF, PNG
• Интеграция с KPI и метриками эффективности
• Совместная работа нескольких пользователей над схемой

Использование программных решений особенно оправдано при создании схем для межфункциональных процессов, где участвуют одновременно несколько отделов или даже внешние контрагенты. О том, как блок-схемы играют ключевую роль в управлении качеством, подробнее рассказано в этой статье.

Связь схем с KPI и результатом

Красиво нарисованная схема — это только половина работы. Главная задача — понять, как каждый шаг процесса влияет на результат и какие показатели можно привязать к этим действиям. Ведь без измерения эффективности схема превращается в красивую, но бесполезную картинку.

Этап процесса	Показатель эффективности (KPI)
Обработка заявки в call-центре	Среднее время ответа
Согласование договора	Доля договоров без ошибок
Отгрузка со склада	Процент своевременных поставок

Связывая элементы схемы с измеримыми метриками, легче определить точки роста и зоны, где изменение даст максимальный эффект. Это особенно важно при внедрении цифровых решений — любое ИТ-вмешательство должно быть подкреплено результатами, понятными бизнесу.

Такой подход делает бизнес-процессы не просто схемами на стене, а живыми механизмами, поддающимися управлению, улучшению и оценке.

Пример внедрения схем в системе управления

Анализ текущих процессов с помощью схемы

Обычно компании начинают автоматизировать и оптимизировать процессы с этапа диагностики. Для этого мы рисуем текущую схему бизнес-процесса (AS IS). Она позволяет выявить слабые места: дублирование операций, неэффективные маршруты, узкие места по времени и ответственным.

Например, в процессе согласования договора мы увидели на схеме, что документ проходит пять этапов одобрения, дважды попадает к юристу, и при этом один из этапов можно объединить. Без схемы такие детали сложно заметить даже опытным менеджерам.

После построения схемы удобно обсудить её со всеми заинтересованными сторонами — это визуальный язык, понятный и айтишнику, и директору по продажам.

Изменения после внедрения схем

После анализа и корректировки модели (TO BE) процессы становятся целостными и воспроизводимыми. Важно не только нарисовать стройную схему, но и внедрить её в ежедневную практику. Это влияет не только на скорость выполнения задач, но и на прозрачность бизнеса в целом.

Какие изменения чаще всего происходят после внедрения понятийной схемы управления:

• Снижается время выполнения задач — за счёт исключения лишних этапов и автоматизации.
• Повышается ответственность сотрудников — каждый видит своё место в процессе и знает важность своего этапа.
• Уходят «серые зоны» — больше нет процессов, за которые никто не отвечает.

В одной из розничных сетей схема возврата товара сократилась с 12 до 5 шагов, что уменьшило среднее время возврата с 4 дней до 1. Всё благодаря выявлению излишних согласований на старой схеме.

Мониторинг и оптимизация через схемы

Схемы — не статичный инструмент. После внедрения процесса мы продолжаем с ним работать: добавляем показатели эффективности (KPI), отслеживаем узкие места, пересматриваем логику, если возникает новый бизнес-запрос.

Этап	Показатель	Частота оптимизаций
Обработка обращения клиента	Среднее время ответа	Раз в квартал
Подписание договора	Доля ошибок в юридическом блоке	После каждого инцидента
Оформление поставки	Время от заявки до отгрузки	Раз в полгода

Когда сотрудники знают, что схемы проверяются и улучшаются, это формирует культуру непрерывных улучшений. А сами схемы становятся рабочим инструментом, а не разовым проектом.

Обратная связь по схеме от сотрудников

Невозможно построить работающий процесс без реального участия исполнителей. Они могут рассказать, как всё работает «на земле», и часто предлагают идеи по упрощению или улучшению. Активная обратная связь — это индикатор зрелости компании в процессном управлении.

Как можно эффективно собирать и внедрять обратную связь:

• Проводить регулярные обсуждения схем на собрании группы.
• Использовать цифровые инструменты (например, задачи с комментариями внутри корпоративной IT-системы).
• Назначить «процессного координатора», который собирает предложения и отслеживает обновления схем.

Такой подход помогает сотрудникам не воспринимать схемы как очередное «указание сверху», а видеть в них инструмент, улучшающий их работы. Это напрямую влияет на эффективность и вовлечённость команды.

Вопросы и ответы

Количество показов: 17