Новый стандарт эффективности в ритейле: как индивидуальный предприниматель оптимизировал товароучёт и работу с маркировкой
ИП Устинов — предприниматель с более чем 20-летним опытом в розничной торговле. Его сеть магазинов включает объекты общей площадью более 2700 кв. м, с товарной матрицей в 46 000 SKU. Ежедневно в магазинах сети принимают, пересчитывают и продают товары, включая маркированную продукцию, подлежащую контролю в системе Честный ЗНАК.
| Задачи |
|---|
|
| Решение |
|---|
|
| Результаты |
|---|
|
За автоматизацией — будущее
Когда речь идёт о розничной торговле с тысячами товаров, за внешней простотой скрывается сложный цикл операций. Каждый день — это приёмка поставок, инвентаризации, переоценка и продажи, где даже незначительная ошибка может привести к убыткам или потере доверия клиентов.
Павел Устинов, индивидуальный предприниматель с более чем 20-летним стажем, управляет сетью магазинов общей площадью свыше 2700 кв. м. Товарная матрица насчитывает 46 000 SKU с положительным остатком, включая маркированную продукцию под контролем Честного ЗНАКа. Ежедневно обрабатываются тонны товаров, а сроки и точность стоят в приоритете.
«Работая с 2001 года в торговле, я понимал, что без мобильной автоматизации никуда — придёт время, когда мы не сможем обходиться только ручкой и блокнотом. Но лишь в 2020 году мы вплотную подошли к этому вопросу — когда построили последний магазин и объёмы стали резко расти, а люди перестали справляться»..Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
«Слепые зоны» в учёте
До автоматизации процессы в магазинах ИП Устинов зависели от ручного труда. Инвентаризации проводились по бумажным списками, а затем на их основе сотрудники вносили данные в 1С. С ростом номенклатуры эти алгоритмы стали приводить к банальным ошибкам — задвоениям позиций, пропускам и расхождениям.
«Продавцы постоянно путались в номенклатуре, что-то забывали вносить. Конечно, мы старались систематизировать работу, чтобы не разбредаться. Но всё равно объём работы очень большой, и обойтись уже руками, бумажными накладными, ручками с блокнотами — просто невозможно было».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
И после открытия третьего магазина на 1500 м² ручной учёт достиг своего предела. Первая попытка внедрения ТСД в 2020 году вышла неудачной из-за недонастройки мобильного программного обеспечения для терминалов сбора данных и отсутствия интегратора.
«Мы попытались с этими терминалами массово сделать ревизию — пересчитать всё и сразу. Когда мы прошли весь зал, для этого закрывали планово магазин на три дня, пришлось сдвинуться по срокам ещё на 4 дня — в итоге инвентаризация заняла неделю. А когда выгрузили все данные, поняли, что натворили дел гораздо больше, чем было: позиции задвоились, остатки “поплыли” и всё нужно было пересчитывать заново».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Не только автоматизировать, но и построить единый поток
С ростом бизнеса стало ясно: без цифровой системы управление невозможно. Павел Устинов обратился к партнёру — компании «Логика процессов», бизнес-аналитик и разработчики которой взяли на себя подготовку и внедрение.
«Мы рассматривали софт от двух разработчиков. С одним уже были знакомы — с Клеверенсом, как раз с ним мы изначально и не смогли запуститься. Но всё же решили попробовать “выжать максимум” из имеющихся ресурсов. Тем более, что программист, который нас сопровождал на этом новом этапе, знал, что это за ПО, как его настраивать и как с ним работать».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Команда интеграторов убедила клиента, что новый флагманской продукт «Магазин 15» справится со всеми поставленными задачами, включая работу с маркировкой, — нужно только правильно его настроить. Это ПО идеально подходит для ритейла, которому не нужно адресное хранение, но можно сканировать палеты прямо у стеллажа. Например, чтобы не перетаскивать мешки цемента на кассу для сканирования ШК и маркировки.
«Мы с Клеверенсом знакомы очень давно. В плане разработки мы вели его по крупному проекту в течение трёх лет: дорабатывали какие-то существующие бизнес-процессы, создавали новые, разбирались с оборудованием, с этикетками. Набирались опыта, так сказать. И сейчас точно знаем, как адаптировать любой программный продукт под запросы ритейла и склада».Владимир Борисов, программист-разработчик, «Логика процессов»
Специалисты «Логики процессов» провели аудит работы в подразделениях ИП Устинов и выявили ключевые проблемы:
-
Отсутствие мобильности — люди были привязаны к компьютерам;
-
Ошибки при ручном вводе данных — коды маркировки вносили в 1С, что создавало сложности при продаже товаров на кассе;
-
Задержки в инвентаризациях из-за бумажного документооборота;
-
Проблемы с учётом маркированной продукции, в том числе из-за устаревшего ПО на терминалах сбора данных.
Решение включало обновление ПО Клеверенс, интеграцию с 1С и ТСД АТОЛ. Учитывая удалённость, диагностика проводилась дистанционно, с помощью техподдержки Клеверенс.
«Особую сложность добавила маркировка. Так как именно она отодвинула сроки завершения проекта. Из-за устаревшей прошивки терминалов сбора данных сканер устройства не признавал марки — просто не видел и не читал их».Владимир Борисов, программист-разработчик, «Логика процессов»
Кастомный механизм процессов
Стандартная схема учёта в 1С не полностью покрывала нужды сети многопрофильных магазинов ИП Устинова, поэтому специалисты «Логики процессов» настроили кастомные процессы в Клеверенсе. И доработали интерфейс для ещё большей простоты, отключив отображение неиспользуемых операций на экране ТСД, но добавив подсказки и различные проверки.
Как сейчас выглядит алгоритм работы на терминале сбора данных:
-
Создание задания
В системе учёта формируется документ (инвентаризация, приёмка, переоценка) и выгружается на ТСД. -
Сканирование и учёт
Сотрудник сканирует штрихкоды или DataMatrix, система сверяет план и факт. А для маркированного товара валидность кодов проверяется через коннектор Честного ЗНАКа. -
Цикл операций: инвентаризация — приёмка — переоценка
На каждом этапе фиксируется время и количество отсканированных товаров. Данные автоматически синхронизируются с 1С. Есть возможность переключаться в оффлайн-режим с последующей выгрузкой данных.
«Нас немного задержала ошибка чтения кода маркировки: при сканировании марки ТСД определял товар, но не определял, что это DataMatrix-код. При этом со стороны “Магазина 15” никаких проблем не было — мы проверили настройки на нескольких своих устройствах. Оказалось, устаревшая системная прошивка АТОЛа от 2021 года просто не отрабатывала в должном режиме. С коллегами из техподдержки Клеверенса мы пришли к тому, что нужно обращаться к производителю за обновлением. Если же не поможет — менять терминал на новый».Владимир Борисов, программист-разработчик, «Логика процессов»
Сейчас товарный поток стал сквозным. Во время проведения инвентаризации пользователи видят задание по группам. Пересчёт проводится сканированием каждого штрихкода или вводом количества на экране ТСД. Система активно подсвечивает расхождения. При приёмке точно так же сканируются КМ поступившей продукции, но с одновременной проверкой сроков годности и фактического количества. Переоценку интеграторы настроили на основании документов из 1С, без ручного поиска по полкам.
Дополнительно настроили операцию печати ценников с помощью ТСД – достаточно создать новый документ «Переоценка» прямо на мобильном устройстве и сверить цены на товарах с данными из 1С. Онлайн режим работы позволяет видеть в приложении «Магазин 15» актуальные цены из учётной системы.
«Мы пересчитываем продукцию по товарным группам прямо в рабочее время. И делаем это за каких-то условные 20 минут, и нас ничто особо не отвлекает. Два часа – это время, которого достаточно, чтобы провести подготовленную инвентаризацию».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Для обучения сотрудников специалисты «Логики процессов» создали подробные инструкции и настроили отображение необходимых операций и документов на экране ТСД.
«Интерфейс мобильного приложения Клеверенс — это отдельный плюс. Цветовое оформление — один из показателей, который нас сразу привлёк при выборе софта. Он позволил сразу быстро сориентироваться, где что находится».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Что получилось на практике и куда двигаться дальше
Прошло совсем немного времени с момента запуска проекта, но изменения в повседневной работе магазинов уже ощутимы на всех уровнях — от ревизоров до продавцов. То, что раньше превращалось в простои с неделями закрытых залов и горами бумажных списков, теперь укладывается в пару часов спокойной работы в торговом зале.
«На неделю уже точно не закрываем магазины. Ревизию проводим по стеллажам и зонам — это удобнее и быстрее».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Пересчёт по товарным группам теперь занимает всего 2 часа вместо целой недели. Ошибки, которые раньше возникали из-за задвоений или пропусков, сократились на 90% — система подсвечивает расхождения прямо на экране ТСД, и исправить их можно практически мгновенно. Сотрудники больше не бегают между полками и компьютером: всё под рукой, а магазин продолжает работать.
Но инвентаризация — это только начало. Приёмка и продажи маркированного товара теперь тоже полностью выполняются на ТСД. Поставка приходит — кладовщик сканирует DataMatrix прямо у рампы, данные моментально улетают в 1С и Честный ЗНАК. Продавец на кассе больше не вносит вручную палету цемента, но сканирует код, пробивает чек — всё на одном устройстве. Отпала необходимость вручную носить палету цемента до кассы чтобы оформить продажу: документ создаётся прямо на терминале, а покупателю остается только оплатить покупку удобным для него способом.
«Раньше мы таскали товар на кассу, чтобы отсканировать. Сейчас — всё на месте. И приёмка, и продажа автоматизированы. У сотрудника нет страха что-то не то сделать, потому что страшнее гораздо делать с тетрадки или с листа.Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
К тому же, специалисты “Логики процессов” настроили загрузку документов поступления по ЭДО и показали, как с помощью сканеров можно проверять и подтверждать КМ. В последствии этот функционал перенесли на ТСД».
Освободилось время для общения с покупателями, меньше стресса и больше уверенности в том, что учёт точен. Успех текущего этапа стал фундаментом для амбициозных планов на 2026 год. Команда многопрофильных магазинов ИП Устинов намерена подключить новые категории маркировки и масштабировать решение на всех сотрудников.
«Мы будем двигаться дальше в этом направлении, систематизировать работу и автоматизировать все процессы. Так как в терминалах мы видим своё будущее. Раньше мы зарабатывали в разы больше, а теперь львиная доля уходит на зарплаты. Но внедрение ТСД и Клеверенса позволило нам сфокусироваться на клиентах, а не на рутине, так как нагрузка на продавцов стала меньше. Это незаменимый инструмент для учёта и продаж».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Опыт индивидуального предпринимателя Павла Устинова — это готовый чек-лист для любого ритейлера, который чувствует, что ручной учёт тормозит рост:
-
Интуитивный интерфейс ускоряет адаптацию. Цветовые подсказки и проверки в приложении Клеверенс для учёта товаров помогают новичкам освоиться за 20 минут.
-
Непрерывное развитие — ключ к стабильности. Простое обновление прошивки ТСД АТОЛ решило проблему с DataMatrix-кодами. Это говорит о том, что не стоит бояться «мелких» доработок и при первых же сложностях бросать затею с автоматизацией. Скорее всего, трудности легко разрешимы.
-
Работайте с профессионалами. Партнёр «Логика процессов» и оперативная техподдержка Клеверенса превратили потенциальный отказ от оптимизации бизнеса в очередной урок по решению нестандартных задач.
-
Подготовка к маркировке окупается сразу. Онлайн-приёмка DataMatrix упростила отчётность в Честном ЗНАКе и сняла 90% нагрузки с кладовщиков.
-
Поэтапное внедрение — это не медленно, это надёжно. Начали с инвентаризаций, закрепили результат — и теперь спокойно расширяются на продажи.
«Дальнейшее продвижение и рост бизнеса, наверное, невозможны без автоматизации и цифровизации процессов. И маленькими шажками мы можем дотянуться до чего-то большего, развиваться и применять новые практики и технологии в своей работе для улучшения сервиса».Павел Устинов, индивидуальный предприниматель
Любой магазин — будь то ларёк со 150 SKU или торговый центр с огромной номенклатурой — может вести учёт мобильно и точно. С терминалами сбора данных и программным решением Клеверенс не нужно бороться с маркировкой — она станет преимуществом, так как все операции по вводу КМ в оборот и отправке отчётности в Честный ЗНАК можно будет выполнять прямо у стеллажа и не вручную. Главное — правильная настройка, внимание к людям и готовность делать шаг за шагом.
Количество показов: 124
