Честный ЗНАК и ТСД: как Burger King упростил рутину и работу с маркировкой в 800 ресторанах

Burger King — сеть быстрого питания, представленная в России более чем 800 ресторанами. Ежедневно компания обрабатывает тысячи поставок, проводит инвентаризации и осуществляет перемещения товаров, включая скоропортящуюся продукцию, подлежащую прослеживаемости в системах Меркурий, Честный Знак и ЕГАИС.

Задачи
1. Обеспечить отчётность в системе Честный Знак в части: — Отправка кодов маркировки по разливному пиву при постановке продукции на кран; — Отправка КМ при приёмке товара от поставщика (поэкзеплярный учёт продукции).
2. Автоматизировать процессы приёмки товаров от поставщика, инвентаризации и перемещения между ресторанами.
3. Сократить временные и трудозатраты сотрудников, а также количество операций, выполняемых сотрудниками ресторана непосредственно в учётной системе.
4. Сделать сотрудника ресторана более «мобильным», не привязанным к стационарному компьютеру.
5. Обеспечить возможность оффлайн-режима работы ТСД в зонах, где отсутствует сеть Wi-Fi..

Предложенное решение
Внедрение ПО Клеверенс («Магазин 15») и интеграция его с учётной системой Axapta через Inventory API.
Перенос на ТСД следующего функционала: — Приёмка товара от поставщика (включая поэкземплярную приёмку товара, подотчётного в системе Честный Знак) — Инвентаризация товара — Перемещение товара между ресторанами — Постановка на кран разливного пива
Фиксация данных о производимых операциях для формирования отчётности и контроля бэк-офиса за работой ресторана
Разработка системы уведомлений для сотрудников разных уровней.

Результаты после внедрения
Сокращение времени на проведение инвентаризации на 33%
Сокращение времени на приёмку товара на 60%.
Сокращение количества операций, которые пользователь выполняет напрямую в ERP-системе.

ТСД и мобильное приложение для 1С

Правила маркировки, касающиеся сегмента HoReCa, выдвинутые Честным ЗНАКом в 2023 году, стали вызовом для всех участников рынка. В том числе и для компании Burger King. Но любые вызовы — это всегда  возможности. Так, для Burger King небольшая на первый взгляд задача по ведению учёта разливного пива согласно требованиям системы Честный ЗНАК, стала возможностью оптимизировать работу ресторанов, сделать рутинные операции с товаром удобнее, быстрее и качественнее.

Компания Burger King в России — это более 800 ресторанов быстрого питания, которые ежедневно обслуживают тысячи гостей по всей стране. Качество блюд и высокий сервис неизменно являются приоритетами работы команды. И для Burger King важно максимально упрощать работу сотрудников в части выполнения рутинных операций и высвобождать время для работы с гостями.

Помимо непосредственно приготовления блюд, сотрудники ресторанов Burger King ежедневно выполняют огромное количество других операций, таких как приёмка товара, инвентаризация, перемещения. От скорости и точности выполнения этих процессов зависит то, насколько быстро продукты попадут на кухню, а значит насколько быстро и качественно сотрудники смогут обслужить гостей ресторана.

Закупка терминалов сбора данных (ТСД) и установка на них программного обеспечения Клеверенс позволила упростить процессы приёмки, инвентаризациии и перемещения товаров. А интеграция ПО Клеверенс с учетной системой Burger King сделала сотрудников ресторанов более мобильными и сократила время на выполнение рутинных операций.

Так было раньше

До внедрения ТСД бизнес-процессы выполнялись сотрудниками ресторанов непосредственно в учётной системе. При поступлении товара от поставщика сотрудник проверял соответствие фактически приехавшего товара с плановым, подписывал первичную документацию и далее вносил информацию в учётную систему. Аналогично проходили и инвентаризации: физический пересчёт товара на складах с последующим занесением данных в ERP сотрудниками. Необходимость постоянно бегать к компьютеру была неудобна для персонала на местах. А разорванность во времени между пересчётом и внесением данных в учётную систему могла вызвать ряд ошибок человеческого фактора.

Новая реальность: от маркировки к полной цифровизации

В 2023 году вышло постановление о необходимости наладить отчетность в системе Честный ЗНАК об обороте разливного пива в сегменте HoReCa. Понимая, что учёт алкогольной продукции — это только начало, и что взаимодействие с Честным ЗНАКом будет только расширяться, компания Burger King подошла к вопросу комплексно. И оборудование, и поставщик ПО выбирались, что называется, «на вырост» — с перспективой развития программного продукта.

Свой выбор Компания остановила именно на Клеверенсе. Во-первых, у данного ПО есть опыт интеграции с Честным ЗНАКом, подтверждённый десятками клиентов. Во-вторых, (и это оказало решающее влияние при выборе партнёра) ПО Клеверенс достаточно гибкое и готово к кастомизации под нужды заказчика.

Проект начался с автоматизации фиксации кодов DataMatrix при постановке кег на кран, включая сканирование, проверку валидности через специализированный коннектор и передачу данных в Честный ЗНАК через ERP-систему.

После успешного старта проект быстро расширился на другие процессы — приёмку товара от поставщика, инвентаризацию и перемещения между ресторанами. Оптимизация бизнес-процессов позволила сократить временные и трудозатраты персонала ресторанов.

Теперь сотрудник видит на устройстве задания на проведение той или иной операции. Исключён ручной пересчёт продукции — достаточно просто отсканировать короба на приёмке, и система сама посчитает, сколько и какого продукта приехало, а также проинформирует пользователя об отклонении от плановых значений.

Существенно доработали процесс работы с тарой. А также наладили и автоматизировали контроль сроков годности приезжающей в рестораны продукции, что критично важно для Burger King, стремящегося непрерывно улучшать качество блюд для своих гостей.

Конечно, любые изменения — всегда стресс для конечного пользователя. Вся команда проекта понимала, что избежать сопротивления при внедрении в работу нескольких тысяч пользователей нового устройства и новой программы просто невозможно. Поэтому была проделана огромная работа, чтобы сделать интерфейс ПО максимально понятным и комфортным для сотрудников в ресторанах: добавили огромное количество подсказок и проверок, которые просто не позволят пользователю совершить ошибку. А для обучения персонала работе с новыми инструментами и увеличения лояльности пользователей специально разработали подробные инструкции, включая видеогайды, плюс привлекают амбассадоров.

Настройка системы: всё, как хотел заказчик

Сегодня качество мобильной связи даже в крупных городах оставляет желать лучшего — интернет «глушат», сети нет. А формат ресторанов быстрого питания Burger King подразумевает скорость и бесперебойность работы. Есть WiFi или нет, ресторан должен обеспечивать посетителей самой качественной продукцией и вовремя. Поэтому команда Burger King  ещё на старте проекта одним из требований к новой системе обозначила возможность работы оффлайн.

Первым делом разработчики Клеверенса развернули 2 сервера: тестовый и рабочий. Это позволило протестировать новый функционал и все доработки в условиях, максимально близких к настоящим ресторанам, даже с имитацией реальных ситуаций.

Чтобы ПО работало даже при отсутствии интернета команда проекта придумала следующую схему: данные сохраняются на ТСД и автоматически отправляются на сервер в момент возобновления связи. Это обеспечивает бесперебойную работу независимо от качества сети, с гарантированной синхронизацией данных с учётной системой в течение нескольких минут после восстановления соединения с сервером.

Процессы, которые выполняются с помощью приложения Клеверенс:

• Постановка кег на кран
  При сканировании кода DataMatrix система проверяет статус марки в системе Честный ЗНАК, а также срок годности товара. При фиксации нарушения пользователю выдаётся предупреждение. При успешном прохождении проверки фиксируется КМ, время сканирования, пользователь, выполняющий операцию.

• Приёмка товаров
  В соответствующем разделе приложения пользователь видит задания по приёмке на ближайшие несколько дней вперёд. Когда в ресторан поступает товар, сотрудник заходит в соответствующее задание и сканирует приехавший товар. Если фактическое количество отличается от планового, программа подсвечивает такие позиции на экране ТСД. Для позиций, подлежащих поэкземплярному учёту (требования Честного ЗНАКа) система подсказывает, что нужно сканировать именно код DataMatrix, а не стандартный ШК. Также реализован учёт тары для поставщиков, где данный вопрос релевантен. Причём пользователю не нужно запоминать, где вводить тару, а где нет. Система сама ему подсказывает и выбирает конкретный тип тары в зависимости от поставщика. Реализован ряд проверок на полноту и корректность введённых данных. Таким образом исключены ошибки человеческого фактора, когда что-то забыли внести или завершили задание раньше срока.

• Инвентаризация
  В соответствующем разделе приложения пользователь видит актуальное задание по инвентаризации. Список товаров, которые подлежат инвентаризации может меняться в зависимости от конкретного дня и ресторана. В задании ресторан увидит список товаров к пересчёту на сегодня. Пересчёт возможен путём сканирования (для запечатанных коробов), ручного ввода количества и взвешивания товара. Также добавлены проверки на случай ошибок при ручном вводе данных.

• Перемещения между ресторанами
  При дефиците конкретного продукта ресторан оформляет на него заявку в соответствующем разделе приложения. Там же, в приложении, ресторан-отправитель подтверждает возможность отгрузки товара, а получатель подтверждает получение. На каждом из этапов реализована автоматическая проверка наличия необходимого количества товара в учётных остатках отправителя. Кроме того, при перемещении продукции, подлежащей прослеживаемости в государственных системах (ЕГАИС, Ветис, Честный ЗНАК) ПО Клеверенс отправляет в учётную систему пакет данных, необходимых для дальнейшего создания необходимых документов для соответствующих контролирующих систем. 

Перед запуском все доработки и изменения разработчики проверили в тестовом контуре, даже имитировали сбои Wi-Fi, чтобы убедиться, что данные не теряются. После успешного прохождения всех тестов, систему перенесли на рабочее приложение, сначала на пилотную группу ресторанов, а после масштабировали на всю сеть. И обеспечили максимальную техническую поддержку пользователей, так как вопросов при запуске нового модуля обычно возникает много.

Быстрее, точнее, удобнее: первые итоги и рост эффективности

Результатом переноса рутинных процессов ресторана на ТСД стало сокращение временных и трудозатрат сотрудников. По результатам первого полугода работы новых модулей Burger King отмечает, что время выполнения инвентаризации сократилось в среднем на 33%, а время выполнения приёмки — на целых 60%. Эти показатели даже превысили ожидания бизнеса.

Рабочие процессы стали намного прозрачнее: сотрудники видят «фронт» работ на сегодня, какие товары надо пересчитать в ходе инвентаризации, сколько поставок от поставщика ожидается и какой в них товар. Обеспечен полный контроль маркированной продукции: принять товар с некорректной или просроченной маркой просто невозможно, система не даст этого сделать. Сотрудники ресторанов освоили ТСД и регулярно предоставляют обратную связь — где возможно что-то улучшить или сделать более удобным.

На 2026 год команда Burger King планирует ряд новых доработок. Основная цель — сделать сотрудников ресторанов ещё более мобильными, освободить их от административной и работы за компьютером, чтобы они могли ещё больше времени уделять качеству блюд и гостям.

Уроки и выводы

Использование ТСД в Burger King стало началом совершенного нового подхода к процессам, связанным с товаром. Формальным триггером для старта проекта были требования Честного ЗНАКа, но комплексный подход позволил посмотреть на текущие процессы по-новому, сделать рутину более эффективной, а сотрудников более мобильными. И как любое успешное внедрение, оно было бы невозможно без правильной команды проекта и без пристального внимания и заботы о людях на местах.

Вот основные выводы, которые Burger King вынес из этого опыта:

1. Интуитивно понятный интерфейс
   Схожесть визуала для пользователя в разных модулях сокращает время на обучение при внедрении функционала. Наличие проверок в «узких» местах и подсказок для пользователя сокращает количество ошибок и запросов в техподдержку.

2. Непрерывное развитие
   Успешный запуск одного блока — это не конец проекта. Это повод подумать какие ещё процессы можно сделать эффективнее. Также важна постоянная обратная связь от пользователей, ведь чем удобнее им будет работать, тем быстрее и эффективнее будут закрываться задачи.

3. Работать с профессионалами
   Команда Клеверенса не просто помогла в создании нового инструмента. Знание лучших практик рынка и опыт работы с другими клиентами позволили сделать инструмент действительно удобным для конечного пользователя. 

Количество показов: 20