Как организовать учет и хранение ТСД, чтобы устройства не ломали и не тереяли

• Автоматизация учета терминалов сбора данных
• Инлокеры — шкафы для хранения и выдачи ТСД
• Учет и контроль пользователей ТСД
• Безопасность, отслеживание и сохранность ТСД
• Вопросы и ответы

Автоматизация учета терминалов сбора данных

Устройства сбора данных — незаменимый инструмент в работе складов, логистических центров и розничных сетей. Но при всей их эффективности, без организованного учета ТСД и контроля за их использованием, компании теряют не только технику, но и ресурсы. Автоматизация учета — это способ свести к минимуму потерю устройств, дисциплинировать персонал и повысить прозрачность рабочего процесса.

На практике случаи повреждения или исчезновения терминалов — не редкость. Причины разные: от халатности до осознанного выноса оборудования с последующей перепродажей. К сожалению, на вторичном рынке, включая всем известные площадки, нередко появляются почти новые терминалы — и это прямое следствие отсутствия системы учета и контроля за устройствами.

Программное обеспечение для учета ТСД

Решить проблему помогает специализированное программное обеспечение, которое позволяет отслеживать и учитывать каждый ТСД. Системы на базе платформ 1С или облачные сервисы (например, МойСклад) позволяют автоматизировать распределение устройств, назначать ответственных, увидеть историю использования и выявить узкие места в логистике или на складе.

Пример использования: сотрудник кладовщика получает ТСД утром, система фиксирует передачу через учетную запись или RFID-метку, в течение смены все действия — сканирование, перемещения, ошибки — также записываются в его профиль. В конце смены устройство возвращается, и данные хранятся в журнале системы. Такой подход минимизирует споры, теряется меньше устройств, а их состояние легче контролировать.

Идентификация пользователей: RFID, логины и пароли

Эффективный учет невозможен без надежной идентификации. Использовать логины и пароли — классический, но уже не самый удобный способ. Сейчас популярны решения на основе RFID, когда сотрудник прикладывает личный бейдж к сканеру и получает доступ к ТСД. Это быстрее, надежнее и исключает возможность использования чужих учетных записей.

Доступ возможен к каждому устройству отдельно или к рабочему месту в целом. Главное — сделать процесс безопасным, но при этом не мешающим работе. Также стоит учитывать, что логины и RFID-карты можно связать с учетными записями в AD, о чём ниже.

Привязка операций к пользователю

Система должна фиксировать, кто, когда и какие операции выполнял через терминал сбора данных. Это значит, что все действия по приему, отгрузке, инвентаризации и т.д. будут „прикреплены“ к конкретному сотруднику. Такая прозрачность приводит к росту ответственности: уже нельзя сослаться на „неизвестного ошибшегося оператора“.

Вот как это обычно работает:

• Сотрудник авторизуется через RFID или логин/пароль;
• Все действия через ТСД записываются в систему под его учетной записью;
• Руководитель в любой момент может посмотреть отчет о действиях конкретного сотрудника.

Дополнительно в системе можно настроить уведомления об аномалиях — например, если устройство долго не возвращается с линии или используется в нерабочее время.

Интеграция с 1С и Active Directory

Повышенную управляемость дает интеграция с 1С — вся информация о перемещениях, операциях и ответственности сотрудника попадает в учетную систему компании. Это упрощает аналитику и подготовку отчетов. Кроме того, учет ТСД становится частью бизнес-процессов, а не отдельной задачей.

Дополнительным уровнем безопасности и удобства становится подключение к корпоративной Active Directory. Это позволяет синхронизировать доступ к ТСД с учетными записями сотрудников в IT-инфраструктуре компании. Один логин позволяет авторизовываться в корпоративных сервисах, ТСД и внутренних приложениях — проще и надежнее.

Интеграция	Преимущества
1С	Анализ продуктивности, контроль операций, синхронизация с учетной системой
Active Directory	Единый вход (SSO), централизованное управление доступом, соответствие политике безопасности компании

Автоматизированный учет позволяет не только сократить потери устройств, но и улучшить качество работы складов и торговых точек. Если вы еще не внедрили такую систему, самое время разобраться, с чего начать. Подробнее о выборе и организации работы с ТСД можно прочитать в этой статье: что такое терминал сбора данных и как его использовать.

Инлокеры — шкафы для хранения и выдачи ТСД

Что такое инлокер и как он работает

Инлокер — это специализированный автоматизированный шкаф, предназначенный для хранения терминалов сбора данных (ТСД). Он состоит из набора индивидуальных ячеек, каждая из которых может быть оснащена функцией зарядки, электронным замком и системой идентификации пользователя. Такие шкафы предназначены прежде всего для промышленного или логистического использования — там, где десятки или даже сотни сотрудников ежедневно работают с ТСД.

Принцип работы инлокера прост: устройство находится в защищённой ячейке до тех пор, пока сотрудник не авторизуется (например, по ID-карте или PIN-коду) и не получит терминал через систему автоматической выдачи. При этом система также фиксирует, какой пользователь взял какой прибор и в каком он был состоянии на момент выдачи.

Пользовательский доступ и автоматическая выдача ТСД

Инлокер решает сразу несколько кадровых и организационных задач. Прежде всего, он исключает человеческий фактор: выдача ТСД идет строго по логике бизнес-процесса, без «устной передачи» или раздачи оборудования «в ручном режиме» кладовщиком.

Процесс авторизации может быть реализован с помощью:

• карты доступа (RFID/NFC);
• биометрии (например, отпечаток пальца);
• ввода индивидуального кода;
• авторизации через корпоративную учетную систему.

Это позволяет вести точный учет использования каждого устройства — с фиксацией времени выдачи, возврата и пользователя. Устройство не может быть передано «без следа», всё попадает в лог системы.

Контроль заряда и состояния устройств

Инлокеры не только хранят ТСД, но и контролируют их техническое состояние. Шкафы могут быть оснащены встроенными зарядными модулями, которые автоматически подзаряжают устройства, пока они находятся внутри ячейки. Это особенно важно для непрерывных смен, когда ТСД должны быть всегда готовы к работе.

Более продвинутые модели также могут отслеживать базовые параметры состояния устройства — например, уровень заряда аккумулятора, повреждения корпуса или наличие неисправностей (при наличии соответствующего ПО и интеграции с системой учета).

Если вам интересно, как выбрать подходящий терминал для вашего склада или торговой точки, рекомендуем изучить обзор критериев выбора ТСД — это поможет сэкономить средства и ресурсы на этапе выбора устройств, которые потом будут использоваться в инлокере.

Модели шкафов инлокеров для хранения ТСД

Выбор модели инлокера зависит от задач и масштаба бизнеса. На рынке представлены шкафы различной конфигурации — от компактных вариантов на 8 ячеек до промышленных комплексов на 240 устройств. Ниже приведена сравнительная таблица популярных конфигураций:

Модель	Количество ячеек	Функция зарядки	Система контроля
Инлокер S8	8	Да	Базовая (идентификация + логирование)
Инлокер M48	48	Да	Расширенная (встроенное ПО + обратная связь)
Инлокер PRO240	240	Да	Максимальная (интеграция с ERP/СУБД)

Также следует учитывать возможность кастомизации под особенности склада: например, включение температурных датчиков или отдельного модуля для хранения поврежденных устройств. Для предприятий с посменной работой и высокой текучестью персонала это решение становится не просто удобством, а фактором обеспечения производственной стабильности.

Учет и контроль пользователей ТСД

Ручной и полуавтоматический журнал учета

Для небольших складов или логистических центров, где количество сотрудников и устройств ограничено, вполне подходит ручной или полуавтоматический способ учета ТСД. Суть метода — сотрудник получает устройство под личную ответственность, подтверждая это подписью в бумажном журнале или электронной таблице, например, в Excel.

Учет можно организовать следующим образом:

• Физический журнал — простая тетрадь с фиксированными графами (ФИО, дата и время выдачи, модель и серийный номер устройства).
• Таблица в Excel, оформленная под фильтры с автоматическим временем фиксации факта выдачи и возврата.

Преимущество такого подхода — небольшая стоимость внедрения и минимальные требования к инфраструктуре. Однако есть и слабые места: человеческий фактор, забытый возврат устройства, ошибки в записях. Чтобы минимизировать риски, важно назначить конкретного ответственного и обозначить четкий регламент работы с ТСД.

Ответственное лицо и регистрационные журналы

Назначение ответственного лица за учет и выдачу ТСД — ключевая мера при ручной системе управления. Обычно эту функцию берет на себя кладовщик, младший администратор ИТ-отдела или сотрудник службы эксплуатации.

Важно, чтобы он:

• Вел ежедневный учет — вручную или в электронном журнале;
• Проверял физическое состояние каждого устройства приучете и возврате;
• Фиксировал нарушения — несвоевременный возврат, внешние дефекты, сбои.

Регистрационные журналы, оформленные правильно (с подписанными правилами получения, возврата и ответственности), не только дисциплинируют сотрудников, но и служат основой для внутреннего аудита или разбора конфликтных ситуаций.

Отслеживание истории выдачи: кто, когда, что

Даже в условиях ручного учета важно сохранять полную историю использования ТСД. Это позволяет:

• Контролировать нагрузку на устройства — какие используются чаще;
• Анализировать причины повреждений или сбоев — связанных с конкретными сменами или пользователями;
• Планировать обновление и техническое обслуживание.

Например, если устройство выходит из строя через неделю после передачи конкретному сотруднику, это сигнал для анализа. Возможно, проблема в некорректной эксплуатации. Документированный журнал выдачи и возврата позволяет оперативно выявить такие случаи.

На крупных складах, особенно когда ТСД задействованы в интенсивной работе, уже востребованы специализированные системы учета. Подробнее о том, как автоматизация с помощью ТСД повышает эффективность склада, читайте в этой статье.

Выдача и возврат ТСД: почему важно контролировать

ТСД — инструмент высокой стоимости и высокой степени вовлеченности в бизнес-процессы склада. Потеря, кража или даже простая забывчивость сотрудника может повлечь за собой сбои в учете товара, задержки отгрузки и, как результат, снижение уровня сервиса.

Жесткий контроль выдачи позволяет:

Что контролируется	Как это помогает
Факт получения ТСД	Исключает «пропажу» устройств в ночные и выходные смены
Техническое состояние при возврате	Позволяет выявить повреждения на ранней стадии
Сроки возврата	Не допускает накопления неиспользуемых ТСД у отдельных сотрудников

Именно простые и понятные меры контроля на первом этапе помогают сформировать культуру ответственности за оборудование, которая будет полезна и при переходе к более сложным системам автоматизации.

Безопасность, отслеживание и сохранность ТСД

Можно ли отследить ТСД с ГЛОНАСС или GPS?

Современные терминалы сбора данных (ТСД) могут быть оснащены модулями GPS или ГЛОНАСС, что делает возможным их геолокационный контроль. В случаях, когда таких модулей нет на борту, аналогичную функцию выполняет мобильная MDM-платформа — система управления мобильными устройствами. Она позволяет отслеживать местоположение ТСД с высокой точностью, если устройство подключено к сети.

Подобное решение особенно важно для крупных складов, логистических комплексов и розничных сетей, где терминалы ежедневно перемещаются между сотрудниками и зонами. Возможность просмотра маршрута движения устройства, его последнего местоположения или моментальной блокировки при подозрении на утерю существенно повышает уровень безопасности и контроля.

Место хранения и защита терминалов сбора данных

Отсутствие организованного подхода к хранению — прямой путь к потерям и повреждениям оборудования. Выделенное место выдачи и возврата ТСД — это не просто “ящик с техникой”, а элемент эффективной логистики. Оснащённое зарядными станциями, стендами, маркировкой и системами учета, такое помещение служит центром контроля за оборотом устройств.

Хорошая практика — назначение ответственного сотрудника, который фиксирует каждый факт выдачи и возврата по ID сотрудника и серийному номеру устройства. В идеале такие процессы автоматизируются через терминал регистрации или интеграцию с системой управления персоналом.

Роль логов ТСД в расследовании происшествий

ТСД собирают не только данные по операциям — они фиксируют действия пользователя, время активности, входы в систему, попытки несанкционированного использования и многими другими параметрами. Логи устройств становятся ключевым источником информации в случае проблем, будь то порча, утери или ошибки при сканировании.

Пример: если терминал ушёл на смену в рабочем состоянии, но был возвращен с разбитым экраном, по логам можно определить, кто и когда им пользовался, на каком этапе произошёл сбой, и был ли задействован нестандартный операционный сценарий. Это исключает споры и формирует прозрачную историю работы оборудования.

Повышение дисциплины сотрудников через прозрачный учет

Когда каждый шаг отражается в системе учета, а сотрудники понимают, что использование устройства контролируется, это неизбежно влияет на бережное отношение к технике. Прозрачность процедур дисциплинирует.

Какие инструменты помогают повысить ответственность персонала:

• Именная выдача устройства сотруднику под учетную запись
• Цифровая фиксация времени использования и возврата
• Автоматические уведомления в случае утери связи с ТСД
• Аналитические отчёты по времени простоя, активности и эффективности

Такой подход устраняет анонимность в обращении с техникой и минимизирует случаи халатного отношения — устройства не пропадают бесследно, а каждый случай легко отследить как по геолокации, так и по истории действий.

Вопросы и ответы

Количество показов: 6