Как оформить возвратные ВСД и аннулировать документы в Меркурий ХС

• Возврат продукции и возвратные ВСД
• Аннулирование ВСД: порядок действий
• Интерфейс и функции в личном кабинете
• Судебная практика и рекомендации
• Вопросы и ответы

Возврат продукции и возвратные ВСД

Когда оформляется возврат ВСД

Возвратный ветеринарно-сопроводительный документ (ВСД) оформляется в ситуации, когда продукция, уже доставленная получателю, подлежит возврату отправителю. Это может произойти по разным причинам: от выявления брака до ошибок в отгрузке. При этом процедура возврата отражается в государственной системе "Меркурий", где необходимо оформить корректный возвратный ВСД.

Возврат ВСД следует оформлять в следующих случаях:

• неприемка товара получателем (например, из-за нарушения условий хранения или транспортировки);
• обнаружение несоответствия заявленного качества или количества;
• ошибочная отгрузка не того товара или на неверное предприятие;
• возврат из-за истечения сроков годности уже на момент поставки.

Важно не просто вернуть продукт, но и юридически правильно оформить этот процесс через Меркурий. Без возвратного ВСД товар юридически не считается возвращённым.

Особенности по сравнению с обычными

Главное отличие возвратного ВСД от обычного заключается в направлении движения товара. При стандартной отгрузке движение осуществляется от производителя или поставщика к покупателю. А в случае возврата — обратно, что требует оформления нового документа, но уже в соответствующем направлении.

В системе Меркурий создаётся новый возвратный ВСД, где указывается:

• номер исходного документа, по которому отгружался товар;
• основание возврата (выбирается из фиксированного списка);
• обратное направление поставки товаров (от покупателя к поставщику);
• фактическое количество возвращаемого продукта.

Кроме того, возвратный ВСД не требует ветеринарной экспертизы, если он оформляется в течение 24 часов и продукция сохранилась в надлежащем виде.

Причины возврата и документальное оформление

Все причины возврата можно условно разделить на юридические, физические и технические. От этого зависит, как документально оформлять процедуру. Примеры наиболее распространённых оснований:

Чтобы возврат был корректно оформлен, обе стороны должны согласовать основания и объёмы возврата, сопроводив этот процесс сканами актов и внутренних приказов, если это необходимо.

Ответственность сторон при возврате

Ответственность за правильное оформление возврата в первую очередь лежит на том, кто инициирует возврат. Если получатель возвращает товар, он должен создать возвратный ВСД в системе Меркурий и проконтролировать, чтобы отправитель его принял и погасил.

При неправильно оформленном возврате возможны такие последствия:

• ошибки в учёте остатков — при двойном списании или отсутствии возвратной записи;
• нарушение ветеринарных требований — особенно при отсутствующем или просроченном ВДС;
• административные штрафы за несоблюдение порядка работы в системе "Меркурий".

Если возникают сложности с погашением и обработкой возвратных документов, мы рекомендуем ознакомиться с пошаговой инструкцией по гашению ВСД — это поможет сократить количество ошибок при работе с системой.

Следите за тем, чтобы каждый возврат сопровождался не только документально, но и физически учтённым движением товара. Это упростит инвентаризацию и снизит риски при проверках.

Аннулирование ВСД: порядок действий

Как отозвать ошибочно оформленный документ

Ошибки при оформлении ветеринарных сопроводительных документов (ВСД) случаются даже у опытных пользователей системы «Меркурий». Это может быть и неверный выбранный товар, и ошибка в количестве, и неправильные реквизиты получателя. В таких случаях ВСД можно аннулировать, но сделать это нужно по определённой схеме.

Алгоритм простой:

• Зайти в учетную запись в «Меркурии ХС»;
• Открыть раздел «Журнал продукции» или «Журнал ВСД» (зависит от интерфейса);
• Найти нужный документ, по статусу он должен быть «Оформлен» или «Отгружен»;
• Выбрать функцию «Аннулировать» → Указать причину (обязательно выбрать из предложенного списка);
• После отправки запроса на аннулирование документ теряет юридическую силу.

Важно: если товар фактически не покидал территорию отправителя, аннулирование — оптимальное решение для корректировки данных. Это быстрее, чем запрос возврата или оформление нового ВСД с нуля.

Аннулирование погашенного ВСД — возможно ли

После того как получатель погашает ВСД, документ становится завершённым, и его уже нельзя просто «отменить». Но бывают ситуации, когда вскрываются ошибки уже после приёмки продукции: например, расхождение по видам продукции или срокам годности. В таких случаях корректный путь — оформление возвратного ВСД и согласование пересылки обратно.

Однако если получатель случайно погасил документ без фактического получения товара, стоит срочно связаться с территориальным управлением Россельхознадзора для запроса на внесение изменений. Такой случай индивидуален и требует согласования.

Подробнее о правилах возвратных ВСД и методах адаптации системы «Меркурий» и других цифровых решений можно посмотреть в статье «Система «Меркурий» в малом бизнесе: как адаптироваться в 2025».

Причины, допустимые для аннулирования

При аннулировании ВСД система требует обязательно указать причину. Причина должна быть объективной и соответствовать установленным регламентам. Ниже представлены самые распространённые допустимые причины:

Некорректная или неподтверждённая причина может привести к отклонению запроса со стороны системы или надзорных органов.

Согласование с поставщиком и Россельхознадзором

Не все случаи аннулирования можно выполнить в одностороннем порядке. Особенно это касается «погашенных» ВСД, или тех, где уже были движения в системе.

Если вы являетесь получателем и заметили ошибку после отправки документа, нужно:

1. Связаться с поставщиком, чтобы он подтвердил необходимость аннулирования или сформировал возвратный ВСД;
2. При необходимости, обе стороны направляют обращение в территориальное управление Россельхознадзора для разблокировки или сопровождения ситуации;
3. Дождаться официального ответа и следовать инструкции ведомства.

Практика показывает, что быстрее и проще решаются вопросы, если у обеих сторон есть опыт работы в «Меркурии» и правильно оформленные полномочия. Если процесс вызывает трудности, можно воспользоваться консультацией эксперта или IT-поддержки системы.

В условиях 2025 года бизнесу важно не только грамотно оформлять ВСД, но и быстро реагировать на возможные ошибки, чтобы избежать штрафов и логистических сбоев.

Интерфейс и функции в личном кабинете

Где искать возвратный ВСД

Работа с возвратными ветеринарными сопроводительными документами (ВСД) в системе «Меркурий» начинается с поиска уже оформленного документа или создания нового. Чтобы найти возвратный ВСД, необходимо перейти во вкладку «Журнал продукции». Именно там отображаются все документы, связанные с отгрузками, в том числе возвраты, аннулирования и перемещения.

В фильтрах поиска установите статус документа "Выдан" или "Оформлен", а также выберите тип «возврат продукции». Это позволит сузить выдачу до необходимых операций. Не забывайте воспользоваться временными параметрами — даты оформления или получения продукции могут существенно сузить выборку.

Чтобы не запутаться в потоке документации, для возвратных ВСД стоит создать отдельную папку или категорию внутри вашей структуры в Меркурии. Это поможет быстрее ориентироваться и минимизировать человеческий фактор.

Пакетная отмена и ручное редактирование

Если вы работаете с большим количеством возвратов, удобно применять функции пакетной отмены. Этот инструмент позволяет выбрать сразу несколько документов и отменить их одним действием, что особенно актуально для торговых сетей и логистических компаний.

Для этого нужно перейти в «Журнал продукции», отметить нужные ВСД галочками и нажать кнопку «Отменить». При этом система предложит указать причину и, при необходимости, прикрепить комментарий. Все действия сопровождаются логированием, и в истории будет видно, кто и когда произвел отмену.

Однако, не все случаи можно решить через пакетную отмену. В ситуациях, когда требуется изменить отдельные параметры ВСД (например, объем, дату, место хранения), допускается ручное редактирование. Важно помнить, что редактировать можно только те документы, которые находятся в статусе "Оформлен" и ещё не были использованы получателем.

История операций с документами

Меркурий ХС предоставляет прозрачную и детальную историю операций по каждому документу. Это особенно важно для юридической чистоты процессов и внутреннего контроля качества. Чтобы посмотреть историю, достаточно открыть карточку конкретного ВСД и перейти во вкладку «История».

Вот какие типы действий фиксируются в истории изменения документа:

• кто создал документ и когда;
• время и причина отмены;
• редактирование полей (какие поля изменены и их прежние значения);
• подтверждение или отклонение получателем.

Благодаря этому вы можете легко отследить цепочку действий даже в случае споров или внутренних аудитов. А если вы только погружаетесь в тему, полезно почитать материал про электронные ВСД и их особенности.

Замена или повторное оформление

Иногда возвратный ВСД оформлен с ошибкой — например, указана неверная масса товара или дата производства. В этом случае придется либо аннулировать текущий документ, либо оформить повторный. Выбор зависит от стадии обработки и ответа получателя.

Если возврат оформлен, но не подтвержден, оптимальнее отменить неправильный документ и создать новый на его основе. Для этого достаточно воспользоваться функцией «Создать на основании» — все обязательные поля будут заполнены автоматически, а вы сможете изменить только нужные параметры.

При оформлении нового или заменяющего документа учитывайте, что:

Своевременная проверка на этапе создания документа — залог экономии времени и минимизации возвратов. Используйте шаблоны, сохраняйте часто используемые значения, и автоматизируйте процессы по максимуму.

Судебная практика и рекомендации

Какие ошибки чаще встречаются у компаний

В процессе работы с возвратными ВСД и аннулированием документов в системе «Меркурий» компании часто сталкиваются с типичными ошибками. Эти упущения могут приводить к штрафам, блокировкам и дополнительным проверкам со стороны надзорных органов.

Наиболее частые ошибки:

• Несвоевременное оформление возврата – система «Меркурий ХС» предполагает ограничения по срокам, и любое промедление может рассматриваться как нарушение.
• Неверное указание причины возврата – частая проблема, когда выбирается неподходящий код или формулировка, что затрудняет обоснование аннулирования.
• Попытка аннулировать уже принятые или оформленные ВСД без наличия документальных оснований.
• Отсутствие согласованности между поставщиком и получателем, особенно при возврате бракованной или несоответствующей продукции.

Ошибки возникают не только по незнанию, но и из-за отсутствия четко выстроенных внутренних процедур у компаний. Налаженная коммуникация с контрагентами и контроль со стороны ответственных лиц значительно уменьшают риски.

Как избежать штрафов

Чтобы не попасть под административную ответственность, важно выстроить устойчивую систему обработки возвратов и аннулирования документов с учетом требований Россельхознадзора. Сделать это можно, следуя нескольким ключевым рекомендациям.

Полезные шаги:

• Назначить ответственного специалиста по работе с системой «Меркурий» и возвратами ВСД.
• Поддерживать актуальные инструкции внутри компании: как оформляется возврат, в какие сроки и кто за что отвечает.
• Проверять корректность данных перед аннулированием или созданием возвратного документа.
• Вести внутреннюю базу возвращенных товаров с указанием номера ВСД, даты, причины и документов-сопровождений.

Обратите внимание: в некоторых случаях возврат может расцениваться как попытка скрытия нарушений. По этой причине необходимо вести прозрачную историю каждого действия. Даже если продукция фактически не покинула склад, возврат должен быть оформлен соответствующим образом.

Документальное подтверждение возврата

Наличие обоснованной и правильно оформленной документации – это важное условие при возврате продукции в системе «Меркурий ХС». Документы не просто подтверждают сам факт возврата, но и служат доказательной базой в случае претензий со стороны контролирующих органов.

Какие документы стоит подготовить:

Организация, которая ведет полный пакет возвратной документации, с меньшей вероятностью столкнется с претензиями от ведомства. Контроль должен вестись как на бумаге (в архиве), так и в электронной форме.

Процесс обжалования действий в системе

Если ваш возврат был отклонен в «Меркурии» или были применены блокировки, всегда есть возможность инициировать обжалование. Этот процесс регулируется административными и ведомственными регламентами и требует соблюдения определенных шагов.

На практике схема выглядит следующим образом:

1. Фиксация проблемы (например, отказ в аннулировании или неправомерное действие со стороны другой стороны).
2. Подготовка письменной претензии/объяснительной – с указанием номеров документов, даты, сути конфликта и приложениями.
3. Отправка обращения через личный кабинет ФГИС «Меркурий» или непосредственное обращение в управление Россельхознадзора по субъекту.
4. Ожидание ответа или уведомления о проверке (обычно в течение 30 календарных дней).

Важно: любая переписка и копии документов должны оставаться у вас. Обоснованная и структурированная жалоба имеет гораздо больше шансов на положительное решение.

На практике встречаются случаи, когда при наличии подтверждающих материалов (переписка, фото, документы по возврату) Россельхознадзор отменял санкции и восстанавливал доступ к системе. Поэтому работает принцип: чем больше обоснованности — тем выше защита.

Работа с возвратами ВСД — это не только технический вопрос, но и юридическая часть. Компании, которые к нему относятся серьезно и системно, успешно минимизируют риски и обходят острые административные углы.

Вопросы и ответы