Как провести списание товара в магазине

Списание товара в магазине: ключевые правила и подходы

Списание товара – это неотъемлемая часть розничной торговли. Даже при строгом контроле качества и грамотной логистике со временем накапливаются неликвиды, просроченные позиции или повреждённый товар. Чтобы грамотно провести списание товара в магазине, важно строго соблюдать правила, учитывать особенности учета и оформления документов.

С самого начала важно понимать, что списание влияет не только на складские остатки, но и на бухгалтерскую отчетность, себестоимость, аналитику и даже мотивацию персонала. Главная задача — соблюдать прозрачность и обеспечивать точный учет списанных позиций.

Причины списания товара и когда его необходимо списывать

Причины списания могут быть различны — от естественного износа до потери товарного вида. Ниже представлены основные категории:

• Истечение срока годности (особенно актуально для продуктов питания).
• Порча или повреждение упаковки, нарушающее товарный вид.
• Механические повреждения при транспортировке или в торговом зале.
• Ошибки в поставке или учете (излишки, недостачи по результатам инвентаризации).
• Невостребованные товары, утратившие ценность или признанные морально устаревшими.
• Списание брака, в том числе производственного или выявленного в процессе приемки.

Важно понимать, что правильное списание товара начинается с выявления причины. Если речь идет о списании просроченного товара, необходимо зафиксировать срок годности и поддержать списание документом, подтверждающим истечение срока.

Списание товара по акту: документы и порядок оформления

Для законного оформления списания необходимо разработать и утвердить внутренний регламент. Он должен детализировать порядок действий, сроки и формат документов. Основным документом, фиксирующим факт списания, является акт на списание.

Он должен включать:

• Наименование товара и его артикул
• Причину списания
• Количество и единицу измерения
• Подписи ответственных лиц и членов комиссии (обычно 3 человека)
• Дата составления документа

В зависимости от организации внутреннего учета могут использоваться различные формы документов. Важнейшее правило — наличие подтверждающих документов (фото товара, заключения о браке, сертификатов, записей в журнале учета). Списание должно производиться регулярно — не реже одного раза в месяц.

Инвентаризация и учет списания товара

Инвентаризация — это один из важнейших методов выявления товара, подлежащего списанию. Она помогает обнаружить несовпадения между учетными данными и фактическими остатками. При этом она может быть плановой (в рамках отчетного периода) или внеплановой (при смене материально-ответственного лица, выявлении нарушений и проч.).

Результаты инвентаризации, фиксируемые в инвентаризационных ведомостях, используются как основание для оформления актов списания. Особенно это важно при выявлении недостачи или порчи, оформленной после возврата от клиента.

Учет списания товара в торговом учете может быть организован вручную или с помощью автоматизированных решений. Важно, чтобы списанные позиции были исключены из базы доступных остатков, а данные передавались в бухгалтерию.

Списание товара в 1С и автоматизация процесса

Для обеспечения прозрачности и точности учета большинство магазинов используют программу 1С. Списание товара в 1С можно провести через документ "Списание товаров с учета", заполнив состав, причину и счет учета. Преимущества автоматизации:

• Минимизация человеческого фактора
• Снижение времени на оформление
• Интеграция с кассой, складом и бухгалтерией
• Формирование единой базы по причинам списаний для анализа

Дополнительно можно внедрять мобильные решения для учета, которые позволяют ускорить фотофиксацию брака, автоматически формировать и подписывать акты списания. Подробнее о таких возможностях можно прочитать в статье про розничный учет товаров.

Списание товара на складе и в торговом зале

Места хранения в магазине делятся на склад и торговый зал. В зависимости от точки выявления брака или просрочки будет отличаться порядок списания товара.

Списание на складе магазина: в основном касается неликвидных остатков, болтающегося брака или невостребованных товаров. Обычно основано на результатах инвентаризации или ручной проверки кладовщиком.

Списание в торговом зале: чаще касается продуктов с порчей или просрочкой, выявленной продавцами. Очень важно оперативно фиксировать такие случаи и передавать информацию кладовщику или товароведу.

При грамотной автоматизации каждый сотрудник может передавать фото и первичную информацию о поврежденном товаре напрямую в систему, ускоряя процесс оформления документации.

Часто задаваемые вопросы

Списание товаров — важнейший процесс не только для корректного учета, но и для управления качеством, сокращения убытков и повышения эффективности торговли. Соблюдение порядка, оформление документов и автоматизация операций позволит контролировать товарные потоки и принимать верные управленческие решения в 2025 году и далее.

Количество показов: 2