Как работать с ТТН в ЕГАИС через 1С: пошаговая инструкция

• Общие сведения о ТТН в ЕГАИС
• Загрузка и подтверждение ТТН в 1С
• Анализ статуса и ошибок ТТН
• Организация документооборота с ТТН
• Вопросы и ответы

Общие сведения о ТТН в ЕГАИС

Что такое ТТН и как они формируются

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это ключевой документ в системе ЕГАИС, который сопровождает перемещение алкогольной продукции от поставщика к покупателю. Формируется ТТН в момент отгрузки товара и содержит данные о производителе, грузополучателе, составе партии, а также об идентификаторах продукции в системе.

Основной процесс формирования ТТН выглядит так: поставщик формирует накладную в своей учетной системе (например, в 1С), подписывает ее электронной цифровой подписью и отправляет в ЕГАИС через транспортный модуль. После этого покупатель получает ТТН в своем узле и подтверждает (или отклоняет) приемку.

При выборе или внедрении схемы работы важно понимать, как формируются эти документы. При использовании 1С часто задействованы типовые функции УТ или УНФ, что облегчает автоматизацию.

Форматы ТТН и их расшифровка

Формат ТТН в ЕГАИС строго регламентирован. В нем зашиты как структурные блоки информации, так и унифицированные поля, определяемые ФСРАР. Например, в составе ТТН указывается:

• ИНН и КПП отправителя и получателя;
• адреса складов;
• список товара с указанием идентификационных номеров (кодов маркировки);
• объем каждой позиции продукции и крепость (при необходимости);
• реквизиты транспортного средства.

Визуально это может быть представлено в виде читаемой таблицы, но передается между системами в формате XML, что делает его пригодным для автоматической обработки.

Важно отметить, что в одной ТТН может содержаться несколько товарных позиций с разными типами алкоголя, и каждая из них сопровождается своим индивидуальным идентификатором согласно требованию ЕГАИС.

Причины отклонения ТТН

Отклонение ТТН — это обычная ситуация, особенно в случаях, когда одна из сторон допустила ошибку. Но важно быстро идентифицировать и устранить причину во избежание паузы в документообороте и поставках.

Вот наиболее частые причины отклонения товарно-транспортных накладных:

1. Несовпадение объема продукции между отправителем и получателем (по данным учета);
2. Отсутствие необходимого алкогольного разрешения у отправителя или получателя;
3. Неверный ИНН/КПП организации или некорректный адрес склада;
4. Недействительная марка или ошибка в коде маркировки продукции;
5. Подпись других лиц, не имеющих полномочий на совершение сделки;
6. Несоответствие формата XML требованиям ФСРАР.

Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется использовать автоматическую проверку ТТН по идентификационному номеру. Как это сделать — подробно описано в статье проверка ТТН ЕГАИС по номеру документа.

Юридические последствия работы с ТТН

Хотя ТТН в ЕГАИС — это часть электронного документооборота, она имеет юридическую силу наравне с бумажной накладной. Ее подписание электронной подписью означает подтверждение отгрузки или приема. Следовательно, любые ошибки или промедления могут привести к серьезным последствиям:

Для корректной и безопасной работы важно, чтобы все сотрудники, связанные с ЕГАИС-документооборотом, имели четкое представление о регламентах и не осуществляли действий по ТТН без проверки и осознанного согласования.

Особенно это актуально при массовых отгрузках или пересортице товара — каждый шаг должен быть проверен с точки зрения формата, отклонений и юридического оформления.

Загрузка и подтверждение ТТН в 1С

Как загрузить ТТН из ЕГАИС в 1С

Для того чтобы начать работу с товарно-транспортными накладными (ТТН) в системе 1С, сначала необходимо загрузить их из ЕГАИС. Это делается через стандартный функционал обмена с системой ЕГАИС. В типовых конфигурациях, например «1С:Розница» или «1С:УТ», загрузка выполняется через пункт меню ЕГАИС – Входящие ТТН.

После открытия списка входящих ТТН, достаточно нажать кнопку «Обновить» или «Получить из ЕГАИС». Вы получите список новых документов, которые еще не загружались. Далее следует выбрать нужный ТТН и нажать «Загрузить в систему» — так создается приходная накладная.

Обратите внимание, иногда ТТН не загружается автоматически. Это может быть связано с временными техническими сбоями, либо фильтрами по дате. Убедитесь, что период установлен корректно, и попробуйте запросить документ позже.

Пошаговая инструкция по подтверждению

После успешной загрузки ТТН в базу 1С, следующая задача — подтвердить получение товара. Это обязательный процесс, иначе ЕГАИС будет считать поставку неподтвержденной и возможны штрафы при проверке.

Вот как проходит подтверждение:

1. Откройте документ приходной накладной, созданной на основании ТТН.
2. Проверьте корректность номенклатуры и количества: они должны соответствовать фактически принятому товару.
3. Если все совпадает, нажмите «Подтвердить в ЕГАИС».
4. 1С отправляет автоматический запрос на подтверждение, и статус документа меняется на «Подтвержден».

На этом этапе важно, чтобы все бутылки на складе были отсканированы или сопоставлены, иначе возникнут ошибки при фиксации остатков в ЕГАИС. Кстати, если необходимость корректировки остатков всё-таки возникает, вот полезный материал по их корректировке в 1С.

Создание акта разногласий

Если реальное количество или номенклатура, пришедшая от поставщика, не совпадают с тем, что указано в ТТН — необходимо оформить акт разногласий. Это важно не только для учета, но и для дальнейших взаимоотношений с поставщиком и регулятором.

Процесс состоит из нескольких этапов:

• Открываем загруженную ТТН и нажимаем кнопку «Создать акт разногласий».
• В ручном или сканерном режиме вводим реальные остатки.
• Программа автоматически сравнивает заявленные и фактические данные.
• После этого акт подписывается ключом организации и отправляется в ЕГАИС.

У поставщика есть до 5 рабочих дней, чтобы согласиться или отказаться от акта. Если он ничего не делает — система автоматически примет вашу версию как фактическую.

Как запросить ТТН повторно

Иногда ТТН не приходит сразу или была случайно удалена, но это не повод для паники — ТТН можно запросить повторно. Для этого в интерфейсе 1С нужно открыть меню ЕГАИС – Запросить входящие ТТН и указать нужный диапазон дат. Этот функционал актуален например, если вы заметили, что позиция на складе не учтена, а бумажная ТТН есть.

Также стоит понимать: ЕГАИС хранит документы не бесконечно. Стандартно, доступность данных составляет около 30 дней. Поэтому лучше не затягивать с проверкой прихода и подтверждением поставок.

Таким образом, грамотная работа с ТТН в 1С — это не только техническая задача, но еще и вопрос правильных бизнес-процессов. От скорости и точности выполнения каждого из этих шагов зависит, насколько беспроблемно пройдут проверки и будет ли сохраняться прозрачность учета в вашей организации.

Анализ статуса и ошибок ТТН

Проверка статуса ТТН и документа

После отправки Товарно-Транспортной Накладной (ТТН) в ЕГАИС важно отслеживать её статус. Это позволяет вовремя обнаружить проблемы с передачей, отклонением или обработкой документа. В 1С статус можно проверить как в журнале ЕГАИС-документов, так и в карточке самого документа поставки.

Основные статусы ТТН в ЕГАИС:

• Отправлено – ТТН успешно отправлена в ЕГАИС и ожидает подтверждения от получателя.
• Подтверждено – контрагент принял ТТН, и оборот алкогольной продукции зафиксирован.
• Отклонено – получатель отказался от приема. Требуется уточнение причин.
• Ошибка доставки – ТТН не передана в ЕГАИС. Возможно, проблемы с соединением или структурой документа.

Если вы работаете с системой списания, обратите внимание на статью Как списывать алкоголь и пиво в ЕГАИС через 1С. Там подробно рассказывается, как действовать при работе с возвратами и перемещениями продукции.

Ошибка "документ не найден" — что делать

Одна из самых распространённых ошибок при работе с ТТН — "документ не найден". Как правило, такая ошибка означает, что система 1С отправила запрос на ТТН, которой в ЕГАИС больше нет или она была аннулирована.

Типичные причины:

• Номер ТТН был указан с ошибкой — стоит перепроверить Уникальный Идентификатор Документа (УИД).
• Поставщик отозвал ТТН после отправки.
• В системе произошёл сбой во время обмена с ЕГАИС.

Что рекомендуем делать:

1. Проверить наличие документа в личном кабинете ЕГАИС (если доступен).
2. Связаться с поставщиком — подтвердить, отправлялась ли ТТН и не была ли она отозвана.
3. Попробовать перезапросить данные через 1С или повторно импортировать документ.

Если проблема системная — обратитесь к ИТ-специалисту или в суппорт вашей учетной системы. Иногда помогает удаление некорректной ТТН и ручной ввод новой по данным поставщика.

Категории ошибок и способы решения

Ошибки при обмене с ЕГАИС можно условно разбить на несколько категорий: критические (не позволяет завершить документооборот), логические (данные не совпадают) и технические (ошибки передачи, формата).

Крайне важно регулярно обновлять справочники алкогольной продукции, версии обмена и корректно вести учёт — особенно если работают мобильные терминалы и происходит списание в торговом зале.

Как отозвать или отменить ТТН

Отзыв ТТН возможен только поставщиком до момента её подтверждения получателем. После подтверждения изменить документ уже нельзя — только через возврат. В 1С процесс отзыва инициирует продавец — для этого выбирается нужная ТТН и формируется документ "Отзыв ТТН".

Особенности аннулирования:

• После отзыва ТТН статус в системе изменится на "аннулировано".
• Получатель не сможет подтвердить документ, а оборот продукции не будет зафиксирован.
• В 1С может потребоваться ручная корректировка проводок и документов на стороне склада.

Если вы являетесь получателем и получили ТТН с ошибками, её можно отклонить — обязательно указывается причина. В дальнейшем поставщик может оформить скорректированную накладную и отправить её повторно.

Контроль цепочки документов критично важен, если речь идет о продукции, подлежащей лицензированию. Несоответствия в ТТН могут привести к отказу в продаже, особенно при проверках и акцизном контроле.

Организация документооборота с ТТН

Как настроить автоматическую обработку

Автоматизация обработки товарно-транспортных накладных (ТТН) позволяет значительно сократить время на обработку входящих и исходящих документов и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. В программе 1С, при корректной настройке, можно настроить автоматическое получение, подтверждение и перемещение ТТН в нужные журналы.

Первое, что необходимо настроить — это интеграцию с универсальным транспортным модулем (УТМ) ЕГАИС. В 1С это делается в разделе настройки обмена с контролирующими органами. Далее указывается путь к директории УТМ и выбрана организация, для которой будет происходить обмен.

Кроме того, важно обратить внимание на рабочие регламентные задания: именно они отвечают за обработку входящих и исходящих сообщений. В 1С предусмотрены задания для синхронизации с ЕГАИС, поэтому достаточно один раз корректно их настроить и запустить.

Часто для ускорения процессов автоматически задаются правила распределения ТТН на склады, а накладные сопоставляются уже с закупками по алкогольной продукции, при этом система предложит остатки по кодам ЕГАИС и автоматом сопоставит их с соответствующими строками ТТН.

Хранение и архивирование ТТН

Чтобы избежать неразберихи и потерь в документообороте, важно грамотно организовать хранение и архивирование ТТН. Все входящие и исходящие накладные, прошедшие через ЕГАИС, следует хранить не только в 1С, но и в архивной директории в формате .xml или .zip (если документ содержит вложения).

На практике наиболее удобен следующий подход:

• Внутри 1С хранить электронные образы ТТН в журнале обмена с ЕГАИС, с разбивкой по датам и статусам;
• Внешнее архивирование — для удобства лучше настраивать регулярную выгрузку архива за каждый месяц, с разбивкой по организациям или складам;

Также стоит отметить, что в случае проверок или возникновения спорных ситуаций, корректно организованный архив поможет быстро подтвердить движение товара.

Контроль сроков подтверждения

Согласно требованиям ЕГАИС, подтверждение входящей ТТН должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней. Если документ не подтверждается в срок, он автоматически отклоняется, и это может повлечь за собой проблемы в отчетности организации.

В 1С используются напоминания, задачи и регламентные отчеты для контроля сроков подтверждений. Можно настроить автоматическое уведомление ответственному пользователю (например, кладовщику), если с момента получения ТТН прошло более 3 дней, а подтверждение ещё не отправлено.

Такой контроль помогает избегать непреднамеренных отклонений и сохранять чистоту в цепочках поставок.

Интеграция с другими учетными системами

В тех компаниях, где 1С — не единственная учетная система, часто возникает потребность синхронизировать данные о ТТН с другими платформами: складскими, ERP или BI-системами. Хорошая новость — 1С поддерживает формат обмена по XML/JSON, а значит, можно выстроить интеграционный мост на базе веб-сервисов или обмена через промежуточную базу данных.

К примеру, при загрузке ТТН в 1С, сформированные данные о поступлении могут автоматически передаваться в систему WMS, где идет дальнейшее распределение товара по ячейкам хранения. Или же отчет о движении алкоголя можно интегрировать с BI-платформами для составления управленческих сводок в режиме реального времени.

При масштабной интеграции рекомендуем использовать стандартный ADO-компонент или REST-интерфейс – это минимизирует риски потери данных и обеспечит безопасность передачи.

Важно также, чтобы все сторонние системы были синхронизированы по времени с ЕГАИС и 1С – именно это влияет на корректность контроля сроков и фиксации документов.

Вопросы и ответы