QR-коды и сканеры для ЕГАИС: как правильно выбрать и использовать

• Зачем нужны QR-коды в системе ЕГАИС
• Выбор сканера для ЕГАИС: важные параметры
• Работа с кодами в розничной точке
• Техническое подключение и обслуживание сканеров
• Вопросы и ответы

Зачем нужны QR-коды в системе ЕГАИС

Система ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) предназначена для отслеживания всей цепочки движения алкоголя: от производства до продажи конечному потребителю. Один из ключевых элементов этой системы — маркировка продукции специальными кодами. В последние годы акцент сместился на QR-коды как более универсальное и безопасное средство идентификации.

QR-коды позволяют быстро считать уникальный идентификатор каждой единицы товара, сократив время проверки на кассе, облегчив приемку товара и минимизировав ошибки. Благодаря этому участники рынка могут быть уверены в легальности происхождения продукции и соблюдении всех требований законодательства.

Принцип маркировки алкогольной продукции

Все алкогольные товары, подлежащие обязательному учету в ЕГАИС, маркируются специальными федеральными специальными марками (ФСМ) или акцизными марками. Каждая марка содержит уникальный код, в который зашита информация о товаре, производителе, дате производства и легальности ввоза или изготовления.

В настоящее время основным способом кодирования становится именно QR-код. Он содержит такие данные:

• Код продукции (GTIN);
• Уникальный серийный номер упаковки;
• Код проверки (Control Identifier);
• Информацию о производителе, импортере;
• Данные для идентификации в системе ЕГАИС.

При приемке товара продавец, используя сканер, считает QR-код и сверяет его данные с ТТН, загруженной в ЕГАИС. Подробно о том, как правильно сверять данные в системе, мы рассказали в статье Проверка ТТН в ЕГАИС.

Отличие штрих-кода и QR-кода

На первый взгляд, оба вида кодов служат одной цели — идентификации товара на складе и в точке продаж. Однако между ними есть важные различия:

Таким образом, QR-коды позволяют бизнесу ускорить процессы, повысить прозрачность операций и снизить ошибки в учете. Кроме того, они удобны для клиентов: при желании покупатель может считать код и убедиться, что продукт легальный.

Значение кодов ЕГАИС

Каждая единица алкогольной продукции в системе ЕГАИС имеет уникальный цифровой код. Этот код — своего рода паспорт товара в системе. Он хранит информацию о товаре на протяжении всего его жизненного цикла. Это обеспечивает прозрачность всего товарооборота и исключает возможность возврата нелегальной продукции в оборот.

В QR-коде могут быть зашиты следующие значения:

• Код поставки (идентификатор ТТН);
• Номер и дата производства партии;
• Информация об акцизной марке;
• Данные об организации, оформившей продукцию.

Сканируя этот код, система автоматически проверяет корректность поставки и соответствие продукцию параметрам, заявленным в документации.

Как выглядит код и где его найти

QR-код наносится на упаковку продукции или на акцизную марку. Чаще всего он располагается рядом с обычным штрих-кодом или прямо поверх этикетки. На бутылках он может быть напечатан сбоку, на контрэтикетке или у горлышка. Главное, чтобы код был читаем сканером при любом освещении и условиях упаковки.

Важно помнить, что просто наличие QR-кода — не гарантия легальности. Важно уметь правильно его проверить в ЕГАИС и убедиться, что данные совпадают с накладными и реестрами поставок. Это помогает соблюдать требования системы учета и исключает штрафы при проверках.

Выбор сканера для ЕГАИС: важные параметры

2D сканеры для ЕГАИС — особенности

Для работы с ЕГАИС важна не просто возможность сканирования штрихкодов, а корректное считывание 2D-кодов DataMatrix. Именно такие коды содержатся на марках алкогольной продукции. Поэтому стандартные линейные 1D-сканеры, используемые в рознице, здесь не подходят.

2D-сканеры обеспечивают высокую точность даже при плохом освещении, мятых или частично поврежденных акцизных марках. Это критично для точности учета и исключения ошибок при поступлении товара в систему. Кроме того, они часто поддерживают работу с другими типами кодов, включая QR-коды из системы "Честный знак", что делает их универсальным решением для бизнеса.

Современные 2D-сканеры различаются по скорости декодирования, углу захвата, глубине поля считывания и наличию вспомогательных функций — например, автоматического включения или индикации подтверждения сканирования с помощью вибрации.

Стационарные и мобильные решения

Выбор между стационарными и мобильными сканерами зависит от специфики вашей точки продаж или склада. Стационарные сканеры чаще всего применяются на кассах: они удобны, надежны и обеспечивают быстрое сканирование в потоке клиентов. Их установка возможна встраиванием в стол или на подставку, что экономит пространство.

Мобильные сканеры чаще выбирают для складов, кафе и выездной торговли, где требуется высокая маневренность. Они работают по Bluetooth или Wi-Fi, часто сочетаются с мобильными терминалами сбора данных (ТСД).

Пример использования:

• В магазине у кассира установлен стационарный встраиваемый 2D-сканер, быстро фиксирующий код с каждой бутылки при продаже.
• На складе логист использует мобильный ТСД с встроенным сканером для сканирования марок при приемке и сверке с УТМ.

Сканеры для ЕГАИС и Честного знака

Система цифровой маркировки "Честный знак" активно развивается, расширяя перечень категорий товаров, подлежащих обязательной маркировке. Это значит, что сканер, выбранный под ЕГАИС, должен корректно и быстро считывать также маркировку «Честного знака».

Именно поэтому важно выбирать универсальные 2D-сканеры, совместимые с обеими системами. Некоторые производители прямо указывают в характеристиках поддержку кодов для ЕГАИС и "Честного знака", и на это стоит обращать внимание при покупке.

Совместимость с системами УТМ

Сканер — не просто устройство ввода данных, а часть общей системы учета, связанной с УТМ (универсальный транспортный модуль ФСРАР). Чтобы обеспечить корректный обмен данными, сканер должен быть совместим с ПО, установленным на вашем рабочем месте — кассовой системой, ТСД или компьютером.

Некоторые модели сканеров поставляются с готовыми драйверами и утилитами для интеграции в кассовое ПО или товароучетные системы. Также важен способ подключения — USB, COM-порт или беспроводной интерфейс. Лучше выбирать модели, прошедшие проверку у вашего поставщика ПО или рекомендованные для работы с ЕГАИС.

Полный процесс приёмки алкоголя через ЕГАИС, где важна корректная работа сканера, разобран в этой пошаговой инструкции для бизнеса.

Работа с кодами в розничной точке

Проверка товара на кассе

Один из самых важных этапов при продаже подакцизных товаров — правильная проверка маркировки на кассе. Каждая единица товара, будь то алкоголь или табачная продукция, должна иметь актуальный, читаемый QR-код, который оператор или продавец обязан отсканировать перед реализацией. Несовпадение информации или отсутствие кода может привести к штрафам и приостановке деятельности.

В идеале процесс сканирования должен занимать секунды: сканер передаёт код в кассовую программу, а та отправляет данные в ЕГАИС. Чтобы всё работало без сбоев, важно, чтобы кассовое ПО было обновлено и корректно взаимодействовало с федеральными сервисами.

Сканеры и интеграция с ПО

Выбор сканера напрямую влияет на скорость обслуживания и уровень ошибок. Сегодня на рынке доступны два основных типа сканеров:

• Проводные сканеры: надёжный вариант для стационарных касс. Просты в использовании и недороги.
• Беспроводные (Bluetooth/радио): дают больше свободы, подходят там, где нужно сканировать крупные партии или товары на складе.

Ключевой момент — совместимость с кассовым программным обеспечением. Сканер должен корректно передавать данные о коде в систему, особенно если подключена ЕГАИС. Это требует полноценной интеграции через драйвер или протокол работы с конкретным ПО.

Ещё один критичный аспект — формат сканируемого кода. Некоторые устаревшие модели не справляются с PDF417, который часто используется в ЕГАИС. Поэтому перед покупкой стоит уточнить, поддерживает ли сканер этот формат.

Ошибки при сканировании

Ошибки при считывании кодов — распространённая проблема. Они могут быть вызваны как техническими, так и организационными причинами:

Важно, чтобы персонал умел оперативно реагировать на подобные ситуации: предложить замену клавишного ввода, провести ручную проверку или отложить товар до выяснения.

Проверка кода онлайн и через ЕГАИС

Для розницы важно уметь не только сканировать, но и проверять коды в случае нестандартных ситуаций. Например, если клиент пришёл с бутылкой, купленной ранее, и сомневается в её легальности. В этом случае код можно ввести вручную и проверить через интерфейс проверки ЕГАИС или государственные методы онлайн-валидации.

Системы ЕГАИС позволяют отследить происхождение продукции по коду до производителя. Особенно это актуально для алкогольных точек с лицензией. Чтобы иметь доступ ко всем функциям ЕГАИС, организация должна позаботиться о правильной настройке и актуальности ключа электронной подписи. Все нюансы по получению и продлению ключа подробно описаны в подробном руководстве по продлению ключа ЕГАИС в 2025 году.

Онлайн-проверка кодов также полезна в случаях, когда возникает подозрение, что код поддельный или уже использован. В этом случае проверка помогает своевременно выявить нарушение и не провести фиктивную продажу.

Техническое подключение и обслуживание сканеров

Настройка оборудования

Подключение сканера к рабочему месту – процесс несложный, но требующий внимания к деталям. Большинство современных моделей подключаются через USB, и в особых знаниях не нуждаются – система автоматически распознает устройство. Тем не менее, для работы с ЕГАИС важно не просто подключить сканер, а убедиться, что он работает в нужном режиме считывания – чаще всего это режим эмуляции клавиатуры (HID).

Чтобы избежать ошибок, проверьте параметры сканера в инструкции производителя. Некоторые модели требуют специальной активации нужных режимов с помощью сканирования конфигурационных штрих-кодов. После настройки убедитесь, что сканер корректно считывает PDF-417 коды, используемые в ЕГАИС.

Для стационарных касс может быть удобно использовать сканеры с подставкой, которые автоматически распознают штрих-код при поднесении, без нажатий. Это ускоряет работу и снижает нагрузку на кассира.

Обновление драйверов сканера

Хотя большинство сканеров работают сразу «из коробки», установка актуальных драйверов – залог стабильной работы, особенно в условиях ЕГАИС. Производители регулярно обновляют прошивку и программное обеспечение, улучшая совместимость с ОС и устраняя баги.

Для обновления драйвера:

• Определите точную модель сканера и проверьте её поддержку операционной системой кассового узла.
• Зайдите на сайт производителя и скачайте последнюю версию драйвера или утилиты настройки.
• Установите драйвер, следуя инструкциям, и перезапустите ПК.

Иногда сканер может потребовать обновления прошивки – в этом случае внимательно следуйте инструкции производителя. Неправильная прошивка может вывести устройство из строя.

Решение проблем соединения

Если сканер не считывает коды или не передаёт данные в кассовую программу, важно определить источник проблемы. Самые распространенные причины – неверный режим работы, устаревшие драйверы и проблемы с портом подключения.

Типовые неисправности и шаги по их устранению:

При систематических сбоях полезно протестировать сканер на другом компьютере. Если проблема сохраняется, скорее всего, аппаратная неисправность.

Выбор популярных моделей

При подборе сканера под нужды ЕГАИС важно обратить внимание не только на цену, но и на устойчивость к повреждениям, удобство в работе, способность сканировать поврежденные и плохо напечатанные коды. Особенно важно – поддержка формата PDF-417, так как именно он используется на алкогольной продукции.

Популярные и проверенные модели, подходящие для работы с ЕГАИС:

• Honeywell Xenon – быстрый, точный сканер с большой глубиной считывания. Отлично подходит для интенсивной загрузки.
• АТОЛ SB 1101 Plus – бюджетное решение для спокойной розницы, поддерживает все необходимые форматы, легко подключается.
• Datalogic Gryphon – отличается высокой точностью и лёгкой настройкой.
• Newland HR11+ – доступная модель со стабильной работой и хорошей поддержкой разработчиков.

Модели с ручным триггером хорошо подходят для складов или магазинов с малым трафиком, где оператор вручную запускает сканирование. Для высокой проходимости лучше выбирать автоматические или презентационные сканеры – они экономят время при работе на кассе.

Вопросы и ответы