Банки и инвойс: где и как бизнесу безопасно оплачивать международные поставки

• Роль банков в международной торговле
• ТОП-5 банков для оплаты инвойса
• Как открыть валютный счет и получить одобрение инвойса
• Инструменты автоматизации и отчётности
• Вопросы и ответы

Роль банков в международной торговле

Функция банка при подтверждении инвойса

Банк — ключевая фигура в международной торговле, выполняющая роль посредника и гаранта между поставщиком и покупателем. Одной из главных функций финансовой организации является подтверждение инвойса — счета, выставленного продавцом за отгружаемый товар или оказываемые услуги. Подтверждение инвойса банком необходимо для валютного контроля, а также для того, чтобы исключить риски, связанные с недобросовестными поставщиками.

Когда российская компания работает с иностранным партнером, она обязана предоставить в банк комплект документов, подтверждающих реальность сделки. Банковская проверка подтверждает соответствие инвойса условиям внешнеэкономического контракта и помогает обеспечить защиту от махинаций.

Валютный контроль в РФ

Валютный контроль в России — это система мониторинга всех операций, связанных с движением иностранной валюты через границу. Операции по международным контрактам строго регламентированы и требуют подачи определённых документов в банк, включая инвойсы, коносаменты, счета и прочее.

Контролю подлежит, например:

• Комплектность пакета документов: инвойс, контракт, транспортная накладная;
• Своевременность поставки и оплаты;
• Соответствие сумм, сроков и контрагентов условиям договора.

Пренебрежение валютным законодательством может привести к блокировке платежей или штрафам. Поэтому взаимодействие с банком не только обязательное, но и практическое условие безопасного вывода средств за рубеж.

Проверка оригиналов документа

Банк нередко требует предоставить оригиналы документов по контракту: инвойс, транспортные накладные, упаковочные листы. Это особенно актуально при крупных или нестандартных поставках.

Например, если вы ввозите оборудование и приложили к оплате только электронную копию инвойса, банк может запросить оригинал для подтверждения подлинности сделки. Особенно это актуально при использовании такого документа, как коносамент — ключевого документа в морских перевозках.

Риски при работе через неподтвержденные банки

Работа через неподтвержденные или малоизвестные банки зачастую связана с рисками. Во-первых, такие банки могут попасть под санкции или ограничения, и тогда застрянут не только деньги, но и вся сделка.

Во-вторых, уровень проверок у подобных банков обычно значительно ниже, а значит выше вероятность, что поставщик окажется недобросовестным, или платеж будет заблокирован по подозрению в сомнительных транзакциях. Также существует риск того, что полученный инвойс не соответствует реальной поставке или содержащиеся в нём реквизиты будут мошенническими.

Чтобы минимизировать возможные проблемы, рекомендовано выбирать устойчивые, аккредитованные банки, работающие с международными операциями и имеющие опыт валютного контроля. Кроме того, стоит обратить внимание, какие страны и контрагенты находятся на стоп-листах или требуют отдельного разрешения регуляторов.

• Изучайте кредитные рейтинги банка-посредника
• Проверяйте его участие в системе валютного контроля
• Сверяйтесь с черными списками ЦБ РФ и других регуляторов

ТОП-5 банков для оплаты инвойса

ВТБ и его специализация на Китай

Если ваш поставщик находится в Китае — Банк ВТБ, пожалуй, один из самых оптимальных вариантов для перевода средств. За последние годы банк активно усилил свою экспертизу в юаневых расчётах и предлагает бизнесу удобные инструменты для оплаты инвойсов в CNY.

Во-первых, значимым преимуществом ВТБ является наличие прямых корреспондентских счетов в ряде китайских банков. Это снижение комиссии, ускоренное прохождение платежей и, что немаловажно, меньше вопросов от самого банка по поводу назначения платежа.

Также Банк предлагает поддержку в проверке документов, которые идут к платёжке, особенно если вы оплачиваете по коммерческому инвойсу, составленному самостоятельно. В этом случае весьма полезно заранее сверить структуру и содержание инвойса. Мы подробно рассказывали об этом в материале Как составить правильный коммерческий инвойс.

АТБ: особенности перевода в Японию

Если ваш бизнес работает с японскими партнёрами, рассмотреть стоит Азиатско-Тихоокеанский банк. АТБ имеет устойчивые связи с японскими банками-корреспондентами и достаточно узкую, но стабильную инфраструктуру для переводов в JPY.

Интересный момент: банк заранее согласует инвойс и контрагента, особенно если сумма перевода превышает эквивалент 10 млн рублей. Это позволяет минимизировать вероятность возврата или блокировки платежа со стороны японских банков.

Тем не менее, важно понимать, что скорость исполнения перевода может уступать более универсальным банкам. Обычно завершение перевода занимает от 2 до 4 рабочих дней.

Примсоцбанк и Сбербанк — возможности и ограничения

Примсоцбанк сегодня занимает довольно активную позицию по переводу в Азиатский регион, особенно в Китай и Южную Корею. Он предлагает выгодные тарифы на переводы в юанях и Wons, но с точки зрения скорости и клиентского сервиса уступает более крупным игрокам.

Сбербанк, несмотря на общемировые ограничения, все ещё остаётся стабильным инструментом для работы с компаниями из "дружественных" стран. Он ориентирован в первую очередь на расчет в юанях, дирхамах и рупиях, и имеет четкую структуру сопровождения сделок. Однако стоит помнить о высокой загруженности банка и повышенном внимании к документальной базе.

Сравнительная таблица для перевода в Азиатские валюты:

Отличия условий по юаням и йенам

Основная разница между переводами в CNY и JPY заключается в валютной политике самих стран и уровне взаимодействия российских банков с их платёжной системой. Переводы в юанях сегодня уже стали массовыми, и банки оцифровали большую часть процессов. Например, у ВТБ и Сбера есть даже автоматическая сверка ИНН поставщика с данными инвойса.

С йеной ситуация иная — обороты по японским инвойсам меньше, автоматизации почти нет, а маршруты через банки-корреспонденты сложнее. Это влияет как на стоимость, так и на длительность исполнения таких платежей. Например:

• Перевод в CNY: комиссия от 0,15 до 0,3%, обычно не требует двойного подтверждения.
• Перевод в JPY: комиссия может начинаться от 0,3%, часто требуется предварительное согласование с банком-получателем.

Если вы отправляете деньги по азиатскому инвойсу впервые — рекомендуем заранее уточнить у своего банка детали маршрута перевода, особенно если валюта отличается от юаня. Правильное планирование поможет избежать возврата средств и кросс-курсовых потерь.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Как открыть валютный счет и получить одобрение инвойса

Нужен ли валютный контракт

Часто бизнес, выходя на международные поставки, задаётся вопросом — а обязательно ли заключать валютный контракт? В российской практике всё зависит от суммы и статуса сделки. Если сумма валютной операции превышает эквивалент 3 миллионов рублей, то заключение контракта с последующей постановкой на валютный контроль — обязательное требование.

Контракт нужен не только банку, но и вам, как участнику внешнеэкономической деятельности. Он минимизирует риски, связанные с неисполнением обязательств и снижает вероятность валютных споров. Даже если вы работаете по инвойсам, в договоре фиксируются условия поставки, оплата, штрафные санкции, обязанности сторон и ссылка на применимое право.

Некоторые экспортеры работают по счетам-офертам или инвойсам, при этом структура документа должна чётко повторять основные параметры контракта. Подробнее про требования к инвойсам в международной торговле, мы рассказывали в отдельной статье.

Пакет документов для валютного контроля

Банк, через который проводится валютная операция, обязан проверить соответствие сделки валютному законодательству. Для этого бизнес подаёт типовой пакет документов. Вот его примерный состав:

• Контракт с иностранным партнёром или инвойс (если сумма сделки незначительная);
• Счёт на оплату (invoice);
• Документы, подтверждающие факт поставки (например, ТТН, CMR, коносамент);
• Сводка или уведомление об операциях по контракту (в случае продолжительного сотрудничества);
• Переписка с поставщиком (если есть особенности по оплате или отгрузке);
• Дополнительное соглашение, если меняются условия сделки.

Если банк не видит рисков, он быстро “пропускает” документы. Но при расхождениях в данных или нестандартных условиях может затребовать дополнительные пояснения. Особенно внимательно рассматриваются сделки с особенными юрисдикциями и сложными логистическими маршрутами.

Сроки проверки инвойса банком

Срок проверки зависит от конкретного банка и сложности документа. По практике, если инвойс соответствует требованиям, валютный контроль проходит за 1–2 рабочих дня. Но бывают нюансы.

Таблица ниже отражает усреднённые сроки обработки документов по инвойсу в зависимости от типа сделки:

Если банк запрашивает дополнительные документы, срок проверки может продлиться. Чтобы этого избежать, лучше заранее уточнить у менеджера банка, какие требования действуют к оформлению инвойсов и подтверждающих бумаг.

Проблемы при оплате нефинансовыми методами

Не всегда международные расчёты ограничиваются классическим банковским переводом. Некоторые компании применяют бартер, зачёт взаимных требований, криптовалюты или даже оплату через третьи страны. Эти схемы привлекательны своей гибкостью, но финансовые регуляторы и банки относятся к ним настороженно.

На практике типичные проблемы, с которыми сталкиваются компании при попытке “альтернативных” расчётов:

• Банк отказывает в валютной операции без пояснения причин;
• Задержка оформления по валютному контролю из-за недостающей документации;
• Риски признания сделки сомнительной со стороны регуляторов;
• Трудности при возврате товара или претензионной работе по поставке;
• Сложности в учёте и отчетности по таким операциям.

В случае использования схем с участием третьих стран, важно документально подтвердить, кто является конечным получателем и отправителем средств. Особенно это касается оплат через дружественные юрисдикции или частные лица.

Наконец, при такой оплате часто не удаётся корректно оформить инвойс, особенно в части данных получателя оплаты, что вызывает дополнительные вопросы банка.

Чтобы избежать отказов и задержек, лучше выстраивать расчёты через проверенные банковские схемы. А при выборе валютного партнёра ориентироваться не только на цену, но и на прозрачность сопровождения сделки.

Инструменты автоматизации и отчётности

1С и инвойсы — как интегрировать

Для большинства российских компаний использование 1С давно стало стандартом в финансовом и бухгалтерском учёте. Однако при работе с международными поставками особенно важно обеспечить корректную интеграцию инвойсов, так как от этого зависят дальнейшие отчёты и соответствие требованиям валютного контроля.

Интеграция инвойсов в 1С возможна несколькими способами: от ручного ввода до автоматической обработки с помощью модулей EDI или API. Наиболее надёжным и масштабируемым вариантом является автоматическая синхронизация инвойсов с внешними поставщиками данных, особенно когда объёмы поставок велики и регулярны.

• Инвойсы можно загружать через XML или Excel шаблоны, если поставщик предоставляет унифицированные форматы.
• Существуют специализированные конфигурации 1С (например, "1С:ERP"), позволяющие настраивать автоматическое соответствие полей инвойса требованиям валютного контроля.

Во избежание ошибок важно, чтобы инвойс содержал все ключевые реквизиты: информацию о плательщике и получателе, наименование товара, стоимость, условия поставки и оплаты. После загрузки данные автоматически отражаются в учёте валютных операций и подготавливаются к валютной проверке.

EDI, ЭДО, такском

Когда речь идёт о комплексной автоматизации обмена документами, компании всё чаще выбирают связку EDI (электронный обмен данных), ЭДО (электронный документооборот) и сервисы операторов, таких как Такском. Особенно это актуально в международной логистике и импорте, где скорость и точность обработки первичных документов критически важны.

EDI позволяет наладить прямой обмен документами между партнёрами без участия человека. Это помогает:

• Сократить задержки при получении инвойсов и транспортных документов
• Снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом
• Обеспечить синхронизацию данных между 1С и другими системами

Сервисы ЭДО и такие операторы, как Такском, позволяют легитимно хранить электронные версии инвойсов, актов и контрактов, подписанных усиленной квалифицированной подписью. Это особенно важно при проверках валютного контроля и для последующей налоговой отчётности.

Отчеты по международным операциям

Ведение внешнеэкономической деятельности требует подготовки отчётов по валютным операциям, которые запрашиваются банками и контролирующими органами. Автоматизация этого процесса через модули учёта в 1С или API-интеграции с банками существенно снижает риски неполной или несвоевременной подачи сведений.

Ключевые отчёты формируются на основании проведённых платежей и заключённых контрактов. Это включает:

Грамотная настройка 1С позволяет автоматически формировать эти отчёты, подставляя нужные данные из карточек контрагентов и документов закупки. Также можно привязать экспорт отчётов к внутреннему архиву электронных документов компании, что ускоряет их подготовку для проверок.

Контроль выполненных оплат через интернет-банк

Даже при автоматизации документооборота критически важно не терять из вида факт оплаты. Современные интернет-банки предлагают функции мониторинга выполненных оплат, статусов транзакций и соответствия платежей зарегистрированным валютным контрактам.

Некоторые банки предлагают прямую интеграцию с 1С или ERP через API, что позволяет:

• Получать уведомления о завершении обработки международного перевода
• Автоматически сверять суммы и даты платежей с условиями контрактов
• Формировать отчёты по валютным операциям на основании данных банка

Это особенно удобно, когда у компании одновременно идёт оплата по нескольким поставщикам из разных стран. Ручной контроль в таких случаях неэффективен и повышает риски просрочки валютных обязательств.

Точная настройка бизнес-процессов позволяет свести участие бухгалтера к минимуму — многие процессы уведомлений и свёрки автоматизируются и помогают спокойно проходить валютный контроль без лишней нагрузки на команду.

Вопросы и ответы