Роботизация бизнес процессов: путь к эффективности

• Что такое роботизация бизнес процессов
• Внедрение роботизации в компании
• Инструменты роботизации и программное обеспечение
• Цифровизация и экономический эффект
• Вопросы и ответы

Что такое роботизация бизнес процессов

Роботизация бизнес процессов (RPA — robotic process automation) — это технология, позволяющая автоматизировать повторяющиеся задачи с помощью программных роботов. Она применяется там, где действия можно описать четкими правилами: работать с документами, обрабатывать данные, интегрировать между собой различные системы. Роботы не устают, не допускают ошибок и работают круглосуточно — именно поэтому компании всё чаще включают RPA в свой инструментарий повышения эффективности.

Например, в отделах бухгалтерии часто используют RPA для сверки счетов, выгрузки данных из ERP-систем и формирования отчетности. Подобные задачи требуют высокой точности, но при этом достаточно шаблонны — идеальные кандидаты на роботизацию.

Отличие от автоматизации

Часто роботизацию путают с традиционной автоматизацией, но это разные подходы. Автоматизация — более широкое понятие, под которым обычно подразумеваются изменения в ИТ-системах, доработки программного обеспечения, интеграции. Роботизация же — это способ внедрения автоматизации без изменений в существующих системах. Роботы работают «поверх» программ, имитируя действия человека (например, ввод данных в интерфейс программы, копирование информации из писем).

Основные отличия представлены в таблице:

Типы процессов, подлежащих роботизации

Не все процессы подходят для RPA. Чтобы понять, где робот будет эффективен, нужно оценить сам процесс по нескольким критериям:

• Высокая повторяемость — действия из раза в раз одинаковы;
• Стандартизированные правила — нет сложных логических отклонений и исключений;
• Цифровой контекст — всё, что нужно роботу, уже в компьютере;
• Большой объём операций — выгода от автоматизации проявляется сильнее, когда процесс масштабный.

К типичным примерам процессов, поддающихся роботизации, относятся:

• Загрузка и обработка заказов с электронной почты в CRM;
• Формирование отчетов для руководства;
• Сверка данных между несколькими системами (например, бухгалтерие и склада);
• Обработка заявок в службах поддержки.

Роботизация рутинных задач

Рутина утомляет не только сотрудников, но и бизнес: ошибки, замедление процессов, снижение мотивации персонала. Поэтому роботизация рутинных задач — один из приоритетов цифровизации. Роботы берут на себя механическую часть работы, а людям остается то, что требует креативности или анализа.

К примеру, в логистике робот может самостоятельно собирать данные от поставщиков, формировать накладные и передавать их в учетную систему. Этот процесс может занимать у сотрудника час, а робот справится за семь минут, обеспечивая точность и скорость.

Влияние на производительность

Внедрение RPA напрямую влияет на производительность бизнеса. Компании наблюдают рост в следующих показателях:

• Сокращение времени выполнения процессов до 60–90%;
• Снижение числа ошибок на десятки процентов;
• Освобождение времени сотрудников для более значимых задач;
• Снижение операционных затрат.

Также RPA отлично сочетается с концепцией бережливого производства, которая фокусируется на устранении потерь в процессах. Подробнее о принципах бережливого подхода можно почитать в этой статье.

Важно, что роботизация может масштабироваться. Начав с одного процесса, компании быстро переходят к созданию целых центров роботизации, где процессы непрерывно анализируются и отдаются на выполнение цифровым работникам.

Внедрение роботизации в компании

Этапы внедрения решения

Успешная роботизация бизнес-процессов требует не только выбора подходящего программного обеспечения, но и четко спланированных шагов внедрения. Первый этап — это выявление процессов, где автоматизация даст максимальный эффект. Обычно это рутинные, повторяющиеся задачи: ввод данных, обработка счетов, сверка документов.

После анализа процессов следует формирование рабочей группы: представители IT, бизнеса и в идеале — будущие пользователи решения. Они вместе уточняют требования, выбирают инструменты и создают пилотный проект. С его помощью проверяется работоспособность робота в реальных условиях и оценивается его экономическая эффективность.

На завершающем этапе происходит масштабирование: роботы внедряются по всей компании и интегрируются с существующими системами. Но важно — внедрение не заканчивается запуском. Нужна постоянная поддержка, обучение сотрудников и оптимизация процессов по результатам анализа.

План роботизации

Без четкого плана даже самый перспективный проект превращается в набор разрозненных инициатив. Основу плана роботизации можно представить следующим образом:

Также полезно заранее продумать показатели успеха: сокращение времени выполнения операций, снижение ошибок, повышение удовлетворенности клиентов.

Роль IT-отдела и топ-менеджмента

Роботизация — не просто технический апгрейд, а стратегический шаг для бизнеса. Поэтому ключевую роль в её продвижении играет руководство компании. Без видимой поддержки от топ-менеджмента, сотрудники часто воспринимают проект как очередную «инициативу автоматизации ради автоматизации».

Задача руководства — задать вектор: определить бизнес-цели, показать важность изменений, устранить организационные барьеры. Именно они дают «зелёный свет» на перераспределение ресурсов, утверждение бюджета и переработку бизнес-процессов.

IT-отдел обеспечивает внедрение с технической точки зрения: выбор платформы, настройка архитектуры, безопасность и сопровождение. Однако важно, чтобы IT не ограничивался только разработкой — он должен быть полноценным партнером бизнеса, предлагающим аналитику и консалтинг.

⇨ Подробнее о принципах комплексной роботизации в промышленном производстве читайте в отдельной статье.

Практический пример: роботизация банков

Банковская отрасль — одна из первых, кто начал масштабно применять роботов в рутине. Основные задачи, которые успешно автоматизируются — это проверка анкет клиентов, обработка платежей, управление колл-центром и даже комплаенс-функции.

Один из крупных российских банков внедрил более 300 программных роботов, среди которых:

• Робот для обработки кредитных заявок, сокращающий время принятия решения с 3 часов до 15 минут
• Решение для автоматического формирования отчётов в ЦБ
• Роботы, обрабатывающие запросы от клиентов в онлайн-режиме

Эффект оказался значительным — высвобождено более 5000 человеко-часов в месяц, снижение ошибок документации достигло 60%. Но главное — сотрудники стали участвовать в задачах, требующих аналитики и принятия решений, а не механического труда.

Такой опыт показывает: при грамотной стратегии роботизация — не угроза персоналу, а возможность трансформировать профессию и повысить качество работы.

Инструменты роботизации и программное обеспечение

RPA-системы

RPA (Robotic Process Automation) — это программные инструменты, позволяющие автоматизировать типовые, рутинные действия сотрудников. Они работают по принципу имитации действий человека в интерфейсе: нажатие клавиш, копирование данных, заполнение форм, отправка писем. Такие технологии мгновенно становятся актуальными там, где есть высокоповторяемые процессы: бухгалтерия, HR, финансы, закупки, логистика.

Один из ключевых плюсов RPA — отсутствие необходимости вмешиваться в код существующих систем. Роботы легко и быстро внедряются поверх старого ИТ-ландшафта. Примеры популярных платформ: UiPath, Automation Anywhere, СберРобот. Многие компании создают собственных "внутренних роботов", адаптированных под конкретные задачи.

Наиболее распространённые кейсы внедрения:

• Автоматическая обработка входящих счетов и актов
• Заполнение карточек товаров на маркетплейсах
• Проверка контрагентов перед заключением договора
• Резервирование товара на складах по заданному сценарию

Искусственный интеллект

Если RPA эффективен там, где есть чёткий алгоритм действия, то искусственный интеллект (ИИ) раскрывает потенциал в более сложных задачах: анализе данных, предсказании событий, работе с неструктурированной информацией. В том числе — обработка изображений, распознавание речи, тексты.

ИИ хорошо работает в связке с RPA: роботы автоматизируют стандартные действия, а ИИ принимает аналитические решения. Например, в страховых компаниях ИИ анализирует фотографии повреждённого автомобиля и определяет сумму ущерба, а RPA автоматически заполняет заявление на выплату.

Интересно, что во многих проектах ИИ интегрируется в корпоративные процессы через специальные API или low-code платформы — это ускоряет разработку решений и упрощает масштабирование.

Больше о технологической составляющей автоматизации можно узнать в статье "Автоматизация технологических процессов: что это такое и в чём заключается механизация".

Интерфейсы управления роботами

По мере того как количество цифровых роботов в компании растёт, появляется задача их централизованного управления. Современные платформы предоставляют удобные интерфейсы для мониторинга, запуска и приоритизации процессов. Пользователи могут видеть статус каждого робота, логи выполнения, настраивать график запусков и ограничивать доступ по ролям.

Типовой функционал интерфейсов:

Центр автоматизации и роботизации

Для эффективной цифровой трансформации бизнеса компании формируют внутренние Центры компетенций по роботизации (Center of Excellence, CoE). Этот подход означает, что автоматизация становится не разовой инициативой, а системной стратегией с понятной архитектурой, ролями и механизмами оценки эффективности.

Центр занимается:

• Выявлением процессов, подходящих для автоматизации
• Приоритизацией проектов и измерением ROI
• Обучением внутренних заказчиков и разработчиков
• Контролем качества и стандартизацией подходов

В 2025 году такие центры переходят от экспериментальной стадии к полноценной роли "бизнес-архитектора цифровизации". Они не просто настраивают робота, а переосмысливают, как именно должна работать современная компания, где каждый процесс — автоматизированный, прогнозируемый и масштабируемый.

Цифровизация и экономический эффект

Измерение ROI

Окупаемость инвестиций (ROI) в роботизацию бизнес-процессов — один из ключевых индикаторов эффективности цифровой трансформации. Однако измерить ROI не так просто: кроме прямых затрат на внедрение RPA-решений, необходимо учитывать косвенные выгоды — ускорение процессов, снижение ошибок, улучшение клиентского опыта.

Например, в среднем автоматизация одного типового рутинного процесса позволяет сократить трудозатраты на 60–80%, что значительно снижает себестоимость операций без потери качества. Однако важно понимать, что ROI проявляется постепенно — максимальный эффект достигается на масштабировании решений.

Для оценки ROI можно использовать простую формулу: (экономия – инвестиции) / инвестиции × 100%. Но важно также учитывать нефинансовые показатели — повышение скорости вывода продуктов на рынок или снижение зависимости от человеческого фактора.

Успешные кейсы

Множество компаний уже ощутили реальный эффект от внедрения RPA. Например, страховая компания автоматизировала процесс обработки заявлений по ОСАГО. До роботизации сотрудники вручную проверяли документы, вносили данные в CRM и отправляли письма клиентам — на одну заявку у них уходило до 40 минут. Сейчас робот обрабатывает одну заявку за 4 минуты, и это без задержек, даже ночью и в выходные.

Ещё один успешный кейс — ритейлер, который роботизировал обработку заказов, возвратов и сверку с транспортными компаниями. Благодаря автоматизации клиентский сервис стал работать предсказуемо, количество потерянных заказов снизилось практически до нуля.

При этом важно, что все эти проекты не заменили людей — они освободили сотрудников от рутинных задач, позволив сосредоточиться на работе с клиентами и нестандартными ситуациями.

Прогнозирования и аналитика

Одним из преимуществ цифровизации становится сбор и анализ большого объема данных о процессах. Благодаря внедрению RPA компании получают «цифровой след» каждого действия: сколько времени тратится на операции, где возникают узкие места, в каких точках чаще всего совершаются ошибки.

Используя эти данные, можно строить прогнозы по загрузке отделов, управлять графиком роботов, оптимизировать процессы. Например, если в логистике нагрузка увеличивается в выходные, можно заранее подстроить расписание, чтобы усилить работу RPA.

• Идентификация узких мест в бизнес-процессах
• Прогнозирование всплесков нагрузки
• Оценка эффективности конкретных автоматизированных операций

Аналитика на основе данных RPA также помогает определить, где еще стоит внедрять автоматизацию, а где процессы разумнее переработать без использования роботов.

Государственная поддержка инициатив

Развитие цифровизации в России находится под вниманием государства. Один из стимулов для бизнеса — программы поддержки, льготное финансирование и гранты на внедрение цифровых решений, включая RPA.

Так, в 2025 году планируется расширение поддержки в рамках нацпроекта «Цифровая экономика». Бизнесу особенно важно следить за инициативами Минцифры и региональных структур — часто появляется возможность компенсировать часть затрат на цифровизацию, особенно если проект реализуется совместно с интегратором и охватывает определенные сферы экономики (например, обрабатывающую промышленность, логистику или сферу ЖКХ).

Кроме того, корпорации малого и среднего предпринимательства предлагают консультационную поддержку — от выбора платформы до методологических рекомендаций по запуску пилотных проектов RPA.

При правильной стратегии цифровизация бизнес-процессов может не только дать быстрый экономический эффект, но и заложить основу для роста компании в новых условиях рынка.

Вопросы и ответы