Методика расчета KPI в Excel: пошаговая инструкция с примерами

Показатели KPI — важный инструмент оценки эффективности сотрудников, отделов и целого бизнеса. Excel остается самым доступным и гибким инструментом, который позволяет выстроить систему KPI, настроенную под специфику компании. В этой статье разберем расчет KPI в Excel пошагово, приведем формулы, методы оценки и шаблон построения таблиц. Материал будет полезен как для начинающих, так и для опытных специалистов по управлению.

Содержание

• Методика расчета KPI в Excel: пошаговая инструкция
• Общие формулы KPI в Excel
• Пример таблицы KPI в Excel для сотрудника
• Как сделать KPI в Excel: шаблон и структура
• Создание отчета KPI в Excel
• FAQ по расчёту KPI в Excel

Методика расчета KPI в Excel: пошаговая инструкция

Расчет KPI в Excel начинается с определения целей. Каждый показатель должен отражать конкретную бизнес-цель и быть измеримым. Пошаговая методика выглядит следующим образом:

1. Выберите ключевые показатели эффективности (KPI), соответствующие задачам. Например: объем продаж, количество новых клиентов, срок выполнения проекта.
2. Для каждого KPI укажите:
   • Целевое значение (план).
   • Фактическое значение.
   • Вес KPI в общей оценке (если используется сводный индекс).
3. Создайте формулы, отражающие выполнение KPI: процент выполнения, отклонение, коэффициент эффективности.
4. Примените шкалу оценки — можно использовать градации: "выполнено", "недовыполнено", "отлично", "удовлетворительно".
5. Сведите все показатели в сводной таблице, используя форму для оценки итога по каждому сотруднику или отделу.

В статье на Cleverence вы можете найти подробные примеры таблиц и формул, применяющихся в реальных бизнес-процессах.

Общие формулы KPI в Excel

Для расчета KPI в Excel можно использовать простые и доступные формулы. Ниже представлены самые популярные из них:

• Процент выполнения:
  =Факт/План или =Факт/План*100 — зависит от требуемого результата.
• Отклонение от плана:
  =Факт - План — чтобы увидеть отклонение в числовом выражении.
• Процент отклонения:
  =(Факт - План)/План — показывает насколько KPI отличается от нормы.
• Итоговая оценка по весам:
  =КПИ1*Вес1 + КПИ2*Вес2 + КПИ3*Вес3 — рассчитывается общий балл по KPI.

Не забывайте использовать абсолютные и относительные ссылки Excel ($), если вы строите шаблон с несколькими строками сотрудниками.

Пример таблицы KPI в Excel для сотрудника

Предположим, нужно оценить менеджера по продажам. Ему назначены три KPI со следующими параметрами:

Один из инструментов анализа — условное форматирование. Так вы сможете визуально подсвечивать высоко- и низкоэффективные показатели. Например, выкрасить значения ниже 70% в красный цвет, а выше 100% — в зеленый.

Как сделать KPI в Excel: шаблон и структура

Для создания KPI таблицы в Excel придерживайтесь простой структуры. Один лист — один сотрудник или отдел, либо же используйте строки для разных сотрудников, а столбцы — для различных KPI.

Рекомендуемая структура выглядит так:

• Ф.И.О. или отдел
• Список KPI
• Плановые значения
• Фактические значения
• Формулы расчета выполнения
• Вес KPI (если применяется)
• Баллы или коэффициенты
• Общий итог KPI

Периодичность обновления может быть месячной, квартальной или годовой, в зависимости от вашего бизнес-цикла.

Создание отчета KPI в Excel

Отчет по KPI — это не только таблица с расчетами. В Excel вы можете использовать:

• Диаграммы: создайте линейный график изменения KPI по месяцам.
• Сводные таблицы: если у вас несколько сотрудников или филиалов.
• Power Query и Power Pivot: при анализе больших объемов данных.

Хорошо оформленный отчет помогает руководителю принимать решения быстрее. Добавьте фильтры, цветовые индикаторы, пояснения. Например, заключите итоговый KPI в цветной круг или радугу шкалы: от красного (< 75%) до зеленого (> 100%).

И, наконец, интегрируйте вашу KPI-систему с другими процессами в компании: начисление премий, регулярные отчеты в BI-интерфейсах, постановка задач сотрудникам.

FAQ по расчёту KPI в Excel