Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Преимущества электронного документооборота в HR

Электронный документооборот в HR активно внедряется в российских компаниях с начала 2020-х годов и к 2025 году становится фактическим стандартом. Электронные документы в кадрах позволяют существенно упростить работу HR-отдела, сократить число бумажных операций и минимизировать риски ошибок и потерь данных.

Используя ЭДО для отдела кадров, работодатели оптимизируют процедуры приема, перевода и увольнения сотрудников, обеспечивают прозрачность управленческих процессов и соблюдение требований законодательства. Кроме того, цифровые кадровые документы исключают необходимость физического архива, освобождают рабочее пространство и снижают издержки на канцелярские товары.

Ключевые выгоды:

• Снижение затрат на бумагу, печать и хранение документов;
• Быстрый доступ к любому кадровому документу в режиме онлайн;
• Юридически значимые процессы с электронной подписью;
• Облегченное взаимодействие с удаленными сотрудниками;
• Снижение риска потери критичных данных.

Кроме того, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве позволяет работодателю удобно и быстро выполнять отчётность — всё передаётся прямо из системы в надзорные органы. Подробнее о настройке обмена данными с СЭДО ФСС читайте в нашей статье Как подключить социальный документооборот СЭДО ФСС к 1С.

Автоматизация кадрового учета

Автоматизация кадрового учета — логичный шаг после внедрения базового электронного документооборота. Многие HR-сервисы и системы управления персоналом (HRM) уже встроили возможность оформить кадровые действия в 1–2 клика. Ключевые процессы, которые подлежат автоматизации:

• Оформление и подписание трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов;
• Формирование и передача СЗВ-ТД и других форм ФСС и ПФР;
• Учет отпусков, больничных и отгулов;
• Регистрация движения сотрудников (прием, перевод, увольнение);
• Хранение кадровых документов в электронном виде.

Когда кадровый документооборот осуществляется онлайн, применяются унифицированные формы, процессы проходят быстрее и с минимальными ошибками. На больших предприятиях массовая автоматизация предоставляет HR-отделу ресурсы для развития персонала и стратегического участия в бизнесе.

ЭДО в кадровом делопроизводстве: как реализовать

Переход на ЭДО в кадрах требует последовательного подхода. Для начала стоит провести аудит текущих процессов, выбрать платформу и обучить сотрудников. Невозможно сделать это «волевым нажатием кнопки» — важно учитывать юридическую основу: статьи ТК РФ, приказы Минтруда и особенности защиты персональных данных.

Основные шаги внедрения:

1. Выбор платформы электронного документооборота, чаще всего встроенной в кадровый софт или совместимой с 1С.
2. Организация электронной подписи персонала — КЭП или УКЭП.
3. Разработка регламентов для подписания, хранения и доступа к цифровым кадровым документам.
4. Обучение HR-команды и сотрудников компании пользованию ЭДО.
5. Тестирование и пилотный запуск, затем — масштабирование на всю компанию.

Электронное хранение кадровых документов требует отдельного внимания. Применяются как внутренние защищённые хранилища, так и облачные решения, обеспеченные хранением по ГОСТ и техническим требованиям Минцифры. Важно заранее определить уровень доступа сотрудников и руководителей к цифровому архиву.

Роль электронной подписи в ЭДО с сотрудниками

Ключевой элемент юридической защищенности — электронная подпись в кадровом учете. Согласно ТК РФ, документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Внутри компании допускается использовать усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), если это отражено в соглашении с работником.

При организации ЭДО с сотрудниками важно заранее выбрать формат подписи. Если титульная сторона готова сразу закупать КЭП для всех работников — это оптимальный способ. Но если необходимо сократить издержки — есть смысл ограничить использование КЭП для бухгалтерии и руководства, а для работников внедрить альтернативы с логином, паролем и СМС.

Типовые документы, подписываемые в ЭДО с помощью электронной подписи:

• Трудовые договоры;
• Дополнительные соглашения;
• Приказы о приеме, отпуске, переводе, увольнении;
• Заявления от работников (например, на отпуск, увольнение и т.д.);
• Согласие на обработку персональных данных.

Важно — каждая такая операция должна быть зафиксирована с отметкой о времени подписания и ключе подписи для возможной подачи в суд, инспекцию труда или ПФР.

Кадровый электронный документооборот на практике

На практике кадровый электронный документооборот внедряется быстро, если изначально есть поддержка со стороны руководства и понятные процессы. Например, крупный логистический холдинг с численностью 5000 сотрудников успешно реализовал ЭДО в кадровом делопроизводстве за 3 месяца, начав с внедрения системы в пилотном департаменте, а затем масштабируя на всю сеть.

Электронное управление кадрами онлайн активно используется в ритейле, HoReCa и сфере ИТ — там, где высокая текучка кадров и большая доля удаленных сотрудников. Благодаря онлайн-доступу процесс принятия на работу удалённого кандидата может занять 1-2 дня: без посещения офиса и ожидания документов.

В 2025 году электронный документооборот становится нормой и в бюджетных организациях, особенно с учётом соглашений с ПФР и ФСС, взаимодействие с которыми также переходит целиком в цифровую форму.

Если вы только готовитесь к переходу, начните с минимального набора: договор, заявления и приказы. А ключевой момент — обеспечить юридически значимое хранение и контроль подписей.

Часто задаваемые вопросы