ЕГАИС и МЧД: Что важно знать бизнесу в 2026 году

• Понятие и назначение МЧД для ЕГАИС
• Создание и регистрация МЧД
• Интеграция МЧД с сервисами ЕГАИС
• Развитие МЧД и планы на 2025
• Вопросы и ответы

Понятие и назначение МЧД для ЕГАИС

Что такое МЧД и зачем она нужна

МЧД — это машиночитаемая доверенность, цифровой аналог традиционной бумажной доверенности. Она позволяет юридически значимо уполномочить сотрудника (или стороннюю организацию) на выполнение действий от имени компании в государственных и коммерческих информационных системах. В контексте ЕГАИС МЧД становится обязательным инструментом для работы с оборотом алкогольной продукции.

Использование МЧД в ЕГАИС позволяет юридическим лицам делегировать задачи, связанные с приемкой, отгрузкой и учётом алкоголя, на конкретных сотрудников. Это упрощает процесс подтверждения прав участников при взаимодействии с системой, помогает избежать проблем с контролем и аудиторией. К тому же, всё происходит онлайн и фиксируется в цифровом формате, что снижает риски подлога или ошибок.

С начала 2025 года без корректно оформленной МЧД невозможно будет зайти в ЕГАИС под УКЭП представителя и выполнять операции, например, принимать товар или оформлять движение продукции между складами.

Какие МЧД используются в ЕГАИС

Для ЕГАИС применяются электронные доверенности, оформленные по ГОСТ Р 53997-2010 и передаваемые в единую систему через оператора ЭДО или напрямую через специальные сервисы. При этом важно понимать, что существуют два основных типа МЧД, применяемых в контуре ЕГАИС:

• Внутренняя МЧД — используется внутри организации для делегирования полномочий сотрудникам. Например, директор делегирует право работы в ЕГАИС своему кладовщику или оператору.
• Внешняя МЧД — оформляется на контрагентов или организации, которые действуют от имени компании. К примеру, при передаче части функций по логистике сторонней компании.

Важно: система ЕГАИС при входе пользователя по КЭП проверяет наличие и актуальность МЧД через Реестр доверенностей ФНС. Без действующей машиночитаемой доверенности доступ будет заблокирован.

Разновидности полномочий

Полномочия в МЧД регулируются структурой доверенности и могут быть гибко настроены под нужды компании. Вот наиболее часто встречающиеся типы действий, которые делегируют через МЧД:

По сути, МЧД чётко указывает, какие действия и в каких системах может выполнять конкретный человек. Это особенно важно для контроля за оборотом алкоголя и минимизации юридических рисков.

Кто обязан использовать МЧД

С 1 января 2025 года использование МЧД станет обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих с алкогольной продукцией: оптовиков, дистрибьюторов, розничных магазинов, заведений общепита и т.д. Обязанность продиктована изменениями в регулировании, направленными на ужесточение контроля за оборотом спиртосодержащих товаров.

Если раньше в некоторых случаях можно было работать «по старинке» — под КЭП руководителя или без доверенности вообще, теперь ЕГАИС будет проверять полномочия каждого входящего пользователя. Это значит, что даже если сотруднику ранее передали КЭП, он не сможет ею воспользоваться без действующей МЧД.

Многие компании уже начали переход на новый формат доверенностей. Для регистрации и получения доступа к ЕГАИС по новым правилам можно ознакомиться с подробной инструкцией по подключению.

Таким образом, внедрение МЧД – это не просто требование регулятора, а реальный способ упорядочить процессы и снизить риски для бизнеса. Лучше подготовиться заранее, чем догонять в разгар сезона — особенно если вы планируете продолжать работу легально и без срывов поставок.

Создание и регистрация МЧД

Как оформить МЧД через ФНС

С 2025 года все юридически значимые документы, которые сопровождают движение подакцизных товаров, должны оформляться в виде машиночитаемого документа (МЧД). Оформление МЧД осуществляется через электронный документооборот (ЭДО) и заверяется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Основной государственный орган, ответственный за регистрацию таких документов, — ФНС.

Для оформления МЧД через ФНС участник должен быть зарегистрирован в системе маркировки и иметь договор с оператором ЭДО, поддерживающим формат МЧД. Далее — создать документ, подписать его электронной подписью и отправить через ЭДО. ФНС фиксирует получение и предоставляет юридическую силу документу.

Пошаговая инструкция создания

Для бизнеса внедрение МЧД может показаться трудоёмким процессом, особенно в начале. Однако, если разложить всё по шагам, становится понятно, что это вполне управляемый и автоматизируемый процесс:

1. Заключите договор с оператором ЭДО, поддерживающим МЧД.
   Важно выбрать партнёра, у которого есть проверенная интеграция с ЕГАИС и ФНС.
2. Подготовьте электронную подпись (УКЭП).
   Без неё подписывать МЧД невозможно. Используется подпись организации или уполномоченного сотрудника.
3. Настройте программное обеспечение.
   Это может быть ваш продукт, поддерживающий ЭДО и интеграцию с ЕГАИС, либо специализированное решение.
4. Создайте МЧД.
   Документ формируется автоматически из данных накладной: поставщик, получатель, список алкогольной продукции, указание уникальных кодов.
5. Подпишите МЧД электронной подписью и отправьте его получателю через ЭДО.
6. Ожидайте подтверждения.
   После приёма документа он регистрируется в ЕГАИС и подтверждается ФНС.

Более подробно об интеграции в алкогольной отрасли можно прочитать в статье ЕГАИС Лес: от входа до отчётности для бизнеса.

Ошибки при оформлении и как их избежать

Распространённые ошибки при формировании МЧД не всегда очевидны, но могут привести к отклонению документа со стороны ФНС или штрафам. Вот наиболее частые проблемы:

• Некорректный формат документа.
  При использовании ПО, не поддерживающего актуальные версии форматов, МЧД просто не принимается ФНС.
• Неверные данные об акцизных товарах.
  Например, отсутствие кода маркировки или ошибки в реквизитах организации-получателя.
• Отсутствие подписи или подпись неподходящего лица.
  Подпись должна быть зарегистрирована на юридическое лицо или уполномоченного сотрудника.

Чтобы избежать этих проблем, следует регулярно обновлять программное обеспечение и проходить настройку совместно с оператором ЭДО. Также рекомендуется заранее проверить данные, поступающие в систему: ошибки нередко происходят из-за человеческого фактора.

Сроки действия и продление МЧД

Срок действия МЧД как юридического документа напрямую зависит от обязанностей сторон по соглашению. Сам по себе МЧД остаётся в юридической силе постоянно, так как это подтверждённый электронный документ. Однако сфера его действия — передача конкретной партии товара.

Если в процессе поставки происходит возврат товара, изменение условий или другой юридически значимый шаг, оформляется новый МЧД. Повторное использование одного и того же МЧД невозможно.

Продление действия МЧД как понятия не применяется — оформляется новый документ. Однако в случае изменений условий поставки существуют корректировочные МЧД, которые дополняют или уточняют основной документ.

Компании, которые стабильно работают с маркируемой продукцией, уже внедрили потоковое автоматическое формирование МЧД — это помогает избежать простоев и исключает ошибки ручного ввода. Простое правило: меньше ручного — меньше риска.

Интеграция МЧД с сервисами ЕГАИС

Контур, СБИС и их особенности

Для автоматизации документооборота в рамках системы ЕГАИС всё чаще используются современные цифровые решения от проверенных провайдеров. К самым популярным относятся Контур и СБИС. Обе платформы предоставляют полный спектр услуг по обмену МЧД (машиночитаемыми доверенностями) и работе с ЕГАИС, но есть принципиальные отличия.

СБИС делает упор на комплексные решения: платформа включает в себя управление МЧД, электронный документооборот (ЭДО), бухгалтерию и работу с товароучётными системами. Контур, в свою очередь, ориентирован на удобство настройки и интеграции с внешними сервисами, часто используется в торговле и автозапчастях благодаря гибкости работы с марками и акцизами.

Важно отметить – при выборе подходящего продукта имеет смысл опираться не только на привычный интерфейс, но и на доступность службы поддержки, совместимость с ТСД и учётной системой, а также на возможность точной настройки маршрутов документооборота.

Интеграция через личные кабинеты

Работа с ЕГАИС через МЧД сегодня возможна как через API, так и через адаптированные личные кабинеты провайдеров. Такой способ чаще используют небольшие и средние предприятия, которым не требуется глубокая автоматизация, но нужна юридически корректная передача прав на подписание документов другим сотрудникам.

Через личный кабинет пользователь может:

• Создавать и подписывать МЧД в режиме онлайн;
• Передавать доверенности в ЕГАИС и следить за их статусами;
• Подключать различных сотрудников с ограниченными правами;
• Получать уведомления о просрочках или ошибках отправки.

Многие личные кабинеты также оборудованы удобными дашбордами по работе с документами и интегрированы с маркировочными системами — что особенно актуально для торговли пивом, алкоголем и лекарствами.

Настройка подписей и доверенностей

Грамотная настройка электронной подписи и машинно-читаемой доверенности – залог того, что ваш товар не «зависнет» при проверке или приёмке. В рамках ЕГАИС передача прав на подписание документации требует использования корректных МЧД, подписанных квалифицированной ЭП и зарегистрированных в соответствующей системе.

Что учесть при настройке МЧД:

Процесс создания можно автоматизировать с помощью специализированных инструкций и инструментов, например для пользователей Контура. Подробнее об этом в полезном материале: Как настроить и использовать Контур ЕГАИС – полное руководство.

Как выбрать подходящее решение

Выбор платформы для интеграции с ЕГАИС зависит от масштаба бизнеса, количества задействованных сотрудников, а также от наличия IT-поддержки. Если компания небольшая, в приоритете — простота и готовность «из коробки». В этом случае подойдут СБИС или Контур с готовыми шаблонами МЧД и встроенной поддержкой маркировки.

Крупным компаниям, особенно в логистике и производстве, подойдут решения с расширенным API, возможностью интеграции с WMS и ERP, а также с централизованной настройкой всех ключей и доверенностей.

Также имеет смысл учитывать стоимость использования, ведь в некоторых случаях подключение дополнительных сотрудников или разделений по филиалам может увеличивать затраты. Ниже — краткое сравнение:

• Контур: удобная интеграция, хорошая поддержка, множество преднастроек для розничной торговли;
• СБИС: широкая экосистема, удобная работа с большими массивами доверенностей, хорошие отчёты и аналитика;

Итоговый выбор зависит от того, насколько глубоко бизнес хочет и может погрузиться в автоматизацию. Главное — обеспечить стабильный юридически корректный обмен данными с ЕГАИС и быть уверенными, что каждый этап документооборота выполняется с соблюдением действующих правил.

Развитие МЧД и планы на 2025

МЧД для Честного знака и других систем

МЧД (машиночитаемые доверенности) уже начали активно использоваться в системах контроля товаров, и в 2025 году ожидается ещё большее их проникновение в бизнес-практику. Особенно это касается взаимодействия с системой «Честный знак», где МЧД позволяют упрощать процесс подтверждения полномочий при маркировке и сертификации продукции.

Например, без МЧД уполномоченное лицо должно каждый раз предоставлять бумажную доверенность или обходиться усиленной электронной подписью от юридического лица. С внедрением МЧД упрощается интеграция и автоматизация — процесс становится полностью цифровым, прозрачным и проверяемым. «Честный знак» уже технически готов к приему таких доверенностей, и в рамках развития цифрового документооборота будет всё чаще запрашивать именно их.

Также стоит учитывать, что другие системы, например ЕГАИС и системы ветеринарного контроля, начинают постепенно присоединяться к единым стандартам удостоверения полномочий через МЧД. Это позволит бизнесу управлять доступом к государственным системам централизованно и безопасно.

Изменения в законодательстве

К 2025 году вступят в силу обновления, касающиеся МЧД, которые существенно повлияют на бизнес-практики компаний. Ключевое — закрепление юридической силы МЧД наравне с традиционными нотариальными доверенностями и их признание государственными информационными системами.

По данным Минцифры и Минюста, законы и подзаконные акты приводятся в соответствие с положениями, позволяющими бизнесу использовать МЧД в большинстве юридически значимых действий — от подписи отчетов до подачи заявлений от лица организации. Конечно, стоит обратить внимание на то, что доверенности должны быть оформлены согласно утвержденным форматам и с соблюдением требований к структуре XML-документов.

Поддержка со стороны госуслуг

Портал госуслуг и связанные с ним платформы всё активнее поддерживают работу с МЧД. Уже сейчас через ЕСИА можно подтвердить доверенность, созданную на основе МЧД, и получить доступ к нужным функциям на государственных платформах от лица компании — будь то подача заявления, оплата госпошлины или загрузка отчетности.

В 2025 году планируется внедрение интеграции МЧД в профильные разделы портала — например, в кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя. Это обеспечит единый процесс входа и авторизации представителей с заранее делегированными полномочиями.

• Один МЧД можно использовать сразу на нескольких цифровых платформах
• Снижается риск ошибок и отклонений из-за некорректных полномочий
• Упрощается контроль за тем, кто и когда действует от имени компании

Часто задаваемые вопросы

Многие компании всё ещё задаются типичными вопросами, связанными с использованием МЧД. Вот краткий список самых распространенных тем, на которые стоит обратить внимание:

• Можно ли использовать МЧД без усиленной электронной подписи? — Нет, подпись обязательно нужна. Доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью доверителя.
• Нужно ли регистрировать каждую МЧД? — Да, особенно если вы работаете с государственными системами, такими как Честный знак или Росалкогольрегулирование. Регистрация происходит через специальные реестры или через операторов ЭДО.
• На какой срок можно оформить доверенность? — Закон не ограничивает срок, он задаётся доверителем. Возможны как краткосрочные (на 1 операцию), так и долгосрочные (до одного года) варианты.
• Как отозвать выданную МЧД? — Отзыв производится через того же оператора или информационный портал, где она была оформлена, с обязательным уведомлением всех заинтересованных сторон.

Использование МЧД — это уже не теория, а инструмент, с которым всё больше работает как крупный бизнес, так и средний сегмент. Чем раньше компании адаптируются к новым требованиям, тем проще будет встроиться в цифровую экономику 2025 года.

Вопросы и ответы