3 принципа, лежащих в основе программного продукта «Клеверенс: Учет имущества»

Разрабатывая «Учет имущества», мы, в Клеверенс, заложили в его основу несколько принципов, которые сформировали большинство наших решений о том, как что должно будет работать.

Эти принципы появились как итог примерно 5 лет опыта продаж и внедрений других наших четырех (!) продуктов по имущественному учету.  Совокупно 4 предыдущих продукта были внедрены более чем в 200 организаций, среди которых такие компании как «Новый Диск», «РОСИНЖИНИРИНГ», аэропорт «КОЛЬЦОВО», ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть», а также множество других ФГУП, несколько министерств, пенсионных фондов, банков и т.п.

Новый продукт «Клеверенс: Учет имущества» призван был в перспективе заменить собой все эти предыдущие четыре продукта.

Программу можно использовать несколькими способами:

1. Просто вести базу имущества, без использования специального оборудования для штрихкодирования;
2. Обклеить всё штрихкодами и проводить быструю инвентаризацию при помощи специального оборудования – мобильных терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкодов;
3. Обклеить часть штрихкодами, а часть – RFID метками;
4. Обклеить всё RFID метками, и проводить совсем быструю и современную инвентаризацию на RFID.

Записаться на ближайший вебинар по «Учету имущества»

В системе разрешено клеить на имущество сколько угодно штрихкодов и RFID-меток. Ведь некоторое имущество может иметь в длину 18 метров и лежать во дворе под снегом.  Будет совершенно неуместным заставлять людей искать на такой штуке то самое единственное место, где размещена маркировка.

Имущество, помещения, сотрудники – при желании всё можно пометить каким-либо штрихкодом или уникальной RFID-меткой.  Это же замечательно: зайти в помещение, взмахнуть RFID считывателем и разом посчитать всю мебель.  Но если пока нет денег на RFID, то и просто база учета имущества подойдет.

Изложение в понятном виде основных принципов, заложенных в основе нового продукта, поможет лучше понять, как он в целом работает.

Первый принцип: имущественный учет не равен бухгалтерскому

Не всё имущество находит своё адекватное отражение в бухгалтерском учете.  Компьютеры списываются на затраты, целые лаборатории могут быть заведены как один объект основных средств – причуды учета можно перечислять бесконечно.

Тем не менее, жизнь и её бухгалтерское отражение должны где-то сходиться.

Создавая «Учет имущества», мы решали задачу реального учета реальных объектов.  Да, в нашем продукте можно учитывать хоть воздух.  Но в основном он направлен на учет движения ощутимых объектов, для которых важно знать, где и у кого они находятся.

При этом на уровне номенклатуры в «Учете имущества» заведен специальный реквизит «Способ учета в бухгалтерии», который помогает подружить бухгалтерский учет с реальностью.  Благодаря этому реквизиту, все экземпляры определенной номенклатуры, которые в базе «Учет имущества» ведутся как уникальные объекты, могут быть выгружены в бухгалтерию просто как одна строка с общим количеством.  Либо вообще не выгружены в бухгалтерию.

Еще один важный момент – это учет по организациям и подразделениям.  В бухучете все основные средства и материалы закреплены за каким-то юрлицом.  Для уникальных инвентарных объектов это нормально.  А вот для материалов не всегда возможно. 

Например, если бумага для принтеров закупается на два разных юрлица и затем гуляет по офису, то при её инвентаризации ту или иную пачку можно отнести к конкретной организации только умозрительно.  В «Учете имущества» она никуда и не относится, бумага есть бумага.  Бумага расходуется, ножницы и линейки пропадают.  При обмене с бухгалтерией, бухгалтеру придется как-то творчески разносить эти списания по нужным ему юрлицам.

Второй принцип: все инвентаризации частичны

Этот принцип гласит, что каждый сотрудник в каждый отдельный момент производит свою частичную инвентаризацию, и эти отдельные пересчеты никогда не дают полной картины, пока мы их не сведем воедино.

Инвентаризация может идти много дней, усилиями многих человек.  В данном случае речь не о магазине или складе.  Магазин или склад можно пересчитать и за день.  Речь идет о целых зданиях.  Чтобы посчитать большое здание, нужно приложить немало усилий.

На каждом этапе получается много частичных инвентаризаций, выполненных разными людьми. Данные одновременно и неполные, и частично перекрываются (задублированные), т.к. пока инвентаризация идет, имущество постоянно находится в движении.  Сводить руками такие вещи очень и очень непросто.

На выручку приходит программа.  В учете имущества от Клеверенс заранее предусмотрено, что собранные людьми данные, пусть даже при помощи штрихкодов и RFID – это пока еще всего лишь сырые данные, их нужно свести воедино.

Например, пока шла инвентаризация, часть имущества успела переехать.  И его посчитали два раза два разных человека.  Один говорит, что имущество лежало в подвале, а второй видел его в коридоре 4го этажа.  Кому верить?

Или другой пример: один, когда инвентаризовал, пометил оборудование как годное, а другой – как имеющее дефекты.

Созданная нами программа максимально пытается сама понять, какие данные верны, с помощью нескольких простых правил, вроде таких:

1. Кто последний посчитал, тот и прав;
2. Уникальные штрихкоды (даже на материалах) позволяют убрать задвоенные строки;
3. Состояния (типа «сломано», «к отправке на объект» и пр.) должны иметь четкие приоритеты одно над другим;

и т.п.

Эти простые правила и наша программа позволяют человеку, ответственному за итоговые результаты, сэкономить несколько часов своего времени.

Третий принцип: за деревьями видеть лес

Данный принцип гласит, что иногда не стоит особенно сильно беспокоиться о детальности учета, зато стоит беспокоиться об общей картине.  Есть объекты, типа уникального театрального реквизита, для которых нужно отслеживать конкретные объекты: где, у кого.  А есть «безликие клоны» типа клавиатур, мебели, или даже целых шкафов, для которых учет можно вести просто на количество.

Руководствуясь этим принципом, в какой-то момент нами было решено, что имущество может быть либо уникальным объектом, либо просто номенклатурой, и третьего не дано.

Например, каждый объект дорогого оборудования, типа аппарата искусственного дыхания, будет учитываться четко по индивидуальным единицам – у каждого своя цена и своя уникальная история передвижений.

А, например, 100 стульев ISO-100 будут считаться просто на количество.  Из них 50 закупили на одну организацию, 50 на вторую.  Половину покупали по 700р /шт., половину за 850р. /шт.  Когда теперь, по прошествии года, мы видим в коридоре какой-то стул, он с одинаковой вероятностью принадлежит любой из организаций и стоит примерно 775р. (по средней стоимости). 

Для обеспечения точности учета, система может назначать безликим стульям уникальные штрихкоды.  Когда на каждом экземпляре имущества размещен свой уникальный штрихкод, инвентаризация проходит без ошибок, ведь так мы не сможем учесть один и тот же стул дважды, даже если инвентаризация проводится большой командой.

Конечно, по уникальным штрихкодам можно не только посчитать, но и четко проследить каждый стул: почем покупали, у кого, где был.  Только такая детальность для стульев не нужна.  Тем более будет странно при выдачах и возвратах указывать историческую стоимость конкретного экземпляра: одному сотруднику выдать стул за 700р., а другому точно такой же, но за 850р.  Они либо все стоят по 850р. (инфляция), либо все по средней стоимости.

Для большинства организаций все одинаковые стулья одинаковы.  Их можно как угодно тасовать без ущерба для качества учета.  Главное, чтобы в нужных кабинетах была положенное число нужных стульев.

Заключение

Вот такие принципы.  Надеюсь, они позволят лучше понять логику работы системы.