Цифровая трансформация: Управление делами Губернатора Московской области внедрило RFID-учёт для всего движимого имущества
Управление делами Губернатора и Правительства Московской области обеспечивает работу всей региональной власти. Это сотни помещений и тысячи сотрудников. Каждый из них пользуется компьютерами, мебелью, оргтехникой, оборудованием для совещаний. Всего в учёте — более 10 000 единиц движимого имущества, распределённого по разным адресам и закреплённого за разными ответственными лицами и организациями.
Данные об имуществе фиксировали в Excel. Однако факт перемещения объектов, смены состояния, перехода к другим сотрудникам приходилось учитывать вручную — автоматически этого сделать было невозможно. И так как на такую сверку уходило много времени, информация в итоге уже не отражала фактическое положение дел.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»Больше всего времени занимал процесс инвентаризации. Если не вести учёт в реальном времени, то даже самая точная отчётность в Excel будет показывать устаревшие данные. В итоге, при проверке состояния и ежегодном регламентированном учёте наличия имущества, выявлялось много расхождений с таблицами. С этого, собственно, и стартовал проект
Отчётность есть, а контроля нет
В государственных учреждениях наблюдается парадоксальная ситуация: отчётность становится всё более детализированной, но если же учёт ведётся в Ecxel, он не даёт реального представления об истории имущества. Формально все данные есть — балансы сходятся, акты подписаны, инвентаризации проведены. Однако между моментом фиксации в системе и реальным положением дел может пройти столько времени, что актуальность теряется.
Управление делами Губернатора Московской области столкнулось с ситуацией, типичной для многих учреждений: требования к прозрачности и отчётности выросли многократно, а процессы учёта не поспевали за скоростью развития цифровой инфраструктуры. И получалось, что привычный подход к инвентаризации фактически увеличивал административную нагрузку.
Раньше для пересчёта имущества приходилось собирать команду более 10 человек. Инвентаризационная комиссия и МОЛ сверяли распечатанную ведомость из «1С:БГУ» и Excel с тем, что находили в кабинетах. Процесс занимал несколько недель, нарушал рабочие процессы и всё равно оставлял пробелы: например, сотрудники на момент инвентаризации могли переместить имущество без ведома МОЛа, а данные вовремя обновить не успевали.
При таких условиях всё сильнее стали проявляться три главные проблемы:
- Данные устаревали быстрее, чем обновлялись. Информация в Excel существенно отставала от реальности.
- Не было системы, которая может вести учёт в разрезе не только МОЛ, ЦМО, но и фактических пользователей или офисных помещений.
- При ручном пересчёте представители инвентаризационной комиссии и МОЛы тратили огромное количество времени, инвентаризация занимала около 30 дней. Если переводить на человекочасы — потери были колоссальными.
Даже простая операция — например, поиск свободного проектора — превращалась в долгий обзвон отделов и поиск имущества по кабинетам.
Как RFID и мобильные ТСД заменили бумажные акты
Когда речь заходит об автоматизации в госсекторе, главная задача — сделать так, чтобы она вписалась в существующие регламенты и бизнес-процессы, не нарушая их, но при этом устраняя рутину и оптимизируя трудозатраты. Любая автоматизация должна облегчать работу сотрудников и быть удобной, сохраняя при этом регламенты госучереждения и не противореча регламентированной отчётности.
При этом интерфейс программы не должен быть сложным: конечные пользователи часто не имеют технической подготовки, а сопротивление изменениям усиливается, если новая система требует переобучения или нарушает привычные процессы. Именно поэтому подход к автоматизации должен начинаться не с технологий, а с понимания того, как люди работают сегодня и что им мешает делать это быстрее и точнее.
Команда ВИАНТ предложила оперативный контур учёта, полностью интегрированный с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Центром решения стало программное обеспечение «Клеверенс: Учёт имущества» (далее КУИ), разработанное на платформе 1С. Софт предоставил АХО возможность вести весь управленческий учёт в собственной системе, а платформа 1С позволила организовать двусторонний обмен данными с бухгалтерией: все движения, списания и перемещения сразу отражаются и в бухгалтерском, и в управленческом учёте.
Процесс начинается с маркировки:
- Каждому объекту — от системного блока до пожарного шкафа — присваивается RFID-метка.
- Метки кодируются и печатаются с помощью специального RFID принтера, через интерфейс 1С и модуль «Клеверенс.Wonderfid Label».
- Далее любое действие — выдача сотруднику, перемещение между помещениями/МОЛ, списание, инвентаризация — фиксируется при помощи мобильного ТСД Chainway C72.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»Благодаря внедрённому решению появилась возможность делать перемещение между фактическими держателями или МОЛ с ТСД, которое впоследствии автоматически отражается в “КУИ” и синхронизируется с “1С:БГУ. Также перемещение может инициироваться в “БГУ” (например, при отпусках МОЛ), тогда документ придет в “КУИ” и выгрузится как задание на ТСД, для оперативной проверки перемещаемого имущества.
Что изменилось после внедрения
Главный критерий успеха автоматизации — не количество внедрённых модулей и цифровых систем, а то, насколько изменится повседневная работа сотрудников. Ведь только когда система становится частью рабочей рутины, а не дополнительной нагрузкой, можно говорить о реальном эффекте.
Для Управления делами Московской области это означало: учёт должен происходить «в фоне» — без бумажных промежуточных этапов и без страха перед очередной инвентаризацией у сотрудников. Именно такой переход от «учёта постфактум» к «учёту в реальном времени» и стал главным результатом проекта.
Кроме того, удалось внести ещё ряд улучшений:
- Инвентаризация теперь занимает в разы меньше времени. Оператор проходит по помещению с ТСД — и RFID-метки считываются автоматически, на это уходит всего несколько минут. Отпала необходимость сравнивать инвентарный номер, нанёсенный на имущество, с инвентаризационной описью и Excel.
- Появилась полная история каждого объекта. Где был, кто использовал, в каком состоянии — вся информация доступна в один клик.
- Ошибки при перемещениях сведены к нулю. Система не позволяет «потерять» объект — он всегда привязан к конкретному месту и ответственному.
- 14 рабочих мест подключены к единой системе. Все операции — от выдачи до списания — теперь проходят через мобильные устройства.
- Более 10 000 объектов (как ОС, так и малоценные активы) получили уникальный идентификатор и полноценную систему прослеживания.
Особенно ценным стало то, что подобранное решение позволило сразу сделать первичную загрузку данных, без необходимости программирования дополнительных механизмов обмена, а также быстро подключить мобильные ТСД. Это существенно сократило как сложность, так и сроки внедрения комплексного IT-решения.
Процесс внедрения
Автоматизация, помимо всего прочего, должна включать в себя баланс между инновациями и регламентами. С одной стороны, нужно упростить рутину и сократить ошибки, с другой — не нарушить установленные правила учёта, отчётности и документооборота. Особенно сложно добиться этого баланса, когда проект запускается в условиях неопределённости, а конечные пользователи впервые сталкиваются с цифровыми инструментами. В данном случае успех напрямую будет зависеть от того, насколько гибко команда интеграторов сможет адаптировать решение под реальные условия работ.
Основная задача, стоявшая перед командой «ВИАНТа» — внедрить управленческий учёт, не противоречащий регламентированному учёту, следовательно, сделать процессы гибкими.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»В рамках внедрения главным приоритетом было уменьшить нагрузку на сотрудников Клиента и при этом соблюсти правила регучета, поэтому при настройке обмена мы обыгрывали и тестировали разные сценарии, добиваясь ювелирной настройки.
Масштабные проекты часто «не взлетают» из-за долгих и изнурительных согласований функционала и возможностей системы ещё на этапе предпроектного обследования. Ответственные лица зачастую спорят между собой в поисках баланса между простотой системы и желанием автоматизировать каждый микропроцесс. Чтобы избежать подобного сценария, команда «ВИАНТа» предложила начать с типового решения, которое можно быстро доработать позже при необходимости, как только появятся конкретные требования от пользователей. Такой подход позволил не терять время и уже на раннем этапе продемонстрировать пользу системы.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»Первые недели мы работали в условиях, когда ещё не все ответственные и требования со стороны клиента были определены. Но мы не останавливались, а методично и аккуратно внедряли цифровизацию в процессы учёта учреждения.
Чтобы обеспечить бесстрессовый запуск и знакомство с новыми инструментами, «ВИАНТ» сосредоточился не только на обучении, но и на упрощении самих бизнес-процессов. В мобильном приложении Клеверенс оставили только четыре ключевые операции, доступные прямо на ТСД:
- Передача имущества между МОЛами — достаточно выбрать нового ответственного, отсканировать RFID-метку, отправить документ и подписать его с помощью ЭЦП в «БГУ».
- Перемещение между кабинетами — мобильное, без участия бухгалтерии, в несколько кликов на устройстве.
- Выдача имущества фактическому пользователю — с моментальной фиксацией в системе и возможностью последующего контроля.
- Списание — оформляется в управленческой системе Клеверенс, а раз в месяц все заявки объединяются в единый документ и передаются в бухгалтерию.
Также были детально проработаны роли и права доступа: отдельно для рядовых МОЛов, руководителей МОЛов и сотрудников, отвечающих за инвентаризацию. Это позволило соблюсти регламент, но при этом не перегружать пользователей лишними функциями.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»Мы дали инструмент, который делает за сотрудников самое сложное — правильно оформляет документы и отправляет их по цепочке. Софт для ТСД позволяет выстроить линейный процесс и предусмотреть контроль, а RFID кратно ускоряет учёт и исключает ошибки идентификации. В итоге получаем порядок в учёте. А плюсом — защиту от человеческого фактора.
От учёта — к управлению: что даёт прозрачность
Успех автоматизации измеряется не кратковременными результатами, а прогнозируемой и прозрачной работой в долгосрочной переспективе. Появляется возможность управлять ресурсами в реальном времени. Когда каждая единица имущества имеет цифровой след, возникает новая ценность — принимать решения на основе реальных данных.
В управлении делами Губернатора Московской области подобная трансформация сформировала новые возможности для развития:
- В ближайших планах — внедрение аналитики по износу оборудования, чтобы своевременно планировать замену.
- Данные об имеющемся имуществе и его использовании будут использоваться для оптимизации закупок.
Татьяна Шехватова, руководитель проекта «ВИАНТ»Теперь мы не просто знаем, какая мебель и оргтехника у нас в каком кабинете. Мы знаем историю каждого объекта, и в каком состоянии находится каждый из них. Это принципиально новый уровень контроля.
Опыт показал, что даже в самом консервативном секторе — госуправлении — современные технологии работают, если подходить к ним как к инструменту для существенной оптимизации устоявшихся бизнес-процессов.
Сейчас, опираясь на опыт внедрения и анализируя пройденный путь, можно выделить три принципа, ставшие основой успеха:
- Решение «живёт» внутри существующей ИТ-инфраструктуры, а не параллельно ей. Это обеспечивает соответствие регламентам и доверие со стороны бухгалтерии и контролирующих служб.
- Чем проще интерфейс для конечного пользователя, тем быстрее система из навязанной «обязанности» становится частью рутины.
- Возможности AUTO-ID раскрываются только тогда, когда технология встроена в сквозной процесс — от маркировки до отчёта, от выдачи до списания.
