Учёт и регламент переоценки остатков товаров на складе

• Переоценка запасов: что нужно знать
• Проведение переоценки остатков в 1С
• Бухгалтерский учет переоценки остатков
• Аудит и внутренний контроль
• Вопросы и ответы

Переоценка запасов: что нужно знать

Когда проводится переоценка остатков

Переоценка остатков товаров — это регулярный процесс, который позволяет компаниям поддерживать актуальные цены на складе и в коммерческом обороте. Зачем это нужно? Во-первых, чтобы избежать убытков от реализации товаров по заниженной или завышенной цене. Во-вторых, чтобы соответствовать реалиям спроса и предложения, изменяющимся курсам валют и внутренним стратегиям продаж.

Переоценка проводится в следующих случаях:

• Изменение закупочной стоимости товара у поставщика;
• Сезонные распродажи или акции;
• Устаревание ассортимента и необходимость освобождения складских площадей;
• Обновление стратегии ценообразования или пересмотр маржи;
• Обнаружение расхождений при инвентаризации.

В крупных торговых сетях переоценка может происходить по расписанию – например, ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от товарной категории. А вот в розничных точках с небольшим трафиком она зачастую проводится по факту изменения обстановки на рынке или в компании.

Отличие от уценки

Важно понимать: переоценка и уценка — не одно и то же. Уценка — это снижение стоимости товара, обусловленное утратой его товарного вида, повреждением, либо просрочкой сроков хранения. Она чаще всего оформляется актом списания ценности или перемещением на отдельную учетную категорию.

Переоценка же может быть как в сторону снижения, так и в сторону повышения цены. Это управленческое решение, направленное на корректировку бухгалтерской и фактической стоимости запасов:

Способы расчета новой стоимости

Корректировка цен — вещь деликатная. Необходимо учитывать и экономику компании, и конкуренцию, и особенности спроса. Существует несколько распространённых подходов к переоценке:

1. Метод наценки от закупочной цены. Чаще всего используется в классической торговле. Если закупка изменилась — пересчитывается и цена.
2. Ориентир на рыночную стоимость. Подходит для товаров с высокой эластичностью спроса — электроника, одежда. Регулярный мониторинг аналогов и обновление цен по конкурентному окружению.
3. Автоматизированный пересчет. Многие системы учёта позволяют задавать сценарии переоценки в зависимости от оборачиваемости, маржи, срока хранения. Это удобно, особенно если используется связка с программами печати ценников. Подробнее о том, как организовать обновление цен и печать новых этикеток, можно узнать в пошаговом руководстве по обновлению цен в рознице.

Обычно для расчета новой стоимости создается внутренний документ — план переоценки, фиксирующий старую и новую цену, дату и основание для изменения.

Регламенты внутреннего контроля

Чтобы переоценка не стала источником хаоса, в компании должен быть документированный регламент: кто инициирует процесс, какие документы оформляются, как настраивается учётная система. Особенно важно это при большом количестве складов или магазинов.

Регламент переоценки должен включать:

• Порядок согласования новых цен (инициатор – руководитель отдела закупок, утверждение – коммерческий директор);
• Форму документа «План переоценки» и сроки его действия;
• Ответственность за корректную загрузку цен в систему и печать ценников;
• Контроль за остатками до и после переоценки;
• Порядок информирования сотрудников склада и торговых точек.

Прозрачный регламент минимизирует риск ошибок, потерь и недостоверной отчётности. Особенно если он реализован в рамках ERP-системы или комплексной учётной платформы.

Проведение переоценки остатков в 1С

Настройка склада в 1С

Перед тем как приступить к переоценке остатков, необходимо корректно настроить учет складов в 1С:Предприятие. Основное внимание здесь уделяется способу учета номенклатуры и настройке складов как физических объектов. Это особенно важно, если в компании используется партионный учет или ведется распределение товаров по подразделениям.

В блоке «Справочники» следует убедиться, что склады заведены с правильным типом учета. Для розничной торговли рекомендуется выбирать «Склад с адресным учетом» — это позволяет более точно отслеживать наличие и движение товаров.

Если склад участвует в оперативном учете, нужно включить параметр «Учитывать остатки». Это станет ключевым моментом при формировании документа переоценки. Важно понимать, что от этих настроек зависит корректность расчета себестоимости и возможности анализа торговой маржи.

Работа с номенклатурой

Номенклатура — это основа качественной переоценки. Правильно структурированный справочник упрощает выбор позиций, подлежащих изменению цен. В первую очередь проверьте:

• Актуальность текущих цен закупки;
• Корректность единиц измерения;
• Заполненность учетных параметров: НДС, характеристик, ценовой категории.

Кроме того, имеет смысл сегментировать товары: например, выделить сезонные, акции, постоянный ассортимент. Такая классификация позволяет оперативно выбрать группы для переоценки без глубокой фильтрации в момент создания документа.

На крупных складах или в торговых сетях, где используются терминалы сбора данных и мобильные решения, удобна интеграция со специализированным софтом для проверки ценников. О практических возможностях на этот счёт можно подробнее узнать в этой статье.

Проведение документа переоценки

Документ «Переоценка товаров» доступен в разделе «Склад» или «Закупки» (в зависимости от конфигурации). С его помощью вы отражаете новое ценовое значение для остатков на конкретную дату. Важно: тип цены должен соответствовать установленному в системе (например, «Розничная» или «Оптовая»).

Следуйте алгоритму:

1. Создайте новый документ переоценки;
2. Выберите склад и дату изменения цены;
3. Добавьте позиции вручную или через подбор по фильтрам (по группе, марже, остатку);
4. Укажите новые значения цены — вручную, из прайс-листа или на основании процента изменения;
5. Проведите документ и проверьте движение по регистрам учета.

Пример заполнения выглядит так:

При необходимости можно использовать загрузку данных из Excel или внешних источников, но это оправдано для больших объемов.

Сверка остатков после проведения

После того как переоценка завершена, не забудьте провести контрольную сверку остатков. Основная цель — убедиться, что новые цены корректно применены ко всем нужным позициям и нет накладок в регистрах.

Для этого используйте отчет «Обороты по складу» и «Ведомость по товарам в рознице». Их настройка по дате и типу склада позволяет быстро выявить отклонения, особенно если переоценка затрагивала ограниченные группы товаров.

Также стоит учесть технический момент: при активной работе нескольких пользователей могут возникать ситуации с повторной переоценкой одних и тех же позиций, особенно в период смены сезона или в предновогодней торговле. Чтобы минимизировать риски ошибок, многие компании используют регламент обеспечения единовременной переоценки — когда один ответственный пользователь фиксирует измененные цены и уведомляет других участников.

Вот на что обращать внимание при сверке:

• Остатки на момент переоценки — не должно быть нулевых позиций с новыми ценами;
• Неучтенные движения товаров, произошедшие между фиксированием цены и её применением;
• Выравнивание цен по филиалам или отделениям, если используется типовой прайс-лист компании.

Корректно проведенная переоценка — это не только работа с цифрами, но и процесс, который влияет на конечную прибыль и восприятие цен клиентом. В условиях динамичного рынка автоматизация и системный подход дают действительно ощутимые результаты.

Бухгалтерский учет переоценки остатков

Проводки по счету 41

Счет 41 «Товары» используется для учета остатков на складе, включая поступившие партии продукции. При переоценке остатков товаров бухгалтер фиксирует изменения стоимости с использованием дополнительных счетов, чаще всего вспомогательных аналитик — корректировочных субсчетов или счетов учета переоценки.

Основные проводки формируются в зависимости от целей переоценки — либо уменьшения, либо увеличения себестоимости. Вот базовые варианты:

• Увеличение стоимости товаров: Дт 41 – Кт 42 (если стоимость увеличивается за счет дооценки)
• Уменьшение стоимости товаров: Дт 44 (или 91, если это прочие расходы) – Кт 41

Важно учитывать, что порядок отражения операций связан с используемой системой налогообложения и принятой учетной политикой.

Как влияет переоценка на себестоимость

Переоценка остатков напрямую влияет на себестоимость продаваемого товара. Если цена товаров растет — соответственно, увеличивается и себестоимость. Это может снизить маржинальность продаж, особенно в условиях высокой конкуренции. Но с другой стороны, при падении стоимости — например, при техническом или моральном устаревании товаров — снижение учетной стоимости позволяет избежать завышения балансовой оценки запасов.

Важным моментом является своевременное и точное отражение переоценки, особенно если предприятие использует учет по средней стоимости. Тогда каждая партия влияет на итоговую себестоимость товаров, и любые отклонения при переоценке отразятся в последующих продажах.

Для правильного отражения в управленческом учете важно сохранять связь между переоценкой и источником колебаний: будь то изменение рыночных условий, пересчет цен поставщика или внутренние корректировки после инвентаризаций.

Использование субконто

Для более прозрачного и аналитического учета в 1С и других системах применяются субконто — это дополнительные аналитики, позволяющие учитывать данные по партиям, поставщикам, видам товаров и даже складам. При переоценке это особенно важно, чтобы избежать путаницы между учетной и фактической стоимостью одной и той же товарной позиции.

Вот пример того, какие субконто целесообразно использовать при переоценке остатков:

Чем точнее ведется аналитика, тем легче сформировать отчетность по переоценке, а также доказать обоснованность изменений на случай налоговой проверки.

Рекомендации для бухгалтеров

Переоценка — не то направление учета, где можно позволить себе неточность. Вот несколько ключевых советов бухгалтерам:

1. Следите за регистрами учета и отчетами ТЗР: часто именно они становятся источником расхождений при переоценке.
2. Периодически сверяйтесь с рыночной или договорной стоимостью – особенно на фоне инфляции или курсообразующих изменений.
3. Используйте аналитику по складам: разные склады могут отражать разную себестоимость одного и того же товара.

Кроме того, рекомендуем ознакомиться с статьей о нюансах переоценки в розничной торговле, где разбираются практические кейсы и примеры.

Точные действия по переоценке зависят от специфики вашей компании: розничная торговля, оптовая реализация или производство — каждая сфера требует индивидуального подхода. Основное — не запускать этот процесс и проводить его регулярно, с опорой на инвентаризацию и аналитику.

Аудит и внутренний контроль

Проверка соответствия ценников

Одна из ключевых задач внутреннего контроля на складе и в торговом зале — обеспечить соответствие ценников текущим данным в системе учета. Когда в базе значится одна цена, а на полке — другая, это не только вводит в заблуждение покупателей, но и грозит штрафами от контролирующих органов.

Для минимизации рисков важно выстроить процесс регулярной сверки цен на полках с товарной учетной системой. Рекомендуется проводить эту процедуру по графику — ежедневно или хотя бы раз в несколько дней, особенно после переоценки.

В практике сетевых магазинов успешно применяются чек-листы для сотрудников торгового зала. Такие чек-листы содержат позиции, подвергшиеся переоценке, и данные о новой цене. Ответственный сотрудник сверяет каждый ценник на витрине с информацией из системы и отмечает несовпадения. Все расхождения фиксируются в акте, после чего оперативно устраняются.

Контроль за корректностью расчетов

Ошибки в расчетах при переоценке могут дорого обойтись компании: некорректная себестоимость влияет на отчетность, маржинальность и итоги инвентаризации. Поэтому на всех этапах — от формирования расчетных таблиц до загрузки данных в учетную систему — требуется независимая проверка.

На практике многие компании используют двухступенчатую схему:

• Первичная проверка проводится специалистом отдела ценообразования или учета. Он сверяет, правильно ли применены правила округления, корректно ли учтены скидки и промо-акции.
• Финальная проверка выполняется сотрудником службы внутреннего контроля. Он не участвует в расчете цен, поэтому его взгляд объективен.

Кроме того, полезно внедрить автоматические правила в учетной системе. Например, система может сигнализировать, если цена уходит ниже закупочной — такой фильтр помогает поймать распространенную ошибку.

Ведение журналов переоценки

Журнал переоценки — это не формальность, а важный управленческий инструмент. Он помогает отследить динамику изменений цен, понимать, кто и когда проводил переоценку, а также служит основой для проведения проверок или анализа эффективности ценообразования.

Хорошая практика — вести журнал в электронном виде с возможностью фильтрации и выгрузки записей. Минимальный состав полей:

Журнал должен быть доступен как бухгалтерам, так и аудиторам или управляющим. Это снижает вероятность спорных ситуаций и ускоряет процесс исправления ошибок.

Подготовка к проверкам

Аудиторы, будь то внутренние или внешние, обращают внимание на документы по переоценкам в первую очередь. Ошибки здесь — частый источник замечаний. Подготовиться заранее — значит сократить риски и упростить прохождение любых контрольных мероприятий.

Что важно проверить перед аудитом:

• Все акты переоценки оформлены, подписаны и отражены в учете;
• Цены в учетной системе соответствуют актуальным ценникам и электронным ценовым табло (если применяются);
• Есть журнал переоценок за рассматриваемый период;
• Даты пересчета и поступлений на склад не вызывают арифметических или логических конфликтов;
• Доступны первичные документы: распоряжения о переоценке, коммерческие предложения, накладные с новыми закупочными ценами.

Регулярный самоконтроль и организация внутреннего аудита снижают нагрузку при внешних проверках, а также способствуют выработке дисциплины в процессе ценообразования.

Вопросы и ответы