Образец соглашения об аннулировании в ЭДО

Что такое соглашение об аннулировании документа

Соглашение об аннулировании — это официальный документ, который оформляется между двумя сторонами (поставщиком и покупателем) в рамках электронного документооборота (ЭДО) для признания ранее подписанного документа недействительным. Такое соглашение может касаться счётов-фактур, УПД, актов, товарных накладных и других первичных документов.

Причин для составления соглашения об аннулировании может быть множество: неверные реквизиты, технические ошибки, отмена сделки, изменение условий поставки. Главное — стороны должны прийти к обоюдному согласию, что документ подлежит аннулированию и больше не участвует в бухгалтерском или налоговом учёте.

Юридическая сила документа

Правильно оформленное соглашение об аннулировании имеет ту же юридическую силу, что и любой другой электронный первичный документ в ЭДО. Оно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон и сохраняется в архиве в течение установленного срока, как правило, не менее 4 лет с момента составления.

Его наличие особенно важно при сверках, аудитах и при проверках со стороны налоговой. При возникновении претензий по старому аннулированному документу, вы всегда сможете официально подтвердить его отмену.

Если соглашение не оформлено надлежащим образом — это может привести к налоговым рискам. В частности, если корректирующий документ или УПД аннулируется без такой официальной фиксации, контролирующим органам может показаться, что операции занижены или задвоены.

Когда используется

Вот типичные случаи, когда стороны оформляют соглашение об аннулировании:

• Техническая ошибка при оформлении (ошибка в ИНН, дате, сумме)
• Дублирование УПД или другого документа в ЭДО
• Отмена или существенное изменение условий сделки
• Некорректное применение ставки НДС или кода товара
• Изменение объёмов или наименования поставляемой продукции

Важно различать случаи, когда стоит применять корректировочный документ (например, УКД), и когда — соглашение об аннулировании. Подробнее об этом вы можете прочитать в отдельной статье о том, как исправить УКД.

Особенности оформления

Соглашение оформляется в произвольной форме, но с обязательным соблюдением следующих элементов:

Если используется система ЭДО, то соглашение направляется друг другу в электронном виде. Многие операторы ЭДО уже имеют шаблон такого документа, который быстро заполняется и подписывается онлайн.

Иногда вместо отдельного соглашения аннулирование оформляется как сообщение или спецформат с определённым статусом — это зависит от технической реализации оператора ЭДО. Главное, чтобы обе стороны подписали это действие, а сведения об этом надежно хранились.

Обязательные элементы соглашения

Идентификаторы и даты

Любое соглашение об аннулировании в ЭДО должно начинаться с точных реквизитов документа. Это позволяет однозначно привязать согласие к конкретному юридически значимому сообщению. Чаще всего указываются следующие идентификаторы:

• Номер и дата исходного документа (например, счет-фактура или УПД);
• Идентификатор документа в системе ЭДО (уникальный код, присвоенный при отправке);
• Даты подписания первичного документа и самой инициативы по аннулированию.

Важно соблюдать соответствие этим данным: если будет записана неправильная дата или неверный ИД, получатель попросту не сможет связать соглашение с документом, подлежащим удалению. Для уверенности советуем сверять информацию с журналом проводки в системе оператора ЭДО или в бухгалтерской системе предприятия.

Пример формулировки:

«Настоящим соглашением подтверждаем аннулирование универсального передаточного документа № 293/21 от 15.02.2025, идентификатор документа: ea4d6f7b-632e-11ec-a8a3–0242ac120002».

Формулировка причины

Причина аннулирования указывается обязательно — это позволяет обеим сторонам понимать, почему договоренности утрачивают силу. Кроме того, наличие логичного и документально подтверждённого основания снижает риски в случае последующих разбирательств.

Не существует строго утверждённой формы формулировки причины, но наиболее частые варианты выглядят следующим образом:

• документ был отправлен по ошибке (например, ошиблись контрагентом или датой);
• обнаружены некорректные сведения в содержании документа (ценa, количество, реквизиты);
• по итогам согласования принято решение отказаться от сделки или изменить её условия.

Типичная запись: «Документ был направлен ошибочно, так как контрагент указан неверно. Новая версия будет направлена повторно».

Если вы только готовите запрос на аннулирование — проверьте пошаговые рекомендации в статье как создать запрос на аннулирование документа в СБИС ЭДО.

Подписи сторон

Безусловное требование — квалифицированные электронные подписи обеих сторон. Подписывать документ может любое уполномоченное лицо, чья ЭП зарегистрирована в системе ЭДО. Без двустороннего подписания соглашение не приобретает юридической силы и не будет считаться согласованным.

Обратите внимание: согласно правилам законодательства, именно наличие подписи обеих сторон отличает соглашение об аннулировании от обычного запроса. Пока вторая сторона не подпишет соглашение — первичный документ в ЭДО остаётся действительным.

Факт подписания фиксируется протоколами в системе ЭДО, а также сохраняется у оператора. Это и становится юридическим подтверждением аннулирования.

Пример и образец соглашения

Структура по ГОСТ

Хотя для соглашения об аннулировании универсального передаточного документа (УПД) в ЭДО не предусмотрена строго обязательная форма, опыт показывает, что соблюдение некоторых стандартов помогает избежать недоразумений с контрагентами и налоговой. Поэтому логично опираться на требования ГОСТ Р 6.30-2003 — это основной норматив по оформлению официальной документации в делопроизводстве.

Соглашение об аннулировании, оформленное по ГОСТ, должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа и его номер
• Дата составления
• Полные наименования сторон и их ИНН/КПП
• Основание для аннулирования (например, ошибочные данные в УПД, технический сбой и т.д.)
• Информация о самом УПД: дата, номер, сумма
• Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой

С документом должно быть понятно, какой конкретно УПД аннулируется, и кто принимает это решение. Не нужно усложнять — важно, чтобы соглашение читалось и проверяющими, и ИТ-системами. К слову, подробный разбор ситуаций, когда требуется аннулирование УПД, можно найти в этой статье.

Шаблон для 1С и СБИС

Большинство бухгалтеров работают через ЭДО-системы, такие как 1С-ЭДО или СБИС. Оформлять соглашение об аннулировании можно не только на бумаге, но и в электронной форме, подписывая его ЭЦП обеих сторон.

В 1С и СБИС соглашение обычно прикрепляется к исходящему сообщению об аннулировании УПД. Для этого подойдёт универсальный шаблон, с которым согласован документооборот между компаниями. Типичная структура соглашения в таких системах:

Такого формата достаточно, чтобы соглашение проходило проверку в случае требования со стороны налоговой, особенно при камеральных проверках.

Типовые формулировки

Формулировки в практике важны не меньше, чем структура. Она помогает не допускать двусмысленностей, а также ускорить процесс согласования. Вот примеры, которые используют в соглашениях большинство крупных участников ЭДО:

• «Настоящее Соглашение подтверждает, что документ УПД №45 от 12.01.2025 был направлен по ошибке и не соответствует фактическим обстоятельствам...»
• «Стороны согласились считать УПД недействительным и аннулировать его в системах ЭДО»
• «Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и является основанием для удаления (аннулирования) указанных документов из системы...»

Подобные шаблонные фразы сокращают время на подготовку документа. Главное — применять их гибко, адаптируя под конкретную ситуацию. Например, если ошибка техническая — так и пишите, не нужно придумывать сложные юридические конструкции.

Крайне важно, чтобы оба участника документооборота подписали соглашение, иначе аннулирование не будет считаться согласованным, а документ — по-прежнему действующим. Это приведёт к ошибкам в бухгалтерии и может вызвать претензии в 2025 году при сверке налогов. Особенно если в декларации или книге продаж УПД отразился как состоявшийся.

Ошибки, которых нужно избегать

Неполные реквизиты

Одна из самых частых проблем при оформлении соглашения об аннулировании в ЭДО — это отсутствие важных реквизитов сторон. Электронное соглашение должно быть идентифицировано как юридически значимый документ, а значит, в нем необходимо указать полное наименование организаций (или ИП), ИНН, КПП и адреса. Недостаточная детализация сведений может привести к отказу в признании соглашения юридически значимым.

Кроме того, важно указать ссылки на аннулируемый документ: номер, дата, тип (например, счет-фактура, акт, накладная), а также причину аннулирования. Без этого соглашение может быть истолковано неверно или стать предметом споров при налоговой проверке.

Некорректные формулировки

Слишком общие или, наоборот, двусмысленные формулировки могут поставить под сомнение юридическую силу соглашения. Пример некорректной формулировки: “аннулируется по обоюдному согласию”. Такая фраза не раскрывает основание для аннулирования, что важно для правовой оценки документа.

Рекомендуется использовать точные и однозначные формулировки — с указанием причины отмены, указанием товарной позиции или услуги, периода и ссылки на конкретный пункт договора (если он есть). Четкость изложения не только ускорит обработку документа в системах ЭДО, но и снимет вопросы контрагентов или налоговых органов.

Примеры удачных формулировок:

• “Документ аннулируется в связи с выявленной технической ошибкой — некорректная дата оказания услуги”.
• “Аннулирование производится из-за замены стороны договора, в связи с изменением реквизитов поставщика”.

Отсутствие подписи одной из сторон

Несмотря на то что ЭДО автоматизирует подписание документов, нередко встречаются случаи, когда соглашение об аннулировании подписано только одной стороной. Это существенно уменьшает его юридическую силу и может повлечь налоговые риски.

Для корректного аннулирования требуется согласие обеих сторон. Даже если инициатором является только одна сторона, подтверждение от второй обязательно. Электронная подпись в ЭДО играет ту же роль, что и собственноручная на бумажном документе. Поэтому необходимо удостовериться, что и отправитель, и получатель подписали соглашение своей квалифицированной электронной подписью.

Убедитесь, что ответственный сотрудник, подписавший соглашение, действительно уполномочен на это — желательно наличие приказа или положения о полномочиях. В крупных компаниях рекомендуется контролировать цепочку согласования с помощью внутренней инструкции по документообороту в ЭДО.

Вопросы и ответы