Как организовать корректировку остатков ЕГАИС в 1С Рознице

• Когда нужна корректировка остатков
• Порядок корректировки в 1С Розница 2.3 и 3.0
• Услуги выравнивания остатков: когда обращаться
• Профилактика расхождений в остатках
• Вопросы и ответы

Когда нужна корректировка остатков

Причины расхождений в остатках

Корректировка остатков в ЕГАИС — задача, с которой сталкиваются практически все организации, работающие с алкоголем. Даже при строгом учёте и дисциплине в документообороте могут возникать расхождения между фактическими остатками на складе и данными, зафиксированными в ЕГАИС.

Вот несколько типичных причин таких расхождений:

• Ошибки при приёмке: алкоголь мог быть принят с неверным количеством, штрихкодом или акцизной маркой.
• Некорректная работа сканеров или ТСД: при сборе информации или продаже могли быть зафиксированы неверные данные.
• Человеческий фактор: сотрудники могли внести ошибки при ручном вводе, не отметить возврат, провести не ту партию и др.
• Технические сбои: неполадки в 1С, медленная синхронизация с ЕГАИС или сбои при передаче данных.

Независимо от причины, важно обнаружить расхождения как можно раньше и провести корректировку, чтобы избежать более серьёзных последствий.

Требования законодательства по актуальности остатков

Закон обязывает организации, реализующие алкоголь, обеспечивать соответствие фактических остатков тем, что числятся в системе ЕГАИС. Особенно это касается складского учета (остатки в УТМ), который регулируется на федеральном уровне в рамках ФЗ №171.

Актуальные остатки — это не просто формальность. Это условие для:

• легальной реализации продукции,
• прохождения проверок от РАР (Росалкогольрегулирования),
• корректной инвентаризации и внутреннего учёта.

Если в системе числятся неактуальные остатки, это может стать причиной отказа в продаже, блокировки документооборота и других трудностей. Поэтому регулярная сверка остатков — обязательная практика в магазинах, поддерживающих автоматизацию учёта, например, через 1С Розницу.

Штрафы и проверки при несостыковках

Невнимательное отношение к остаткам может обернуться финансовыми потерями. Инспекции от РАР могут выявить отклонения между данными ЕГАИС и фактическими остатками на торговой точке, что грозит штрафами по статье 14.19 КоАП РФ.

Если расхождения систематические, проверку можно ожидать в любой момент. Причём она может быть как плановой, так и внезапной.

Когда обращаться к триар или операторам

Стандартная корректировка остатков возможна через интерфейс 1С и средства взаимодействия с УТМ, но не всегда она может быть выполнена самостоятельно. Есть ситуации, когда для изменения данных в ЕГАИС нужно обращаться в техническую поддержку (например, триар-сервер или через оператора фискальных данных).

Такие случаи включают:

• исчезновение товара из базы остаточного учёта, при этом акт инвентаризации не помогает;
• возврат ранее утраченной/деактивированной продукции, без возможности ручной корректировки;
• mass-удаление ошибочных позиций, когда нужно обнулить остатки сразу по нескольким партиям;
• ошибки со стороны ЕГАИС (например, задвоение марок или списка поставок).

Во всех этих случаях важно не пытаться "почистить" вручную или удалять документы без согласования — это может только усугубить ситуацию. Лучше сразу обратиться к специалистам, которые работают с системой ЕГАИС профессионально.

Также полезно заранее разобраться, как работает система для алкоголя — об этом подробнее можно почитать в статье «ЕГАИС: что это такое, для чего нужно и как работает система».

Важно: корректировка не должна превращаться в ежемесячную процедуру. Если остатки постоянно "плывут", значит, где-то нарушен учёт: либо в приёмке, либо в реализации, либо в документации. Вместе с корректировкой стоит наладить и рабочие процессы.

Порядок корректировки в 1С Розница 2.3 и 3.0

Запуск помощника корректировки

Корректировка остатков ЕГАИС – это не только формальность, а важная часть работы с алкогольной продукцией. В «1С:Розница» раздел «ЕГАИС» содержит встроенный помощник корректировки, который помогает устранить расхождения между фактическими и зарегистрированными в ЕГАИС остатками.

Чтобы запустить помощник, перейдите в раздел «ЕГАИС» → «Корректировка остатков». Обычно система предлагает запустить помощник автоматически, как только обнаруживаются отклонения между остатками 1С и ЕГАИС. Если этого не произошло, помощник можно активировать вручную.

После запуска будет доступна пошаговая настройка: выбор типа корректировки (автоматическая или ручная), указание документа-основания и проверка на актуальность остатков. На этом этапе важно проверить, что все документы реализации и поступления отражены в системе, иначе данные могут быть неактуальными.

Настройки обмена с ЕГАИС

Перед тем как проводить корректировку, стоит убедиться в корректных настройках обмена с ЕГАИС. Без стабильного взаимодействия с системой ФСРАР корректировка не только теряет смысл, но может привести к новым ошибкам.

В настройках справочника организации обязательно проверить:

• указан ИНН для ЕГАИС и его статус активен,
• загружен действующий УТМ-сертификат,
• настроен путь к установленному УТМ (Универсальному транспортному модулю),
• правильная версия формата обмена (ФФД).

Если корректировка начата, но система не может отправить запросы или получить остатки, это говорит о проблемах именно в канале связи. Также стоит свериться с этим пошаговым материалом: запрос остатков в ЕГАИС через 1С.

Выбор продукции для корректировки

После инициализации помощника система покажет расхождения между фактическими остатками и данными в ЕГАИС. Часто они возникают из-за некорректного проведения приходных документов или из-за ошибок на стороне ЕГАИС. Важно внимательно пересмотреть каждую позицию.

В таблице помощника указывается:

На этом этапе пользователь решает, принимать ли корректировку (например, если были неотражённые приходы), либо делать корректирующие документы вручную. При большом объёме продукции удобно фильтровать список по отклонениям или ключевым словам.

Подписание и изменение остатков в системе

После утверждения списка корректируемой продукции система формирует и отправляет в ЕГАИС акт подтверждения (или корректировки). Этот документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью через интерфейс обмена.

Важно! До момента подписания остатки не изменятся — информация просто «встанет в очередь». После подтверждения ЕГАИС обновит свою базу, а в 1С информация автоматически поменяется после получения положительного ответа.

Частая ситуация — остатки в ЕГАИС не обновились даже после подписания. В этом случае рекомендуется через «1С:Розница» снова выполнить запрос остатков вручную и при необходимости повторить корректировку.

Эффективная корректировка полезна не только для сверки данных, но и для исключения ошибок в последующем декларировании. Актуальные остатки позволяют избежать штрафов и облегчают прохождение проверок РАР в 2025 году.

Услуги выравнивания остатков: когда обращаться

Когда в процессе работы с алкоголем вы замечаете расхождения между фактическими остатками и данными в ЕГАИС — это сигнал обратиться за услугой выравнивания остатков. Особенно важно реагировать оперативно после проведения крупных инвентаризаций, смены программного обеспечения или пересортицы. Такие расхождения могут привести к блокировке продаж и штрафам.

Чаще всего корректировка остатков требуется:

• после сбоя при передаче Актов списания или перемещения в ЕГАИС;
• при потере части марок или пересортице в накладных;
• если часть алкоголя поступила, но не была правильно отражена в системе.

В ряде случаев предпринимателям бывает проще и быстрее передать эту задачу специализированным сервисам, чем пытаться разобраться во всех нюансах самостоятельно.

Обзор популярных сервисов: Триар, Эвотор

Сегодня на рынке услуги по корректировке остатков оказывают как крупные представители торгового ПО, так и узкопрофильные интеграторы. Среди них можно выделить:

Также есть компании на рынке, предлагающие ручную корректировку остатков с предоставлением отчётов. При выборе сервиса важно ориентироваться на его опыт с ЕГАИС, совместимость с вашей версией 1С и уровень техподдержки.

Передача доверенности на корректировку

Большинство официально работающих поставщиков подобных услуг требуют оформления доверенности. Это нужно для входа в личный кабинет ЕГАИС от вашего имени или работы через УТМ. Доверенность оформляется либо в бумажном виде, либо как ЭП (электронная подпись), что быстрее и удобнее. При этом доступ предоставляется строго на ограниченный срок только для выполнения конкретных действий с остатками.

Если доверенность не оформлена, сотрудникам сервиса придётся использовать схемы обхода, что может нарушать требования ФСРАР. Надёжные партнёры таких практик избегают.

Как проверить результат корректировки

После завершения коррекции остатка обязательно проверьте результат. Это можно сделать через стандартные отчеты в 1С Розница или в личном кабинете ЕГАИС. В 1С вы можете открыть отчет «Остатки ЕГАИС» и сверить цифры по маркам, видам продукции и количеству.

Чтобы дополнительно быть уверенным в корректности проведённых изменений, рекомендуется пройтись по чек-листу:

1. Поступления и списания в ЕГАИС совпадают с отчетом 1С по номенклатуре.
2. В отчете по маркам отсутствуют дубли или неактивные позиции.
3. Контроль закупа не показывает нетипичных значений.

Если вы работаете с транспортными накладными в 1С и хотите убедиться, что поступления алкоголя оформлены верно, рекомендуем изучить пошаговую инструкцию по работе с ТТН в ЕГАИС через 1С.

Гарантии и ответственность поставщика услуги

Надёжные исполнители, работающие в рамках закона, обычно предоставляют отчет по корректировке — с указанием всех этапов изменений в ЕГАИС, а также журнал входа в систему, если требуется. Некоторые компании заключают договор с актом выполненных работ, где прописана юридическая ответственность за допущенные ошибки.

Будьте осторожны при выборе подрядчика: если корректировка будет проведена неправильно — например, завышены остатки или удалены актуальные марки — при проверке вам могут грозить штрафы. Качественные поставщики услуг всегда:

• согласуют изменения перед отправкой в ЕГАИС;
• предоставляют промежуточные отчеты;
• берут на себя техническое сопровождение после завершения корректировок.

Как показывает практика, сотрудничество с проверенным сервисом позволяет не только быстро решить проблему, но и избежать повторного появления ошибок в будущем.

Профилактика расхождений в остатках

Инвентаризация и сверка с ЕГАИС

Инвентаризация – это один из важнейших инструментов для контроля за остатками алкогольной продукции. Регулярные проверки позволяют на ранних этапах обнаружить расхождения между фактическими остатками на складе и тем, что отображается в системе ЕГАИС. Оптимально проводить инвентаризацию не реже одного раза в квартал, а в идеале ежемесячно — особенно в магазинах с высоким оборотом продукции.

Помимо физической проверки, важно проводить сверку данных 1С с остатками в ЕГАИС. Для этого в 1С:Розница есть специализированные отчёты, которые показывают отклонения по маркам и позициям. Если такие расхождения активно не отслеживать, они могут накапливаться, и в какой-то момент вы столкнётесь с невозможностью реализации продукта или штрафами.

Регулярные запросы остатков

Система ЕГАИС — это не просто учет алкоголя, но и инструмент двусторонней сверки. Поэтому важно регулярно запрашивать текущие остатки алкогольной продукции на складе ЕГАИС и сравнивать их с тем, что у вас в 1С. Практика показывает, что оптимальная периодичность — не реже одного раза в неделю или при каждом поступлении и списании продукции.

Если работать «вслепую», без запроса остатков, могут накапливаться ошибки: висеть непринятые ТТН, дубли по маркам или остатки, которых нет в наличии. В 1С:Розница процесс запроса остатков автоматизирован, и важно использовать его на постоянной основе для поддержания точного учета.

Своевременные списания и принятие ТТН

Одна из частых причин расхождений — задержка в оформлении первичных документов. Не принят вовремя ТТН? В ЕГАИС позиция уже числится, а в 1С еще нет. Списали продукцию физически, но не оформили это в программе? Значит, фактический остаток не соответствует электронному.

Важно внедрить процессы, при которых поступления и списания оформляются сразу в момент проведения операции. Особенно это актуально в пиковые периоды продаж — новогодние праздники, весенние выходные и т.п.

Вот два примера ошибок, возникающих при несвоевременном оформлении:

• Алкоголь реализован, но не принят ТТН — продажа прошла с нарушением закона.
• Продукт списан по акту порчи, но не проведено списание в ЕГАИС — расхождение на следующий день становится критичным.

Ведение корректной номенклатуры

Ошибки в номенклатуре – это основа для будущих расхождений. Если вы создаете карточки товара вручную, без использования классификаторов, это рано или поздно приведёт к дубликатам и несвязи с УТМ. Особенно важно, чтобы правильно были заполнены поля: крепость, объём, производитель, штрихкод и код ЕГАИС.

Для управления остатками без ошибок важно поддерживать чистоту номенклатуры: удалить дубликаты, проверять соответствие с заводскими марками и наименованиями в ЕГАИС. Есть смысл периодически использовать автоматическую сверку по штрихкодам и кодам ЕГАИС, особенно при создании новых позиций.

Что нужно проверять в карточке товара:

Ведение чистой и однозначной номенклатуры позволяет избежать дальнейших трудностей при списаниях, возвратах и сверке остатков. А в долгосрочной перспективе — это один из наиболее эффективных способов профилактики расхождений.

Вопросы и ответы