Интеграция ЕГАИС в 1С Розница: подключение и настройка

• Первые шаги: как подключить ЕГАИС к 1С Розница
• Работа с ТТН в ЕГАИС через 1С
• Учет остатков в 1С ЕГАИС
• Обмен документами: тонкости и советы
• Вопросы и ответы

Первые шаги: как подключить ЕГАИС к 1С Розница

Какие версии 1С Розница поддерживают ЕГАИС

Чтобы корректно работать с алкогольной продукцией в соответствии с требованиями ЕГАИС, важно выбрать подходящую версию 1С Розница. На сегодняшний день поддержка интеграции с системой ЕГАИС реализована в следующих редакциях:

• 1С Розница, редакция 2.3 и выше — для типовых решений;
• Конфигурации на платформе 8.3 с поддержкой внешнего подключения УТМ;
• Варианты 1С с интеграцией через модуль «Обмен с ЕГАИС» от разработчиков.

Если вы используете сильно модифицированную версию 1С или решение на собственной платформе, могут потребоваться доработки, чтобы обеспечить совместимость с ЕГАИС. Поэтому при внедрении лучше проконсультироваться с техническими специалистами или партнёрами 1С.

Как работает УТМ и его роль в обмене данными

УТМ (универсальный транспортный модуль) — это обязательный компонент для всех организаций, реализующих алкоголь. Он обеспечивает защищённый обмен данными между вашей системой учёта и серверами ФСРАР.

Принцип работы УТМ прост: он принимает запросы от 1С, пересылает их в ЕГАИС и обратно. Это может быть регистрация продажи, фиксация приёмки товара, подтверждение остатков — любой легализованный обмен.

В 1С взаимодействие с УТМ строится через встроенные обработки или дополнительный модуль. Важно, чтобы УТМ был установлен на компьютере с постоянным доступом в интернет и правильно настроен, включая путь к SSL-сертификатам и логам.

Необходимые настройки в 1С для запуска обмена

Подключение 1С Розница к ЕГАИС начинается с комплекта базовых настроек. Без них обмен данными невозможен. Вот ключевые шаги, которые нужно выполнить:

1. Убедитесь, что модуль «Работа с ЕГАИС» активирован в системе. В «Администрировании» включите нужную обработку.
2. Настройте параметры УТМ: укажите путь к установленному модулю, сертификатам и порту связи.
3. Загрузите действующее ФС РАР-свидетельство в систему. Оно подтверждает право работать с алкоголем.
4. Проверьте корректность точек продаж и соответствие лицензий алкоголя в 1С. Каждая касса и магазин должны быть прописаны верно.

Дополнительно стоит настроить логирование, чтобы можно было отслеживать обмен при возникновении сбоев. В крупных торговых сетях часто создают отдельный сервер под УТМ, чтобы не перегружать рабочие станции.

Как проверить корректность подключения

После завершения всех настроек важно убедиться, что 1С действительно обменивается данными с ЕГАИС. Вот базовые способы проверки:

Также при первой настройке полезно использовать справочники ЕГАИС: номенклатуру, производителей, поставщиков. Это важно для корректной идентификации продукции при приёмке.

Для более глубокого понимания принципов работы системы ЕГАИС и зачем она вообще нужна бизнесу, вы можете ознакомиться с этой статьёй на нашем сайте.

Работа с ТТН в ЕГАИС через 1С

Как запросить и загрузить накладную в 1С

После того как поставщик оформил поставку алкоголя, в ЕГАИС появляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которую необходимо запросить в 1С. Работа с такими документами реализована либо через встроенные механизмы 1С Розница, либо с помощью дополнений от интеграторов.

Запросить ТТН можно в интерфейсе обмена с ЕГАИС. Для этого достаточно перейти в раздел «ЕГАИС» → «Входящие ТТН» и нажать кнопку «Обновить». Система подтянет все доступные накладные, по которым еще не было подтверждения.

Далее нужно нажать «Загрузить», чтобы создать на основании ТТН документ прихода. Важно на этапе загрузки проверить соответствие УТМ и настроек ХС (хозяйствующих субъектов), чтобы избежать зависаний или ошибок обмена.

Процесс подтверждения и отказа от ТТН

После загрузки ТТН в 1С система предложит выбрать дальнейшее действие — подтвердить или оформить отказ. Подтверждение означает, что товар принят и данные о нем совпадают с фактически полученной продукцией. При расхождениях используется отказ или входящий акт расхождения, о котором ниже.

Алгоритм подтверждения выглядит так:

• Открываем документ прихода на основании ТТН.
• Проверяем наименование, количество бутылок и марок.
• Если все верно — нажимаем «Подтвердить ТТН».

Система отправит в ЕГАИС запрос, и при положительном ответе статус ТТН изменится на «Подтверждена».

Если же найдено несоответствие — нужно указать причину отказа, например: «ошибка поставщика в количестве» или «некорректный алкоголь». Отказ также фиксируется в ЕГАИС, и накладная получает статус «Отклонена».

Акты расхождения: когда и как оформлять

Бывает, что часть товара пришла верно, а часть — нет. В этом случае не стоит отклонять всю ТТН. Вместо этого оформляется акт расхождения. Он позволяет принять ту часть алкоголя, что соответствует заявке, а остальное зафиксировать как отклонение.

В 1С Розница акт расхождения формируется автоматически, если вы частично принимаете строки. После проверки номенклатуры и количеств выберите «Создать акт расхождения». В нем указывается:

• Какая продукция принята полностью;
• Какая — частично или вовсе не принята;
• Причина расхождения по каждой строке.

После отправки акт в течение нескольких минут получает статус в ЕГАИС. Не забудьте проверить, что он был успешно принят системой, особенно перед продажей алкоголя.

Ошибки при работе с ТТН и пути их устранения

Работа с ЕГАИС не всегда проходит гладко. Вот таблица наиболее частых ошибок и способы их устранения:

Также часто возникает вопрос, как списывать алкоголь в 1С корректно после его приема. Этот процесс подробно разобран в этой статье.

Регулярная практика, контроль за актами и понимание структуры документов — вот что действительно упрощает работу с ТТН в ЕГАИС. Современные версии 1С Розница уже неплохо справляются с этими задачами, если все правильно настроено.

Учет остатков в 1С ЕГАИС

Как запросить остатки из ЕГАИС в 1С

Для корректной работы с алкоголем в 1С Розница важно иметь сверенные остатки с ЕГАИС. Система позволяет вручную или автоматически запрашивать данные об остатках на складе. Чтобы отправить запрос, необходимо перейти в раздел «ЕГАИС» — «Остатки» и воспользоваться функцией «Получить остатки из ЕГАИС».

При получении программа формирует запрос и отправляет его через универсальный транспортный модуль. Через некоторое время данные возвращаются в 1С, и пользователь может сверить поступившие остатки с внутренними остатками учетной системы.

Пример ситуации: сотрудник склада заметил расхождение между панелью остатков 1С и фактическим наличием на складе. Сверка с ЕГАИС помогла выявить ошибку при приемке товара — часть алкоголя не была учтена правильно. После запроса и обновления остатков данные были приведены в соответствие.

Имейте в виду, что остатки в ЕГАИС могут быть привязаны как к основному, так и к дополнительному регистру учета (регистры №1 и №2), поэтому важно выбирать нужный при работе.

Корректировка и списание остатков: пошагово

Корректировка остатков может потребоваться при ошибках ввода, пересорте или утилизации товара. В 1С для этого предусмотрены документы «Списание с рег.ЕГАИС» и «Корректировка данных в рег.ЕГАИС». Эти документы позволяют оформить изменение количества продукции на балансе системы.

Чтобы корректно оформить списание, действуйте по следующему алгоритму:

• Перейдите в раздел «ЕГАИС» → «Списание».
• Создайте новый документ списания, указав причину (порча, истечение срока и т.д.).
• Выберите нужные позиции, отразите количество и идентификаторы остатков.
• Отправьте документ в ЕГАИС и дождитесь обработки операцией.

Подробное руководство по списанию товара в ЕГАИС можно найти в статье Как списать товар в ЕГАИС — подробное руководство.

Важно учитывать, что списания регистрируются в ФСРАР и могут быть предметом проверки, поэтому все действия нужно оформлять корректно и вовремя, особенно при ускоренном обороте на складах.

Инвентаризация и выравнивание данных

Инвентаризация в 1С и проверка остатков в ЕГАИС — обязательная практика для стабильной и законной работы с алкоголем. Проводится она с целью сверки фактического наличия продукции с учетными и государственными данными.

Часто причиной расхождений становятся:

• Ошибки при приеме товара (неверная марка или количество).
• Неоформленные списания.
• Дублирование остатков после возврата.

Для проведения сверки удобно использовать отчет «Сверка остатков ЕГАИС и 1С» в модуле Розницы. При выявлении расхождений можно оформить инвентаризационный документ и провести необходимые корректировки. Все изменения должны сопровождаться служебными записками или актами для внутреннего контроля.

Рекомендуется проводить полную инвентаризацию не реже одного раза в квартал, а выборочную — ежемесячно или при выявлении аномалий в учете.

Автоматизация учета остатков с помощью помощника

Чтобы минимизировать ошибки, возникающие при ручной работе, в 1С Розница можно использовать современного помощника по ЕГАИС-учету. Этот инструмент позволяет отслеживать актуальные остатки, автоматически отправлять запросы и формировать документы на списание, корректировки и перемещение алкоголя между регистрами.

Пользователь с минимальной подготовкой сможет выполнять ключевые операции благодаря интуитивному интерфейсу. Особенно эффективно помощник работает при большом ассортименте и значительных оборотах алкогольной продукции.

Автоматизация учета остатков позволяет сэкономить ресурсы магазина, повысить точность учета и обеспечить полное соответствие требованиям ФСРАР в 2025 году и далее.

Обмен документами: тонкости и советы

Подписание и отправка актов в ЕГАИС

Обмен документами с ЕГАИС — ключевой этап работы с алкогольной продукцией. Самый распространённый тип документа — это акт подтверждения или отказа от приёмки товара. В 1С Розница такие документы формируются автоматически при поступлении алкоголя от поставщика.

После формирования акта его необходимо подписать электронной подписью и отправить в систему. 1С позволяет выполнять это в пару кликов, если заранее настроены сертификаты КЭП и модуль интеграции с ЕГАИС. Подписание выполняется через СБИС или УТМ, в зависимости от конфигурации на предприятии.

Важно: акты должны быть отправлены в течение трех рабочих дней с момента приёмки. Нарушение сроков может привести к приостановке лицензии или блокировке операций с алкоголем.

Виды документов и их статус в системе

В системе ЕГАИС есть несколько ключевых типов документов, каждый со своей ролью и статусами обработки. В режиме интеграции с 1С Розница чаще всего используются следующие:

• ТТН (транспортная накладная) — документ от поставщика, поступающий автоматически через ЕГАИС в момент отправки товара.
• Акт приёмки — создаётся на стороне торговой точки при получении ТТН, подтверждает фактическое поступление продукции.
• Акт расхождений — если товар пришёл не в полном объёме или с ошибками.
• Запрос остатков — используется для сверки оборота и контроля по складу на момент ревизии.

Каждый документ проходит через стадии: «ожидает подписи», «отправлен», «доставлен», «принят». Для эффективной работы важно отслеживать статусы: системы 1С позволяют видеть цветовую индикацию по каждому акту и моментально реагировать на ошибки.

Контроль за оборотом алкогольной продукции

Контроль оборота — одна из самых чувствительных частей работы с ЕГАИС. В 1С Розница реализация осуществляется через выбор алкогольной продукции с указанием кода марки, а каждый штрихкод проверяется на корректность и наличие в остатках.

Интеграция позволяет осуществлять онлайн-проверку — можно в момент продажи убедиться, что бутылка действительно числится за магазином, а не пришла «с улицы». Всё это даёт магазину уверенность в легальности продаж и минимизирует риск проверок со стороны РАР.

В период переучёта важно произвести запрос остатков через УТМ и сверить их с фактическими данными. Так можно выявить пересортицу, невыбытие по маркам или поступление без фиксации в системе.

Обработка ошибок и несостыковок

Ошибки в работе с ЕГАИС — не редкость, особенно при большом количестве поставщиков и ежедневном обороте. Самые распространённые ситуации:

Для оперативной работы в 1С стоит использовать рабочий стол «ЕГАИС — Документы», где можно фильтровать проблемные позиции и видеть всю историю обмена. Также рекомендуется раз в неделю запускать сверку остатков, чтобы убедиться в целостности информации между кассой, складом и системой.

Вопросы и ответы