Как сделать возврат товара в ЕГАИС: инструкция для предпринимателей

• Когда необходим возврат товара через ЕГАИС
• Пошаговая инструкция возврата в 1С и ЕГАИС
• Возвраты в розничных точках
• Контроль и учет возвратов через ФСРАР
• Вопросы и ответы

Когда необходим возврат товара через ЕГАИС

Основания для возврата продукции

Возврат через ЕГАИС требуется, когда речь идет об алкогольной продукции, которая уже была оприходована на склад предприятия или торговой точки. Например, если поставщик ошибся в накладной, поставил товар с поврежденной акцизной маркой или привез алкоголь с истекшим сроком годности. Это не просто логистическая проблема — возврат необходимо корректно провести через Государственную информационную систему ЕГАИС, иначе данные о движении товара окажутся некорректными.

Кроме того, к возвратам прибегают при внутренних операциях в сети магазинов, если нужно переместить товар между подразделениями или списать ошибочно принятый алкоголь. Такие возвраты также нужно фиксировать в ЕГАИС как обратную поставку.

Законодательные требования

Возврат алкогольной продукции регулируется федеральным законом № 171-ФЗ. Согласно действующим нормам, вся цепочка перемещения алкогольной продукции — от завода до кассы покупателя — должна быть оцифрована и отслеживаема через ЕГАИС. Это касается как оборота алкоголя, так и его возврата.

При возврате важно создать корректные электронные документы: правильно сформировать акт расхождений, указать причину возврата, подтвердить его с обеих сторон. Только после этого товар «списывается» с одной организации и возвращается другой (или перемещается внутри одной структуры).

Разновидности возвратов (поставщику, внутри сети)

На практике возвраты делятся на два основных типа — внешние (поставщику) и внутренние (внутрисетевые). Они имеют разные подходы в оформлении через ЕГАИС.

• Возврат поставщику — происходят в случае брака, пересорта, ошибок в накладной, нарушений условий хранения или правового статуса товара. Такой возврат оформляется через раздел УТМ, где создается акт возврата и новая товарно-транспортная накладная (ТТН), уже в обратную сторону.
• Внутрисетевой возврат — используется, когда, например, продукция поступила на не тот склад, была ошибочно оприходована в одной торговой точке, но должна остаться в пределах одной сети. Эти операции также должны быть отражены в системе и потребуют согласования между подразделениями.

Важно понимать, что возврат может быть невозможен без подтверждения с другой стороны — поставщик обязан принять документы к рассмотрению, отклонить или подтвердить возврат. Только после этого цикл считается завершенным.

Какие товары учитываются

В ЕГАИС под контролем находятся все виды алкогольной продукции — от крепкого алкоголя до вина и пива, которые подлежат маркировке и обязательному учету. Возврат через систему требуется, если товар был оприходован в учете. Простыми словами, если вы «втянули» партию алкоголя в свой склад учетно — уже должны будете «вытащить» его обратно с сохранением цифрового следа.

Контроль осуществляется по уникальным кодам маркировки (штрихкоды формата PDF417, акцизные коды), которые считываются сканером и отправляются в ЕГАИС. Если ваш товар не прошел через систему официально, вернуть его, как правило, уже нельзя — и с поставщиком придется решать вопрос напрямую, без правового механизма возврата.

Тип продукции	Учет в ЕГАИС	Нюансы возврата
Водка, коньяк, ликеры	Обязательно	Только по маркам, товар должен быть принят в ЕГАИС
Пиво	Да, но без марок	Учитываются объем и партия
Безалкогольные товары	Не подлежат	Возврат через ЕГАИС не требуется

Если вы не уверены, как правильно оформить возврат, или не до конца понимаете, как устроена система, рекомендуем ознакомиться с нашей статьей что такое ЕГАИС и как она работает. Это поможет избежать типичных ошибок при работе с системой и избежать административных нарушений.

Пошаговая инструкция возврата в 1С и ЕГАИС

Создание возвратной ТТН

Чтобы вернуть алкогольную продукцию поставщику через ЕГАИС, нужно оформить возвратную товарно-транспортную накладную (ТТН). Эта операция выполняется в той же информационной системе, где ведётся основной алкогольный учёт — чаще всего это 1С:Розница или 1С:УТ.

В разделе «Документы ЕГАИС» следует выбрать тип «Возврат поставщику», указать контрагента, по которому совершается возврат, и добавить позиции алкоголя. Обратите внимание — вернуть можно только тот алкоголь, который ранее был принят через ЕГАИС.

Не забудьте корректно указать причину возврата — например, повреждение тары или просроченный срок годности. Эти данные автоматически попадут в УТМ, и сбой при передаче через ЕГАИС маловероятен.

Отправка через УТМ и подтверждение ФСРАР

После того как возвратная ТТН оформлена, её необходимо отправить через УТМ. УТМ (универсальный транспортный модуль) — это связующее звено между вашей учётной системой и сервером ФСРАР. На этом этапе важно, чтобы компьютер с УТМ был в рабочем состоянии, а доступ в интернет — стабильным.

Сформированный документ проходит автоматическую проверку на стороне ЕГАИС: сверяется наличие товара, соответствие акцизных марок и ИНН поставщика. Если всё в порядке, возврат будет подтверждён, и вы получите ответный документ — «квитанцию о приёме».

Иногда возврат может уйти в статус «Ожидает подтверждения» — это значит, поставщик либо ещё не рассмотрел документ, либо его УТМ временно недоступен.

Проверка движения по акцизным маркам

Перед возвратом желательно убедиться, что все акцизные марки товара «живые» и числятся в ЕГАИС как принятые на склад. Это можно сделать прямо в 1С — через отчётность по остаткам ЕГАИС или вручную, отсканировав марки на продуктах.

Если есть подозрения, что часть позиций снята с остатков или «зависла» после ранее отменённой операции, стоит провести проверку через УТМ или воспользоваться специализированными инструментами.

Подробно о том, как провести проверку марок в ЕГАИС, мы рассказывали в отдельной статье — обязательно посмотрите перед возвратом, особенно если речь идёт о старых или залежавшихся партиях.

Ошибки при возврате и решения

Несмотря на кажущуюся простоту, возврат в ЕГАИС может пойти не по плану. Вот самые частые ошибки и варианты их решения:

Ошибка	Что делать
«Невозможен возврат: марка не числится на балансе»	Проверьте, прошёл ли приём этой продукции ранее через УТМ. Возможно, приёмка не была завершена корректно или товар уже был возвращён ранее.
«Неверный ИНН отправителя»	Убедитесь, что в карточке организации проставлен правильный ИНН, совпадающий с данными ЕГАИС.
Возврат не отображается в системе поставщика	Скорее всего, поставщик не обновил УТМ или произошел сбой при передаче данных. Стоит связаться с ним напрямую и повторить отправку возвратной ТТН.

Чтобы минимизировать риски, старайтесь оформлять возвраты оперативно, сразу после выявления брака или необходимости возврата. Также полезно вести учёт возвратов отдельно, чтобы не потерять важные документы среди прочей товарной документации.

Возвраты в розничных точках

Работа с возвратами пива в рознице

Ретейлеры чаще всего сталкиваются с возвратами пива от покупателей — по причине брака, несоответствия ожиданиям, нарушенной упаковки или других ситуаций. Несмотря на то, что этот процесс выглядит привычной операцией, при работе с продукцией, подлежащей учёту в ЕГАИС, важно учитывать дополнительные нюансы.

Возврат алкоголя от конечного потребителя не требует его повторной отправки в ЕГАИС. Однако, важно правильно оформить документ возврата в товароучетной системе, чтобы потом исключить несостыковки в остатках. При этом, если товар возвращается не от покупателя, а от другой торговой точки, наладчика или поставщика, тогда возврат фиксируется через ЕГАИС.

Чек ЕГАИС возврата — оформление и отправка

Когда возврат оформляется от другой организации или точки (например, при перемещениях), то необходимо создать чек возврата и провести его через кассу. Это обычный фискальный чек, который проходит по формату ЕГАИС-чека. Он включает в себя указание всех характеристик алкогольной продукции — начиная от наименования до кода маркировки.

В таких случаях в системе кассы необходимо выбрать операцию "Возврат", просканировать марку пива на бутылке или кег, указать причину возврата и после этого фискализировать чек через ОФД. Обратите внимание: одна и та же товарная единица не может быть «возвращена» дважды — если операция пройдет в ЕГАИС, повторить её будет невозможно.

Отражение возврата в остатках

После возврата товара важно также отразить изменения в остатках. Небрежность на этом этапе — одна из частых причин расхождений при очередной инвентаризации или запросе остатков в ЕГАИС. Если ваша система учета интегрирована с ЕГАИС, то при корректной обработке возврата изменения остатков произойдут автоматически.

Однако важный момент: если возврат произведен от покупателя, остатки в ЕГАИС не изменяются, а отражаются только во внутреннем учете. Если же возврат прошел от другой организации или был инициирован как ошибка приемки, то остаток в ЕГАИС потребуется поправить.

Как проверить или скорректировать данные остатков, рассказано в статье Запрос остатков в ЕГАИС через 1С: как посмотреть и исправить.

Типовые случаи возврата

Возврат может быть обусловлен разными причинами, и не все они обрабатываются одинаково. Ниже — распространённые ситуации и способы их корректного отражения:

Ситуация	Действия	Отражение в ЕГАИС
Возврат от покупателя (частное лицо)	Возврат через кассу, документ "Возврат от покупателя"	Не передается в ЕГАИС
Возврат между торговыми точками	Оформление возвратной накладной, еГАИС документ	Обязательно отражается в ЕГАИС
Брак или повреждённая продукция	Отражение акта списания, указание причины	Списание в ЕГАИС по причинному коду
Ошибка при приёмке	Оформление отказа от приемки или возврата поставщику	Формируется акт возврата в ЕГАИС

Также стоит учитывать и технические ошибки: двойной приём продукции, неверный ввод кодов акцизов или ошибка кассира при продаже. В таких случаях возвраты оформляются вручную с комментариями для бухгалтерии и, при необходимости, отправляются запросы на исправление в ЕГАИС.

Ваша задача — следить за тем, чтобы возвраты не «зависли» в учётных системах и были корректно отражены как в торговой, так и в ЕГАИС-среде. Это снизит риск блокировок или штрафов при проверке.

Контроль и учет возвратов через ФСРАР

Проверка статуса возвратной ТТН

Чтобы возврат алкоголя в ЕГАИС прошёл корректно, важно отслеживать статус возвратной ТТН (товарно-транспортной накладной) через систему ФСРАР. Это непросто "для галочки". Неверно оформленный возврат может заблокировать закупки, вызвать вопросы у проверяющих, а в некоторых случаях — привести к штрафам.

После того как возврат отправлен, рекомендуем через личный кабинет ЕГАИС или с помощью специализированных программ проверить:

• была ли ТТН принята получателем (поставщиком);
• присвоен ли ТТН статус "Принято" или "Отклонено";
• возвращён ли алкоголь фактически на баланс поставщика.

Если статус ТТН подвис — ни "Принято", ни "Отклонено" — это тревожный сигнал. Согласно нормативам, получатель должен отреагировать в течение 5 дней. Если этого не происходит, стоит выйти на связь и уточнить причины.

Акты списания при возврате

Даже если бутылка закрыта, а акциз не повреждён, возврат не всегда можно провести без акта списания. Акт списания оформляется в следующих случаях:

1. Если продукция была частично повреждена и поставщик отказался принимать её обратно.
2. Если возврат осуществляется не через ТТН (например, при утилизации).

Списание оформляется через ЕГАИС с описанием причины. Важно выбрать правильный код операции — различные ситуации требуют разных оснований. Например:

Ситуация	Код причины списания
Повреждение упаковки при доставке	31
Истёк срок годности	21
Брак, обнаруженный после приёмки	45

Акты обязательно должны храниться у вас в случае проверки. Лучше всего сразу распечатать и подшить их в журнал учёта.

Отчеты об операциях с возвратами

Согласно требованиям ФСРАР, возвраты также попадают в сферу ежемесячной отчётности. Все перемещения алкоголя — в том числе обратные поставки — фиксируются в отчетах об обороте продукции. Эти документы формируются автоматически, но только если вы корректно ввели возврат в систему.

Для самоконтроля полезно выгружать промежуточные отчеты (например, раз в неделю) и отслеживать движение алкоголя по УТМ. Это позволит вовремя заметить ошибку, например, если возврат был оформлен на неправильного поставщика или не был завершён.

На иллюстрации выше показано, как отображаются разные стадии возвратов в журнале ЕГАИС. "Зелёный" означает завершённое движение, "Жёлтый" — в ожидании обработки, а "Красный" — выявлена ошибка.

Информационная поддержка через личный кабинет

Личный кабинет ФСРАР стал более функциональным. В разделе "Обратная связь" можно:

• отправить запрос по конкретной ТТН и получить разъяснение;
• найти ответы на типичные ошибки при возвратах;
• отслеживать статус обработки писем и жалоб.

Также в кабинете отображаются уведомления о приостановке операций, если возврат вызвал системное нарушение. В таком случае система предложит, что нужно откорректировать. Это удобно и помогает избежать крупных последствий.

Не стоит игнорировать уведомления или надеяться, что "само пройдёт". ФСРАР работает по чётким регламентам, и своевременное взаимодействие — залог стабильности работы с алкоголем.

Вопросы и ответы

Количество показов: 5