Проверка документов перевозчика: как не рисковать бизнесом

• Какие документы должен предоставить перевозчик
• Когда и зачем проверять перевозчика
• Частые нарушения перевозчиков
• Как оформить отношения с перевозчиком
• Вопросы и ответы

Какие документы должен предоставить перевозчик

Лицензия на перевозку

Первое, что обязательно нужно проверить перед сотрудничеством с перевозчиком — наличие действующей лицензии на перевозку грузов. Особенно это актуально, если речь идет о грузовом транспорте, работающем на коммерческой основе. Лицензия подтверждает, что перевозчик соответствует требованиям законодательства и может официально оказывать транспортные услуги.

Отсутствие лицензии — сигнал возможных проблем: от простоя груза на посту до ответственности заказчика за привлечение нелегального перевозчика. Кроме того, в случае ДТП или утери груза страховая компания может отказаться от выплат, если перевозка осуществлялась компанией без лицензии.

Документ планирования регулярных перевозок

Если перевозчик занимается регулярной доставкой по маршрутам (например, в рамках логистической цепочки между складыми и магазинами), он должен иметь специальный документ — график или договор регулярных перевозок. Такой документ должен содержать:

• маршрут движения, включая точки отправления и прибытия;
• периодичность рейсов;
• согласованные даты и время погрузки/разгрузки;
• информацию об ответственных сторонах (водителе, диспетчере и т.п.).

Производственные и торговые компании особенно заинтересованы в том, чтобы перевозки шли по отлаженному графику. Если перевозчик не может предоставить такой документ — высок риск срыва сроков, а значит, и убытков.

Сертификаты транспортного средства

Техническое состояние машины напрямую влияет на безопасность и соблюдение сроков доставки. Сертификаты и документы на транспортное средство позволяют подтвердить, что транспорт отвечает требованиям безопасности и прошёл необходимую проверку.

К основным документам относятся:

Опытные логисты всегда запрашивают эти документы при первом же заказе перевозки. Наличие только номеров машины и телефона водителя — это серьезный риск.

Сопроводительные документы грузов

Даже самый квалифицированный перевозчик не сможет доставить груз легально и вовремя без оформленных правильно сопроводительных документов. Среди них особое место занимает товарно-транспортная накладная (ТТН). Именно она подтверждает факт передачи груза между сторонами и часто является основанием для бухгалтерского учета.

ТТН заполняется по форме, установленной законодательством, и должна содержать точные и актуальные данные: сведения о грузе, отправителе, получателе, времени и месте погрузки/разгрузки. Все поля должны быть заполнены корректно, иначе возможны проблемы при проверке на дороге или на бухгалтерской стороне.

Подробнее о том, как правильно оформлять ТТН, можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте.

Другие важные документы, сопровождающие груз:

• накладная (коммерческая);
• сертификаты соответствия продукции (при необходимости);
• доверенность на водителя при передаче груза;
• гарантийные документы на товар (если предусмотрены).

Понимание того, какие документы обязан предоставить перевозчик, — необходимый шаг в построении безопасной и эффективной логистической схемы. Компании, которые системно подходят к этому вопросу, избегают штрафов, конфликтов с контролирующими органами и срывов логистических процессов.

Когда и зачем проверять перевозчика

Риски сотрудничества с нелегальным перевозчиком

Ненадёжный перевозчик — это всегда риск. Потеря груза, просрочка доставки, порча товара в пути, а в худшем случае — полное исчезновение контрагента вместе с товарами клиента. Если груз важный, срочный или просто дорогой, последствия могут быть критичными для бизнеса.

Нелегальный перевозчик может не иметь официальной регистрации, работать без страхования или утратить право заниматься транспортной деятельностью. Все это ставит под удар не только саму доставку, но и репутацию вашей компании.

Особая угроза — уголовные и административные последствия. Даже если компания заключала договор в надежде на "проверенного водителя", в глазах контролирующих органов ответственность может ложиться на обе стороны.

Проверка регистрации и лицензирования

Перед заключением договора важно убедиться, что перевозчик зарегистрирован как юридическое лицо или ИП и имеет соответствующую лицензию. Это не просто формальность, а требование закона. Согласно Федеральному закону № 259-ФЗ о транспортировке, перевозчик обязан быть лицензированным на определённые виды перевозок — например, если речь идёт об опасных грузах или междугородних доставках.

Для проверки достаточно запросить ИНН и сверить данные в открытых источниках, таких как ЕГРЮЛ или сайт Федеральной службы по надзору в сфере транспорта. Также важно обратить внимание на дату регистрации — компании-однодневки часто создают для махинаций, а не для долгосрочной работы.

Наличие страховых и разрешительных документов

Вопреки распространённому мнению, страховка — это не "дополнительная опция", а важнейший элемент надёжной логистики. Ответственный перевозчик всегда оформляет страхование ответственности за сохранность груза. Иногда — по требованию клиента, но чаще входит в стандартный пакет услуг.

Если груз перемещается в пределах страны, может потребоваться:

• Полис ОСГОП (обязательное страхование ответственности перевозчика);
• Договор страхования груза на всю или частичную стоимость;
• Специальные разрешения для перевозки тяжеловесных или крупногабаритных грузов.

Актуальные документы — это не просто "бумажки". Они показывают, как перевозчик относится к своей работе: вкладывает ли он в защиту клиента или полагается на удачу. Подход "всё обойдётся" — не тот, на котором стоит строить логистику.

Юридическая проверка документов

Перед отправкой груза стоит внимательно изучить договор перевозки. Он должен быть составлен корректно, включать все условия: вид груза, маршрут, сроки, ответственность сторон. В идеале — подписанный с ЭЦП или хотя бы на обычной бумаге с печатью.

При нестандартных схемах доставки или при привлечении субподрядчиков обязательно прописать, кто несет ответственность на каждом этапе. На практике часто происходят споры, когда груз оформлен на одного перевозчика, а физически доставлен другим — окажется сложно доказать, кто виноват в потере или порче товара.

Дополнительно уделите внимание тому, как перевозчик взаимодействует с пунктами выдачи. Если ваша компания сотрудничает с сервисами доставки товаров населению — как, например, СДЭК — от транспорта зависит и клиентский опыт. Запоздалая или потерянная доставка может стоить вам нескольких лояльных покупателей.

Регулярная проверка документов даже у постоянных подрядчиков — хорошая практика. Законодательство меняется, лицензии обновляются, а у перевозчиков может возникать новая техника, сотрудники и маршруты. Лучше удостовериться, чем потом разбираться, кто отвечает за испорченный груз.

Частые нарушения перевозчиков

Отсутствие документов у водителя

Даже опытные перевозчики порой пренебрегают самыми базовыми требованиями – отсутствием у водителя обязательных документов при перевозке. Это не только серьёзное нарушение, но и потенциальный риск для всей цепочки поставки: начиная от штрафов до ареста груза на таможне или полицейской проверке.

Водитель должен иметь при себе не только водительское удостоверение, но и полностью оформленные сопроводительные документы на груз. Сюда входит товарная накладная, документы на транспортное средство, доверенность на перевозку (если груз не его собственный), а в ряде случаев – и специальные разрешения.

Подробнее о перечне необходимых бумаг можно прочитать в статье "Какие документы нужны для перевозки груза автомобильным транспортом".

Без этих документов груз может быть задержан до выяснения обстоятельств, а штрафы на юридическое лицо могут составлять серьезную сумму.

Перевозка спорных грузов (дрова, алкоголь, мясо)

Есть отдельные категории товаров, требующие особого внимания. Это, например, дрова, пищевые продукты, алкоголь, мясо – весь этот перечень попадает в зону повышенного контроля со стороны проверяющих органов. И если у перевозчика нет соответствующих лицензий или санитарных справок — последствия могут быть крайне негативными.

Главная ошибка многих логистов и экспедиторов — считать, что ответственность ложится на грузоотправителя. На практике же органы нередко предъявляют претензии именно перевозчику. Поэтому стоит заранее уточнять, какие именно разрешения необходимы под конкретный товар.

Вот примеры таких ситуаций:

• Перевозка древесины без сопроводительного электронного документа (ЕГАИС-Лес) — штраф до 200 тыс. рублей
• Провоз охлаждённого мяса без термотара и ветеринарной справки — конфискация и уничтожение продукции
• Транспортировка алкоголя без акцизных марок — возбуждение уголовного дела по статье 171.1 УК РФ

Фиктивные товаросопроводительные документы

Подделка или фиктивное оформление товаросопроводительных документов — один из самых серьёзных рисков в сфере логистики. Иногда перевозчики идут на это сознательно, чтобы скрыть реальную стоимость товара, сменить груз в дороге или обойти налоговую проверку у отправителя или получателя.

Что это может быть:

При проверке инспектор моментально замечает несоответствие. Хороший логист обязан сверять документы не только на наличие реквизитов, но и проверять логику оформления: совпадают ли адреса, соответствуют ли коды товаров и наличие разрешений.

Подмена грузов и ответственность

Иногда на дороге случаются замены груза – полностью или частично. Причины могут быть разные: от кражи в пути до сговора с участием перевозчика. Такая ситуация критична: в большинстве случаев доказывать невиновность сложно, а репутационные потери колоссальны.

Если груз оказался заменён (например, вместо брендовой техники — муляжи в коробках), виновными могут быть признаны сразу несколько сторон: водитель, логистическая компания, получатель. И здесь важно заранее предусмотреть контрольные инструменты: пломбы с уникальными номерами, фиксация загрузки на видео, проверка при разгрузке.

Ответственность чаще всего опирается на условия договора перевозки. Но если груза нет или он не соответствует заявленному — компенсация ложится на перевозчика, даже если доказывать свою вину крайне трудно.

Чтобы минимизировать риски, профессионалы работают только с проверенными подрядчиками и поэтапно контролируют маршрут — от загрузки до получения подтверждения доставки.

Как оформить отношения с перевозчиком

Заключение договора перевозки

Хоть перевозка может оформляться по товарно-транспортной накладной, полноценный договор перевозки с автоперевозчиком — ключевой документ, определяющий права и обязанности сторон. Он позволяет минимизировать юридические риски, особенно при регулярных или крупных перевозках.

В договоре стоит четко прописать:

• ответственность перевозчика (включая сохранность груза и сроки доставки);
• порядок расчётов и условия оплаты;
• санкции за просрочку, утрату, повреждение груза;
• перечень сопроводительных документов (ТТН, CMR и пр.).

Важно проверить, чтобы в договоре перевозчик фигурировал под тем же наименованием, что и в уставных документах. Также убедитесь, что он имеет лицензию (если это предусмотрено законодательством), а его водители — необходимые допуски.

Какие документы передаются между сторонами

Для корректной организации перевозки и защиты прав необходимо обменяться определённым набором документов. Стороны обычно готовят и подписывают:

Все эти документы желательно хранить не менее 5 лет — они могут понадобиться при аудитах или в случае судебных разбирательств.

Отчетные документы от перевозчика

После завершения рейса перевозчик обязан представить пакет отчетных документов, подтверждающих выполнение услуги. Без них нельзя зачесть расходы для налогообложения или получить компенсацию от страховой.

Как правило, в этот комплект входят:

• оригинал ТТН с отметками о приемке груза;
• счет и акт выполненных работ;
• копия путевого листа (если требуется);
• счета-фактуры для НДС;
• копии полисов ОСАГО, ДОСАГО или КАСКО (по запросу).

Убедитесь, что все подписи и печати на документах проставлены, особенно на ТТН — без отметки получателя о приеме груза документ считается недействительным для бухгалтерии.

Шаблоны и образцы для работы

Для ускорения работы с перевозчиком и минимизации ошибок целесообразно использовать заранее подготовленные шаблоны:

1. Шаблон заявки на перевозку — с обязательными полями, которые заполняются автоматически: дата, маршрут, ФИО водителя, данные ТС, список вложений.

2. Унифицированная форма договора перевозки — где легко можно заменить переменные, но ключевые положения о рисках, санкциях и расчетах останутся неизменными.

3. Чек-лист на проверку перевозчика — включает ИНН, статус в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, наличие лицензии, страховки, судебные споры по АС РФ и т.д.

Такие шаблоны особенно полезны в компаниях, регулярно работающих с логистикой — они экономят время и обеспечивают юридическую защиту.

Вопросы и ответы