Нанесение и маркировка инвентарных номеров: порядок и требования

• Зачем нужно маркировать имущество
• Способы нанесения инвентарных номеров
• Организация процесса маркировки
• Современные технологии маркировки
• Вопросы и ответы

Зачем нужно маркировать имущество

Учет имущества по номерам и контроль перемещений

Маркировка инвентарных объектов — основа для точного и прозрачного учета активов компании. Каждый предмет получает уникальный инвентарный номер, благодаря которому легко отследить его местоположение, дату ввода в эксплуатацию, материально ответственное лицо и другую информацию.

Представьте компанию с сотнями компьютеров, мебели, производственного оборудования. Без маркировки быстро найти конкретный ноутбук или узнать, кто им пользуется, крайне сложно. А при переездах и инвентаризациях возникают ошибки, потери и простои.

Система учета с инвентарными номерами позволяет:

• быстро идентифицировать имущество по штрихкоду, RFID или табличке с номером;
• создавать прозрачную карту перемещений активов между подразделениями и сотрудниками;
• ввести автоматизацию с мобильными ТСД и учетными решениями;
• упростить списание, передачу и контроль за техническим состоянием.

Подробнее о том, что такое инвентарный номер, можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте.

Защита от хищений и ошибок учета

Отсутствие маркировки — прямой риск: техника теряется, исчезает, меняется местами. Иногда по ошибке, а иногда — не без умысла. Особенно это актуально для малого и среднего бизнеса, где финансовые потери даже от одного «исчезнувшего» объекта могут быть ощутимыми.

Маркировка дает реальный инструмент контроля. Если у каждого объекта есть метка или табличка с уникальным номером, его не получится просто так унести или подменить. Даже если сменились сотрудники или техника переместилась между офисами.

Примеры меток, используемых на практике:

Обязательные объекты маркировки

Несмотря на то, что закон не предписывает маркировать любое имущество, бухгалтерские регламенты и внутренние приказы компании, как правило, предусматривают учет всех объектов, стоимость которых превышает определенную сумму или которые участвуют в производственных процессов.

Ключевые объекты, которые согласно практике и нормативам компаний подлежат инвентарной маркировке:

• Компьютеры, мониторы, принтеры и другая оргтехника
• Мебель: рабочие столы, кресла, шкафы
• Производственное оборудование, инструмент
• Складская техника: тележки, ричтраки, стеллажи
• Устройства учета и связи

Важно: маркировке часто подлежат не только приобретённые активы, но и переданное по договору оборудование, а также полученные по субаренде или в безвозмездное пользование.

К 2025 году у многих компаний уже налажена автоматизированная система учета имущества. Совмещая маркировку с электронными системами, можно полностью исключить «ручной» учет и ошибки, связанные с человеческим фактором.

Способы нанесения инвентарных номеров

Технические методы: маркировка, гравировка, наклейка

Инвентарные номера могут наноситься на оборудование и имущество различными способами в зависимости от целей учёта, материала и условий эксплуатации. Самыми распространёнными являются три метода: маркировка краской или специальными чернилами, гравировка и использование наклеек с печатными или штрихкодированными номерами.

Маркировка — простой и доступный способ, применяемый для предметов с ровной поверхностью. Нанесение осуществляется красками, несмываемыми маркерами или штемпелями. Такой метод подходит для объектов, не подверженных сильным механическим воздействиям.

Гравировка применяется для металлических и пластиковых изделий, где важна долговечность информации. Устройство наносит номер, выцарапывая или вплавляя его в поверхность. Этот способ особенно актуален на производстве или в условиях, где оборудование подвергается частым перемещениям и механическим воздействиям.

Наклейки удобны тем, что на них можно нанести как номер, так и штрихкод или QR-код. Современные наклейки изготавливаются из стойких материалов, устойчивых к влаге, истиранию и перепадам температур. Это оптимальный выбор, если нужно автоматизировать складской или офисный учёт имущества.

Выбор материала: металл, пластик, бумага

Этикетка или табличка с инвентарным номером должна быть не только читаемой, но и долговечной — особенно если речь идёт о долгосрочной эксплуатации. Ниже разбираем материалы, используемые для изготовления номерных знаков.

Каждый материал подбирается не только с точки зрения цены, но и условий эксплуатации имущества. Например, металлические таблички с гравировкой уместны в автопарке или производственном цеху, в то время как бумажные наклейки будут вполне уместны в библиотеке или архиве.

Уникальность номера как защита от подделок

Инвентарный номер — это не просто цифры. Это инструмент управления активами, и чем он уникальнее и сложнее для подделки, тем надёжнее вся система учёта. Именно поэтому организациям важно исключать дублирование номеров, внедрять шаблон нумерации с префиксами, отражающими структурное подразделение или год постановки на учёт.

Дополнительно к номеру можно использовать штрихкод или QR-код, содержащий в себе полную информацию об объекте — от даты ввода в эксплуатацию до сроков амортизации. Это облегчает инвентаризацию и минимизирует человеческий фактор. Подробнее о процессе инвентаризации и участниках комиссии можно узнать в статье «Состав инвентаризационной комиссии».

Современные ERP и учётные системы для бизнеса позволяют фиксировать каждый инвентарный номер в базе, а при использовании сканеров — автоматически сверять имущество при проверках. Это даёт реальную защиту от потерь и списаний без корректной документальной базы.

• Присвоение номера на этапе ввода в эксплуатацию
• Регистрация номера в системе учёта
• Физическое нанесение номера с защитой от стирания/изменения

Инвентарная маркировка — не формальность, а часть стратегии сохранности активов компании. Правильное нанесение номеров и их защита помогают избежать ошибок, спорных ситуаций, а главное — обеспечивают прозрачность движения имущества внутри организации.

Организация процесса маркировки

Приказ на маркировку и формы документов

При начале работ по нанесению инвентарных номеров важно оформить приказы и распоряжения, регулирующие этот процесс. Такая документация фиксирует ответственность сотрудников, сроки и порядок маркировки, определяет перечень объектов, подлежащих маркировке, а также выбирает способ и формат нанесения номера.

В тексте приказа обязательно указываются:

• основание для начала маркировки (инвентаризация, ввод новых объектов, требования стандарта и т.д.);
• ответственное лицо (или группа лиц) за применение номеров;
• метод и способ маркировки имущества;
• период выполнения работ и форма отчетности по завершению.

Формы документов, как правило, разрабатываются внутри организации в свободной форме. Однако они должны отражать обязательные поля: дату, объект учета, тип имущества, место его фактического нахождения, способ маркировки и подпись ответственного. Это обеспечивает единую систему и облегчает отслеживание нанесения номеров на разных этапах.

Журнал регистрации нанесения номеров

Для систематизации процесса применяют журнал регистрации нанесения инвентарных номеров. Он может вестись на бумаге или в электронной форме и выполнять сразу несколько функций: учет маркированных объектов, контроль исполнения обязанностей и проверку соответствия при инвентаризации.

Структура журнала может варьироваться по специфике бизнеса, но чаще всего включает следующие графы:

Наличие подобного журнала упростит оформление отчетов после проведения инвентаризации. Подробно о том, как отображать такие процессы в бухгалтерском учете, можно узнать в статье «Оформление результатов инвентаризации в отчете».

Ответственные лица и их действия

Назначение ответственных лиц — ключевой шаг, без которого любой процесс маркировки рискует оказаться хаотичным. Эти сотрудники следят за соблюдением процедуры, участвуют в переносе данных на объекты и обеспечивают точность идентификации единицы имущества.

Для эффективной работы рекомендуется распределение обязанностей:

• Ответственный по учету — фиксирует информацию в учетной системе, сверяет паспортные данные с фактическим состоянием имущества;
• Специалист по маркировке — наносит номера физически (наклейки, гравировки, RFID и др.);
• Контролёр IT/оборудования — обеспечивает работоспособность сканеров, терминалов сбора данных и контролирует корректность считывания информации.

Очень важно дать сотрудникам четкие инструкции и обеспечить их нужными техническими средствами. В зависимости от типа имущества могут применяться как простые бумажные наклейки, так и интеграция с автоматизированной системой учета.

Например, у оборудования с высокой интенсивностью эксплуатации уместнее использовать лазерную гравировку, а для временных объектов подходят термоэтикетки или простая маркировка маркером. Ниже пример одного из методов:

Продуманный подход к выбору ответственных и системе контроля помогает избежать дублирования, уменьшает ошибки и обеспечивает прозрачность материального учета.

Современные технологии маркировки

RFID, QR-коды и сканеры

Использование современных технологий, таких как RFID-метки и QR-коды, значительно ускоряет и упрощает процесс нанесения и считывания инвентарных номеров. Эти методы особенно востребованы на предприятиях с большим количеством оборудования или частыми перемещениями активов.

RFID-метки (радиочастотная идентификация) позволяют считывать данные на расстоянии и без прямой видимости. Это особенно удобно в складских помещениях, где техника может быть частично скрыта или размещена высоко. RFID-метки можно встроить в пластиковые бирки или нанести на защитные пломбы.

QR-коды — это быстрый способ зашифровать и считать данные с помощью обычной камеры смартфона или специализированного сканера. Они подойдут для организаций, где важно удешевить внедрение современной системы маркировки без дополнительных инвестиций в оборудование.

Для обоих видов маркировки важно правильно подобрать носитель информации. Это может быть:

• наклейка с клеевым слоем для помещений;
• пластиковая пломбировочная бирка для оборудования на открытом воздухе;
• металлическая пластина с гравировкой для ценных и долговечных активов.

Обратите внимание, что сканеры RFID стоят дороже, чем ручные QR-считыватели, но при работе с крупными партиями оборудования они быстрее окупаются за счёт снижения трудозатрат.

Инвентаризация с мобильными приложениями

С переходом на электронный документооборот многие компании перешли к инвентаризации через специализированные мобильные приложения. Это позволяет сократить время на обход, свести к минимуму человеческий фактор и моментально видеть расхождения между данными на бумаге и в системе.

Сотрудник сканирует инвентарный номер (RFID или QR) прямо с помощью камеры телефона. Обычно интерфейс таких приложений понятен без долгого обучения, а связь с базой данных позволяет сразу внести найденное оборудование и добавить к нему замечания, если, например, техника неисправна или перемещена.

Примеры функций, которые поддерживают современные инвентаризационные приложения:

• автоматическое сопоставление отсканированного объекта с базой;
• возможность оставить комментарий, прикрепить фото или указать местоположение;
• подписать результаты инвентаризации электронной подписью, если полагается по регламенту.

В результате инвентаризация, которая раньше занимала недели, сокращается до нескольких дней даже в крупных компаниях с развитой филиальной сетью.

Интеграция с 1С для сквозного учета

Для эффективного контроля активов важно, чтобы процедура маркировки была напрямую связана с бухгалтерским и управленческим учетом. Интеграция решений по маркировке с 1С позволяет выстраивать сквозной учет — от момента приобретения оборудования до его списания.

Система автоматически формирует и присваивает инвентарный номер, который затем используется при всех операциях: перемещении, техническом обслуживании, переоценке и т.д. При сканировании QR-кода или RFID-метки данные моментально подтягиваются из базы 1С, исключая ручной ввод.

Также стоит отметить такие преимущества интеграции:

Для внедрения может потребоваться настройка обмена данными, настройка шаблонов печати бирок и обучение персонала. Однако результат стоит вложений — полная синхронизация всех движений и изменений по объектам в одном программном поле без лишней бюрократии.

Вопросы и ответы