Электронная трудовая книжка: зачем бизнесу переходить и как подготовиться

• Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
• Как осуществляется переход на электронную трудовую
• Как использовать данные электронной трудовой в HR-процессах
• Ошибки, связанные с ЭТК, и как их избежать
• Вопросы и ответы

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она представляет собой электронный документ, в котором отражается информация о трудовой деятельности, переводах, увольнениях, а также другие сведения, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника.

ЭТК формируется и ведется в информационных системах Пенсионного фонда и работодателя. Работнику доступен просмотр через портал «Госуслуги» или приложения с интеграцией данных из ПФР. Это решение позволяет бизнесу и кадровым специалистам эффективнее управлять кадровыми данными и сократить бумажный документооборот.

Преимущества по сравнению с бумажной

Переход на ЭТК даёт компаниям и сотрудникам целый ряд ощутимых преимуществ:

• Снижение рисков утери и порчи: Электронные данные не повреждаются из-за времени или внешних факторов и доступны даже при смене места жительства или работодателя.
• Упрощение кадровых процессов: Не нужно хранить бумажные книжки в архиве, вести журнал учёта движения и распечатывать при каждом приёме или увольнении.
• Быстрый доступ к информации: Работник моментально видит все изменения, а бизнес оперативно получает отчётность для контроля кадрового положения.

Пример: если сотрудник увольняется и устраивается в другую компанию, новый работодатель может оперативно проверить его стаж и должности без запроса бумажных копий.

Законодательные основы: статья 66.1 ТК РФ

Регламентация понятия и порядка ведения ЭТК закреплена в статье 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Там прямо указано, что каждая запись о трудовой деятельности с 2020 года вносится в электронном виде. При этом бумажная книжка может сохраняться как дополнительный носитель только по желанию сотрудника.

Сведения, фиксируемые в ЭТК, направляются работодателями в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (о приёме, переводе, увольнении).

Важно: юридическим лицам и ИП необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), чтобы направлять данные в ПФР. Подробнее о получении УКЭП рассказано в сопутствующем материале.

Кто обязан перейти на ЭТК

На текущем этапе переход на ЭТК стал обязательным по следующим принципам:

Юридически обязанность по передаче сведений в ПФР ложится на работодателя, вне зависимости от размеров организации или формы собственности.

Для бизнеса важно организовать процесс так, чтобы не допускать ошибок и штрафов за некорректную или несвоевременную подачу сведений. Здесь возникает необходимость интеграции с бухгалтерской системой и автоматизации отчётности.

Как осуществляется переход на электронную трудовую

Пошаговая инструкция для работодателей

С переходом на электронные трудовые книжки бизнесу стало проще администрировать кадровую документацию. Однако сам процесс требует соблюдения определённого регламента. Вот краткая инструкция, которая поможет работодателю грамотно организовать переход:

1. Проинформируйте сотрудников. Работодатель обязан письменно уведомить работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку.
2. Получите от сотрудников заявления. Каждый работник должен выбрать: оставить бумажную версию или перейти на электронную. Для новых сотрудников решение принимается автоматически – только электронная форма.
3. Обеспечьте подготовку кадровой службы. Нужно, чтобы специалисты кадров знали, как заполнять СЗВ-ТД и работать с электронной системой.
4. Настройте бухгалтерское ПО. Большинство компаний используют “1С” для ведения кадрового учёта. Интеграция с СФР (бывший ПФР) и поддержка СЗВ-ТД — ключевой момент.
5. Передавайте данные в СФР. Все кадровые события — приём, перевод, увольнение — должны передаваться в СФР в установленный срок.

Крупные компании часто интегрируют работу с электронными трудовыми с другими CRM-системами. Например, Битрикс24 развивается не только как CRM, но и как платформа для внутренних цифровых процессов, включая кадровый документооборот.

Образец заявления от работника

Работник сам определяет, в каком виде он хочет вести трудовую книжку. Тем, кто выбрал электронный формат, нужно подать письменное заявление в отдел кадров работодателя. Вот как будет выглядеть форма заявления:

После того как заявление принято, кадровая служба также должна внести соответствующую запись в бумажную книжку и вернуть её работнику на хранение.

Размещение данных в СФР и интеграция с 1С

Основной способ передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде — через форму СЗВ-ТД, которая подаётся в СФР. Каждая запись — приём, перевод, увольнение — отправляется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Настроить корректную отправку данных можно через 1С. Большинство конфигураций уже позволяют автоматически формировать и проверять СЗВ-ТД. Для этого необходимо:

• Обновить платформу до актуальной версии 1С с поддержкой электронных трудовых;
• Проверить, чтобы в базе были заполнены данные о СНИЛС всех сотрудников;
• Настроить электронную подпись для отправки формы СЗВ-ТД через встроенный коннектор с СФР;
• Регулярно сверяться с ответами от СФР на поданные формы (полный путь прохождения может занять до 2 дней);

Интеграция с СФР требует ответственности — при наличии ошибок в отчётности может последовать штраф. Поэтому важно автоматизировать процесс и поручить его компетентному специалисту или аутсорс-партнёру.

По мере развития цифровизации труда электронная трудовая перестаёт быть просто удобным решением — это новая норма. А внедрение её в бизнес-процессы компании даёт возможность ещё глубже выстроить кадровую управляемость и сократить рутинные задачи.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Как использовать данные электронной трудовой в HR-процессах

Проверка трудовой истории при найме

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — мощный ресурс для HR-специалистов на этапе подбора персонала. Благодаря доступу к сведениям о предыдущих местах работы, должностях и продолжительности стажа, рекрутеры могут оперативно проверять достоверность предоставленной кандидатом информации. Это ускоряет процесс найма и снижает риски связанных с подлогом данных.

К примеру, если кандидат претендует на руководящую должность, можно подтвердить, действительно ли он ранее занимал менеджерскую позицию, и как долго. Также удобно проверять, были ли перерывы в трудовой деятельности и совпадают ли они с объяснениями кандидата.

Кроме того, использование ЭТК помогает соответствовать требованиям законодательства. Работодатель обязан учитывать трудовой стаж сотрудника, в том числе при расчёте отпусков и компенсаций за вредные условия труда. О том, как это влияет на начисление доплат, можно подробнее прочитать в статье по теме.

Предоставление справок сотрудникам

Один из частых запросов сотрудников в HR-отдел — предоставление справок о трудовой деятельности. При переходе на электронные трудовые книжки такая задача становится простой и решаемой за считанные минуты. Поддерживаемые форматы справок соответствуют требованиям ПФР и могут использоваться как для внутреннего документооборота, так и для предоставления в госорганы.

Например, теперь не требуется вручную оформлять выписки для банков или при выходе сотрудника на пенсию. Информация берется напрямую из ЭТК, в актуальном виде, с точными сведениями о местах работы, должностях и датах увольнений.

Типы справок, которые можно формировать на основании данных ЭТК:

• Справка о трудовом стаже
• Справка для ПФР
• Выписка о текущем месте работы
• Справка по запросу в банк или иную инстанцию

Работа с ЭТК через Госуслуги и СБИС

Для доступа к данным электронной трудовой книжки используются защищённые цифровые платформы. Наиболее распространённые из них — портал «Госуслуги» и интегрированные сервисы ЭДО, например, СБИС.

Работодатели могут получать доступ к данным сотрудников напрямую через интеграции с кадровыми системами. Особенно удобно, если компания уже использует СБИС для документооборота: ЭТК просто встраивается в привычный процесс. На экране можно увидеть историю всех кадровых изменений по каждому сотруднику — переводы, увольнения, изменения должности — без запроса бумажных справок.

Сами сотрудники также могут просматривать свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах. Это удобно не только для контроля, но и для быстрой подачи заявлений о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная, если такое право ещё сохраняется).

Важно понимать, что к 2025 году большинство сотрудников и работодателей уже перешли на электронный формат, и отказ от бумажных носителей в кадровом документообороте становится стандартной практикой.

Преимущества работы с ЭТК через цифровые платформы:

Ошибки, связанные с ЭТК, и как их избежать

Недостоверные записи и их корректировка

Одной из самых распространённых проблем при работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК) являются недостоверные сведения, переданные в ПФР. Даже незначительная ошибка в дате или названии должности может привести к серьёзным последствиям для сотрудника — например, сложности с подтверждением стажа или оформлением пенсии.

Причины таких ошибок могут быть разными: технический сбой, человеческий фактор, незнание новых требований. Особенно часто они возникают при ручном вводе данных.

Чтобы избежать неточностей, необходимо:

• Проверять соответствие данных табельному и кадровому учёту перед отправкой сведений в ПФР.
• Назначить ответственного за контроль качества данных — важно, чтобы эта роль не была формальной.

Если ошибка уже допущена, её можно исправить. Работодатель подаёт скорректированные сведения в ПФР, где указывается обновлённая информация. При этом важно указать корректный идентификатор записи, чтобы предыдущая была заменена, а не задублирована.

Отказ от ЭТК: как не нарушить ТК РФ

Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудники имеют право выбрать формат трудовой книжки — бумажный или электронный. Работодатель, в свою очередь, обязан уведомить всех работников о возможности перехода на ЭТК и получить письменные заявления о выборе формата.

Риски появляются в двух случаях:

• Работодатель не уведомил сотрудника должным образом.
• Переход оформлен без согласия работника или без его заявления.

Такие нарушения часто возникают в организациях, где процессы автоматизированы, но не сопровождаются надлежащими кадровыми процедурами. Например, уведомление рассылается по электронной почте, но подтверждения получения нет, документы не подписываются.

Чтобы избежать претензий:

Ответственность за нарушение порядка ведения

Работодатель несёт ответственность за правильность, полноту и своевременность передачи сведений в ПФР. Нарушения порядка ведения ЭТК могут повлечь административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:

Но штраф — не единственное последствие. Ошибки в ЭТК ухудшают HR-бренд работодателя, ведут к конфликтам с сотрудниками, а иногда — к судебным разбирательствам. Конечно, такие ситуации можно было бы избежать, если изначально настроить процессы грамотно.

Компании, которые готовы вкладываться в регулярное обучение кадрового персонала, использовать адаптированные под ЭТК HR-системы и централизованно контролировать документооборот, сталкиваются с проблемами гораздо реже. Суть здесь — не только в соблюдении закона, но и в отношении к человеческому капиталу внутри бизнеса.

Вопросы и ответы