Войти в кабинет Ваша корзина пуста

Технология отслеживания участников конференций

Россия, Москва

Технология отслеживания участников конференций

Автоматизация регистрации и контроля за участниками на бизнес конференциях

Подробнее

Подробное описание

Преамбула проекта

Задачи

Отрасль, занимающаяся организацией и проведением мероприятий, отличается высоким уровнем конкуренции. Участники рассчитывают на то, что конференция пройдет гладко, в противном случае они не вернутся в следующем году. После предварительной онлайновой регистрации они ждут быстрой и легкой регистрации в месте проведения конференции. Прибыв туда, они рассчитывают на удобный доступ к презентациям, обеду и семинарам, на которые они записались.

После мероприятия докладчики, партнеры, спонсоры и будущие участники хотят располагать точными статистическими данными, например, о количестве присутствовавших, популярных семинарах и интересе, проявленном к определенным презентациям. Эти сведения также очень важны для планирования будущих мероприятий.

Основанные на бумажных документах системы, которые «Тринити Ивентс» использовала прежде, были неточными, непрофессиональными, отнимали много времени и предоставляли весьма ограниченные данные. Сотрудники пытались пересчитывать присутствующих «по головам», применялось цветовое кодирование бэджей, участникам приходилось предъявлять различные документы, чтобы попасть в зоны с ограниченным доступом. Испытанные ранее группой «Тринити Ивентс» сканеры штрихкодов не поддерживали все необходимые функции.

Нет слов, чтобы передать, как мы благодарны сотрудникам московского офиса Motorola Solutions. Вы же понимаете, Motorola - огромная, мы – маленькие, наш бизнес особенный, и нам не хватало технических знаний и понимания для реализации нашей супер-идеи. Мы построили действительно отличные партнерские отношения благодаря терпению, опыту и пониманию со стороны Motorola и нашей вере в то, что мы должны превосходить ожидания наших делегатов и отрасли, и результат не заставил себя ждать. Совместно мы создали решение для конференционного бизнеса, признанное на международном уровне.

Ирина Барская , директор по маркетингу и развитию, «Тринити Ивентс»

Решение

Motorola Solutions, компания RRC, «Клеверенс Софт» и «Mixtum» совместно создали заказную систему для «Тринити Ивентс» и провели ее успешное испытание на форуме «Информационные технологии в розничной торговле» в сентябре 2012 года.

При регистрации сканер DS9208 используется для считывания штрихкода с отпечатанного или сохраненного в мобильном телефоне приглашения на конференцию. После этого, используя принтер GK420T от Zebra Technologies, сотрудники могут быстро напечатать уникальные бэджи со штрихкодом для каждого участника, не разыскивая фамилии в базе данных. Штрихкод содержит информацию о различных семинарах и презентациях, на которые записался каждый участник, а также заказанном им питании. Специальные штрихкоды выделены для докладчиков или VIP-персон.

Когда участники перемещаются по месту проведения конференции, заходят в разные помещения, посещают семинары и встречи, их бэджи сканируются с использованием мобильных компьютеров MC2180. Таким образом обеспечивается доступ определенных лиц на определенные мероприятия. При этом учитывается, внес ли участник предоплату за обед. Отслеживание повышает безопасность в случае возникновения пожара или экстренной ситуации. Сотрудники могут использовать устройства MC2180 для немедленного информирования центрального офиса о большом или малом количестве участников определенных обсуждений или семинаров, чтобы можно было сделать объявление через систему оповещения.

Данные, зарегистрированные мобильными компьютерами и сканерами, передаются через локальную беспроводную сеть в главную базу данных «Тринити Ивентс». Эта информация предоставляет «Тринити Ивентс» ценные точные знания об участниках конференции, например, о числе присутствующих, мероприятиях, которые они посетили, и времени, потраченном на каждое мероприятие. Эта система способна генерировать различные отчеты, например, сводки по отдельным участникам, презентациям или семинарам.

Результаты

Созданная система отслеживания участников конференций является полностью гибкой и масштабируемой. Она легко адаптируется для любого мероприятия независимо от его размера, продолжительности и места проведения. Впечатления участников конференции улучшаются, теперь они могут перемещаться по месту ее проведения быстрее и эффективнее. Сотрудники компании-организатора могут работать более эффективно, продуктивно, в реальном времени. Отзывы пользователей великолепны – сотрудники высоко оценили надежность, удобство подключения и легкость использования мобильных компьютеров и сканеров Motorola Solutions. Теперь «Тринити Ивентс» имеет доступ к точным собираемым во время конференций данным, которые существенно помогают не только анализировать уже проведенные мероприятия, но и планировать будущие мероприятия и заниматься продажами. Эта система позволяет «Тринити Ивентс» экономить деньги во время мероприятий и увеличивать объем продаж.

Клиент

Тринити Ивентс

Основным направлением деятельности является разработка и проведение крупных мероприятий для высших руководителей компаний, работающих в секторах потребительского рынка с наибольшим потенциалом роста.

Примененное оборудование и программное обеспечение

Дополнительные материалы

Кейс внедрение Тринити Ивентс.pdf

Кейс внедрение Тринити Ивентс

Версия
Размещено 11.03.2015
Размер 249.63 КБ
Скачать